SharePoint 사이트에서 파일 열기, 편집 및 업데이트

Microsoft Office Outlook 2007을 통해 SharePoint 사이트의 라이브러리에 연결하여 파일을 찾고 편집하고 검색할 수 있습니다. SharePoint 라이브러리를 Outlook에 연결하면 사무실이 아닌 곳에서도 사용자의 하드 디스크에 있는 파일을 사용할 수 있습니다.

 참고   이 문서에서 설명하는 기능은 Windows SharePoint Services 3.0 또는 Microsoft Office SharePoint Server 2007을 실행 중인 SharePoint 사이트에서 작동합니다. 서버에서 실행되고 있는 Microsoft SharePoint 제품 및 기술의 버전을 모를 경우 서버 관리자에게 문의하십시오.

이 문서의 내용


개요

정보를 관리하는 데 Outlook을 자주 사용하는 경우에는 웹 브라우저 대신 Office Outlook 2007에서 직접 SharePoint 라이브러리의 파일을 사용할 수 있습니다. 예를 들어 SharePoint 사이트에서 전자 메일에 회신하고 몇 가지 팀 지침을 참조해야 할 수 있습니다. SharePoint 라이브러리를 Outlook에 연결하면 전자 메일 메시지와 동일한 방식으로 Outlook 내에서 파일을 탐색하고 볼 수 있습니다.

Outlook의 SharePoint 라이브러리 문서

설명선 1 Outlook 2007에서는 여러 가지 방법으로 SharePoint 라이브러리 보기를 배열 및 정렬할 수 있습니다.
설명선 2 오프라인으로 파일을 사용할 경우 빨간색 화살표가 표시됩니다. 이 화살표를 클릭하면 파일을 수정한 날짜 등 파일 상태에 대한 자세한 정보를 볼 수 있습니다.

Outlook에서 파일을 편집하면 작업하는 동안 파일이 하드 디스크에 저장되므로 서버에서 작업할 때보다 작업 속도가 빠르다는 장점도 있습니다.

Outlook에서 파일을 사용하는 경우

Outlook에서 SharePoint 사이트의 파일을 사용하는 방식은 문서 라이브러리에 저장하는 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등의 일상적인 파일을 찾고 편집하는 데 가장 적합합니다. 그림 라이브러리와 같은 그 밖의 라이브러리 유형에서 파일을 찾아볼 수도 있습니다. 사용자 지정 목록을 작업하거나 데이터베이스 응용 프로그램을 업데이트하는 등의 보다 복잡한 데이터 작업은 SharePoint 사이트에서 직접 처리하는 것이 좋습니다. 또한 라이브러리의 설정 또는 구조를 변경하거나 새 라이브러리를 만들려면 SharePoint 사이트에서 직접 라이브러리에 액세스해야 합니다.

Office Outlook 2007에서는 여러 유형의 응용 프로그램에서 작성된 파일을 열 수 있습니다. 파일이 Windows SharePoint Services 3.0 또는 Office SharePoint Server 2007과 호환되면 파일을 편집하고 편집이 완료된 후 서버의 파일을 변경 내용으로 업데이트할 수도 있습니다. 호환되는 파일의 예로는 Microsoft Office Excel 2007 워크시트, Microsoft Office PowerPoint 2007 프레젠테이션, Microsoft Office Word 2007 문서 등을 들 수 있습니다.

비행 중에는 오프라인으로 파일 작업을 실행하고 사무실에 돌아오면 SharePoint 사이트의 버전을 업데이트할 수도 있습니다.

파일을 편집하고 저장할 때는 파일의 변경 내용이 서버에 자동으로 업데이트되지 않습니다. 따라서 작업하는 동안 컴퓨터를 서버에 연결할 필요가 없으므로 오프라인 파일을 보다 빠르게 작업할 수 있습니다. 파일을 닫으면 변경 내용을 서버에 업데이트할지 묻는 메시지가 표시됩니다. 특정 파일에서 변경한 내용만 업데이트되므로 Outlook에서 전체 라이브러리를 서버와 다시 동기화할 필요가 없습니다.

서버에 파일을 업데이트하기 전에 다른 사용자가 해당 파일을 변경한 경우에는 서버에 파일을 업데이트할 때 두 버전의 변경 내용을 병합할지 아니면 보관할 파일 버전을 지정할지 묻는 메시지가 표시됩니다. 다른 사용자가 파일을 변경하지 못하도록 하려면 파일을 작업하기 전에 체크 아웃하면 됩니다.

Outlook에서 파일이 표시되는 위치

SharePoint 라이브러리를 Office Outlook 2007에 연결하면 SharePoint 목록이라는 폴더에 라이브러리가 표시됩니다. 이 폴더에서 파일에 추가 작업 플래그를 지정하거나 파일을 분류하거나 동료에게 파일을 전달하는 등 Outlook에서 일반적으로 사용하는 추적 및 연락 기능을 사용할 수 있습니다. Outlook에서 적용하는 플래그 및 범주는 웹 브라우저를 통해 사이트에서 작업할 때는 사용할 수 없지만 Outlook에서 작업을 정리하는 데는 유용합니다.

Outlook에서 작업하는 동안 Outlook의 SharePoint 목록 폴더에 제공되는 검색 폴더를 사용하여 작업하고 있는 파일을 쉽게 찾을 수 있습니다. 검색 폴더는 실제로 항목이 저장되는 폴더가 아니라 다른 폴더에 저장된 항목을 빠르게 찾을 수 있는 보기 기능을 합니다.

받은 편지함의 메시지를 볼 때와 동일한 방식으로 라이브러리의 파일 제목을 보고 파일을 검색하고 열 수 있습니다. 라이브러리의 모든 폴더 구조가 Outlook에 표시됩니다. 이러한 파일은 받은 편지함에 추가되지 않고 하드 디스크의 개인 폴더 파일(.pst)에 저장되므로 받은 편지함의 크기가 늘어나지 않습니다.

단일 파일이나 폴더만 Outlook에서 작업하려는 경우 단일 파일이나 폴더만 다운로드할 수도 있습니다. 작업하려는 파일이 폴더에 있으면 해당 폴더 구조도 Outlook으로 다운로드됩니다. 그러나 특정 부서에서 만든 파일과 같이 필터링된 라이브러리 보기를 다운로드할 수는 없습니다.

Outlook에서 파일 미리 보기

Office Outlook 2007의 미리 보기 창에서 SharePoint 라이브러리에 저장된 여러 파일 형식을 미리 볼 수 있습니다. 마지막으로 편집한 날짜 등의 파일 상태에 대한 추가 정보는 파일 맨 위에 표시됩니다.

미리 보기 창에 표시된 SharePoint 라이브러리 파일에 대한 정보

 참고   라이브러리 크기가 큰 경우 관리자는 제목 및 일부 속성 등이 들어 있는 파일 헤더를 다운로드할지 아니면 파일 전체를 다운로드할지를 제어할 수 있습니다. 기본적으로 헤더만 다운로드되는 경우에는 필요할 때 개별 파일을 다운로드할 수 있습니다.

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Outlook에 SharePoint 라이브러리 연결

  1. 웹 브라우저에서 SharePoint 사이트의 라이브러리를 엽니다.

라이브러리를 찾을 수 없으면 사이트 콘텐츠 보기를 클릭하고 원하는 라이브러리 이름을 클릭합니다.

  1. 작업 메뉴 작업 메뉴 에서 Outlook에 연결을 클릭합니다.

공유 문서의 작업 메뉴

  1. Outlook에 라이브러리를 연결할지 묻는 메시지가 표시되면 를 클릭합니다.

Outlook에 SharePoint 목록이라는 새 폴더가 추가되고 이 폴더 목록에 해당 라이브러리가 추가됩니다.

추가한 라이브러리를 클릭하면 해당 라이브러리에 있는 파일이 전자 메일 메시지와 동일한 방식으로 표시됩니다. 파일을 열려면 두 번 클릭하고, 기타 옵션을 보려면 파일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

 참고 

  • 라이브러리에 폴더가 있는 경우 모든 폴더와 파일을 Outlook에 연결하려면 라이브러리를 최상위 수준으로 표시한 상태에서 Outlook에 연결해야 합니다. 라이브러리의 폴더를 확장하여 내용을 표시한 상태에서 연결하면 해당 폴더의 내용만 연결됩니다.
  • 한 폴더의 내용만 Outlook에 연결하려는 경우 두 가지 방법 중 하나를 사용할 수 있습니다. 원하는 파일이 들어 있는 폴더가 열려 있지 않으면 폴더를 가리키고 나타나는 화살표를 클릭한 후 Outlook에 연결을 클릭합니다. 연결할 폴더가 이미 열려 있으면 작업 메뉴의 Outlook에 연결을 클릭하고 라이브러리 연결 단계를 실행합니다.

 팁   Outlook에 라이브러리를 연결한 후에는 다른 팀 구성원에게 해당 라이브러리에 연결할 것을 권하는 공유 초대 메시지를 보낼 수 있습니다. Outlook에서 라이브러리 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 library name 공유를 클릭합니다. 이렇게 하면 라이브러리에 연결할 수 있는 링크와 명령이 포함된 전자 메일 메시지가 만들어집니다.

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Outlook으로 SharePoint 라이브러리 파일 다운로드

라이브러리 크기가 매우 큰 경우 Outlook에서는 사용자가 원하는 파일만 다운로드할 수 있도록 사용 가능한 파일 목록만 다운로드할 수도 있고, 처음에는 파일 목록만 다운로드한 후 일정 기간에 걸쳐 모든 파일을 다운로드할 수도 있습니다. 따라서 파일 목록을 보다 빠르게 확인할 수 있습니다. 관리자가 모든 파일이 자동으로 다운로드되지 않도록 지정할 수도 있습니다.

아직 다운로드하지 않은 파일은 메시지 목록의 다운로드 가능 그룹에 표시됩니다. 다음에 보내기/받기 명령을 사용할 때 파일을 다운로드하도록 지정할 수도 있고, SharePoint 사이트에 연결되어 있는 경우 파일을 즉시 다운로드할 수도 있습니다.

  1. 메시지 목록의 다운로드 가능 그룹에서 다운로드할 파일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

 팁   Ctrl 키를 누른 채로 각 파일 헤더를 클릭하면 한 번에 여러 개의 파일을 선택할 수 있습니다.

  1. 바로 가기 메뉴에서 문서를 다운로드하도록 표시를 클릭합니다.

 참고   아직 다운로드하지 않은 파일의 미리 보기에는 이 문서 다운로드 단추가 표시됩니다. 서버에 연결되어 있는 경우 이 단추를 클릭하면 문서를 즉시 다운로드할 수 있습니다.

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Outlook을 사용하여 SharePoint 라이브러리 파일 열기

Office Outlook 2007에서 파일을 열려면 먼저 라이브러리를 Outlook에 연결해야 합니다. 자세한 내용은 이 문서의 Outlook에 SharePoint 라이브러리 연결을 참고하십시오.

Outlook으로 파일을 다운로드한 후 오프라인에서 파일을 열고 작업할 수 있습니다. 파일이 사용 가능한지 확인하려면 파일의 사용 가능 여부별로 파일을 정렬하는 보기로 전환하십시오. 다운로드되지 않은 모든 파일은 다운로드 가능 그룹에 표시됩니다. Outlook에서 보기를 정렬하는 데 대한 일반적인 내용을 보려면 참고 항목 섹션에서 해당 링크를 찾으십시오.

  1. 탐색 창메일에서 SharePoint 목록 폴더를 확장하고 SharePoint 라이브러리 이름을 선택합니다.

SharePoint 목록 폴더가 표시되지 않으면 모든 메일 항목 옆의 화살표를 클릭하고 SharePoint 목록이 선택되어 있는지 확인합니다.

  1. 열려는 파일 이름을 두 번 클릭합니다. 파일의 출처를 확인하라는 메시지가 표시될 경우 파일을 여는 것이 안전하다고 생각되면 열기를 클릭합니다.
  2. 파일을 Outlook으로 다운로드한 후에 서버의 파일이 업데이트되었으면 최신 버전의 파일을 열지 여부를 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 하드 디스크에 저장된 버전을 열지 아니면 서버에 저장된 버전을 열지에 따라 아니요를 클릭합니다.
  3. 파일을 만드는 데 사용된 프로그램이 컴퓨터에 설치되어 있으면 해당 프로그램에서 파일이 열립니다.

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Outlook을 사용하여 SharePoint 라이브러리 파일 편집

Office Outlook 2007에서 파일을 편집하려면 먼저 라이브러리를 Outlook에 연결해야 합니다. 자세한 내용은 이 문서의 Outlook에 SharePoint 라이브러리 연결을 참고하십시오.

 팁   파일을 작업하는 동안 다른 사용자가 해당 파일을 변경하지 못하도록 하려면 먼저 SharePoint 사이트의 라이브러리에서 파일을 체크 아웃합니다. 파일을 열기 전에 체크 아웃하면 파일이 편집 모드에서 열리므로 즉시 변경 작업을 시작할 수 있습니다.

Outlook으로 파일을 다운로드한 후 오프라인에서 파일을 열고 작업할 수 있습니다. 파일이 사용 가능한지 확인하려면 파일의 사용 가능 여부별로 파일을 정렬하는 보기로 전환하십시오. 다운로드되지 않은 모든 파일은 다운로드 가능 그룹에 표시됩니다. Outlook에서 보기를 정렬하는 데 대한 일반적인 내용을 보려면 참고 항목 섹션에서 해당 링크를 찾으십시오.

  1. 탐색 창메일에서 SharePoint 목록 폴더를 확장하고 SharePoint 라이브러리 이름을 선택합니다.

SharePoint 목록 폴더가 표시되지 않으면 모든 메일 항목 옆의 화살표를 클릭하고 SharePoint 목록이 선택되어 있는지 확인합니다.

  1. 열려는 파일 이름을 두 번 클릭합니다. 파일의 출처를 확인하라는 메시지가 표시될 경우 파일을 여는 것이 안전하다고 생각되면 열기를 클릭합니다.
  2. 파일을 Outlook으로 다운로드한 후에 서버의 파일이 업데이트되었으면 최신 버전의 파일을 열지 여부를 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 하드 디스크에 저장된 버전을 열지 아니면 서버에 저장된 버전을 열지에 따라 아니요를 클릭합니다.
  3. 파일을 만드는 데 사용된 프로그램이 컴퓨터에 설치되어 있으면 해당 프로그램에서 파일이 열립니다.

Windows SharePoint Services 3.0과 호환되는 Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007 등의 프로그램에서 파일이 만들어진 경우 파일 위쪽에 메시지 표시줄이 표시됩니다. 메시지 표시줄은 파일 맨 위에 표시되는 파일 제목 표시줄과 도구 모음 아래에 표시됩니다. 메시지 표시줄에는 오프라인 서버 문서라는 텍스트와 오프라인으로 편집 단추가 표시됩니다.

  1. 오프라인으로 편집 단추를 클릭합니다.

하드 디스크의 SharePoint 임시 보관함 폴더나 해당 프로그램의 오프라인으로 편집 옵션에 대한 링크와 같이 오프라인 작업에 대한 정보를 제공하는 메시지가 표시될 수 있습니다.

  1. 파일을 원하는 대로 변경하고 일반적인 방식대로 저장합니다.
  2. 파일을 닫습니다.

서버에 연결되어 있는 상태에서 파일을 닫으면 서버에 변경 내용을 업데이트할 수 있게 해 주는 오프라인으로 편집 대화 상자가 나타납니다. SharePoint 사이트의 서버에 연결되어 있지 않으면 파일을 닫을 때 이 대화 상자가 나타나지 않지만 다시 연결한 후 파일을 다시 열면 이 대화 상자가 나타납니다.

  1. 서버에 파일을 업데이트하려면 업데이트를 클릭합니다.
  2. 파일이 체크 아웃되어 있으면 다른 사용자는 파일이 다시 체크 인될 때까지 서버에서 변경 내용을 볼 수 없습니다. 파일을 체크 아웃한 경우에는 파일을 체크 인하라는 메시지가 표시됩니다. 파일을 체크 인하려면 를 클릭합니다.

변경한 내용에 대한 설명이나 파일에 대한 기타 세부 사항과 같은 추가 정보를 입력하라는 메시지가 표시될 수 있습니다.

  1. 서버에 연결되지 않은 상태에서 파일을 작업한 경우에는 파일을 닫을 때 파일을 업데이트할지 묻는 메시지가 표시되지 않습니다. 이 경우 서버에 파일을 업데이트할 수 있는 상태가 되면 파일을 다시 열고 원하는 추가 변경 작업을 수행한 후 파일을 닫습니다. 오프라인으로 편집 대화 상자가 나타나면 업데이트를 클릭합니다.

 참고   파일을 체크 아웃하지 않고 작업한 경우 다른 사용자가 그 동안 서버의 파일을 업데이트했으면 서버 충돌 메시지가 나타납니다. 이 경우 지침에 따라 변경 내용을 조정하십시오.

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Outlook에서 SharePoint 파일 제거

라이브러리 크기가 큰 경우 Outlook 2007에 모든 파일이 표시되지 않도록 할 수 있습니다. Outlook에서 작업할 필요가 없는 개별 파일이나 폴더를 Outlook의 SharePoint 목록 폴더에서 제거할 수 있습니다. 이 경우 SharePoint 라이브러리의 파일은 삭제되지 않습니다.

  1. 탐색 창메일에 있는 SharePoint 목록 폴더에서 하나 이상의 파일을 제거할 라이브러리를 선택합니다.
  2. 메시지 목록에서 제거할 파일을 선택합니다.

여러 파일을 선택하려면 Ctrl 키를 누른 채로 각 파일 헤더를 클릭합니다. 모든 파일을 선택하려면 Ctrl+A를 누릅니다.

  1. 선택 항목을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 오프라인 복사본 제거를 클릭합니다.

이렇게 하면 제거한 파일 헤더가 다운로드된 문서 그룹에서 다운로드 가능 그룹으로 옮겨집니다. 해당 파일의 로컬 복사본이 제거되었으므로 제거한 파일의 헤더를 클릭해도 읽기 창에 미리 보기가 표시되지 않습니다.

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Outlook에서 SharePoint 라이브러리 제거

  1. 탐색 창메일에 있는 SharePoint 목록 폴더에서 제거할 라이브러리를 선택합니다.
  2. 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 바로 가기 메뉴에서 library name 삭제를 클릭합니다.
  3. 삭제를 확인하는 메시지가 표시되면 를 클릭합니다.

 참고   이 절차를 실행하면 Outlook에서만 라이브러리가 제거되고 SharePoint 사이트에서는 제거되지 않습니다.

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전자 메일을 보내 SharePoint 라이브러리에 파일 추가

SharePoint 사이트와 라이브러리가 전자 메일을 받을 수 있도록 설정되어 있으면 동료에게 전자 메일 메시지로 첨부 파일을 보낼 때와 비슷한 방법으로 파일을 전자 메일 메시지의 첨부 파일로 보내 라이브러리에 해당 파일을 추가할 수 있습니다. Outlook에 라이브러리를 연결할 필요는 없습니다.

라이브러리에 전자 메일을 보내려면 먼저 라이브러리가 전자 메일을 받을 수 있도록 설정되어 있는지 확인하고, 전자 메일을 받을 수 있도록 설정된 경우 해당 주소를 확인해야 합니다.

  1. 라이브러리의 전자 메일 주소를 확인하려면 다음 중 하나 이상을 실행합니다.
    • 주소록을 확인합니다. 주소록에 해당 전자 메일 주소가 없으면 라이브러리를 설정한 사용자에게 문의하여 전자 메일 주소를 확인할 수 있습니다. 그런 다음 나중에 쉽게 찾을 수 있도록 연락처 목록에 해당 주소를 추가할 수 있습니다.
    • SharePoint 사이트의 라이브러리 제목 바로 아래에 표시되는 라이브러리 설명을 확인합니다. 사이트 소유자가 라이브러리에 대한 설명에 해당 전자 메일 주소를 추가했을 수 있습니다.
    • 라이브러리 설정을 볼 수 있는 권한이 있으면 라이브러리의 전자 메일 설정을 봅니다.
      1. 브라우저에서 사이트에 연결하고 열려는 라이브러리 이름을 클릭합니다.

라이브러리 이름이 표시되지 않으면 사이트 콘텐츠 보기를 클릭한 다음 라이브러리 이름을 클릭합니다.

  1. 설정 메뉴 메뉴 모양 에서 열려는 라이브러리 유형의 설정을 클릭합니다.

예를 들어 문서 라이브러리의 경우 문서 라이브러리 설정을 클릭합니다.

  1. 라이브러리가 전자 메일을 받을 수 있도록 설정되어 있으면 목록 정보전자 메일 주소 옆에 해당 주소가 표시됩니다.
  1. Outlook에서 문서 또는 워크시트와 같은 파일을 전자 메일 메시지에 첨부합니다.
  2. 받는 사람 또는 참조 상자에 라이브러리 주소를 추가합니다. SharePoint 그룹에 라이브러리가 이미 포함되어 있으면 대신 SharePoint 그룹의 전자 메일 주소를 추가합니다.
  3. 보내기를 클릭합니다.

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적용 대상:
Outlook 2007