Business Contact Manager에서 보고서 및 차트 사용

보고서는 거래처 (거래처: 거래하는 대상 업체 또는 조직입니다. 치과 또는 의료 등의 서비스가 제공될 때는 의료 환자가 고객이 될 수도 있습니다.), 고객사 연락처 (고객사 연락처: 회사나 조직에서 함께 업무를 수행하는 사람입니다.), 잠재 고객 (잠재 고객: 판매 사원이 계약해야 잠재 고객으로 판매 기회가 될 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다.), 비즈니스 기회 (비즈니스 기회: 거래처 또는 고객사 연락처에 대해 제품이나 서비스를 판매할 수 있는 기회입니다.), 비즈니스 프로젝트 (비즈니스 프로젝트: Business Contact Manager for Outlook에서 만든 프로젝트입니다. 비즈니스 프로젝트는 하나 이상의 업무로 구성됩니다.)마케팅 활동 (마케팅 활동: 선택한 수신자 그룹을 대상으로 제품 및 서비스를 판매하거나 인지도를 높이기 위한 작업입니다. 마케팅 활동에는 통화 목록, 전자 메일 메시지 및 인쇄된 전단 등이 포함됩니다. 하나의 마케팅 캠페인에 여러 마케팅 활동이 포함될 수 있습니다.)을 상세하게 파악할 수 있는 뛰어난 도구입니다. Business Contact Manager for Outlook에서는 다양한 기본 보고서를 열 수 있을 뿐 아니라 거의 개수에 제한 없이 추가 보고서를 수정, 저장, 업데이트 및 다시 사용할 수 있습니다.

이 문서에서는 Business Contact Manager for Outlook의 보고서 기능과 보고서 작업, 사용자 지정 및 보고서를 사용하여 다른 비즈니스 활동을 시작하는 방법에 대해 설명합니다.

실행할 작업


보고서 열기 및 수정

Business Contact Manager for Outlook에서는 미리 정의된 보고서가 다양하게 제공됩니다. 정확히 용도에 맞는 보고서를 찾을 수 없으면 비슷한 보고서를 열어서 필요한 대로 수정하면 됩니다. 나중에 다시 사용할 수 있도록 사용자 지정한 보고서를 저장할 수도 있습니다.

보고서 열기

  1. 리본 메뉴 (리본 메뉴: 대부분의 메뉴, 도구 모음 및 작업 창을 바꾸는 요소입니다. 리본에는 논리 그룹으로 구성된 도구 및 옵션을 포함하는 작업 기반 탭이 있습니다.)에서 보고서 탭을 클릭합니다. 사용 가능한 보고서는 관련 작업 영역(연락처 관리, 영업, 마케팅 또는 비즈니스 프로젝트)별로 그룹화되어 있습니다. 열기 그룹에는 수정하여 저장한 보고서가 포함되어 있습니다.

리본 메뉴의 보고서 탭

  1. 미리 정의된 보고서를 열려면 표시할 보고서 유형에 해당하는 단추를 클릭하고 목록에서 보고서의 이름을 클릭합니다.
  2. 수정하여 저장한 보고서를 열려면 저장된 보고서를 클릭하고 저장된 보고서 열기 대화 상자에서 보고서 이름을 클릭한 다음 열기를 클릭합니다.

 팁    원하는 보고서가 포함된 그룹이나 범주를 모르는 경우에는 표준 보고서 목록 보기를 참조하십시오.

보고서 수정에 도움이 필요하면 보다 유용하게 사용할 수 있도록 보고서 수정을 참조하십시오.

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보고서 수정

Business Contact Manager for Outlook에서는 보고서의 모양을 원하는 대로 제어할 수 있습니다.

이 섹션의 내용


보고서의 레이아웃 변경

여러 가지 방법으로 보고서의 레이아웃(모양)을 변경할 수 있습니다. 이러한 방법은 하나씩 사용할 수도 있고 여러 개를 함께 사용할 수도 있으며, 원하는 순서대로 변경할 수 있습니다.

  • 보고서 사용자 지정 창 사용     리본 메뉴의 레이아웃 그룹에서 원하는 옵션을 클릭하여 보고서 사용자 지정 창을 엽니다.
    • 열 선택. 표시되는 열을 변경하려면 이 단추를 클릭하고 +(더하기) 기호를 클릭해 목록을 확장하여 해당 목록에 포함된 모든 항목을 표시합니다. 사용 가능한 옵션은 수정하는 보고서에 따라 다릅니다. 표시할 열에 해당하는 확인란은 선택하고 보고서에 표시하지 않을 항목에 해당하는 확인란은 선택을 취소합니다.
    • 머리글/바닥글. 보고서에 머리글이나 바닥글 또는 메모를 추가하려면 이 단추를 클릭하고 확인란을 선택한 후에 표시할 열에 대한 정보를 입력합니다. 보고서에 표시하지 않을 열에 해당하는 확인란은 선택을 취소합니다.
    • 글꼴. 글꼴 및 숫자가 표시되는 방식을 변경하려면 글꼴을 클릭하고 변경할 옵션을 클릭한 다음 필요한 대로 업데이트합니다. 보고서 본문, 행/열의 레이블, 그리고 합계/소계의 숫자 필드에서 글꼴을 변경할 수 있습니다.
  • 정렬 및 필터 컨트롤 사용      리본 메뉴의 정렬 및 필터 그룹에서 다음 중 원하는 작업을 실행합니다.
    • 필터. 보고서를 필터링하여 보고서에 표시되는 결과를 제한할 수 있습니다. 보고서 필터링에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager에서 레코드 필터링을 참고하십시오.
    • 오름차순 또는 내림차순. 보고서에서 레코드의 정렬 순서를 변경하려면 이 옵션 중 하나를 클릭합니다. 기본적으로 목록은 보고서의 기본 필드를 기준으로 사전순으로 정렬됩니다. 예를 들어 거래처별 고객사 연락처 보고서에서 목록은 거래처 이름을 기준으로 초기 정렬됩니다. 거래처 이름 아래에는 거래처에 연결된 각 고객사 연락처가 사전순으로 표시됩니다.

 팁    이름은 전체 이름 필드의 정보를 기준으로 표시됩니다. 따라서 전체 이름에 제목을 포함하면 정렬 시 제목이 포함됩니다. 예를 들어 "강태준"이라는 전체 이름은 "ㄱ" 아래에 나열됩니다.

  • 열 순서 변경    보고서에서 열 순서를 변경하려면 열 이름을 클릭하여 원하는 위치로 끌면 됩니다.
  • 보조 데이터 필드의 항목 정렬    보조 필드의 텍스트 또는 숫자 순서를 반대로 바꾸려면 보고서에서 해당 필드의 이름을 클릭합니다. 예를 들어 거래처별 고객사 연락처 보고서에서 고객사 연락처 이름 열을 클릭하여 각 거래처 이름 아래에 나열된 고객사 연락처의 이름을 사전 역순으로 다시 정렬할 수 있습니다. 열 제목을 다시 클릭하면 원래 순서가 복원됩니다. 마찬가지로 주소 - 우편 번호 열 이름을 클릭하면 각 거래처 이름 아래의 고객사 연락처 목록이 숫자의 역순으로 다시 정렬됩니다.
  • 보조 데이터 필드에서 그룹 확장 또는 축소     보고서에 있는 임의의 행에서 -(빼기) 기호를 클릭하면 모든 하위 항목이 축소되어 보고서 항목의 첫 줄만 표시됩니다. 예를 들어 거래처별 고객사 연락처 보고서에서 거래처 이름 옆에 있는 -(빼기) 기호를 클릭하여 연결된 고객사 연락처 목록을 숨길 수 있습니다. 이 경우 목록이 축소되어 있음을 나타내기 위해 -(빼기) 기호는 +(더하기) 기호로 바뀝니다. 이 기능은 보고서 크기를 줄이고 보다 단순하게 표시하는 데 유용합니다. 그룹을 확장하려면 +(더하기) 기호를 클릭합니다.

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보다 유용하게 사용할 수 있도록 보고서 수정

다양한 방법을 통해 자신이나 동료가 보다 유용하게 사용할 수 있도록 보고서를 수정할 수 있습니다.

목록의 값 편집에 대한 자세한 내용은 레코드 형식과 목록 만들기 및 사용자 지정을 참고하십시오.

 참고    보고서에 추가한 사용자 정의 필드가 Business Contact Manager 데이터베이스 (Business Contact Manager 데이터베이스: 거래처, 고객사 연락처, 영업 기회, 비즈니스 프로젝트 및 기타 항목에 대한 정보를 저장하는 데이터베이스입니다.)에서 삭제되는 경우 저장된 보고서에는 삭제된 필드의 정보가 표시되지 않습니다. 필드를 삭제하기 전에 보고서 내보내기를 수행하여 보고서를 정보와 함께 Excel로 내보내는 경우에는 필드를 삭제해도 보고서가 영향을 받지 않습니다.

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보고서의 데이터 오류 수정

작성한 보고서를 확인하는 중에 수정해야 하는 오류가 발견될 수 있습니다. 예를 들어 고객사 연락처가 잘못된 거래처와 연결되었을 수 있습니다. 이러한 종류의 오류는 보고서에서 수정할 수 없으며 관련된 개별 레코드에서 수정해야 합니다.

위 예제의 오류를 수정하려면 고객사 연락처 레코드를 열고 레코드의 일반 페이지에 있는 연결된 거래처 필드에서 올바른 거래처를 입력합니다. 그런 후에 보고서로 돌아가서 동작 그룹에서 새로 고침을 클릭하면 보고서에서 잘못된 부분이 수정됩니다.

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열린 보고서 저장, 새로 고침 또는 인쇄

보고서를 검토한 후에는 보고서 변경 내용을 저장하거나 데이터를 업데이트하거나 보고서를 인쇄할 수 있습니다. 열린 보고서에서 다음과 같은 방법으로 이러한 작업을 완료할 수 있습니다.

수정된 보고서 저장

수정하지 않은 보고서는 리본 메뉴의 보고서 탭에 표시되므로 따로 저장할 필요가 없습니다. 저장한 보고서는 Business Contact Manager for Outlook 데이터베이스에 저장됩니다.

  1. 리본 메뉴에서 보고서 탭을 클릭한 다음 열려는 보고서 유형을 클릭하고 보고서 이름을 클릭하여 보고서를 엽니다.
  2. 보고서 열기 및 수정의 설명에 따라 보고서를 사용자 지정합니다.
  3. 리본 메뉴의 동작 그룹에서 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
  4. 다른 이름으로 저장 대화 상자가 열리면 보고서 이름을 입력한 다음 확인을 클릭합니다.

사용자 지정된 보고서를 열려면 저장된 보고서를 클릭합니다.

 팁    보고서는 저장된 보고서를 만들기 위해 수정한 보고서와 같은 범주에 저장됩니다.

보고서의 데이터 새로 고침

보고서 데이터는 저장된 보고서를 열 때마다 새로 고쳐서 표시됩니다. 필요한 경우 보고서 데이터를 업데이트할 수도 있습니다.

  1. 리본 메뉴에서 보고서 탭을 클릭한 다음 열려는 보고서 유형을 클릭하고 보고서 이름을 클릭하여 보고서를 엽니다.
  2. 리본 메뉴의 동작 그룹에서 새로 고침을 클릭합니다.

보고서 인쇄

  1. 리본 메뉴에서 보고서 탭을 클릭한 다음 열려는 보고서 유형을 클릭하고 보고서 이름을 클릭하여 보고서를 엽니다.
  2. 리본 메뉴의 동작 그룹에서 인쇄를 클릭합니다.

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보고서에서 차트 만들기

Business Contact Manager for Outlook에서는 대부분의 보고서와 특정 보고서에서 만든 사용자 지정 보고서에서 차트를 만들 수 있습니다. 차트 양식에 표시할 수 있는 보고서의 경우 리본 메뉴에서 활성 차트 단추(차트 단추 )가 표시됩니다. 데이터가 없는 보고서는 차트로 표시할 수 없습니다.

  1. 차트로 표시할 보고서를 엽니다.
  2. 리본 메뉴의 표시 그룹에서 차트를 클릭합니다. 차트 너비가 너무 커서 모니터에 차트를 모두 표시할 수 없으면 차트 아래에 가로 스크롤 막대가 표시됩니다.

 팁    보다 복잡한 차트를 만들려면 보고서 데이터를 Excel로 내보낸 다음 Excel에서 차트를 만들면 됩니다. Excel로 보고서 데이터를 내보내는 방법에 대한 자세한 내용은 분석을 위해 Excel 또는 다른 프로그램으로 보고서 내보내기를 참고하십시오.

차트 예제

  1. 리본 메뉴에서 차트 그룹의 컨트롤을 사용하여 차트를 사용자 지정합니다.
  • 레이블     레이블을 클릭하여 축 제목범례를 추가하거나 제거합니다.
  •      을 클릭하여 보고서에 표시되는 데이터를 선택합니다. 예를 들어 출처별 비즈니스 기회에 대한 차트에서는 비즈니스 기회 수    또는 수익 데이터를 표시할 수 있습니다.
  • 기대     및 합계     차트에 실제 수익이나 예상 수익 중 하나 또는 둘 다 표시하려면 이 두 확인란을 적절하게 선택합니다.

 참고    이러한 확인란을 사용할 수 없는 차트도 있습니다.

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분석을 위해 Excel 또는 다른 프로그램으로 보고서 내보내기

상세한 분석을 위해 Business Contact Manager for Outlook 보고서를 Microsoft Excel 또는 다른 프로그램으로 내보낼 수 있습니다. Excel이 아닌 프로그램으로 보고서 데이터를 내보내려면 먼저 데이터를 Excel로 내보낸 다음 Excel에서 원하는 다른 프로그램이 열 수 있는 파일 형식으로 데이터를 저장하면 됩니다. 예를 들어 쉼표로 구분된 값(.csv) 파일 형식으로 저장한 Excel 파일은 다양한 프로그램에서 열 수 있습니다.

다음 중 하나를 실행합니다.

컴퓨터에서 보고서를 Excel 파일로 저장    

  1. Excel로 내보낼 보고서를 엽니다.
  2. 리본 메뉴의 동작 그룹에서 Excel로 내보내기를 클릭합니다. 그러면 보고서가 Excel에서 열립니다.
  3. Excel에서 저장 단추를 클릭하면 다른 이름으로 저장 대화 상자가 열립니다. 20가지 이상의 파일 형식 중에서 보고서를 저장할 형식을 선택합니다.

보고서를 Excel 첨부 파일로 전자 메일에 포함해 보내기    

  1. 전자 메일 첨부 파일로 보낼 보고서를 엽니다.
  2. 리본 메뉴의 동작 그룹에서 전자 메일로 보내기를 클릭합니다. 그러면 보고서가 Excel 파일(.xlsx 형식)로 첨부된 Outlook 전자 메일 메시지 양식이 열립니다.
  3. 받는 사람제목 줄을 입력하고 메시지(선택 사항)를 입력한 후에 보내기를 클릭합니다.

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보고서에서 마케팅 활동 시작

Business Contact Manager for Outlook에서는 거래처, 고객사 연락처 또는 잠재 고객의 주소, 전화 번호 또는 전자 메일 주소가 포함된 보고서를 사용하여 마케팅 활동을 시작할 수 있습니다.

  1. 마케팅 활동의 기준으로 사용할 보고서를 엽니다.
  2. Ctrl+A를 눌러 목록의 보고서를 모두 강조 표시합니다.
  3. 리본 메뉴의 통신 그룹에서 새 통화 목록, 대량 전자 메일 또는 다이렉트 메일 인쇄를 클릭한 다음 모든 받는 사람 또는 선택한 받는 사람을 클릭합니다.
  4. 마케팅 활동 양식이 열리면 활동의 받는 사람 목록과 활동 내용을 작성합니다.

통화 목록 만들기에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager에서 통화 목록 만들기 및 사용을 참고하십시오. 다른 마케팅 활동 만들기에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager에서 제품 및 서비스 마케팅을 참고하십시오.

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가젯에서 보고서 열기

가젯에서 보고서를 열려면 가젯의 보고서 아이콘을 클릭합니다. 가젯에서 연 보고서는 리본 메뉴에서 연 보고서와 같은 방식으로 작동합니다.

가젯에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager에서 가젯 사용을 참고하십시오.

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표준 보고서 목록 보기

다음 목록에 포함되어 있는 Business Contact Manager for Outlook에서 사용 가능한 표준 보고서는 보고서 유형별로 구성됩니다.

 팁    대부분의 보고서는 보고서에서 차트 만들기에서 설명한 것처럼 차트로 변환할 수 있습니다.

표시거래처 보고서    

  • 담당자별 거래처
  • 구/군/시별 거래처
  • 시/도별 거래처
  • 우편 번호별 거래처
  • 지역별 거래처
  • 범주별 거래처
  • 등급별 거래처
  • 지불 상태별 거래처
  • 출처별 거래처
  • 거래처 활동 요약
  • 거래처별 활동
  • 연락 중단 거래처
  • 빠른 거래처 목록

표시고객사 연락처 보고서    

  • 거래처별 고객사 연락처
  • 담당자별 고객사 연락처
  • 구/군/시별 고객사 연락처
  • 시/도별 고객사 연락처
  • 우편 번호별 고객사 연락처
  • 범주별 고객사 연락처
  • 등급별 고객사 연락처
  • 지불 상태별 고객사 연락처
  • 출처별 고객사 연락처
  • 기념일별 고객사 연락처
  • 생년월일별 고객사 연락처
  • 고객사 연락처 활동 요약
  • 고객사 연락처별 활동
  • 연락 중단 고객사 연락처
  • 빠른 고객사 연락처 목록

표시잠재 고객 보고서

  • 담당자별 잠재 고객
  • 담당자 및 등급별 잠재 고객
  • 점수별 잠재 고객

표시비즈니스 기회 보고서

  • 제품 또는 서비스 항목별 비즈니스 기회
  • 담당자별 비즈니스 기회
  • 출처별 비즈니스 기회
  • 거래처별 비즈니스 기회
  • 고객사 연락처별 비즈니스 기회
  • 기한 초과 비즈니스 기회
  • 단계별 영업 진행
  • 영업 파이프라인
  • 비즈니스 기회별 활동

표시기타 영업 보고서

  • 수입별 우수 고객: 거래처
  • 수입별 우수 고객: 고객사 연락처
  • 상위 제품: 가장 많이 판매된 제품
  • 상위 제품: 이익이 가장 많은 제품
  • 상위 제품: 수익이 가장 높은 제품
  • 우수 추천자: 잠재 고객 수별
  • 우수 추천자: 총 판매량별
  • 유휴 고객: 지난 30일 동안
  • 유휴 고객: 지난 90일 동안
  • 유휴 고객: 지난 180일 동안
  • 유휴 고객: 지난 365일 동안

표시마케팅 보고서

  • 마케팅 활동별 비즈니스 기회
  • 마케팅 활동별 고객사 연락처
  • 마케팅 활동별 거래처
  • 캠페인별 마케팅 활동
  • 유형별 마케팅 활동
  • 통화 목록별 통화 기록

표시비즈니스 프로젝트 보고서

  • 비즈니스 프로젝트 - 모두
  • 비즈니스 프로젝트 - 다음 기한
  • 비즈니스 프로젝트 - 지연
  • 상태별 비즈니스 프로젝트
  • 기한별 비즈니스 프로젝트
  • 담당자별 비즈니스 프로젝트
  • 유형별 비즈니스 프로젝트
  • 우선 순위별 비즈니스 프로젝트
  • 거래처별 비즈니스 프로젝트
  • 고객사 연락처별 비즈니스 프로젝트
  • 프로젝트 작업 - 모두
  • 프로젝트 작업 - 다음 기한
  • 프로젝트 작업 - 지연
  • 프로젝트별 프로젝트 작업
  • 담당자별 프로젝트 작업

 
 
적용 대상:
Outlook 2013, Outlook 2010