부재 중 받은 메시지에 자동 응답

컴퓨터를 잠시 떠나 전자 메일 메시지를 확인할 수 없는 경우 Microsoft Office Outlook 2007의 설정을 통해 메시지를 보낸 사람 전체 또는 일부에게 자동 응답을 보낼 수 있습니다.

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사용하는 전자 메일 계정의 유형 확인

사용하는 전자 메일 계정 (전자 메일 계정: Outlook에서 전자 메일 서비스에 연결하는 데 사용되는 서버 이름, 사용자 이름, 암호 및 전자 메일 주소입니다. 관리자 또는 ISP(인터넷 서비스 공급자)에서 제공하는 정보를 사용하여 Outlook에서 전자 메일 계정을 만듭니다.)의 유형에 따라 사용할 수 있는 기능이 다릅니다.

  • 연결되어 있는 전자 메일 서버의 유형을 알고 있는 경우 해당 섹션으로 건너뛸 수 있습니다.
  • 사용하고 있는 계정의 유형을 확인해야 하는 경우 이 섹션에서 계속 진행하십시오.

Exchange 계정을 사용하고 있는지 여부를 확인하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 도구 메뉴에 부재 중 알림 명령이 있는지 살펴보는 것입니다. 이때 메뉴의 아래쪽에 있는 확장 단추 확장 단추 를 클릭하여 도구 메뉴의 명령을 모두 표시해야 합니다.

도구 메뉴에 부재 중 알림 명령이 있고 이 명령을 클릭할 때 다음과 같은 대화 상자가 나타난다면 Exchange 2007 계정을 사용하고 있는 것입니다. 이 경우에는 Microsoft Exchange Server 2007 계정에서 자동 응답 보내기 섹션을 참고하십시오.

부재 중 알림 대화 상자

도구 메뉴에 부재 중 알림 명령이 있고 이 명령을 클릭할 때 다음과 같은 대화 상자가 나타난다면 Exchange Server 2003 또는 이전 버전의 계정을 사용하고 있음을 의미합니다. 이 경우에는 Microsoft Exchange Server 5.5-2003 계정에서 자동 응답 보내기 섹션을 참고하십시오.

부재 중 알림 대화 상자

도구 메뉴에 부재 중 알림 명령이 없으면 Exchange 계정을 사용하지 않을 가능성이 큽니다. 그러나 몇 가지 규칙을 사용하여 대부분의 부재 중 알림 기능을 유사하게 구현할 수 있습니다. 자세한 내용을 보려면 POP3 및 IMAP 계정에서 자동 응답 보내기 섹션을 참고하십시오.

표시사용하는 전자 메일 계정의 유형을 확인하는 다른 방법

Outlook에서 계정 설정 대화 상자를 살펴보면 Outlook 프로필에 있는 전자 메일 계정의 유형을 확인할 수 있습니다.

  1. 도구 메뉴에서 계정 설정을 클릭합니다.
  2. 전자 메일 탭의 유형 열에 각 전자 메일 주소에 대한 계정 유형이 나열됩니다.

계정 설정의 전자 메일 탭

일부 기능을 사용하려면 특정 버전의 Microsoft Exchange가 필요합니다. 예를 들어 "외부에서 Outlook 사용" 기능에는 Exchange 2003 이상 버전이 필요합니다.

연결된 Exchange의 버전을 확인하려면 Microsoft Exchange Server 버전 확인을 참고하십시오.

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Microsoft Exchange Server 2007 계정에서 자동 응답 보내기

이 기능을 사용하려면 Microsoft Exchange 2007 계정을 사용해야 합니다. 대부분의 가정 및 개인용 계정은 Exchange를 사용하지 않습니다.

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부재 중 알림 설정 또는 해제

Outlook을 Exchange 2007 계정으로 사용하는 경우 부재 중 알림이라는 새로운 기능과 향상된 사용자 인터페이스를 활용할 수 있습니다. 새로 추가된 기능은 다음과 같습니다.

  • 서식 있는 텍스트 형식     응답 메시지에 글꼴, 색 및 서식을 지정하여 사용할 수 있습니다.
  • 조직 외부의 사람에게 자동 응답 보내기     부재 중 알림 자동 응답 기능을 사용자 지정하여 조직 내부와 외부에 있는 받는 사람 모두를 대상으로 자동 응답을 보낼 수 있습니다. 예를 들어 다른 연락처 이름, 전화 번호, 전자 메일 주소 등이 표시되지 않는 좀 더 일반적인 성격의 메시지를 회사 외부로 보낼 수 있습니다. 
  • 시작 및 종료 시간을 사용하여 미리 부재 중 알림 자동 응답 예약     자동 응답을 보낼 날짜와 시간을 예약할 수 있으므로 부재 중 알림 자동 응답 기능을 때맞춰 설정하거나 해제할 필요가 없습니다.
  1. 도구 메뉴에서 부재 중 알림을 클릭합니다.

도구 메뉴의 부재 중 명령

  1. 부재 중 자동 회신 보내기를 클릭합니다.
  2. 자리를 비운 동안 보낼 응답 메시지를 내 조직 내부 탭에 입력합니다.

컨트롤을 사용하여 글꼴, 글꼴 크기 및 기타 텍스트 서식을 변경할 수 있습니다.

또는 조직 외부의 사람에게 자동 응답을 보낼 수도 있습니다. 전자 메일 메시지를 보낸 각 사람에게 자동 응답으로 회신할지 연락처에 들어 있는 사람에게만 자동 응답을 보낼지 선택할 수 있습니다.

 참고   이 연락처는 Exchange 연락처 폴더에 있어야 합니다. 이 연락처가 개인 폴더 파일(.pst)의 일부인 폴더에만 들어 있으면 자동 응답 메시지가 발송되지 않습니다.

  1. 자리를 비운 동안 보낼 응답 메시지를 내 조직 외부 탭에 입력합니다.

컨트롤을 사용하여 글꼴, 글꼴 크기 및 기타 텍스트 서식을 변경할 수 있습니다.

  1. 조직 외부 사람들에게 자동 회신 확인란을 선택합니다.
  2. 내 연락처만 또는 조직 외부의 모든 사람을 클릭하여 자동 응답을 보낼 사람을 지정합니다.

조직 외부 사람들에게 자동 회신 확인란을 선택하면 내 조직 외부 탭 이름 옆에 (설정)이 표시됩니다.

부재 중 알림 규칙 사용

이 기능을 사용하려면 Microsoft Exchange 2000, 2003 또는 2007 계정을 사용해야 합니다. 대부분의 가정 및 개인용 계정은 Exchange를 사용하지 않습니다. 계정이 연결된 Exchange의 버전을 확인하려면 Microsoft Exchange Server 버전 확인을 참고하십시오.

외부에 있을 때 전자 메일 메시지를 확인하지 않으려는 경우 부재 중 알림 규칙으로 메시지 처리 방법을 지정하여 들어오는 메시지를 자동으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어 자동으로 메시지를 다른 폴더로 이동 또는 복사하고, 메시지를 삭제하고, 사용자 지정 회신을 보내는 등의 규칙을 만들 수 있습니다.

규칙을 만들 때 Outlook에서 규칙이 적용되는 방식을 이해하는 것이 중요합니다.

  • 규칙 목록에 나타나는 순서 즉, 위에서 아래의 순서로 규칙이 적용됩니다.
  • 규칙 편집 대화 상자에서 여러 조건을 선택하면 선택한 모든 조건에 맞는 메시지에만 규칙이 적용됩니다. 예를 들어 보낸 사람(조건)을 "김숙영"으로 지정하고 제목란에 "마케팅 회의"(조건)를 지정하면 두 조건에 모두 맞는 메시지에만 규칙이 적용됩니다.
  • 그러나 한 조건에 대해 여러 기준을 설정하면 해당 조건의 기준에 하나라도 맞는 모든 메시지에 규칙이 적용됩니다. 예를 들어 보낸 사람란에 "김숙영;최유정"을 지정하면 "김숙영"이나 "최유정"이 보내는 모든 메시지에 규칙이 적용됩니다.
  1. 도구 메뉴에서 부재 중 알림을 클릭합니다.
  2. 규칙 추가를 클릭합니다.
  3. 다음 조건에 맞는 메시지가 도착할 때에서 적용할 규칙에 대해 메시지가 충족해야 할 조건을 지정합니다.
  4. 조건을 더 지정하려면 고급을 클릭하고 원하는 옵션을 선택한 다음 확인을 클릭합니다.
  5. 이 규칙이 마지막으로 적용되도록 지정하려면 규칙 연속 처리 안 함 확인란을 선택합니다.
  6. 수행할 동작에서 필요한 동작을 선택합니다. 여러 개의 동작을 선택할 수 있습니다.

 참고   메시지를 삭제하도록 지정하면 부재 중 알림 대화 상자의 규칙 목록에서 삭제 규칙 이후의 규칙은 메시지에 적용되지 않습니다.

부재 중 알림 규칙 편집

이 기능을 사용하려면 Microsoft Exchange 2000, 2003 또는 2007 계정을 사용해야 합니다. 대부분의 가정 및 개인용 계정은 Exchange를 사용하지 않습니다. 계정이 연결된 Exchange의 버전을 확인하려면 Microsoft Exchange Server 버전 확인을 참고하십시오.

  1. 도구 메뉴에서 부재 중 알림을 클릭합니다.

도구 메뉴의 부재 중 명령

  1. 규칙을 편집하려면 다음 중 하나를 실행합니다.
    • 특정 규칙 변경    
      1. 규칙을 클릭하고 규칙을 선택한 후 규칙 편집을 클릭합니다.
      2. 규칙의 조건과 동작을 변경합니다.
    • 받은 메시지에 규칙이 적용되는 순서 변경    
  1. 이 규칙은 사용자가 외부에 있을 때 받은 메시지에만 적용됩니다. 목록에서 위로 또는 아래로 이동할 규칙을 클릭합니다.
  2. 위로 이동이나 아래로 이동을 클릭합니다.
  • 규칙 삭제    
  1. 이 규칙은 사용자가 외부에 있을 때 받은 메시지에만 적용됩니다.에서 삭제할 규칙을 클릭합니다.
  2. 규칙 삭제를 클릭합니다.

부재 중 알림 규칙 설정 또는 해제

이 기능을 사용하려면 Microsoft Exchange 2000, 2003 또는 2007 계정을 사용해야 합니다. 대부분의 가정 및 개인용 계정은 Exchange를 사용하지 않습니다. 계정이 연결된 Exchange의 버전을 확인하려면 Microsoft Exchange Server 버전 확인을 참고하십시오.

  1. 부재 중 알림 규칙을 설정하거나 해제하려면 도구 메뉴에서 부재 중 알림을 클릭합니다.

도구 메뉴의 부재 중 명령

  1. 규칙을 클릭합니다.
  2. 상태 열에서 설정하거나 해제할 규칙의 확인란을 선택하거나 선택을 취소합니다.

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Microsoft Exchange Server 2000 및 Exchange Server 2003 계정에서 자동 응답 보내기

이 기능을 사용하려면 Microsoft Exchange 2000 또는 2003 계정이 필요합니다. 일반적으로 가정 및 개인용 계정에서는 Exchange를 사용하지 않습니다. 계정이 연결된 Exchange의 버전을 확인하려면 Microsoft Exchange Server 버전 확인을 참고하십시오.

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부재 중 알림 설정 또는 해제

  1. 도구 메뉴에서 부재 중 알림을 클릭합니다.
  2. 현재 외부에 있음을 클릭합니다.
  3. 자리를 비운 동안 다른 사람에게 보낼 메시지를 보낸 사람에게 자동으로 회신할 내용(한 번만 알림) 상자에 입력합니다.
  4. 필요한 경우 받은 메일을 관리하는 규칙을 만듭니다.
    1. 도구 메뉴에서 부재 중 알림을 클릭합니다.

도구 메뉴의 부재 중 명령

 참고   Exchange Server 전자 메일 계정을 사용하지 않으면 부재 중 알림 명령이 표시되지 않습니다.

  1. 규칙 추가를 클릭합니다.
  2. 다음 조건에 맞는 메시지가 도착할 때에서 규칙과 연결된 동작을 수행할 메시지 조건을 지정합니다.
  3. 조건을 더 지정하려면 고급을 클릭하고 원하는 옵션을 선택한 다음 확인을 클릭합니다.
  4. 이 규칙이 마지막으로 적용되도록 지정하려면 규칙 연속 처리 안 함 확인란을 선택합니다.
  5. 수행할 동작에서 원하는 옵션을 선택합니다. 여러 옵션을 선택할 수 있습니다.

 참고   메시지를 삭제하도록 지정하면 부재 중 알림 대화 상자의 규칙 목록에서 삭제 규칙 이후의 규칙은 메시지에 적용되지 않습니다.

부재 중 알림 규칙 사용

이 기능을 사용하려면 Microsoft Exchange 2000 또는 2003 계정이 필요합니다. 계정이 연결된 Exchange의 버전을 확인하려면 Microsoft Exchange Server 버전 확인을 참고하십시오.

외부에 있을 때 전자 메일 메시지를 확인하지 않으려는 경우 부재 중 알림 규칙으로 메시지 처리 방법을 지정하여 들어오는 메시지를 자동으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어 자동으로 메시지를 다른 폴더로 이동 또는 복사하고, 메시지를 삭제하고, 사용자 지정 회신을 보내는 등의 규칙을 만들 수 있습니다.

규칙을 만들 때 Outlook에서 규칙이 적용되는 방식을 이해하는 것이 중요합니다.

  • 규칙 목록에 나타나는 순서 즉, 위에서 아래의 순서로 규칙이 적용됩니다.
  • 규칙 편집 대화 상자에서 여러 조건을 선택하면 선택한 모든 조건에 맞는 메시지에만 규칙이 적용됩니다. 예를 들어 보낸 사람(조건)을 "김숙영"으로 지정하고 제목란에 "마케팅 회의"(조건)를 지정하면 두 조건에 모두 맞는 메시지에만 규칙이 적용됩니다.
  • 그러나 한 조건에 대해 여러 기준을 설정하면 해당 조건의 기준에 하나라도 맞는 모든 메시지에 규칙이 적용됩니다. 예를 들어 보낸 사람란에 "김숙영;최유정"을 지정하면 "김숙영"이나 "최유정"이 보내는 모든 메시지에 규칙이 적용됩니다.
  1. 도구 메뉴에서 부재 중 알림을 클릭합니다.

도구 메뉴의 부재 중 명령

  1. 규칙을 클릭합니다.
  2. 규칙 추가를 클릭합니다.
  3. 다음 조건에 맞는 메시지가 도착할 때에서 규칙과 연결된 동작을 수행할 메시지 조건을 지정합니다.
  4. 조건을 더 지정하려면 고급을 클릭하고 원하는 옵션을 선택한 다음 확인을 클릭합니다.
  5. 이 규칙이 마지막으로 적용되도록 지정하려면 규칙 연속 처리 안 함 확인란을 선택합니다.
  6. 수행할 동작에서 원하는 옵션을 선택합니다. 여러 옵션을 선택할 수 있습니다.

 참고   메시지를 삭제하도록 지정하면 부재 중 알림 대화 상자의 규칙 목록에서 삭제 규칙 이후의 규칙은 메시지에 적용되지 않습니다.

부재 중 알림 규칙 편집

이 기능을 사용하려면 Microsoft Exchange 2000 또는 2003 계정이 필요합니다. 계정이 연결된 Exchange의 버전을 확인하려면 Microsoft Exchange Server 버전 확인을 참고하십시오.

  1. 도구 메뉴에서 부재 중 알림을 클릭합니다.

도구 메뉴의 부재 중 명령

Exchange Server 전자 메일 계정을 사용하지 않으면 부재 중 알림 명령이 표시되지 않습니다.

  1. 규칙을 편집하려면 다음 중 하나를 실행합니다.
    • 특정 규칙 변경    
      1. 규칙을 선택하고 규칙 편집을 클릭합니다.
      2. 규칙의 조건과 동작을 변경합니다.
    • 받은 메시지에 규칙이 적용되는 순서 변경    
  1. 이 규칙은 사용자가 외부에 있을 때 받은 메시지에만 적용됩니다. 목록에서 위로 또는 아래로 이동할 규칙을 클릭합니다.
  2. 위로 이동이나 아래로 이동을 클릭합니다.
  • 규칙 삭제    
  1. 이 규칙은 사용자가 외부에 있을 때 받은 메시지에만 적용됩니다.에서 삭제할 규칙을 클릭합니다.
  2. 규칙 삭제를 클릭합니다.

부재 중 알림 규칙 설정 또는 해제

이 기능을 사용하려면 Microsoft Exchange 2000 또는 2003 계정이 필요합니다. 계정이 연결된 Exchange의 버전을 확인하려면 Microsoft Exchange Server 버전 확인을 참고하십시오.

  1. 부재 중 알림 규칙을 설정하거나 해제하려면 도구 메뉴에서 부재 중 알림을 클릭합니다.

도구 메뉴의 부재 중 명령

  1. 상태 열에서 설정하거나 해제할 규칙의 확인란을 선택하거나 선택을 취소합니다.

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POP3 및 IMAP 계정에서 자동 응답 보내기

프로필에 Exchange Server 전자 메일 계정이 포함되어 있지 않더라도 Outlook 전자 메일 서식 파일과 Outlook 규칙을 함께 사용하여 부재 중 알림 기능을 구현할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 POP3 또는 IMAP 전자 메일 계정에서도 받은 메시지에 대한 자동 응답을 보낼 수 있습니다.

 중요   자동 응답을 보내려면 컴퓨터를 켜 두고 Outlook을 계속 실행하고 있어야 합니다.

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메시지 서식 파일 만들기

  1. 파일 메뉴에서 새로 만들기를 가리킨 다음 메일 메시지를 클릭합니다.
  2. 옵션 탭의 서식 그룹에서 일반 텍스트를 클릭합니다.
  3. 자동 응답으로 보낼 메시지를 메시지 본문에 입력합니다.
  4. 메시지 창에서 Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭하고 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
  5. 다른 이름으로 저장 대화 상자의 파일 형식 목록에서 Outlook 서식 파일 (*.oft)을 클릭합니다.
  6. 파일 이름 상자에 메시지 서식 파일의 이름을 입력하고 저장을 클릭합니다.

새 전자 메일 메시지에 자동으로 회신하는 규칙 만들기

다음 중 하나를 실행하십시오.

  1. 도구 메뉴에서 규칙 및 알림을 클릭합니다.
  2. 규칙 및 알림 대화 상자에서 새 규칙을 클릭합니다.
  3. 새 규칙으로 시작에서 도착 시 메시지 확인을 클릭하고 다음을 클릭합니다.
  4. 어떤 조건을 확인하시겠습니까?에서 나에게만 보낸 경우 확인란을 선택하고 기타 필요한 조건을 모두 선택한 후 다음을 클릭합니다.
  5. 받은 메시지 전체에 이 규칙이 적용됨을 알리는 대화 상자가 나타나면 를 클릭합니다.
  6. 메시지로 무엇을 하시겠습니까?에서 서식 파일을(를) 사용하여 회신 확인란을 선택합니다.
  7. 2단계: 규칙 설명 편집(밑줄이 그어진 값을 클릭)에서 서식 파일을 클릭합니다.
  8. 회신 서식 파일 선택 대화 상자의 찾는 위치 상자에서 파일 시스템에 있는 사용자 서식 파일을 클릭합니다.
  9. 이전 섹션에서 만든 서식 파일을 선택하고 열기를 클릭합니다.
  10. 다음을 클릭합니다.
  11. 자동 응답 규칙에 적용할 예외에 대한 확인란을 선택할 수도 있습니다.
  12. 다음을 클릭합니다.
  13. 1단계: 규칙 이름 지정에서 자동 응답 규칙의 이름을 입력하고 마침을 클릭합니다.

메시지를 보낸 각 사람에게 규칙 마법사의 서식 파일을(를) 사용하여 회신 규칙을 통해 자동 응답 메시지가 한 세션에 한 번만 발송됩니다. 이 규칙에 따라 한 사람이 메시지를 여러 번 보내더라도 자동 응답을 같은 사람에게 반복하여 보내지 않습니다. 세션이 진행되는 동안 Outlook은 자동으로 응답한 사람의 목록을 추적합니다. 그러나 Outlook을 종료하고 다시 시작하면 자동 응답 메시지를 받은 사람의 목록이 다시 설정됩니다.

 중요   규칙 마법사를 통해 응답을 자동으로 보내려면 Outlook을 새 메시지를 정기적으로 확인하도록 구성하여 계속 실행해야 합니다.

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적용 대상:
Outlook 2007