규칙은 지정한 조건에 따라 Microsoft Outlook에서 보내거나 받는 메시지에 대해 자동으로 실행하는 동작입니다. 서식 파일이나 메시지에서 또는 고유한 조건을 사용하여 규칙을 만들 수 있습니다.
이 문서의 내용
전자 메일 메시지 관리에 사용할 수 있는 규칙
규칙은 사용자가 규칙에 지정한 조건에 맞는 메시지를 보내거나 받을 때 Microsoft Outlook에서 자동으로 실행하는 동작입니다. 규칙 마법사를 사용하여 다양한 조건과 동작을 선택할 수 있습니다. 규칙을 사용하면 체계적인 최신 정보를 유지할 수 있습니다.
규칙은 구성과 알림의 두 가지 범주로 나뉩니다. 규칙은 읽지 않은 메시지에만 적용되며 이미 읽은 메시지에는 적용되지 않습니다.
규칙 마법사에는 다음을 비롯하여 가장 일반적으로 사용하는 규칙을 위한 서식 파일이 포함되어 있습니다.
- 다음과 같이 구성 메시지 정리 및 추가 작업 진행에 사용할 수 있는 규칙입니다. 예를 들어 제목 줄에 "판매"라는 단어가 있고 강민수가 보낸 메시지에 대해 추가 작업 플래그를 설정하고 해당 메시지를 판매 범주로 분류한 다음 민수의 판매라는 폴더로 이동하는 규칙을 만들 수 있습니다.
- 알림 설정 특정 메시지를 받을 때 이를 알려 주는 규칙입니다. 예를 들어 가족이 보낸 메시지를 받을 때 휴대폰으로 알림을 자동으로 보내는 규칙을 만들 수 있습니다.
- 새 규칙으로 시작 처음부터 새로 만드는 규칙입니다.
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규칙 만들기
- 홈 탭의 동작 그룹에서 규칙을 클릭한 다음 규칙 및 알림 관리를 클릭합니다.
- 전자 메일 계정이 두 개 이상 있는 경우 규칙을 적용할 사서함 또는 개인 폴더 목록에서 원하는 받은 편지함을 선택한 다음 새 규칙을 클릭합니다.
서식 파일에서 규칙을 만들려면 다음을 실행합니다.
- 1단계: 서식 파일 선택 아래의 다음과 같이 구성 또는 알림 설정 서식 파일 모음에서 원하는 서식 파일을 선택합니다.
- 2단계: 규칙 설명 편집에서 밑줄이 그어진 값을 클릭합니다. 예를 들어 사람 또는 메일 그룹 링크를 클릭하면 주소록이 열립니다.
- 1단계: 조건 선택에서 규칙을 적용할 메시지의 조건을 선택합니다.
- 2단계: 규칙 설명 편집에서 아직 밑줄이 그어진 값을 클릭하지 않았으면 해당 값을 클릭하고 다음을 클릭합니다.
- 1단계: 동작 선택에서 지정한 조건에 맞을 때 실행할 규칙 동작을 선택합니다.
- 2단계: 규칙 설명 편집에서 아직 밑줄이 그어진 값을 클릭하지 않았으면 해당 값을 클릭하고 다음을 클릭합니다.
- 1단계: 예외 항목 선택에서 규칙의 예외 항목을 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 규칙 만들기를 마치려면 규칙의 이름을 입력하고 원하는 기타 옵션을 선택합니다.
- 폴더에 있는 메시지에 이 규칙을 실행하려면 "폴더"에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행 확인란을 선택합니다.
- 모든 전자 메일 계정 및 각 계정과 연결된 받은 편지함에 이 규칙을 적용하려면 모든 계정에 이 규칙 적용 확인란을 선택합니다.
- 마침을 클릭합니다.
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조건, 동작 및 예외 항목을 직접 선택하여 규칙을 만들려면 다음을 실행합니다.
- 홈 탭의 동작 그룹에서 규칙을 클릭합니다.
- 전자 메일 계정이 두 개 이상 있을 경우 규칙을 적용할 사서함 또는 개인 폴더 목록에서 원하는 받은 편지함을 클릭합니다.
- 새 규칙을 클릭합니다.
- 새 규칙으로 시작에서 도착 시 메시지 확인이나 보낸 후 메시지 확인을 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 1단계: 조건 선택에서 규칙을 적용할 메시지의 조건을 선택합니다.
- 2단계: 규칙 설명 편집에서 아직 밑줄이 그어진 값을 클릭하지 않았으면 해당 값을 클릭하고 다음을 클릭합니다.
- 1단계: 동작 선택에서 지정한 조건에 맞을 때 실행할 규칙 동작을 선택합니다.
- 2단계: 규칙 설명 편집에서 아직 밑줄이 그어진 값을 클릭하지 않았으면 해당 값을 클릭하고 다음을 클릭합니다.
- 1단계: 예외 항목 선택에서 규칙의 예외 항목을 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 규칙 만들기를 마치려면 규칙의 이름을 입력하고 원하는 기타 옵션을 선택합니다.
- 폴더에 있는 메시지에 이 규칙을 실행하려면 "폴더"에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행 확인란을 선택합니다.
- 모든 전자 메일 계정 및 각 계정과 연결된 받은 편지함에 이 규칙을 적용하려면 모든 계정에 이 규칙 적용 확인란을 선택합니다.
- 마침을 클릭합니다.
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메시지에서 바로 규칙을 만들 수 있습니다. 예를 들어 특정인이 보낸 메시지를 특정 폴더로 이동하는 규칙을 만들 수 있습니다.
메시지에서 규칙을 만들려면 다음을 실행합니다.
- 규칙을 만들려는 메시지를 클릭하고 홈 탭의 동작 그룹에서 규칙을 클릭한 다음 규칙 만들기를 클릭합니다.
- 규칙 만들기 대화 상자에서 원하는 조건의 확인란을 선택합니다. 많은 옵션에는 선택한 메시지의 정보가 이미 포함되어 있습니다.
- 항목을 이동할 폴더 확인란을 선택합니다.
- 기존 폴더를 클릭하거나 새로 만들기를 클릭하여 메시지를 저장할 새 폴더를 만듭니다.
- 규칙에 조건, 동작 또는 예외 항목을 추가하려면 고급 옵션을 클릭한 다음 규칙 마법사의 지시를 따릅니다.
팁 즉시 규칙을 실행하려면 규칙 마법사의 마지막 페이지에서 폴더에 있는 메시지에 이 규칙 지금 실행 확인란을 선택합니다.
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수동으로 규칙 실행
하나 이상의 규칙을 수동으로 실행하려면 다음을 실행합니다.
- 동작 메뉴에서 규칙을 클릭합니다.
- 규칙 및 알림 관리 대화 상자에서 규칙 옆에 있는 확인란의 선택을 취소하여 규칙을 해제합니다.
- 지금 규칙 실행을 클릭합니다.
- 지금 규칙 실행 대화 상자의 실행할 규칙 선택에서 실행하려는 규칙 옆의 확인란을 선택합니다.
- 다음 폴더에서 실행 상자에서 찾아보기를 클릭한 다음 규칙을 적용할 폴더를 선택합니다.
- 규칙 적용 목록 상자에서 규칙을 적용할 메시지 범주를 클릭합니다.
예를 들어 폴더에서 읽지 않은 메시지에만 규칙을 적용할 수 있습니다.
- 지금 실행을 클릭합니다.
예외 항목
메시지에 추가 작업 플래그가 설정되어 있거나 메시지가 중요도 높음으로 표시되어 있는 경우처럼 특별한 상황에 대한 예외 항목을 규칙에 추가할 수 있습니다. 지정된 예외 항목이 하나라도 맞으면 메시지에 규칙이 적용되지 않습니다.
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서버 기반 규칙 및 클라이언트 전용 규칙
서버 기반 규칙 Microsoft Exchange 계정을 사용하는 경우 서버 기반 규칙을 만들 수 있습니다. 이러한 규칙은 Outlook이 실행되고 있지 않더라도 메일 서버의 사서함에 대해 실행됩니다. 서버 기반 규칙은 메시지가 받은 편지함에 처음 배달될 때 해당 메시지에 적용되어야 하며, 서버에서 규칙 실행을 완료할 수 있어야 합니다. 예를 들어 메시지를 인쇄하도록 지정하는 규칙은 서버에서 실행 완료할 수 없습니다. 서버에서 적용할 수 없는 규칙은 Outlook을 시작할 때 적용되며 클라이언트 전용 규칙이 됩니다.
클라이언트 전용 규칙 클라이언트 전용 규칙은 사용자 컴퓨터에서만 실행되는 규칙으로, 특정 메시지를 인쇄하도록 지정하는 규칙과 같이 서버에서 실행 완료할 수 없는 규칙입니다. 클라이언트 전용 규칙은 Outlook이 실행되고 있을 때만 실행할 수 있습니다.
규칙 목록에 두 종류의 규칙이 모두 포함되어 있을 경우에는 서버 기반 규칙이 먼저 적용된 다음 클라이언트 전용 규칙이 적용됩니다.
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다른 Outlook 항목에 규칙 적용
배달 확인, 응답 및 부재 중 알림
규칙을 적용하면 배달 확인, 읽음 확인, 응답 및 부재 중 알림은 메시지로 처리됩니다. 예를 들어 제목에 "모임"이라는 단어가 있는 항목 (항목: 다른 프로그램의 파일과 같이 Outlook에서 정보를 저장하는 기본 요소입니다. 항목에는 전자 메일 메시지, 약속, 연락처, 작업, 업무 일지 항목, 메모, 게시된 항목, 문서 등이 있습니다.)을 특정 폴더로 이동하는 규칙을 적용하면 제목에 "모임"이라는 단어가 있는 배달 확인, 응답 또는 부재 중 알림도 모두 함께 이동됩니다.
참고 규칙에 의해 받은 편지함의 응답을 다른 폴더로 이동하는 경우 응답 추적 기능이 영향을 받습니다. 응답 단추가 포함된 보낸 메시지를 열면 규칙에 의해 이동된 응답에 대한 기록이 추적 정보에 포함되지 않습니다. 수동으로 응답을 이동하거나 삭제하면 추적 기능에 영향을 주지 않습니다.
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모임 요청, 작업 요청 및 문서
규칙을 적용하면 모임 요청, 작업 요청 및 문서는 메시지로 처리됩니다. 예를 들어 제목 상자에 "모임"이라는 단어가 있는 항목 (항목: 다른 프로그램의 파일과 같이 Outlook에서 정보를 저장하는 기본 요소입니다. 항목에는 전자 메일 메시지, 약속, 연락처, 작업, 업무 일지 항목, 메모, 게시된 항목, 문서 등이 있습니다.)을 특정 폴더로 이동하는 규칙을 만들면 이 조건에 맞는 모든 작업 요청 또는 모임 요청도 함께 이동됩니다. 그러나 이러한 종류의 항목에 적용되는 규칙을 만들 때는 다음과 같은 제한 사항을 고려해야 합니다.
- 메일 폴더가 아닌 다른 폴더로 이동된 항목은 예상대로 작동하지 않을 수 있습니다. 예를 들어 메시지가 일정 폴더로 이동되면 새 약속이 만들어지지 않습니다.
- 규칙을 사용하여 모임이나 작업 응답을 지운 편지함 폴더로 이동하는 경우 원래 항목에서 응답이 추적되지 않습니다.
- 지운 편지함 폴더로 모임 요청이 자동으로 이동될 경우 일정에 해당 모임이 추가되지 않습니다.
- 보내는 메시지에 적용되는 규칙은 작업 요청과 모임 요청에 적용되지 않습니다.
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메일 그룹
메일 그룹이 포함된 규칙은 해당 규칙을 만드는 방법에 따라 다르게 동작할 수 있습니다.
- 메일 그룹에 보낸 메시지를 폴더로 이동 이 규칙은 Exchange 계정을 사용하는 경우에만 사용할 수 있습니다. 메일 그룹에 보낸 메시지만 지정한 폴더로 이동됩니다. 메일 그룹의 구성원이 보낸 메시지는 지정한 폴더로 이동되지 않습니다.
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조직 외부에 메시지 전달
Exchange 2010 계정을 사용하는 경우 규칙을 사용하여 조직 외부의 전자 메일 주소로 메시지를 전달할 수 없습니다. 이 설정은 회사 내부 정보가 외부로 유출되는 것을 방지하며 Exchange 관리자만 변경할 수 있습니다.
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