대화 정리 기능을 사용하여 중복 메시지 지우기

Microsoft Outlook 2010에서 새롭게 제공되는 대화 정리 기능을 사용하면 메일 폴더의 메시지 수를 줄일 수 있습니다. 대화 내의 중복 메시지는 지운 편지함 폴더로 이동됩니다.

대화란?

대화는 첫 번째 메시지부터 모든 응답이 포함되는 전체 전자 메일 메시지 체인이며, 전자 메일 스레드라는 용어로 알려져 있습니다. 한 대화에 포함된 메시지의 제목은 같습니다.

예를 들어 특정인에게 메시지를 보내서 그 사람이 회신을 보내면 대화가 생성됩니다. 대부분의 대화에서는 회신이 여러 번 오가거나 여러 사람이 대화에 포함된 메시지에 모두 회신을 보내기도 합니다.

대화 정리 기능의 용도

대화 정리는 대화의 각 메시지 내용을 평가합니다. 특정 메시지의 내용이 회신 중 하나에 똑같이 포함되어 있으면 이전 메시지는 삭제됩니다. 다음 예를 살펴보십시오.

조자룡이 황영순과 구재석에게 메시지를 보냅니다. 황영순은 조자룡과 구재석에게 모두 회신을 보내며, 황영순의 Outlook 메시지 본문에는 조자룡의 원본 메시지 내용이 모두 포함되어 있습니다. 구재석은 황영순의 메시지를 확인하고 조자룡과 황영순에게 모두 회신을 보냅니다. 구재석의 회신에는 대화의 모든 이전 메시지가 포함되어 있습니다. 이 경우 대화 정리 기능을 통해 구재석이 보낸 마지막 메시지를 제외한 모든 메시지를 삭제할 수 있습니다. 구재석의 메시지 내에 모든 이전 메시지의 복사본이 들어 있기 때문입니다.

대화 정리 기능은 받는 사람이 많으며 회신이 여러 차례 오가는 대화에서 매우 유용합니다.

중복 메시지 제거

  1. 탭의 삭제 그룹에서 정리를 클릭합니다.

리본 메뉴의 정리 명령

  1. 다음 중 하나를 클릭합니다.
  • 대화 정리    현재 대화를 검토하고 중복 메시지를 삭제합니다.
  • 폴더 정리    선택한 폴더의 모든 대화를 검토하고 중복 메시지를 삭제합니다.
  • 폴더 및 하위 폴더 정리    선택한 폴더 및 그 폴더에 포함된 모든 폴더의 대화를 모두 검토하여 중복 메시지를 삭제합니다.

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대화 정리 옵션 변경

정리에서 제외되는 메시지와 삭제된 메시지가 이동되는 위치를 지정할 수 있습니다.

  1. 파일 탭을 클릭합니다.
  2. 옵션을 클릭합니다.
  3. 메일을 클릭합니다.
  4. 대화 정리에서 다음 중 원하는 작업을 실행합니다.
  • 항목이 이동되는 위치를 변경하려면 정리된 항목이 보관되는 폴더에서 찾아보기를 클릭하고 Outlook 폴더를 선택합니다. 기본적으로 메시지는 지운 편지함 폴더로 이동됩니다. Outlook 프로필에 여러 개의 전자 메일 계정이 있는 경우 각 계정에는 고유한 지운 편지함 폴더가 있습니다. 메시지는 각 전자 메일 계정에 해당하는 지운 편지함 폴더로 이동됩니다.
  • 폴더 및 하위 폴더 정리 명령을 사용하는 경우 정리 기능을 통해 삭제되는 항목의 폴더 구조를 복제하려면 하위 폴더 정리 시 대상 폴더에 폴더 계층 구조 다시 만들기를 선택합니다.
  • 읽지 않은 메시지를 항상 보관하려면 읽지 않은 메시지 이동 안 함 확인란을 선택하거나 선택 취소합니다. 나머지 대화 메시지에 삭제되는 모든 메시지(읽지 않은 메시지 포함)가 포함되어 있으므로, 이 옵션은 선택하지 않는 것이 좋습니다.
  • 분류된 모든 메시지를 항상 보관하려면 분류된 메시지 이동 안 함 확인란을 선택하거나 선택 취소합니다. 이 옵션은 선택하는 것이 좋습니다. 범주는 특정 메시지에 적용되며, 분류된 메시지를 삭제하면 해당 메시지는 손실됩니다.
  • 플래그가 지정된 메시지를 항상 보관하려면 플래그 지정된 메시지 이동 안 함 확인란을 선택하거나 선택 취소합니다. 이 옵션은 선택하는 것이 좋습니다. 플래그는 특정 메시지에 적용되며, 플래그가 지정된 메시지를 삭제하면 해당 메시지가 손실됩니다.
  • 디지털 서명된 메시지를 항상 보관하려면 디지털 서명된 메시지 이동 안 함 확인란을 선택하거나 선택 취소합니다. 이 옵션은 선택하는 것이 좋습니다.
  • 회신에 포함된 메시지가 변경되는 경우 원본 메시지를 항상 보관하려면 회신에서 메시지가 수정되면 원본 메시지 이동 안 함 확인란을 선택하거나 선택 취소합니다. 이 옵션은 선택하는 것이 좋습니다. 그러면 회신 내에 포함된 메시지가 변경되어도 대화의 모든 콘텐츠 레코드를 완전하게 보관할 수 있습니다.

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적용 대상:
Outlook 2010