규칙을 사용하여 메시지 관리

규칙 (규칙: 특정 조건 및 해당 조건에 대한 예외 항목에 맞는 전자 메일 메시지와 모임 요청에 대해 자동으로 수행되는 하나 이상의 작업이며 필터라고도 합니다.)을 사용하면 특정한 조건 집합과 일치하는 메시지에 대해 동작을 수행하여 전자 메일 메시지를 관리할 수 있습니다. 규칙을 만들면 Microsoft Outlook에서는 메시지가 받은 편지함에 도착하거나 메시지를 보낼 때 이 규칙을 적용합니다. 예를 들어 다음과 같은 동작을 자동으로 수행할 수 있습니다.

  • "홍길동"이 보낸 메시지가 받은 편지함에 도착할 때 관리자에게 모두 전달되도록 할 수 있습니다.
  • 제목 상자에 "판매"라는 단어가 들어 있는 모든 보내는 메시지에 판매 범주가 지정되도록 할 수 있습니다.
  • 관리자에게서 받은 모든 모임 요청 또는 모임 업데이트에 플래그가 지정되도록 할 수 있습니다.

규칙은 알림 및 구성이라는 두 가지 일반적인 범주로 나누어집니다. 알림 규칙에서는 특정 메시지를 받을 때 어떤 방식으로든 알려 줍니다. 예를 들어 가족이 보낸 메시지를 받으면 자동으로 사용자 휴대폰으로 전자 메일 메시지를 보내는 규칙을 만들 수 있습니다. 구성 규칙에서는 메시지에 대해 하나 이상의 동작을 실행합니다. 예를 들어 특정 메시지를 원하는 폴더로 이동하거나 특정 날짜에 추가 작업하도록 메시지에 플래그를 지정하는 규칙을 만들 수 있습니다.

하나 이상의 규칙을 수동으로 실행할 수도 있습니다. 규칙을 수동으로 실행하면 이미 받은 편지함이나 다른 폴더에 있는 메시지에 대해 규칙을 선택적으로 적용할 수 있습니다.

메시지에 추가 작업 플래그가 붙어 있거나 중요도 높음 표시가 있는 경우와 같이 특별한 경우에는 규칙에 예외 항목을 추가할 수 있습니다. 지정한 예외 항목 상황이 발생한 경우에는 메시지에 규칙이 적용되지 않습니다.

표시서버 기반 규칙과 클라이언트 전용 규칙

Microsoft Exchange Server 전자 메일 계정 (전자 메일 계정: Outlook에서 전자 메일 서비스에 연결하는 데 사용되는 서버 이름, 사용자 이름, 암호 및 전자 메일 주소입니다. 관리자 또는 ISP(인터넷 서비스 공급자)에서 제공하는 정보를 사용하여 Outlook에서 전자 메일 계정을 만듭니다.)이 있는 경우에는 Outlook을 실행 중이지 않아도 서버에서 메시지에 규칙을 적용할 수 있습니다. 이러한 규칙을 서버 기반 규칙이라고 합니다. 서버 기반 규칙은 서버의 받은 편지함에서 메시지를 받을 때 메시지에 적용되도록 설정되어야 하며 서버에서 끝까지 실행될 수 있어야 합니다. 예를 들어 메시지를 인쇄하도록 지정하는 동작의 경우에는 서버에서 규칙을 적용할 수 없습니다. 서버에서 적용될 수 없는 규칙은 Outlook을 시작할 때 적용됩니다.

규칙 이름 끝에 "클라이언트 전용"이라는 단어가 붙는 규칙은 서버에서 적용될 수 없습니다. 클라이언트 전용 규칙은 모든 다른 규칙이 적용된 후 적용됩니다. 규칙 목록에 서버에서 실행할 수 있는 규칙과 실행할 수 없는 규칙이 들어 있을 경우 서버 기반 규칙이 먼저 적용된 다음 클라이언트 전용 규칙이 적용됩니다.

표시배달 확인, 응답 및 부재 중 알림

배달 확인, 읽음 확인, 응답 및 부재 중 알림은 메시지처럼 처리됩니다. 예를 들어 제목 상자에 "모임"이라는 단어가 포함된 항목 (항목: 다른 프로그램의 파일과 같이 Outlook에서 정보를 저장하는 기본 요소입니다. 항목에는 전자 메일 메시지, 약속, 연락처, 작업, 업무 일지 항목, 메모, 게시된 항목 및 문서가 포함됩니다.)을 이동하는 규칙을 만들 경우 이 조건과 일치하는 모든 배달 확인, 응답 및 부재 중 메시지가 이동됩니다.

참고  응답을 받은 편지함 이외의 폴더로 이동할 경우 해당 응답은 원본 메시지에서 자동 추적되지 않습니다.

표시모임 요청, 작업 요청 및 문서

모임 요청, 작업 요청 및 문서는 메시지처럼 처리됩니다. 예를 들어 제목 상자에 "모임"이라는 단어가 포함된 항목 (항목: 다른 프로그램의 파일과 같이 Outlook에서 정보를 저장하는 기본 요소입니다. 항목에는 전자 메일 메시지, 약속, 연락처, 작업, 업무 일지 항목, 메모, 게시된 항목 및 문서가 포함됩니다.)을 이동하는 규칙을 만들 경우 이 조건과 일치하는 모든 작업 요청 또는 모임 요청이 이동됩니다. 그러나 이러한 유형의 항목에 영향을 주는 규칙을 만들 때는 다음과 같은 제한이 있습니다.

  • 메일 폴더가 아닌 폴더로 이동한 항목은 예상한 것처럼 작동하지 않을 수 있습니다. 예를 들어 메시지를 일정 폴더로 이동해도 새 약속이 만들어지지 않습니다.
  • 모임이나 작업 응답이 규칙에 의해 지운 편지함 폴더로 옮겨지면 원본 항목의 추적 내용이 업데이트되지 않습니다.
  • 모임 요청을 지운 편지함으로 자동 이동하면 이 모임은 일정에 추가되지 않습니다.
  • 보내는 메시지에 영향을 주는 규칙은 작업 요청 및 모임 요청에 적용되지 않습니다.
 
 
적용 대상:
Office 2003, Outlook 2003, Outlook