SharePoint Online 사이트로 문서 및 파일 이동

SharePoint Online for Office 365를 설정할 때 팀 사이트에 추가할 문서 및 파일이 있는 경우가 많습니다. 다음과 같은 여러 가지 방법으로 사이트에 다양한 종류의 콘텐츠를 추가할 수 있습니다.

이 문서의 내용


시작하기 전에

파일 이동을 시작하기 전에 Office 365에서 SharePoint Online의 저장소 공간 크기를 확인해야 합니다. 일반적으로 SharePoint Online 사이트 모음에 대한 저장 용량 한도는 10GB이며 사용이 허가된 각 최종 사용자당 500MB가 추가됩니다. 예를 들어 250명의 사용자가 있을 때 최대 저장소 용량은 135GB이며 여기에 비즈니스용 OneDrive에서 각 사용자에 대해 25GB가 추가됩니다. 원하는 경우 Office 365에서 추가 용량을 구입할 수도 있습니다. SharePoint Online의 저장소 한도에 대한 자세한 정보는 SharePoint Online: 소프트웨어 경계 및 제한 사항을 참고하세요.

 팁    Office 365에서 SharePoint Online(팀 사이트)의 저장 용량 한도는 Exchange Online(전자 메일 계정용) 저장 용량 한도와 다르다는 점에 유의해야 합니다. 사서함 저장 용량 한도에 대한 자세한 내용은 Exchange Online에 대한 Office 365 서비스 설명에서 받는 사람을 참고하세요.

다음 단계로 현재 갖고 있는 콘텐츠를 분석합니다. 여기에는 문서, 이미지, 양식 등이 포함됩니다.

 팁    파일 탐색기에서 기존 파일을 크기 및 날짜별로 검색합니다. 이는 최근에 사용되었거나 매우 큰 파일을 신속하게 파악하는 데 도움이 됩니다.

정기적으로 사용되는 콘텐츠의 분량과 모두 Office 365에 저장할지 여부를 고려하세요. 작은 집으로 이사할 때 새 집에 어울릴 것들을 결정하는 것과 같다고 생각하면 됩니다. 예를 들어 현재 조직에서 SharePoint Online용 Office 365 한도보다 큰 저장소를 사용하고 있다면 다음과 같은 내용을 결정해야 합니다.

  • 어떤 파일을 이동할 것인가?
  • 추가 저장소 공간을 구입할 것인가?
  • 사이트 확장에 대비한 공간을 마련할 계획인가? (대부분 해당)

조직이 크거나 복잡한 경우 전문가 상담을 고려해 보세요. Microsoft Pinpoint 소프트웨어 및 기술 서비스에서 신뢰할 수 있는 지원을 받아볼 수 있습니다. Pinpoint는 전 세계의 여러 회사가 공인 Microsoft 전문가 및 전문 서비스를 빠르고 쉽게 찾을 수 있는 방법입니다.

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폴더, 라이브러리, 하위 사이트 만들기

이동하려는 콘텐츠를 정한 후 구성 방법을 계획합니다. 팀 사이트의 문서 라이브러리에 파일을 업로드하여 시작할 수 있습니다. 특히 파일이 많아질 것으로 예상하는 경우 콘텐츠를 구성하는 것이 좋습니다. 콘텐츠 용량이 커지게 되면 해당 콘텐츠를 저장할 추가 문서 라이브러리, 양식 라이브러리, 그림 라이브러리를 만들 수 있습니다. 여러 종류의 문서 또는 프로젝트에 대해 하위 사이트를 만들 수도 있습니다.

사이트 콘텐츠의 구성 계획 방법에 대한 자세한 내용은 다음 문서 중 하나를 참고하세요.

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문서, 그림, 파일 업로드

Word 문서, PDF 파일, JPG 사진 등의 파일은 라이브러리 또는 라이브러리 내 폴더에 업로드합니다.

 참고    SharePoint Online 라이브러리에 업로드할 수 있는 단일 파일의 최대 크기는 현재 250MB입니다. 또한 한 번에 100개 이하의 파일까지만 업로드할 수 있습니다.

가장 좋은 방법은 파일의 수에 따라 달라집니다. 먼저 대상 라이브러리로 이동한 다음 아래 표를 사용하여 방법을 선택합니다.

파일 수 업로드 방법
단일 문서 새 문서 > 기존 파일 업로드를 선택한 다음 컴퓨터에서 파일을 찾습니다.
여러 문서 및 폴더 리본 메뉴의 라이브러리 탭에서 탐색기에서 열기 단추를 선택합니다. 그런 다음 파일 탐색기를 사용하여 파일을 끌어다 놓습니다.

자세한 내용은 라이브러리에서 파일 업로드, 만들기 또는 삭제를 참고하세요.

 참고    특정 파일 형식은 라이브러리에 업로드할 수 없습니다. 이러한 목록에 대해서는 목록이나 라이브러리에 추가할 수 없는 파일 형식 문서를 참고하세요.

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연락처, 일정, 스프레드시트용 SharePoint 목록 만들기 고려

모든 비즈니스에는 일정, 작업, 스프레드시트 등 여러 형식의 데이터가 있습니다. 이러한 유형의 데이터는 콘텐츠를 사이트 목록으로 이동하거나 변환할 수 있습니다. 예를 들어 비즈니스 연락처의 목록을 연락처 목록으로 변환할 수 있습니다. 뿐만 아니라 일정을 특수한 종류의 목록인 SharePoint 일정으로 변환할 수 있는 경우가 많습니다.

이제 Microsoft Excel 스프레드시트를 사용하여 정보를 추적하는 경우, 이러한 스프레드시트를 SharePoint Online에서 문서 라이브러리에 직접 업로드할 수 있습니다. 또는 스프레드시트를 SharePoint 목록으로 가져올 수 있습니다. 많은 사용자가 동시에 목록을 업데이트할 수 있으므로 SharePoint 목록을 통해 공동 작업이 더욱 원활해집니다. 원하는 정보를 정확하게 표시하기 위해 목록에 대해 여러 가지 보기를 만들 수 있습니다.

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일반 비즈니스 요구에 대한 SharePoint 솔루션 고려

콘텐츠를 이동하는 다른 방법은 기존 작업 관리가 더욱 용이한 SharePoint 솔루션을 사용하는 것입니다. 예를 들어 대부분의 조직에서는 직원들의 일상적인 업무 지식을 확보하여 공유하고자 합니다. 사이트의 위키가 이 같은 공유 방식에 제격일 수 있습니다.

다음 표에서는 비즈니스 프로세스 관리에 도움이 될 수 있는 SharePoint 기능을 설명합니다.

비즈니스 프로세스 설명
중요한 공지 사항을 팀 블로그와 공유

블로그는 동료에게 정보를 전달하는 유용한 도구 역할을 할 수 있습니다. 정보 공유를 위한 포럼을 만들려는 경우에는 블로그 설정을 고려하세요.

위키를 사용하여 팀 정보 공유 및 공동 작업

위키는 사용자가 직접 커뮤니티 정보를 만들고 유지하는 특별한 사이트입니다. 위키는 프로세스 정보나 업무에 중요한 일반 참조 정보를 수집 및 공유하는 데 유용한 도구가 될 수 있습니다.

리소스 일정을 SharePoint 그룹 일정으로 이동

그룹 일정은 회의실, 시청각 장비 등의 일반적인 리소스를 예약할 수 있는 좋은 방법입니다. 그룹 일정이 SharePoint Online 사이트에 있으므로, 팀의 모든 구성원이 SharePoint나 Outlook에서 쉽게 볼 수 있습니다.

데이터베이스 프로그램을 Access 앱으로 변환

Microsoft Access 2013을 사용하면 데이터베이스를 디자인 및 게시한 다음 팀 사이트에서 데이터베이스를 사용할 수 있도록 Access 앱을 만들 수 있습니다.

워크플로를 통해 비즈니스 프로세스 자동화

워크플로를 사용하면 비즈니스 프로세스의 주요 작업을 자동화하고 추적할 수 있습니다. 승인 프로세스 또는 의견 수집과 같은 작업에 매우 유용합니다.

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사이트 사용자의 콘텐츠 검색 지원

문서 및 파일을 팀 사이트로 이동한 후에는 다른 사이트 사용자에게 알려야 합니다. 사용자가 사이트에서 콘텐츠를 검색하는 데 사용할 수 있는 여러 방법을 제공할 수 있습니다.

다음 표에서는 검색에 사용할 수 있는 다양한 방법을 설명합니다.

방법 설명
검색을 사용하여 콘텐츠 찾기

SharePoint Online 사이트에서 콘텐츠를 찾는 가장 쉬운 방법은 검색 기능을 사용하는 것입니다.

콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있도록 목록 및 라이브러리의 보기 구성

보기에 표시되는 요소를 선택할 수 있습니다. 예를 들어 한 보기에서 제목과 만든 이를 표시할 수 있습니다. 다른 보기에서는 특정 날짜 이후에 추가된 항목만 표시 할 수도 있습니다.

사이트 탐색 사용자 지정

사이트 사용자가 콘텐츠를 보다 쉽게 찾을 수 있도록 팀 사이트에 대한 탐색을 사용자 지정할 수 있습니다.

오프라인 상태에서 온라인 콘텐츠 검색

오프라인일 때 비즈니스용 OneDrive 또는 Outlook을 사용하여 SharePoint Online 사이트의 콘텐츠를 검색할 수 있습니다.

콘텐츠 업데이트 추적

콘텐츠가 변경되면 자동으로 알림을 받도록 알림을 설정하거나 RSS 피드를 구독합니다.

사이트 사용자가 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있는 방법에 대한 자세한 내용은 계획 가이드 문서 팀 사이트의 콘텐츠 계획을 참고하세요.

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적용 대상:
SharePoint Online Enterprise(E1 및 E2), SharePoint Online Enterprise(E3 및 E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint 관리 센터