Business Contact Manager에서 통화 목록 만들기 및 사용

비즈니스를 수행할 때 가장 중요한 작업 중 하나는 실제 고객 및 잠재 고객과 지속적으로 연락을 유지하는 것입니다. 간단한 전화 통화가 가장 적절할 때가 많습니다.

명함을 주거나 웹 페이지에 정보를 남긴 잠재 고객 (잠재 고객: 판매 사원이 계약해야 잠재 고객으로 판매 기회가 될 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다.)과 추가 작업을 수행하거나, 특정 품목의 품절 시점을 알고 싶어하는 고객에게 전화를 걸거나, 지불 기한을 넘긴 현재 거래처 (거래처: 거래하는 대상 업체 또는 조직입니다. 치과 또는 의료 등의 서비스가 제공될 때는 의료 환자가 고객이 될 수도 있습니다.) 또는 고객사 연락처 (고객사 연락처: 회사나 조직에서 함께 업무를 수행하는 사람입니다.)와 대화하려는 경우가 있을 수 있습니다.

이 문서에서는 Business Contact Manager for Outlook에서 통화 목록을 사용하고 효과를 측정하는 방법을 설명하며, 통화 목록, 대상 받는 사람 목록 및 통화 대본을 만들고 작업 및 결과를 추적하는 방법에 대한 자세한 정보를 제공합니다.

전화 통화를 통한 회사 홍보

Business Contact Manager for Outlook에서는 거래처 및 고객사 연락처에서 통화 목록을 조합하고, 통화 대본을를 만들고, 각 전화 통화 결과를 추적할 수 있습니다. 보고서에 있는 이름에서 통화 목록을 만들 수도 있습니다. 보고서에서 통화 목록을 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager에서 보고서 및 차트 사용을 참고하십시오.

또한 통화 목록은 기본적인 마케팅 활동 (마케팅 활동: 선별된 받는 사람 그룹에 대해 제품 및 서비스를 판매하거나 이들을 위한 제품 및 서비스를 식별하는 활동입니다. 통화 목록, 전자 메일 메시지, 인쇄 전단 등이 마케팅 활동에 포함될 수 있습니다.)이며 마케팅 캠페인 (마케팅 캠페인: 광고나 DM 같은 여러 통신 수단을 사용하여 시장 점유율을 높이거나 새 제품을 소개하거나 고객을 유치하는 등의 특정 결과를 성취하는 마케팅 프로그램입니다.)의 일부가 될 수도 있습니다.

통화 목록 활동의 결과를 추적하려면 활동을 통해 생성된 각 거래처, 고객사 연락처, 잠재 고객 (잠재 고객: 판매 사원이 계약해야 잠재 고객으로 판매 기회가 될 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다.) 또는 비즈니스 기회 (비즈니스 기회: 거래처 또는 고객사 연락처에 대해 제품이나 서비스를 판매할 수 있는 기회입니다.) 레코드의 시작한 사람 필드에 작업 이름을 기록해야 합니다. 또한 통화 목록 레코드의 세부 정보추적 페이지에 예산 비용과 실제 비용 정보를 기록해야 합니다.

그런 다음 통화 목록의 결과를 보려면 통화 목록 양식의 추적 페이지를 사용합니다. 통화 목록이 마케팅 캠페인의 일부인 경우에는 마케팅 작업 영역 (작업 영역: 사용자가 비즈니스 정보를 보고, 레코드를 열고, 비즈니스 데이터를 분석할 수 있는 연락처 관리, 판매, 마케팅 및 프로젝트 관리 폴더입니다. 작업 영역은 가젯을 위한 구역과 탭을 위한 구역으로 나뉩니다.)의 분석 탭에서 캠페인의 전체 결과를 추적할 수 있습니다.

실행할 작업


통화 목록 만들기

Business Contact Manager for Outlook의 통화 목록은 단순히 이름과 숫자가 나열된 목록이 아닙니다. 전화 통화를 준비하도록 도와주고 각 통화의 결과를 추적할 수 있는 시스템입니다.

마케팅 활동의 받는 사람 목록은 거래처와 고객사 연락처 중 한 가지 레코드 형식만 포함할 수 있습니다. 잠재 고객 레코드는 고객사 연락처 레코드 형식을 기반으로 하기 때문에 고객사 연락처와 잠재 고객은 같은 목록에 포함될 수 있습니다.

  1. 탐색 창의 Business Contact Manager에서 마케팅을 클릭합니다.
  1. 리본 메뉴의 탭에 있는 새로 만들기 그룹에서 통화 목록 통화 목록 아이콘 을 클릭합니다.
  1. 통화 목록 양식의 활동 아래에 있는 이름 필드에 통화 목록의 이름(예: "경기도 지역 잠재 고객")을 입력합니다.

통화 목록 레코드

 참고   통화 목록이 마케팅 캠페인의 일부인 경우 캠페인 텍스트 상자에 캠페인 이름을 입력하거나 화살표를 클릭하여 기존 캠페인 이름을 선택합니다. 마케팅 캠페인의 일부가 아닌 경우에는 통화 목록에 기본 현재 활동 마케팅 캠페인이 연결됩니다.

  1. 받는 사람 목록 구역에서 통화 목록으로 연결할 레코드 형식(모든 거래처, 모든 고객사 연락처 및 잠재 고객, 모든 고객사 연락처 또는 모든 잠재 고객)을 클릭합니다.

또는 다음 옵션 중 하나를 클릭합니다.

  • 검색 폴더. 사용자 지정 목록을 만들려면 미리 필터링된 받는 사람 목록이 포함된 검색 폴더를 선택합니다. 폴더를 선택하면 필드 이름이 사용자 지정 목록으로 바뀝니다.
  • 기존 마케팅 활동. 이전 마케팅 활동에 사용한 받는 사람 목록을 선택합니다.
  • 새 목록. 고객사 연락처 필터링 대화 상자를 열고 목록을 필터링할 조건을 선택합니다.

 팁   보고서에서 받는 사람 목록을 만들 수도 있습니다. 자세한 내용은 Business Contact Manager에서 보고서 및 차트 사용을 참고하십시오.

거래처 형식을 기반으로 하는 새 레코드 형식을 만든 경우에는 모든 거래처 목록에 해당 레코드 형식이 표시되고, 고객사 연락처 형식을 기반으로 하는 새 레코드 형식을 만든 경우에는 모든 고객사 연락처 및 잠재 고객 목록에 해당 레코드 형식이 표시됩니다.

  1. 선택한 목록을 필터링하여 편집하려면 검토 및 필터를 클릭합니다.

목록을 필터링하는 방법에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager에서 레코드 필터링을 참고하십시오.

  1. 리본 메뉴의 표시 그룹에서 세부 정보를 클릭하여 활동 세부 정보 페이지를 엽니다. 원하는 경우 캠페인 코드, 예산 비용, 시작 날짜, 끝 날짜설명에 대한 값을 입력합니다.

 참고   통화 목록 양식의 기본 페이지로 돌아가려면 리본 메뉴의 마케팅 탭에 있는 표시 그룹에서 일반을 클릭합니다.

  1. 각 받는 사람에 대한 정보는 일반 페이지의 받는 사람 세부 정보에 표시됩니다. 레코드가 표시되는 구역을 변경하려면 구역 선택 구역 선택 을 클릭한 다음 표시할 구역을 선택합니다.
  2. 원하는 경우 통화의 일관성을 유지하고 전달하려는 요점이 모두 포함되도록 대본을 만들 수 있습니다. 대본을 사용하면 주제에서 벗어나지 않고 대화가 예상과 다를 때 접근 방식을 신속하게 조정할 수 있습니다.

표시통화 대본 만들기

  1. 리본 메뉴의 통화 기록 그룹에서 통화 대본 통화 대본 아이콘 을 클릭합니다.
  2. 통화 대본을 만들려면 다음 중 하나를 실행합니다.
    • 통화 대본 창에 대본을 입력합니다.
    • 동작 그룹에서 콘텐츠 로드 콘텐츠 로드 를 클릭한 다음 저장된 문서를 탐색합니다.
    • 다른 문서에서 대본 복사 및 붙여넣기

대본은 각 받는 사람에 대한 통화 기록에 표시됩니다.

대본이 있는 통화 목록

 참고   통화 목록 레코드의 통화 기록 구역에 있는 대본을 편집할 경우 선택한 받는 사람에 대한 대본 버전만 변경됩니다. 모든 통화에 대한 대본을 편집하려면 리본 메뉴에서 통화 대본 통화 대본 아이콘 을 클릭한 다음 통화 대본 창에 있는 대본을 편집해야 합니다.

  1. 원하는 경우 Outlook 분류 기능을 사용하여 통화 목록에 색 범주를 추가할 수 있습니다. 리본 메뉴의 마케팅 탭에 있는 태그 그룹에서 범주를 클릭한 다음 범주를 클릭합니다.
  2. 통화를 즉시 시작하려면 목록에 있는 첫 번째 이름부터 시작하면 됩니다. 그렇지 않으면 통화 목록을 저장합니다.

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기존 통화 목록 열기

하나의 세션에서 모든 사람과 통화할 수 없는 경우 통화 목록 작업을 다시 시작하거나, 받는 사람 목록 또는 대본을 변경해야 할 수 있습니다.

  1. 탐색 창의 Business Contact Manager에서 마케팅을 클릭합니다.
  1. 목록 창의 통화 목록 탭에서 열려는 통화 목록을 두 번 클릭합니다.

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통화 목록 수정

통화 목록은 쉽게 만들고 수정할 수 있습니다. 목록에 표시되는 레코드 형식을 변경하고, 받는 사람을 선택하거나 필터 (필터: 쿼리에서 반환되는 레코드나 열을 정의할 수 있습니다. 필터는 항상 결과를 제한합니다.)를 적용하여 목록을 구체화하고, 모든 받는 사람 또는 일부 받는 사람에 대한 대본을 변경할 수 있습니다.

  1. 수정할 통화 목록을 엽니다.
  2. 통화 목록을 변경하려면 통화 목록 만들기의 지침을 따릅니다.

 중요   목록에 있는 임의의 레코드에 대한 통화 상태를 변경한 후에는 통화 목록을 수정할 수 없습니다. 대신 통화 목록을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 통화 목록 범위를 클릭하여 기존 통화 목록을 기반으로 하는 새 통화 목록을 만들 수 있습니다.

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통화 목록을 사용하여 전화 걸기 및 통화 추적

  1. 통화 목록을 열거나 만듭니다.

받는 사람 목록에서 목록의 첫 번째 이름이 강조 표시됩니다.

통화 건수가 0건인 받는 사람 통화 목록

 참고   표시되는 이름은 원본 레코드의 표시 방법 필드에서 가져오고, 받는 사람 세부 정보에 표시되는 이름은 전체 이름 필드에서 가져옵니다.

  1. 받는 사람 세부 정보 아래의 전화 번호를 사용하여 연락처에 전화를 겁니다.
  2. 대본을를 열고, 리본 메뉴의 통화 기록 그룹에서 통화 대본을 클릭합니다. 연락처에 연결되면 대본을 자연스럽게 읽습니다. 대본이 없는 경우에는 메시지를 전달합니다.

 참고   통화 목록 레코드의 통화 기록 구역에 있는 대본을 편집할 경우 선택한 받는 사람에 대해서만 대본이 변경됩니다.

  1. 통화 기록 아래의 총 기간에서 전화 통화 길이를 클릭하거나 입력합니다. 통화 길이를 자동으로 측정할 수도 있습니다.

표시통화 길이를 자동으로 측정하려면

  1. 통화를 시작하거나 일시 중지했다가 다시 시작할 때 리본 메뉴의 통화 기록 그룹에서 타이머 시작 시작 타이머 아이콘 를 클릭합니다.
  2. 통화가 잠시 중단되거나 통화를 마치면 타이머 일시 중지 타이머 일시 중지 아이콘 를 클릭합니다.

통화 길이는 통화 기록 아래의 총 기간 상자에 기록됩니다. 통화 길이를 수동으로 클릭하거나 입력할 수도 있습니다.

  1. 대화에 대한 메모를 추가하려면 리본 메뉴 (리본 메뉴: 대부분의 메뉴, 도구 모음 및 작업 창을 바꾸는 요소입니다. 리본에는 논리 그룹으로 구성된 도구 및 옵션을 포함하는 작업 기반 탭이 있습니다.)통화 기록 그룹에서 타임스탬프 추가를 클릭한 다음 대본이 표시된 상자에 설명을 입력합니다.

 참고   텍스트 모양을 변경하려면 리본 메뉴에서 텍스트 서식 탭을 클릭하여 서식 명령을 사용합니다. 파일, 이미지 또는 표를 추가하려면 삽입 탭을 클릭합니다.

  1. 통화 중에나 통화가 끝난 후에 리본 메뉴의 마케팅 탭에 있는 받는 사람 작업 그룹에서 다음 옵션 중 하나 이상을 클릭합니다.
  • 새 기록 항목 - 비즈니스 메모, 작업, 파일 또는 전자 메일 메시지와 같은 통신 기록 항목을 받는 사람의 레코드에 추가합니다. 새 통화 기록은 통화 목록을 통해 받는 사람에 대해 자동으로 만들어집니다.
  • 추가 작업 - 레코드에 추가 작업 플래그를 추가하거나 완료 표시 옵션을 사용하여 추가 작업 항목을 완료된 것으로 표시합니다.
  • 열기 - 받는 사람의 레코드를 표시합니다.
  • 웹 페이지 - 받는 사람의 레코드와 연결된 웹 페이지(사용 가능한 경우)를 표시합니다.
  1. 통화가 끝나면 통화 목록의 통화 상태 구역에서 레코드가 업데이트됩니다. 기본적으로 통화 연결 안 됨이 선택되어 있습니다. 다음 중 하나를 클릭합니다.
  • 메시지 남김
  • 통화 완료
  • 통화 사절

 중요   목록에 있는 임의의 레코드 (레코드: 완성된 거래처, 고객사 연락처 또는 영업 기회 양식입니다. 레코드는 거래처, 고객사 연락처 또는 영업 기회 정보와 해당 레코드에 연결된 다른 레코드 및 항목을 포함합니다.)에 대한 통화 상태를 변경한 후에는 통화 목록을 수정할 수 없습니다. 그러나 기존 통화 목록과 중복된 새 통화 목록을 만들 수 있습니다. 마케팅 작업 영역 (작업 영역: 사용자가 비즈니스 정보를 보고, 레코드를 열고, 비즈니스 데이터를 분석할 수 있는 연락처 관리, 판매, 마케팅 및 프로젝트 관리 폴더입니다. 작업 영역은 가젯을 위한 구역과 탭을 위한 구역으로 나뉩니다.)에서 통화 목록을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 통화 목록 범위를 클릭합니다.

  1. 받는 사람이 통화 목록에서 제외해 줄 것을 요청할 경우 통화 사절 확인란을 선택합니다. 그러면 받는 사람 목록과 거래처 또는 고객사 연락처 레코드의 세부 정보 페이지에서 해당 거래처 또는 고객사 연락처에 통화 사절로 표시됩니다. 이 받는 사람은 이후에 통화 목록에 포함할 수 없습니다.
  2. 저장 및 다음을 클릭하여 다음 변경 내용을 적용합니다.
  • 변경 내용을 선택한 레코드의 통신 기록에 있는 통화 기록으로 저장하고 통화할 다음 레코드로 이동합니다.
  • 타이머를 중지하고 통화 기록에 해당 통화의 총 기간을 기록합니다.
  • 받는 사람 목록에서 통화 상태를 지정합니다.

통화 건수가 2건인 받는 사람 목록

설명선 1 메시지 남김
설명선 2 통화 완료
설명선 3 통화 사절
설명선 4 현재 받는 사람
  1.  참고   레코드를 저장하면 받는 사람 목록의 상태는 업데이트되지만 통화 상태 구역에 표시된 옵션은 수동으로 변경해야 합니다.

  2. 통화 목록에 있는 모든 사람과 통화한 경우 활동을 마감합니다. 리본 메뉴마케팅 그룹에서 마감으로 표시를 클릭합니다.

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마케팅 통화 목록의 효과 측정

통화 목록과 대본은 여러 가지 목적을 위해 만들 수 있습니다. 그러나 마케팅 통화를 진행 중이라면 작업 결과가 궁금할 것입니다. 통화 목록의 추적 페이지에서 통화 목록의 결과를 검토할 수 있습니다.

  1. 통화 목록을 엽니다.
  2. 리본 메뉴의 표시 그룹에서 추적 추적 페이지 을 클릭합니다.
  3. 추적 페이지에서 다음 항목을 검토합니다.
    • 활동 결과 아래에서 활동의 시작된 잠재 고객, 시작된 비즈니스 기회, 시작된 거래처, 시작된 연락처, 시작된 통화 기록예상 수입에 대한 요약 정보를 볼 수 있습니다. 각 필드에는 해당 필드의 데이터에 대한 상세 보고서를 표시하는 보고서 표시 단추도 있습니다.

 참고   거래처, 고객사 연락처, 잠재 고객 또는 비즈니스 기회 레코드가 시작한 사람 필드에 통화 목록을 나타내도록 표시된 경우에는 예상 수입 등의 정보가 업데이트됩니다.

  • 활동 정보 영역에서는 다음 정보를 업데이트할 수 있습니다.
    • 실제 비용     통화 목록의 실제 비용을 입력하여 투자 수익률을 계산할 수 있습니다.
    • 마감     통화 목록이 완료되고 활동이 지금 마감되었음을 나타내려면 이 확인란을 선택합니다. 확인란의 선택을 취소하면 통화 목록이 다시 활성화됩니다.
  • 받는 사람 구역에서는 통화한 목록을 검토할 수 있으며, 원하는 경우 받는 사람의 레코드에서 바로 비즈니스 기회 레코드를 만들 수 있습니다. 목록에서 이름을 클릭한 다음 비즈니스 기회 시작을 클릭하기만 하면 됩니다.

 참고   통화 목록의 일반 페이지에 있는 받는 사람 목록에서 비즈니스 기회 레코드를 만들 수도 있습니다. 받는 사람 목록에서 이름을 선택하고 리본 메뉴의 마케팅 탭에 있는 받는 사람 작업 그룹에서 새 기록 항목 새 기록 항목 아이콘 을 클릭한 다음 비즈니스 기회를 클릭합니다.

  1. 저장 및 닫기 저장 및 닫기 아이콘 을 클릭합니다.

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적용 대상:
Outlook 2013, Outlook 2010