목록 또는 라이브러리에서 버전 관리를 사용하는 방법

목록 또는 라이브러리에서 버전 관리를 사용하도록 설정하면 목록의 항목과 라이브러리의 파일이 변경될 때마다 저장, 추적, 복원할 수 있습니다. 체크 아웃 등의 다른 설정과 함께 버전 관리를 사용하면 사이트에 게시되는 콘텐츠를 다양한 방식으로 제어할 수 있으며, 항목이나 파일의 이전 버전을 확인 또는 복원해야 하는 경우에 매우 편리합니다.

이 문서의 내용


버전 관리 개요

목록 관리 권한이 있는 사용자는 라이브러리에 대한 버전 관리를 설정 또는 해제할 수 있습니다. 버전 관리는 일정, 문제 추적 목록, 사용자 지정 목록 등의 모든 기본 목록 유형에 포함된 목록 항목에 대해 사용할 수 있습니다. 또한 웹 파트 페이지를 비롯하여 라이브러리에 저장할 수 있는 모든 파일 형식에 대해서도 버전 관리를 사용할 수 있습니다.

 참고    Office 365 고객의 경우 이제 새 비즈니스용 OneDrive 라이브러리를 만들면 버전 관리가 기본적으로 설정되고 문서의 마지막 10개 버전이 자동으로 저장됩니다. 따라서 중요한 문서나 데이터의 손실을 방지하는 데 도움이 됩니다. 비즈니스용 OneDrive 사이트 또는 팀 사이트에 버전 관리를 사용하도록 설정하지 않은 기존 라이브러리가 있는 경우 언제든지 버전 관리 기능을 설정할 수 있습니다.

버전 관리를 통해 다음을 수행할 수 있습니다.

  • 버전 기록 추적   버전 관리를 사용하는 경우 항목이나 파일을 변경한 시간 및 사용자를 확인할 수 있습니다. 또한 속성(파일 관련 정보)이 변경된 시간도 확인할 수 있습니다. 예를 들어 목록 항목의 기한이 변경되면 해당 정보가 버전 기록에 표시됩니다. 파일을 라이브러리로 체크 인한 사용자가 입력한 메모를 확인할 수도 있습니다.
  • 이전 버전 복원   현재 버전에서 잘못 작업했거나 현재 버전이 손상되었거나 이전 버전이 더 낫다고 판단되는 경우에는 현재 버전을 이전 버전으로 바꿀 수 있습니다. 그러면 복원된 버전이 새로운 현재 버전이 됩니다.
  • 이전 버전 보기   현재 버전을 덮어쓰지 않고도 이전 버전을 볼 수 있습니다. Word 또는 Excel 파일과 같은 Microsoft Office 문서에서 버전 기록을 보면 두 버전을 비교하여 차이를 확인할 수 있습니다.

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버전이 생성되는 시기

버전 관리를 사용하면 다음과 같은 경우에 버전이 생성됩니다.

  • 목록 항목이나 파일을 처음 만들거나 파일을 업로드하는 경우

 참고    파일 체크 아웃이 필요한 경우에는 파일을 체크 인하여 첫 번째 버전을 만들어야 합니다.

  • 기존 파일과 동일한 이름의 파일을 업로드하고 기존 파일에 새 버전 추가 확인란을 선택하는 경우
  • 목록 항목 또는 파일의 속성을 변경하는 경우
  • 파일을 열어서 편집하고 저장하는 경우. 버전은 처음으로 저장을 클릭할 때 만들어집니다. 현재 편집 세션 중에는 파일을 여러 번 저장해도 처음 만들어진 버전 번호가 유지됩니다. 파일을 닫았다가 다른 편집 세션에서 사용하기 위해 다시 열면 다른 버전이 만들어집니다.
  • 문서를 공동 작성하는 동안 다른 사용자가 문서 작업을 시작하거나 사용자가 저장을 클릭하여 변경 내용을 라이브러리에 업로드하는 경우. 공동 작성 중에 새 버전이 생성되는 기본 기간은 30분이지만 관리자가 이 설정을 변경할 수 있습니다.

한 시점에 파일의 현재 버전은 체크 아웃된 버전, 최신 부 버전(초안 버전), 최신 게시 버전(주 버전) 등 최대 3개까지 있을 수 있습니다. 다른 모든 버전은 기록 버전으로 간주됩니다. 일부 현재 버전은 보기 권한이 있는 사용자에게만 표시됩니다.

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주 버전 및 부 버전

라이브러리 파일의 주 버전과 부 버전을 모두 추적하는 조직도 있고 주 버전만 추적하는 조직도 있습니다. 주 버전은 5.0 등의 정수로 식별되고 부 버전은 5.1 등의 소수로 식별됩니다.

대부분의 조직에서는 파일을 작성 중일 때 부 버전을 사용하고, 특정 중요 시점에 도달했거나 파일을 대규모 대상 그룹에서 검토할 준비가 되면 주 버전을 사용합니다. 또한 대부분의 조직에서 초안 보안은 파일 소유자와 파일 승인 권한이 있는 사용자만 초안을 볼 수 있도록 설정됩니다. 즉, 주 버전을 게시할 때까지는 부 버전을 볼 수 없습니다.

목록에 주 버전은 사용할 수 있지만 부 버전은 사용할 수 없습니다. 목록 항목의 각 버전에는 정수로 번호가 매겨집니다. 조직에서 목록 항목 승인을 요구하는 경우에는 항목 승인 권한이 있는 사람이 승인할 때까지 항목이 보류 중 상태로 유지됩니다. 보류 중 상태의 항목을 초안이라고 하며, 소수로 번호가 매겨집니다.

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버전 번호 매기기

새 버전을 만들 때마다 버전 번호가 자동으로 추가됩니다. 주 버전을 사용하는 목록이나 라이브러리는 1.0, 2.0, 3.0과 같은 정수를 버전 번호로 사용합니다. 라이브러리에서는 관리자가 주 버전과 부 버전을 모두 관리할 수 있습니다. 부 버전을 추적하는 경우 부 버전의 버전 번호는 1.1, 1.2, 1.3과 같은 소수를 사용합니다. 부 버전 중 하나를 주 버전으로 게시하면 번호가 2.0이 됩니다. 그리고 후속 부 버전의 번호는 2.1, 2.2, 2.3 등으로 매겨집니다.

체크 아웃을 취소해도 버전 번호는 변경되지 않습니다. 즉, 최신 버전이 3.0이었다면 체크 아웃을 취소한 후에도 버전 번호가 3.0으로 유지됩니다.

삭제한 버전은 휴지통으로 옮겨지며 해당 번호도 함께 삭제됩니다. 버전 기록에는 나머지 버전 번호가 표시됩니다. 버전을 삭제해도 나머지 버전 번호가 변경되지는 않습니다. 예를 들어 문서의 부 버전 번호가 2.1 및 2.2인 경우 버전 2.1을 삭제하면 그 후에 생성되는 버전 기록에는 버전 2.0 및 2.2만 표시됩니다. 이 과정이 다음 그림에 나와 있습니다.

부 버전이 삭제된 버전 기록

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사용 가능한 버전 수의 제한

파일 버전의 개수 제한 여부는 조직별로 다릅니다. 파일의 최신 버전을 체크 인하고 나면 이전 버전이 없어질 수도 있습니다. 즉, 최신 버전인 26.0을 저장하자 버전 1.0이 더 이상 표시되지 않는다면 관리자가 파일의 주 버전을 25개만 허용하도록 라이브러리를 구성한 것입니다. 따라서 26번째버전을 추가하면 첫 번째 버전이 삭제되고 버전 2.0부터 26.0까지만 유지됩니다. 마찬가지로 27번째버전을 추가하면 버전 3.0부터 27.0까지만 유지됩니다.

또한 관리자는 설정된 최신 버전 수만큼만 부 버전을 보관하도록 제한할 수도 있습니다. 예를 들어 주 버전이 25개 허용되는 경우 관리자는 가장 최근의 5개 주 버전에 대해서만 부 버전 초안을 보관하도록 지정할 수 있습니다. 기본적으로 주 버전 간에는 부 버전이 512개까지 존재할 수 있습니다. 부 버전을 그 이상 저장하려고 하면 먼저 문서를 게시해야 한다는 오류 메시지가 표시됩니다. 사이트 관리자는 기본값을 변경하여 허용되는 부 버전의 수를 줄일 수 있습니다.

일반적으로는 버전 수를 제한하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 서버 공간을 절약하고 사용자에게 혼란을 주지 않을 수 있습니다. 단, 조직에서 법적 이유나 기타 사유로 모든 버전을 저장해야 한다면 제한을 적용하지 마세요.

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목록 및 라이브러리에서 버전 관리 설정, 구성, 사용

버전 관리는 라이브러리나 목록을 만들 때 자동으로 설정되지는 않으며, 목록 관리 권한이 있는 사용자가 버전 관리를 설정할 수 있습니다. 목록과 라이브러리는 사이트에서 사용 권한을 상속하므로 대부분의 경우 사이트 관리자가 곧 목록 관리 권한을 가진 사용자에 해당합니다. 사이트 소유자 또는 다른 목록/라이브러리 관리자는 버전 관리를 사용하도록 설정하는 것 외에도 콘텐츠 승인과 체크 아웃을 요구할지 여부 및 초안 항목을 볼 수 있는 사용자를 결정합니다. 이러한 각 결정 사항은 버전 관리 작동 방식에 영향을 줍니다. 예를 들어 라이브러리 관리자가 체크 아웃을 요구하도록 지정하는 경우 파일을 체크 인할 때만 버전 번호가 생성됩니다. 콘텐츠 승인이 필요한 경우에는 해당 권한이 있는 사람이 파일을 승인해야 주 버전 번호가 적용됩니다.

 중요    라이브러리에서 작업하는 사용자들이 문서를 공동 작성하려는 경우에는 라이브러리에서 체크 아웃을 요청하도록 구성하지 마세요. 필요한 문서가 체크 아웃되어 있으면 여러 사람이 공동 작성자로 작업할 수 없습니다.

목록 또는 라이브러리에 대해 버전 관리를 설정하는 방법에 대해 자세히 알아보려면 목록 또는 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성을 참고하세요. 이 문서의 뒷부분이나 참고 항목 섹션에서 관련 작업과 정보를 참고하세요.

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필수 콘텐츠 승인 과정에서 버전 관리를 사용하는 방법

라이브러리에서 버전 관리를 사용하는 경우 버전 관리를 설정하는 사용자가 주 버전과 부 버전을 모두 추적할지 여부와 부 버전을 볼 수 있는 사람을 결정합니다. 대부분의 경우에는 콘텐츠 승인이 필요하며 파일 소유자와 항목 승인 권한이 있는 사람만 부 버전을 볼 수 있습니다. 그러나 라이브러리에서 파일을 편집할 수 있거나 라이브러리에 대한 읽기 권한이 있는 모든 사람이 모든 버전을 볼 수 있는 라이브러리도 있습니다. 버전을 승인하고 나면 목록이나 라이브러리 읽기 권한이 있는 모든 사람이 해당 버전을 볼 수 있습니다.

목록에는 주 버전과 부 버전이 없지만, 보류 중 상태인 항목은 초안으로 간주됩니다. 대부분의 경우에는 항목을 만든 사람과 모든 권한 또는 디자인 권한이 있는 사람만 초안을 볼 수 있습니다. 이러한 사용자에게는 초안이 보류 중 상태로 표시되지만, 다른 사용자의 경우에는 버전 기록에 승인됨 상태인 최신 버전만 표시됩니다. 거부된 파일은 적절한 권한이 있는 사람이 삭제할 때까지 보류 중 상태로 유지됩니다.

 참고    일부 목록 및 라이브러리에서는 모든 사이트 사용자가 보류 중 버전과 승인됨 버전을 모두 볼 수 있도록 초안 보안이 구성됩니다.

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파일 체크 아웃과 함께 버전 관리를 사용하는 방법

버전 기록이 설정된 라이브러리에서 파일을 체크 아웃하면 해당 파일을 다시 체크 인할 때마다 새 버전이 만들어집니다. 그리고 주 버전 부 버전이 설정된 경우에는 체크 인 시에 체크 인할 버전 유형을 결정할 수 있습니다. 체크 아웃이 필요한 라이브러리에서는 체크 인할 때만 버전이 만들어집니다.

체크 아웃이 필요하지 않은 라이브러리에서는 파일을 연 후 처음으로 저장하면 새 버전이 만들어집니다. 이후에 파일을 저장할 때마다 첫 번째 저장 시 생성된 버전을 덮어씁니다. 응용 프로그램을 닫았다가 문서를 다시 열고 파일을 처음으로 저장해도 버전이 다시 생성됩니다. 따라서 버전 수가 빠르게 증가할 수 있습니다.

 중요    문서를 공동 작성하는 경우에는 다른 사람의 문서 작업을 금지할 이유가 없으면 문서를 체크 아웃하지 마세요.

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적용 대상:
Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business, Office 365 Small Business Premium, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise(E1 및 E2), SharePoint Online Enterprise(E3 및 E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard