추가 작업이 필요한 전자 메일 메시지 추적

전자 메일 메시지에 플래그를 지정하면 보내는 메시지에 대한 응답을 추적하고 받은 메시지에 대한 추가 작업을 실행할 수 있습니다. 두 경우 모두 미리 알림을 포함할 수 있습니다.

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추가 작업이 필요한 전자 메일 메시지 추적

전자 메일 메시지에 플래그를 지정하면 메일을 관리하는 데 도움이 됩니다. 메시지에 플래그를 지정하면 전자 메일 메시지를 보낸 사람을 위한 할 일 항목 또는 전자 메일 메시지를 보낸 사람과 받는 사람 둘 다를 위한 할 일 항목이 만들어집니다. 예를 들어 특정 날짜까지 필요한 정보를 요청하는 전자 메일 메시지에 플래그를 지정할 수 있습니다. 받는 사람이 이 메시지를 받으면 플래그가 함께 표시되고 읽기 창의 정보 표시줄과 Outlook에서 해당 메시지를 열 때 메시지 위쪽에 특수 메시지가 나타납니다.

메시지를 보낸 사람을 위해 플래그를 지정하면 해당 메시지에 회신한 사람을 추적할 수 있습니다. 앞의 시나리오에서는 특정 날짜까지 정보를 요청하는 전자 메일 메시지에 플래그를 지정하여 보냈습니다. 이 메시지에 보낸 사람을 위한 플래그도 지정하면 회신 메시지가 도착할 때 알림을 받게 됩니다. Outlook에서는 플래그가 지정된 원본 메시지에 대한 회신을 자동으로 찾을 수도 있습니다.

플래그가 지정된 메시지가 할 일 모음, 작업, 일정의 일별 작업 목록에 나타납니다.

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받는 사람이 추가 작업을 실행할 수 있도록 보내는 메시지에 플래그 지정

보내려는 전자 메일 메시지에 대해 받는 사람으로부터 응답을 받아야 합니다. 플래그를 사용하여 해당 메시지와 함께 미리 알림을 보내면 받는 사람에게 메시지에 응답하라고 알려 줄 수 있습니다.

 팁   이 기능은 신중하게 사용해야 합니다. 받는 사람에 따라 Microsoft Outlook에 미리 알림이 추가되는 것을 원하지 않을 수도 있습니다.

  1. 새 전자 메일 메시지를 열고 메시지 탭의 옵션 그룹에서 추가 작업단추 모양 을 클릭합니다.
  2. 받는 사람 플래그를 클릭합니다.
  3. 받는 사람 플래그플래그 목록에서 플래그 유형을 클릭합니다.
  4. 기본적으로 작업에 미리 알림이 추가됩니다. 미리 알림 없이 플래그만 지정하려면 미리 알림 확인란의 선택을 취소하십시오.

확인을 클릭하면 선택한 옵션이 정보 표시줄에 나타납니다.

Outlook 정보 표시줄

 참고   플래그가 지정된 전자 메일 메시지를 받으면 해당 메시지가 자동으로 작업, 할 일 모음 또는 일별 작업 목록에 추가되지는 않습니다. 또한 미리 알림이 포함된 경우 해당 항목을 열고 미리 알림을 해제하지 않으면 지정된 시간에 미리 알림이 활성화됩니다.

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나중에 회신을 확인할 수 있도록 보내는 메시지에 플래그 지정

보내려는 전자 메일 메시지에 대해 받는 사람으로부터 응답을 받아야 할 경우가 있습니다. 받는 사람의 응답을 잊지 않고 확인하려면 다음을 실행하십시오.

  1. 새 전자 메일 메시지를 열고 메시지 탭의 옵션 그룹에서 추가 작업단추 모양 을 클릭합니다.
  2. 이 메시지에 대한 미리 알림을 표시할 시간을 나타냅니다.

기본적으로 다음과 같은 시작 날짜 및 기한 플래그와 미리 알림을 사용할 수 있습니다.

플래그 시작 날짜 기한 미리 알림
오늘 현재 날짜 현재 날짜 오늘 작업 시간 종료 한 시간 전
내일 현재 날짜 다음 날 현재 날짜 다음 날 현재 날짜의 시작 시간 + 작업일 하루
이번 주 현재 날짜 + 이틀(이번 주의 마지막 작업일 이전이어야 함) 이번 주의 마지막 작업일 현재 날짜의 시작 시간 + 작업일 이틀
다음 주 다음 주의 첫 번째 작업일 다음 주의 마지막 작업일 다음 주 첫 번째 작업일의 시작 시간
날짜 없음 날짜 없음 날짜 없음 현재 날짜
사용자 지정 현재 날짜 현재 날짜 현재 날짜

사용자 지정을 클릭하여 목록에 없는 시작 날짜기한을 지정할 수도 있습니다. 대화 상자를 닫으려면 확인을 클릭합니다.

선택한 옵션이 정보 표시줄에 나타납니다.

 참고   시작 날짜 및 기한을 지정하거나 미리 알림이 나타나는 시간을 변경하여 플래그를 세부적으로 사용자 지정하려면 메시지를 받는 사람과 보낸 사람 둘 다를 위한 플래그 지정 섹션의 단계를 실행하십시오. 보낸 사람을 위한 플래그만 사용자 지정하려면 받는 사람 플래그 확인란의 선택을 항상 취소할 수 있습니다.

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받는 사람이 추가 작업을 실행하고 나중에 사용자가 회신을 확인할 수 있도록 보내는 메시지에 플래그 지정

메시지를 보낸 사람과 받는 사람 둘 다를 위한 플래그를 동시에 지정하려면 다음을 실행합니다.

  1. 새 전자 메일 메시지를 열고 메시지 탭의 옵션 그룹에서 추가 작업단추 모양 을 클릭합니다.
  2. 받는 사람 플래그를 클릭합니다.

받는 사람 플래그미리 알림 확인란이 선택되어 있습니다. 미리 알림 없이 플래그만 지정하려면 미리 알림 확인란의 선택을 취소하십시오.

  1. 내 플래그 확인란을 선택하고, 원하는 경우 미리 알림 확인란도 선택합니다.
  2. 내 플래그의 경우 시작 날짜기한을 지정할 수 있습니다.
  3. 두 경우 모두 표시할 플래그 텍스트를 입력할 수 있습니다. 플래그 목록에 원하는 텍스트가 없으면 텍스트 상자에 새 항목을 입력한 다음 Enter 키를 누릅니다.
  4. 내 플래그미리 알림 확인란 또는 받는 사람 플래그가 선택되어 있으면 미리 알림을 활성화할 시간을 지정할 수 있습니다.
  5. 확인을 클릭합니다.

선택한 옵션이 정보 표시줄에 나타납니다.

Outlook 정보 표시줄

 참고   IMAP 전자 메일 계정을 사용하는 경우에는 플래그 텍스트를 변경하거나 시작 날짜 및 기한을 설정할 수 없습니다.

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플래그를 지정하여 보낸 메시지에 대한 응답 찾기

이 기능을 사용하려면 보낸 전자 메일 메시지를 저장해야 합니다. 기본적으로 보낸 메시지는 보낸 편지함 폴더에 저장됩니다. 받는 메일이 저장되는 기본 배달 위치가 Microsoft Exchange를 실행 중인 서버인 경우에는 보낸 항목을 수동으로 또는 자동 보관 기능을 통해 컴퓨터의 개인 폴더 파일(.pst) (개인 폴더 파일(.pst): 컴퓨터에 메시지 및 기타 항목을 저장하는 데이터 파일입니다. .pst 파일을 전자 메일 메시지의 기본 배달 위치로 지정할 수 있으며 .pst를 사용하여 항목을 구성하고 백업할 수 있습니다.)로 이동하지 않아야 합니다. 보낸 항목을 개인 폴더 파일로 이동하면 이 기능이 작동하지 않습니다.  

  1. 다음 중 하나를 실행합니다.
    • 보낸 편지함 폴더에서 원본 메시지를 엽니다.
    • 할 일 모음에서 플래그를 지정하여 보낸 메시지를 엽니다.
    • 원본 전자 메일 메시지의 응답 메시지를 열고 정보 표시줄을 클릭한 다음 플래그가 지정된 원본 메시지 열기를 클릭합니다.
  2. 정보 표시줄을 클릭한 다음 관련 메시지 찾기를 클릭합니다.

상세하게 찾기 대화 상자가 열리고 관련 전자 메일 메시지 검색이 시작됩니다.

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전자 메일 대화 추적 중단

언제든지 메시지에 대한 추적 플래그를 해제하도록 선택할 수 있습니다.

다음 중 하나를 실행합니다.

  • 전자 메일 메시지를 작성하고 플래그를 선택했지만 해당 플래그를 제거하려는 경우    
    1. 메시지 초안을 열고 메시지 탭의 옵션 그룹에서 추가 작업단추 모양 을 클릭합니다.
    2. 플래그 지우기를 클릭합니다.
  • 보낸 사람 또는 받는 사람을 위한 플래그를 지정하여 전자 메일 메시지를 보냈지만 해당 플래그를 제거하려는 경우    

다음 중 하나를 실행합니다.

  • 할 일 모음에서 플래그가 지정된 원본 전자 메일 메시지를 삭제합니다.

이렇게 하면 메일 폴더에서도 전자 메일 메시지가 삭제됩니다.

  • 해당 메시지를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 완료 표시 또는 플래그 지우기를 클릭합니다.

 참고   플래그를 제거하면 보낸 사람의 화면에 표시되는 내용에만 영향을 주므로 전자 메일 메시지를 받은 사람은 플래그를 볼 수 있습니다.

  • 플래그 미리 알림이 나타난 후 해당 플래그를 제거하려는 경우    
  • 미리 알림이 나타나면 미리 알림을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 완료 표시 또는 플래그 지우기를 클릭합니다.

표시완료 표시플래그 지우기의 차이점

완료 표시     항목에 추가 작업 플래그가 남아 있지만 취소선으로 표시됩니다. 할 일 모음 또는 작업 보기에서 완료 여부에 관계없이 모든 작업 및 할 일 항목이 표시되도록 구성되어 있으면 메일 폴더에서 메시지를 삭제할 때까지 해당 메시지가 계속 표시됩니다.

플래그 지우기     전자 메일 메시지에서 플래그가 제거되며 다음부터는 할 일 모음 및 작업 보기에서 해당 메시지에 대한 기록이 나타나지 않습니다.

완료된 항목의 기록을 유지하려면 완료 플래그를 사용합니다. 그러나 전자 메일 메시지를 삭제하면 해당 항목이 모든 Outlook 보기에서 완전히 사라집니다.

  • 플래그가 지정된 메시지에 대한 응답 전자 메일을 받은 후 해당 플래그를 제거하려는 경우    
  1. 읽기 창 또는 열린 메시지에서 정보 표시줄을 클릭한 다음 플래그가 지정된 원본 메시지 열기를 클릭합니다.
  2. 메시지 탭의 옵션 그룹에서 추가 작업단추 모양 을 클릭합니다.
  3. 플래그 지우기를 클릭합니다.

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받은 메시지에 플래그 지정

나중에 특정 작업 또는 추가 작업을 실행하기 위해 받은 전자 메일 메시지에 플래그를 지정할 수 있습니다. 받은 메시지에 플래그를 지정하려면 다음 중 하나를 실행합니다.

  1. 메시지 목록에서 기본 플래그로 플래그를 지정할 메시지 옆에 있는 플래그 열을 클릭합니다.

기본 플래그를 변경하지 않았으면 시작 날짜와 기한이 오늘 날짜로 설정되어 있습니다.

  1. 메시지 목록에서 메시지 옆에 있는 플래그 열을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.
  2. 작업의 기한을 선택합니다. 예를 들어 다음 주를 선택하면 시작 날짜가 다음 월요일로 지정되고 기한이 다음 금요일로 지정됩니다. 목록에 없는 시작 날짜와 기한을 지정하려면 사용자 지정을 클릭합니다.

확인을 클릭하면 선택한 옵션이 정보 표시줄에 나타납니다.

플래그가 지정된 메시지가 할 일 모음, 작업, 일정의 일별 작업 목록에 나타납니다.

기본적으로 다음과 같은 시작 날짜 및 기한 플래그와 미리 알림을 사용할 수 있습니다.

플래그 시작 날짜 기한 미리 알림
오늘 현재 날짜 현재 날짜 오늘 작업 시간 종료 한 시간 전
내일 현재 날짜 다음 날 현재 날짜 다음 날 현재 날짜의 시작 시간 + 작업일 하루
이번 주 현재 날짜 + 이틀(이번 주의 마지막 작업일 이전이어야 함) 이번 주의 마지막 작업일 현재 날짜의 시작 시간 + 작업일 이틀
다음 주 다음 주의 첫 번째 작업일 다음 주의 마지막 작업일 다음 주 첫 번째 작업일의 시작 시간
날짜 없음 날짜 없음 날짜 없음 현재 날짜
사용자 지정 현재 날짜 현재 날짜 현재 날짜

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적용 대상:
Outlook 2007