자동 보관을 사용하여 오래된 항목을 자동으로 이동 또는 삭제

Microsoft Outlook 사서함은 항목 (항목: 다른 프로그램의 파일과 같이 Outlook에서 정보를 저장하는 기본 요소입니다. 항목에는 전자 메일 메시지, 약속, 연락처, 작업, 업무 일지 항목, 메모, 게시된 항목, 문서 등이 있습니다.)을 만들고 받으면서 크기가 점점 커집니다. 사용 중인 사서함이나 메일 서버의 공간을 관리하기 위해 중요하지만 거의 사용하지 않는 오래된 항목을 보관 위치로 이동할 수 있습니다. 이 저장 프로세스는 자동 보관 기능을 사용하여 자동으로 수행되지만 대부분의 기본 설정을 사용자 지정할 수 있습니다.

 참고    Outlook 프로필에 계정을 대한 보관 명령 및 자동 보관 기능을 표시되지 않습니다. Exchange Server 계정을 포함하며 조직에서 Microsoft Exchange Server 온라인 보관함을 사용할 경우 Outlook 프로필의 계정에 대해 보관 명령 및 자동 보관 기능이 나타나지 않습니다. 네트워크 관리자가 이 기능을 사용하지 않도록 설정할 수도 있습니다.

 참고    사서함의 항목에는 조직의 보존 정책 또는 메시징 레코드 관리가 적용될 수 있습니다. Microsoft Exchange 계정에 적용할 경우 이러한 정책은 자동 보관 설정보다 우선합니다. 보존 정책과 함께 Microsoft Exchange 계정을 포함하는 모든 Outlook 프로필에서 자동 보관 기능이 제거됩니다.

자동 보관의 기본 설정 검토 또는 변경

자동 보관에서는 보관 기한이 지나 만료된 항목을 Outlook의 원래 위치에서 보관 파일 폴더로 이동합니다. 그러나 만료된 항목이 삭제되도록 사용자가 옵션을 설정할 수도 있습니다.

하나 이상의 자동 보관 설정을 변경하지 않거나 만료된 항목이 자동으로 삭제되도록 선택하지 않으면 항목은 해당 보관 위치에 저장됩니다. 만료된 항목을 삭제하도록 설정하면 해당 항목이 보관되지 않고 영구적으로 삭제됩니다. 항목이 보관 위치로 이동되기 전에만 자동으로 삭제될 수 있습니다. 이미 보관된 항목은 수동으로만 삭제할 수 있습니다.

표시Outlook 항목의 만료 시점에 대한 자세한 설명

메시지, 약속, 작업 등 여러 종류의 Outlook 항목에는 각기 다른 보관 기간이 적용됩니다. 사용자가 이러한 보관 기한 설정을 수동으로 변경하지 않을 경우 기본 보관 기한은 그대로 유지됩니다. Outlook 항목의 기본 보관 기간은 다음과 같습니다.

폴더 기간
받은 편지함 및 임시 보관함 6개월
보낸 편지함 및 지운 편지함 2개월
보낼 편지함 3개월
일정 6개월
작업 6개월
메모 6개월
업무 일지 6개월
연락처 기한 없음

 참고    받은 편지함, 일정, 작업, 메모 또는 업무 일지와 같은 유형의 항목을 포함하는 폴더를 만들면 동일하게 6개월의 보관 기간이 기본적으로 설정됩니다.

항목의 보관 기간 시작 지점은 항목 유형에 따라 다릅니다.

항목 유형 보관 기간 시작 시점
전자 메일 메시지 받은 날짜/시간 또는 마지막으로 메시지를 변경 및 저장한 날짜/시간 중 최근 날짜/시간
모임, 이벤트 또는 약속 항목을 마지막으로 변경 및 저장한 날짜 중 최근 날짜. 되풀이 항목은 자동 보관되지 않습니다.
작업 완료 날짜 또는 작업을 마지막으로 변경 및 저장한 시점. 완료로 표시되지 않은 작업은 자동 보관되지 않고, 다른 사용자에게 할당된 작업은 완료로 표시된 경우에만 보관됩니다.
참고 메모를 마지막으로 변경 및 저장한 시점
업무 일지 항목 업무 일지 항목이 작성된 날짜 또는 해당 항목을 마지막으로 변경 및 저장한 시점
연락처 연락처는 기본적으로 보관되지 않지만 사용자가 수동으로 연락처를 보관할 수는 있습니다.

Outlook을 처음으로 실행하면 자동 보관이 기본적으로 활성화되어 14일 간격으로 실행됩니다. 필요한 경우 사용자는 자동 보관의 실행 간격을 변경하고, 보관될 항목을 저장하는 데 사용되는 Outlook 데이터 파일(.pst)을 지정하고, Outlook 폴더의 항목이 보관되는 시점을 선택할 수 있습니다.

  1. 파일 탭을 클릭합니다.
  2. 옵션을 클릭합니다.
  3. 고급을 클릭합니다.
  4. 자동 보관에서 자동 보관 설정을 클릭합니다.
  5. 시작할 때 n일마다 자동 보관 확인란을 선택하고 자동 보관을 실행할 간격을 지정합니다.
  6. 원하는 다른 옵션을 선택합니다. 자동 보관 시 오래된 항목이 자동으로 삭제되도록 선택할 수 있습니다.

 참고 

  • 오래된 항목 이동 위치에 표시된 보관 파일을 변경하면 자동 보관이 실행될 때마다 변경된 새 파일이 사용됩니다.
  • 기본 폴더 옵션을 먼저 설정한 다음 개별 폴더 설정을 사용자 지정하십시오. 그렇지 않으면 사용자 의도와 다르게 기본 설정이 변경될 수 있습니다.
  • 자동 보관 설정에 대한 자세한 내용은 자동 보관 설정 설명을 참고하십시오.

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개별 폴더의 자동 보관 설정 변정

  1. 탐색 창 (탐색 창: 정보를 구성하는 데 사용되는 폴더에 대한 액세스를 제공하는 열입니다. 각 폴더를 클릭하면 해당 폴더의 항목이 표시됩니다. 또한 즐겨찾기 폴더 섹션과 메일, 일정, 작업 및 기타 보기 간에 전환할 수 있는 단추가 포함되어 있습니다.)의 폴더 목록에서 변경할 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 속성을 클릭합니다.
  2. 자동 보관 탭에서 원하는 옵션을 선택합니다.

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적용 대상:
Outlook 2010