사이트의 콘텐츠 계획

SharePoint Online의 콘텐츠 계획 담당자는 어디서 시작할지 또는 요구 사항을 충족하도록 사이트를 어떻게 사용자 지정해야 하는지 궁금할 수 있습니다. 이 문서에서는 사이트의 구조 및 콘텐츠 계획과 관련된 몇 가지 주요 고려 사항을 개략적으로 설명합니다. 또한 비즈니스 목표를 지원하는 데 필요한 콘텐츠 기능을 결정할 때에도 활용할 수 있습니다.

이 문서의 내용


사이트에 포함할 콘텐츠 종류 지정

사이트 소유자는 사이트에 포함할 콘텐츠에 대해 몇 가지 계획을 세우는 것이 좋습니다. 이 콘텐츠 계획 과정을 통해 다음 사항을 결정합니다.

  • 만들 콘텐츠 형식의 종류   . 콘텐츠 형식을 통해 특정 종류의 콘텐츠를 처리 및 추적하는 방법을 사용자 지정합니다.
  • 콘텐츠 형식과 연결할 메타데이터(사이트 열)의 종류   . 메타데이터는 콘텐츠를 설명하고 분류하는 데 도움이 되는 정보입니다.
  • 만들 용어 집합의 종류 및 콘텐츠 형식과 연결할 메타데이터 열   . 메타데이터 열을 사용하면 특정 종류의 콘텐츠가 항상 특정 방법으로 분류되도록 만들 수 있습니다.
  • 콘텐츠 형식에 대해 구성할 정보 관리 정책의 종류   . 정책은 콘텐츠 형식을 관리하는 방법(예: 콘텐츠 유지 시간)을 결정하는 데 도움이 됩니다.
  • 콘텐츠를 구성하기 위해 만들 목록 또는 라이브러리의 종류   . 라이브러리를 사용하여 문서 및 기타 파일을 저장할 수 있으며, 목록은 작업 또는 문제 추적에 유용할 수 있습니다.

조직에서 이러한 유형의 계획을 중앙 집중식으로 수행할 수도 있습니다(특히 콘텐츠 형식의 경우). 콘텐츠 계획에서 이루어진 의사 결정을 지원하려면 다양한 수준의 기능 구성이 필요할 수 있기 때문에, 대부분의 경우 SharePoint Online 관리자뿐만 아니라 사이트 모음 관리자와 긴밀하게 협력해야 합니다.

콘텐츠 형식을 정의해야 하는지 여부 확인

콘텐츠 형식을 정의하면 사이트 사용자가 목록 또는 라이브러리에서 새 항목 또는 새 문서 명령을 통해 특수한 콘텐츠 종류를 빠르게 만들 수 있습니다. 사이트 소유자는 콘텐츠 형식을 통해 사이트 전체에서 콘텐츠에 일관성이 있는지를 확인할 수 있으므로 유용합니다. 또한 콘텐츠 형식을 활용하면 단일 목록 또는 라이브러리에 여러 항목 유형 또는 문서 유형을 포함할 수 있습니다. 사이트 소유자는 사이트, 목록 또는 라이브러리의 콘텐츠 형식을 설정할 때 콘텐츠에 대한 구체적인 세부 정보를 미리 구성할 수 있습니다.

새 문서 메뉴의 드롭다운에 판매 계약 콘텐츠 형식이 표시됩니다.

사이트 소유자는 목록 항목, 문서 또는 폴더의 콘텐츠 형식을 정의할 수 있습니다. Office 365 Enterprise용 SharePoint Online에서 콘텐츠 형식 설정을 통해 다음을 지정할 수 있습니다.

  • 해당 형식의 항목에 할당할 열(메타데이터, 관리되는 메타데이터 열 포함)
  • 해당 콘텐츠 형식으로 사용할 사용자 지정 새 양식, 편집 양식 및 표시 양식
  • 해당 콘텐츠 형식의 항목에 사용할 수 있는 워크플로
  • 해당 콘텐츠 형식의 항목에 연결된 사용자 지정 솔루션 또는 기능
  • 해당 콘텐츠 형식의 항목에 연결된 정보 관리 정책
  • 호환되는 Microsoft Office 프로그램에서 해당 콘텐츠 형식의 항목에 대해 표시하는 문서 정보 창
  • 해당 형식(문서 콘텐츠 형식만 해당)의 새 항목에 사용할 문서 서식 파일

콘텐츠가 다음 조건에 해당하는 경우에는 일부 콘텐츠에 대해 콘텐츠 형식을 정의하면 유용합니다.

조건 콘텐츠 형식을 효율적으로 활용하는 방법
형식이나 용도가 표준화된 특정 유형의 문서가 있으며 이러한 문서를 조직 전체에서 일관성 있게 사용하려는 경우 사이트 모음의 최상위 사이트에서 이러한 유형의 문서에 대해 사이트 콘텐츠 형식을 구성하여 모든 하위 사이트에서 사용할 수 있도록 합니다. 그러면 조직의 모든 사용자가 이러한 문서를 일관성 있는 방식으로 작성하게 됩니다.
사용자들이 특정 종류의 문서에 대해 특정 서식 파일을 사용하도록 하려는 경우 해당 문서 서식 파일을 관련 콘텐츠 형식에 추가하여 해당 콘텐츠 형식을 사용해 새로 만드는 모든 문서에서 해당 서식 파일을 사용하도록 합니다.
특정 유형의 문서나 항목에 대해 추적하려는 표준 정보 집합이 있는 경우 콘텐츠 형식에 열을 추가하여 해당 정보를 추적합니다. 매우 중요한 정보의 경우에는 해당 열을 필수 열로 지정할 수 있습니다. 또한 콘텐츠 형식을 구성할 때 특정 열에 대해 기본값을 제공할 수도 있습니다.
특정 유형의 문서를 항상 처리 또는 검토하는 방법을 지정하는 비즈니스 프로세스가 정의되어 있는 경우 특정 콘텐츠 형식에 대한 워크플로 구성을 고려합니다. 워크플로를 사용하여 문서 검토, 승인 등의 비즈니스 프로세스를 관리할 수 있습니다.

콘텐츠 형식을 정의하려는 콘텐츠를 파악한 후에는 콘텐츠 형식을 정의하려는 위치를 고려해야 합니다. 사이트 모음의 최상위 사이트에서 사이트 콘텐츠 형식을 정의하는 경우에는 최상위 사이트의 모든 하위 사이트에 있는 목록 및 라이브러리에서 해당 콘텐츠 형식을 폭넓게 다시 사용할 수 있습니다. 개별 사이트 소유자가 자신의 사이트에 대해 사이트 콘텐츠 형식을 정의할 수도 있는데, 이러한 콘텐츠 형식은 해당 사이트 및 하위 사이트에 있는 목록과 라이브러리에서만 사용할 수 있습니다. 또한 특정 사이트를 콘텐츠 형식 게시용 허브로 지정하여 SharePoint Online 사이트 모음 전체에서 콘텐츠 형식을 공유할 수도 있습니다. 콘텐츠 형식을 게시하면 중앙 위치에서 콘텐츠 형식을 만들고 업데이트할 수 있으며 콘텐츠 형식을 구독하는 여러 사이트 모음에 업데이트를 적용할 수 있기 때문에 여러 사이트에서 콘텐츠와 메타데이터를 일관된 방식으로 관리할 수 있습니다.

콘텐츠 형식을 계획할 때는 콘텐츠 형식 정의 시 포함하려는 정보를 캡처하는 스프레드시트나 표를 만들면 유용할 수 있습니다. 예를 들어 먼저 아래의 표와 같은 기본적인 표를 만든 다음, 콘텐츠 형식을 사용할 팀이나 사이트 등 추적하면 유용한 추가 정보를 포함하도록 조정할 수 있습니다.

새 콘텐츠 형식 상위 콘텐츠 형식 문서 서식 파일 워크플로 정보 관리 정책
만들 콘텐츠 형식의 이름을 지정합니다. 콘텐츠 형식을 만들 상위 콘텐츠 형식을 지정합니다. 콘텐츠 형식에 추가할 새 열이나 기존 열을 나열합니다. 문서 서식 파일을 콘텐츠 형식과 연결할지 여부를 지정합니다. 워크플로를 콘텐츠 형식과 연결할지 여부를 지정합니다. 해당 콘텐츠 형식에 적용될 수 있는 정보 관리 정책을 지정합니다.

콘텐츠 형식 사용에 대한 자세한 내용은 콘텐츠 형식 만들기 또는 사용자 지정을 참고하세요.

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추가할 앱 유형

콘텐츠 형식에 대해 고려할 때 사이트에 저장할 기타 정보 종류나 조직의 사용자들이 사이트를 사용하여 관리하도록 할 작업의 종류를 함께 고려할 수 있습니다. 그러면 작업을 시작하기 위해 사이트에 추가할 수 있는 다양한 종류의 앱을 계획할 수 있습니다. 예를 들어, 문서를 저장할 위치를 알고 있는 경우에는 문서 라이브러리에 추가하면 됩니다. 중요한 날짜를 추적하려는 경우에는 달력을 추가하면 됩니다.

사용해야 하는 앱을 지금 모두 추가할 필요는 없습니다. 사이트 소유자는 시간이 지남에 따라 비즈니스 요구 사항이 바뀌면 새 앱을 추가하고 제거할 수 있습니다. 그러나 사이트에서 콘텐츠를 사용자 지정할 방법을 초기에 계획하면 사용자들이 사이트를 바로 사용할 수 있습니다.

SharePoint Online에는 문서 저장 및 관리, 프로젝트 관리 및 추적, 통신 등의 폭넓은 비즈니스 용도에 활용할 수 있는 기본 제공 앱이 포함되어 있습니다. 이 앱 유형의 여러 인스턴스를 사이트에 추가할 수 있습니다. SharePoint 스토어에서 타사 앱을 구입하여 사이트에 추가할 수도 있습니다.

자세한 내용은 사이트에 앱 추가SharePoint 스토어에서 앱 구입을 참고하세요.

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사용자가 콘텐츠를 찾고 액세스하는 방법 지정

어느 정도의 시간을 투자하여 사이트 사용자들이 SharePoint Online 사이트에서 콘텐츠를 찾고 사용하는 방법도 계획해야 합니다. 이러한 종류의 계획을 수행하면 팀 사이트 및 해당 하위 사이트에 대해 탐색 및 검색 모두를 구성하는 방법을 결정할 수 있습니다.

전역 탐색에 포함할 사이트 선택

탐색을 계획하려는 경우 사이트 계층 구조에 사이트 다이어그램을 만들면 유용합니다. 사이트를 계획하면서 다이어그램을 이미 만들어 놓은 경우 해당 다이어그램으로 시작하고 필요에 따라 수정할 수 있습니다. 팀 사이트의 모든 하위 사이트를 포함합니다. 팀 사이트 및 해당 하위 사이트에 있는 중요한 목록이나 라이브러리도 포함할 수 있습니다. 이렇게 하면 사이트 사용자가 최상위 사이트의 홈 페이지에서 탐색을 시작하는 경우 찾으려는 중요한 대상을 한 눈에 파악할 수 있습니다.

SharePoint 사이트에서 위쪽 링크 모음에는 전역 탐색이라는 기능이 제공됩니다. 이 위쪽 링크 모음은 사이트의 모든 페이지 위쪽(사이트 제목 아래)에 표시됩니다.

사이트의 상단 탐색

기본적으로 각 사이트에는 고유한 상단 탐색이 사용되지만, 모든 사이트에 탐색 환경을 일관성 있게 유지하기 위해 사이트가 상위 사이트의 상단 탐색을 상속하도록 할 수 있습니다. 상단 탐색에 표시되는 사이트를 구성할 수 있으며, 외부 리소스에 대한 링크를 사이트 탐색에 통합하려는 경우에는 원하는 다른 URL에 대한 링크를 포함할 수도 있습니다. 상단 탐색의 사용자 지정에 대한 자세한 내용은 팀 사이트의 탐색 사용자 지정을 참고하세요.

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사이트 모음에 하위 사이트가 많은 경우, 위쪽 링크 모음에 하위 사이트를 모두 표시하면 사이트 사용자의 탐색이 어려워지므로 일부만 표시할 수 있습니다. 이와 동시에 중요한 사이트나 콘텐츠는 검색하기 쉽도록 표시해야 합니다. 사이트 계층 구조 다이어그램을 사용하여 전역 탐색에 표시할 주요 사이트를 파악할 수 있습니다.

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사이트 내 탐색 방법 지정

위쪽 링크 모음 외에, 사이트에는 빠른 실행이라는 탐색 요소도 페이지의 왼쪽에 표시됩니다.

일반적으로 빠른 실행에는 현재 사이트와 관련된 링크가 표시됩니다. 빠른 실행을 사용하여 가장 중요한 콘텐츠를 강조 표시할 수 있습니다.

빠른 실행의 최근에 사용한 항목 링크에는 최근에 만든 페이지, 목록 및 라이브러리가 표시됩니다.

위쪽 링크 모음과 마찬가지로, 빠른 실행도 사용자 지정하여 사이트의 목록 및 라이브러리에 대한 링크를 추가하거나 제거할 수 있습니다. 또한 사용자 지정 제목으로 링크를 그룹화할 수도 있습니다. 모든 하위 사이트가 전역 탐색을 상속하도록 선택한 경우 사이트 소유자는 빠른 실행에서 탐색을 사용자 지정해야 합니다. 사용자가 사이트를 방문하면 기본적으로 빠른 실행을 통해 사이트 내의 콘텐츠를 찾기 때문입니다. 하위 사이트가 최상위 사이트의 전역 탐색을 상속하지 않도록 지정하는 경우에는 사용자가 하위 사이트의 위쪽 링크 모음과 빠른 실행을 둘 다 사용하여 하위 사이트 내의 콘텐츠를 찾을 수 있습니다.

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사용자가 목록 또는 라이브러리 내에서 탐색하는 방법 지정

SharePoint Online에서 제공하는 관리되는 메타데이터 기능을 사용하여 용어 집합을 만들려는 경우 사이트에서 콘텐츠 검색 가능성을 개선하기 위한 추가 옵션을 사용할 수 있습니다. 사이트 참가자는 용어 집합을 통해 콘텐츠에 관리되는 용어로 태그를 지정할 수 있습니다. 사용자가 큰 목록과 라이브러리에서 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있도록 메타데이터 탐색을 구성할 수 있습니다. 메타데이터 탐색을 구성하면 사용자가 탐색 계층 구조 트리 컨트롤을 사용하여 목록 및 라이브러리의 콘텐츠를 동적으로 필터링하고 찾아서 보기에 서로 다른 메타데이터 기반 필터를 적용할 수 있습니다. 주요 필터와 탐색 계층 구조를 함께 사용하면 표시되는 항목 목록을 구체화할 수 있습니다.

메타데이터 탐색 컨트롤

메타데이터 탐색 구성 또는 관리되는 메타데이터 사용에 대한 자세한 내용은 관리되는 메타데이터 소개를 참고하세요.

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검색 계획 시 고려 사항

SharePoint Online 관리자는 SharePoint 관리 센터의 검색 관리 페이지를 사용하여 사용자의 검색 환경을 사용자 지정할 수 있습니다. 사용자 지정에는 검색 스키마에서 검색 가능한 관리 속성 정의, 관련성을 높이기 위한 고품질 페이지 식별, 쿼리 규칙과 결과 원본 관리, 개별 결과 제거 등이 포함됩니다. 또한 사용 현황 및 검색에 대한 보고서를 확인하여 모든 변경 내용을 평가할 수도 있습니다.

검색 관리 페이지에서 변경하는 내용은 전체 SharePoint Online 환경(테넌트)에 대해 유효하지만 사이트 모음 수준과 사이트 수준에서 검색을 사용자 지정할 수도 있습니다.

검색에서 콘텐츠를 사용하는 방법

검색 서비스는 5분마다 SharePoint Online 콘텐츠를 크롤링하도록 예약됩니다. SharePoint Online 사이트에 항목을 추가하면, 일정 시간이 지난 후에 해당 항목이 인덱싱되어 검색 결과에 반환됩니다. 이 시간은 현재 사용자의 작업에 따라 달라집니다. 사이트 마이그레이션, 업그레이드, 유지 관리 등과 같은 작업의 경우 인덱싱 파이프라인에 대한 로드가 증가합니다. 새 콘텐츠 항목은 일반적으로 1시간 이내에 검색 결과에 표시됩니다.

검색 구성에 대한 자세한 내용은 SharePoint Online 검색 관리 개요를 참고하세요.

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사용자가 콘텐츠를 사용하여 수행해야 하는 작업 지정

콘텐츠 사용 시나리오에 대한 특정 질문을 콘텐츠 계획 프로세스에 통합하면 효율적입니다. 이러한 질문을 통해 특정 사이트, 목록 또는 라이브러리를 구성할 방법과 사이트 사용자가 콘텐츠와 함께 사용해야 하는 특정 기능을 파악할 수 있기 때문입니다.

또한 Office 365 비즈니스 에디션 소프트웨어 요구 사항을 검토하여 조직의 각 직원이 자신의 로컬 컴퓨터 구성을 기반으로 SharePoint Online 콘텐츠를 사용할 때 문제가 발생할지 여부를 예상할 수 있습니다.

확인할 질문 콘텐츠 구성을 위한 고려 사항
특정 종류의 문서 또는 목록 항목 버전을 추적해야 합니까?
  • 해당 목록 또는 라이브러리에 대해 버전 관리를 사용하도록 설정할 수 있습니다.
  • 해당 문서 또는 항목을 수정하기 전에 체크 아웃하도록 지정할 수 있습니다.
사이트 사용자가 특정 종류의 문서를 동시에 사용하거나 공동 작업을 할 수 있어야 합니까?
  • 공동 작업을 원활하게 수행할 수 있도록 관련 라이브러리에 대해 공동 작성 기능을 사용하도록 설정할 수 있습니다.
특정 종류의 콘텐츠를 광범위하게 액세스하려면 먼저 승인해야 합니까?
  • 라이브러리에 대해 콘텐츠 승인을 사용하도록 설정하거나 워크플로를 사용하여 승인을 관리할 수 있습니다.
특정 종류의 문서가 특정 비즈니스 프로세스 또는 휴먼 워크플로를 따릅니까?
  • 해당 문서에 적용되는 콘텐츠 형식 또는 해당 문서가 저장되는 라이브러리에 대해 워크플로를 만들거나 구성할 수 있습니다.
목록을 사용하여 프로세스를 진행하거나 관리할 예정입니까?
  • 문제점 처리 및 관리 등의 프로세스에 대해 목록 기반 워크플로를 만들거나 구성할 수 있습니다.
사이트에 일반 액세스를 제한해야 하는 중요한 콘텐츠를 포함할 예정입니까?
  • 중요한 콘텐츠를 저장하기 위한 고유한 사용 권한을 사용하여 구성되는 특정 사이트 또는 라이브러리를 만들 수 있습니다.
  • 중요한 콘텐츠를 저장할 목록 또는 라이브러리에 정보 권한 관리를 적용할 수 있습니다. 자세한 내용은 목록이나 라이브러리에 정보 권한 관리 적용을 참고하세요.
  • 중요한 콘텐츠를 포함할 사이트 모음의 외부 공유를 해제할 수 있습니다. 자세한 내용은 SharePoint Online 환경에 대한 외부 공유 관리를 참고하세요.
  • 콘텐츠에 대한 액세스를 최소한으로 제한해야 하는 경우에는 항목 수준 사용 권한을 사용할 수 있습니다.
  • 사용자별로 다른 콘텐츠를 표시하기 위해 대상 그룹 지정 기능을 사용할 수 있습니다.
  • 검색 인덱싱에서 특정 목록 또는 라이브러리를 제외해야 하는지 여부를 결정할 수 있습니다.
유지 기간 또는 만료 시기를 제어하는 등, 콘텐츠를 레코드로서 관리해야 합니까?
  • 레코드 센터를 만들거나 현재 위치 레코드 관리를 설정할 수 있습니다.
조직이 소송이나 조사와 관련하여 eDiscovery 문서를 생성해야 할 가능성이 있습니까?
  • 소송 및 조사용 콘텐츠를 관리하도록 eDiscovery 센터를 설정할 수 있습니다.
사용자들이 콘텐츠 변경 내용에 대한 업데이트를 받아야 합니까?
  • 주요 목록 및 라이브러리에 대해 RSS를 사용하도록 설정할 수 있습니다.
사용자들이 사이트에 Microsoft Access 데이터베이스를 게시할 예정입니까?
  • 사이트에 대해 Access Services를 적절하게 사용하도록 설정하고 구성해야 할 수 있습니다.
사용자들이 사이트에 Microsoft Excel 통합 문서를 게시할 예정입니까?
  • 사이트에 대해 Excel Services를 적절하게 사용하도록 설정하고 구성해야 할 수 있습니다.
사용자가 다양한 비디오, 이미지 또는 오디오 파일을 작업하고 이러한 파일에 대한 정보를 관리할 예정입니까?
  • 이미지, 오디오, 비디오 파일과 같은 리치 미디어 자산을 관리하는 데 유용한 특수 기능을 사용하도록 미리 구성되어 있는 자산 라이브러리 설정을 고려할 수 있습니다.
사용자들이 Microsoft Visio 다이어그램을 웹 드로잉으로 게시할 예정입니까?
  • 사이트에 대해 Visio Services를 적절하게 사용하도록 설정하고 구성해야 할 수 있습니다.
사용자들이 양식 기반 솔루션을 만들 예정입니까?

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전체 수명 주기 동안 콘텐츠를 관리하는 방법 지정

사이트의 콘텐츠를 계획할 때는 다음 사항을 검토하여 해당 콘텐츠의 수명 주기를 고려합니다.

  • 이 콘텐츠는 어떻게 만들 예정이며 만드는 이유는 무엇입니까? 예를 들어 공식 결과물을 지원하도록 콘텐츠를 만듭니까, 아니면 일상적인 작업 및 공동 작업 과정에서 콘텐츠를 만듭니까?
  • 사용자가 콘텐츠에 액세스해야 하는 기간은 어느 정도입니까?
  • 콘텐츠는 사용 중에 어느 정도로 크기가 증가하거나 변경됩니까?
  • 콘텐츠가 더 이상 필요하지 않은 시기는 언제입니까?
  • 더 이상 필요하지 않은 콘텐츠는 어떻게 처리해야 합니까?
  • 특정 종류의 콘텐츠를 사용 기간 이후까지 보관해야 하는 업무상 또는 규정상의 이유가 있습니까?

이러한 질문에 대한 대답을 파악하면 저장소를 계획 및 모니터링할 수 있을 뿐 아니라, 만료 정책 등의 전체 레코드 관리를 구현하는 데 필요한 사항을 계획하는 데도 도움이 됩니다.

자세한 내용은 레코드 저장 및 관리 방법 선택레코드 관리 구현을 참고하세요. 아울러, 사이트 폐쇄 정책도 참고하세요.

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Office 365 엔터프라이즈 에디션 및 중소기업 에디션용 SharePoint Online 계획 가이드로 돌아가기

 
 
적용 대상:
SharePoint Online Enterprise(E1 및 E2), SharePoint Online Enterprise(E3 및 E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint 관리 센터