문서 공동 작업 및 공동 작성

문서 공동 작업은 기업의 팀이 효율적으로 작업을 하는 데 필수적인 요소입니다. SharePoint와 Office를 함께 사용하면 워크플로 전체에서 사업 계획 라우팅, 스프레드시트 공동 작성 등의 다양한 문서 공동 작업 방식을 사용할 수 있습니다. 요구에 맞는 가장 적절한 항목을 선택하고 정보 근로자의 생산성을 개선하려면 문서 공동 작업을 수행하는 방식을 이해해야 합니다.

이제는 이전처럼 문서를 전자 메일에 첨부 파일로 포함해 전달하는 대신 새로운 방식으로 공동 작업을 할 수 있습니다. 즉, 더 이상 문서를 전달한 후에 버전 충돌, 변경 내용 수동 병합/조정, 각 사용자가 수행한 작업 추적, 최신 버전 찾기 등을 일일이 수행할 필요가 없습니다.

 참고    문서를 공동 작성하는 방법에 대한 자세한 내용은 Word, PowerPoint, OneNote, Office Online 의 도움말을 검색하세요. 문서 공동 작업 및 공동 작성이 가능하도록 SharePoint를 구성하는 방법에 대한 자세한 내용은 TechNet 웹 사이트를 참고하세요.

이 문서의 내용


문서 공동 작업 범위

문서 공동 작업이란 여러 작성자가 문서 또는 문서 모음에서 함께 작업하는 것입니다. 이들 작성자는 문서를 동시에 공동 작성하거나 구조적 워크플로의 일부분으로 사양을 검토할 수 있습니다. 문서 공동 작성이란 한 명 이상의 사용자와 동시에 문서에서 작업을 하는 것입니다. 다양한 문서 공동 작업 및 공동 작성 방법이 있으며, 이러한 방법을 사용하는 경우 작업이 진행되면서 문서 공동 작업 환경을 더 많이 구성 및 제어하게 됩니다. 적절한 문서 공동 작업 방법 및 제품을 결정할 때는 선택 가능한 범위에서 원하는 옵션을 찾으면 됩니다.

문서 공동 작업 범위

설명선 1  반정형 공동 작성: 여러 작성자가 문서에서 원하는 위치를 동시에 편집합니다. OneNote의 되풀이 회의록, 브레인스토밍 세션 및 참조 자료와 Excel용 팀 개발 재무 모델, 예산 및 자산 추적 목록을 예로 들 수 있습니다.
설명선 2  정형 공동 작성: 여러 작성자가 콘텐츠를 표시할 준비가 되었을 때 저장하여 제어된 방식으로 동시에 편집을 수행합니다. Word용 사업 계획, 회보 및 법률 브리핑 문서와 PowerPoint용 마케팅 및 회의 프레젠테이션을 예로 들 수 있습니다.
설명선 3  설명 및 검토: 기본 작성자가 워크플로에서 문서를 회람하여 편집 내용과 설명(계층 구조형 토론일 수 있음)을 요청하되 최종 문서 게시는 직접 제어합니다. 온라인 도움말, 백서, 사양 등을 예로 들 수 있습니다.
설명선 4  문서 집합: 검토, 승인 등의 일반 작업을 관리할 수 있도록 문서 집합 내의 개별 항목이나 전체 문서 집합에 대해 작성자가 워크플로를 시작합니다.

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Office 및 Office Online에서 공동 작성

다음 섹션에서는 Office 및 Office Online를 사용한 공동 작성 방법과 SharePoint 라이브러리 사용 시 파일을 효율적으로 유지 관리하는 방법에 대해 설명합니다.

공동 작성 제품 요약

다양한 Office 및 Office Online 제품에서 여러 작성자가 문서를 동시에 편집하는 기능을 제공합니다. 각 제품의 공동 작성 기능은 매우 비슷하지만, 서로 다른 공동 작업 방법과 적합한 시나리오를 지원하는 디자인상의 몇 가지 차이점이 있습니다. 다음 표에는 각 공동 작성 제품에 대한 내용이 요약되어 있습니다.

응용 프로그램 서버 요구 사항 일반 시나리오
Word SharePoint 기술 제안서, 계획, 비전 설명, 회의록, 회보, 보고서 등의 모든 문서
PowerPoint SharePoint 기술 교육, 회의, 사후 평가, 제품 개요, 안내서, 제품 상태 보고서 등의 모든 프레젠테이션
Excel Online SharePoint 기술 및 Office Online 팀 재무 모델링, 웹 페이지의 회사 간 제품 라인 업데이트, 실시간 거래 스프레드시트 추적기 등의 모든 스프레드시트
OneNote SharePoint 기술 되풀이 모임 회의록, 프로젝트 브레인스토밍("그룹 아이디어 회의"), 공유 조사 및 참조 자료, 공유 교육 과정 등의 모든 전자 필기장
OneNote Online SharePoint 기술 및 Office Online

공동 작성, 버전 관리, 체크 아웃 및 혼합 Office 환경

다음 섹션에서는 다른 사용자와 효율적으로 공동 작성을 수행하는 방법에 대해 설명합니다.

문서 공동 작성 및 체크 아웃

공동 작성 기능은 SharePoint 라이브러리의 문서 체크 인/체크 아웃 과정과 호환되지 않습니다. 문서 체크 아웃이란 독점적으로 문서에 쓴 후에 다른 사람이 문서의 변경 내용을 보거나 문서에 추가 작업을 수행하도록 다시 체크 인하는 과정입니다. 따라서 파일을 체크 아웃하면 다른 사람이 해당 문서를 공동 작성할 수 없습니다. 기본적으로 SharePoint 라이브러리에서는 파일을 체크 아웃할 필요가 없으며, 공동 작성 기능을 사용하려는 경우에는 체크 아웃을 사용하면 안 됩니다. 또한 공동 작성하려는 문서는 명시적으로 체크 아웃해서는 안 됩니다.

문서 공동 작성 및 버전 관리

버전 관리를 수행하면 사용자가 문서 버전을 저장하거나 편집 내용을 롤백하거나 프로젝트 중요 시점에 맞게 문서 상태 스냅숏을 만들 수 있습니다. SharePoint에서는 문서를 편집하는 동안 문서 변경 내용을 추적하고 이전 버전을 저장하며, 문서의 주 버전과 부 버전도 유지 관리할 수 있습니다. 여러 공동 작성자가 오랫동안 문서를 열어 둘 수 있으므로, 공동 작성된 문서에 대한 버전 관리는 특정 간격으로 수행되며 반드시 문서를 저장할 때 수행되는 것은 아닙니다. 기본적으로 SharePoint 라이브러리에서는 버전 관리가 사용되지 않습니다.

Word 및 PowerPoint 문서를 공동 작성할 때는 필요한 경우 다른 사용자가 적용한 변경 내용을 검색할 수 있도록 주 버전과 부 버전을 모두 관리하는 것이 좋습니다. 또한 버전 관리 기간에 따라 SharePoint에서 공동 작성 중인 문서의 새 버전을 만드는 빈도가 결정됩니다. 대부분의 환경에서는 기본값인 30분을 사용하면 되지만, 관리자는 이 값을 필요한 대로 조정할 수 있습니다. 이 기간을 더 짧게 설정하면 버전 캡처 및 변경 빈도가 높아지지만 서버 저장소가 더 많이 필요할 수 있습니다.

OneNote 전자 필기장이 포함된 라이브러리의 경우 부 버전을 관리하면 동기화 오류가 발생하여 변경 내용을 저장하지 못할 수도 있으므로 주 버전만 관리하는 것이 좋습니다. OneNote 전자 필기장이 자주 업데이트되는 경우에도 버전이 많이 만들어질 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 버전 수가 많아질 수 있으므로 사용자의 요구에 따라 최대 버전 수를 적절한 값으로 설정하여 보관되는 버전 수를 제한하는 것이 좋습니다. OneNote에서 전자 필기장 내에 보다 자세한 버전 정보를 저장하므로, 버전 관리 기간은 OneNote 전자 필기장에 영향을 주지 않습니다.

혼합 Office 버전 환경에서 문서 공동 작성

일부 조직에서 유지 관리하는 환경에서는 사용자가 Office 2007, Office 등 서로 다른 Microsoft Office 버전을 사용할 수 있습니다.

일부 조직에서 유지 관리하는 환경에서는 사용자가 Office 2007, Office 2010 등 서로 다른 Microsoft Office 버전을 사용할 수 있습니다.

Word 및 PowerPoint 2007 이하 버전을 통해 파일을 SharePoint 라이브러리로 업로드할 수는 있지만, 이러한 레거시 응용 프로그램을 통해 이러한 문서를 공동 작성할 수는 없습니다. 또한 Word 또는 PowerPoint OOXML 문서를 Word 또는 PowerPoint 2007에서 열면 SharePoint에서 문서를 잠그고 다른 Office 사용자들이 공동 작성 기능을 사용하여 해당 문서를 편집할 수 없도록 합니다. Word 또는 PowerPoint의 공동 작성 기능을 가장 효율적으로 활용하려면 모든 사용자가 Microsoft Office 2010 또는 2012를 사용하는 것이 좋습니다. Excel 통합 문서는 Excel 2010 또는 Excel 2012 Web App을 통해서만 공동 작성할 수 있습니다. Excel 2012 이하 클라이언트 응용 프로그램을 사용하는 경우에는 항상 서버 문서에 대한 단독 잠금이 설정되어 공동 작성이 차단됩니다.

문서 공동 작성 시의 문제

Word 문서 또는 PowerPoint 프레젠테이션을 공동 작성할 수 없는 경우에는 다음 중 한 가지가 원인일 수 있습니다.

  • 파일에서 IRM(정보 권한 관리) 또는 DRM(디지털 권한 관리)을 사용하는 경우
  • 파일이 체크 아웃된 경우
  • 파일이 암호화된 경우
  • 파일 형식이 지원되지 않는 경우. .docx 및 .pptx 파일 형식만 지원됩니다. 대부분의 경우에는 지원되지 않는 파일 형식을 지원되는 형식으로 저장할 수 있습니다.
  • 파일이 최종본으로 표시된 경우. 파일 소유자가 파일 편집이나 공동 작성 과정을 중지하기로 결정했으며 파일이 읽기 전용 상태인 경우입니다.
  • 자동 병합 사용 안 함 클라이언트 정책, 공동 작성 사용 안 함 서버 정책, 공동 작성 사용 안 함 클라이언트 정책 등의 특정 Microsoft Office 그룹 정책 설정으로 인해 공동 작성이 금지되는 경우
  • 파일에 ActiveX 컨트롤이 포함된 경우
  • 파일에 OLE 개체, SmartArt 그래픽, 차트, 잉크 개체 등 고유하게 식별할 수 없는 특정 개체가 포함된 경우
  • Word 문서가 하위 문서를 포함하는 마스터 문서를 사용하거나 HTML 프레임셋을 포함하거나 블로그로 게시된 경우
  • Word 문서에서 정확하게 결합하도록 난수 저장 확인란을 선택하지 않은 경우. 리본 메뉴에서 파일 탭, 옵션을 차례로 클릭하여 Word 옵션 대화 상자를 표시하고 보안 센터, 보안 센터 설정을 차례로 클릭하여 보안 센터 대화 상자를 표시한 다음 개인 정보 옵션을 클릭하고 문서 관련 설정 섹션에서 정확하게 결합하도록 난수 저장 확인란이 선택되어 있는지 확인합니다.

문서 공동 작업 범위 시나리오

다음 섹션에서는 각 공동 작성 제품, 이들 제품에서 지원하는 서로 다른 공동 작업 방법 및 적합한 시나리오에 대해 자세히 설명합니다.

반정형 공동 작성

반정형 방식의 공동 작성을 설명하는 데 가장 적합한 예는 일반적인 그룹 브레인스토밍 세션입니다. OneNote 또는 OneNote Online 중 하나를 사용하거나 둘을 함께 사용하면 여러 작성자가 브레인스토밍 세션 중 동시에 아이디어와 의견을 같은 전자 필기장에 빠르게 캡처할 수 있습니다. 이 전자 필기장은 "가상의 화이트보드"라고 생각하면 됩니다. 일반적인 브레인스토밍 세션과 마찬가지로 이 경우에도 전자 필기장 내용을 즉시 수정할 필요가 없으며, 생각나는 내용을 마음대로 적으면 됩니다. 모든 작성자가 콘텐츠를 동시에 추가하고 추가된 내용을 즉시 확인할 수 있습니다. 브레인스토밍 세션이 끝나면 캡처된 세션 레코드를 원하는 대로 정리할 수 있습니다. 다른 작성자와 추가 작업을 수행해야 하는 경우에는 각 콘텐츠 청크에 해당 별칭이 태그로 지정되며, 작성자별로 콘텐츠를 검색할 수도 있습니다.

OneNote에서 전자 필기장에 대해 공동 작업을 수행하는 또 다른 일반적인 경우로는 되풀이 모임 회의록, 빠른 프로젝트 진행을 위한 공유 조사, 교육 과정, 참조 자료 등이 있습니다.

Excel을 사용하여 데이터에 대해 계산 및 통계 비교를 실행하고, 피벗 테이블 보고서를 작성 및 사용하여 간단하고 유연한 레이아웃에 계층적 데이터를 표시하고, 전문적 모양의 차트/조건부 서식 아이콘/데이터 막대/색조/스파크라인 등을 사용하여 데이터를 눈에 띄게 강조하고, 데이터에 대해 가상 분석 작업을 수행할 수 있습니다.

Excel Online을 사용하면 이러한 대부분의 분석 작업을 다른 사용자와 동시에 수행할 수 있습니다. 다른 작성자들이 동시에 다른 워크시트와 워크시트 섹션에서 작업을 할 수도 있고 수식과 함수가 포함된 셀을 비롯하여 같은 셀을 편집할 수도 있습니다. 같은 셀을 편집한 경우에는 마지막으로 편집한 내용이 저장됩니다. 공동 작성 시 Excel Online을 사용하면 서로의 의견을 파악하고, 여러 수식 및 계산을 테스트하고, 결과를 비교하고, 서로의 실수를 잡아낼 수 있습니다.

정형 공동 작성

Word 문서 또는 PowerPoint 프레젠테이션을 SharePoint 라이브러리에 저장하면 두 명 이상의 사용자가 동시에 해당 문서나 프레젠테이션을 공동 작성할 수 있습니다. 예를 들어 같은 Word 문서에서 한 단락을 작업하는 동안 동료가 다른 단락을 작업할 수 있습니다. 또는 같은 프레젠테이션에서 한 슬라이드를 작업하는 동안 동료가 다른 슬라이드를 작업할 수도 있습니다. 공동 작성은 "자동으로 진행"되므로 공동 작성을 위해 특정 기능을 설정하거나 기억해 둘 필요가 없습니다. 또한 공동 작성 시에는 설명 추가, 변경 내용 추적, 문서 버전 등 Word 또는 PowerPoint에서 제공되는 사실상 모든 편집 및 서식 기능을 사용할 수 있습니다.

정형 공동 작성은 작성자가 적용한 변경 내용이 버퍼링된 다음 해당 변경 내용을 명시적으로 저장할 준비가 되면 해제되는 방식입니다. 일반적으로는 완성되지 않은 내용을 다른 작성자와 공유하거나 내용 작성 과정을 다른 작성자가 계속 방해하는 것을 원치 않을 것입니다. Word 및 PowerPoint에서 공동 작성하는 동안에는 문서나 프레젠테이션의 아이콘, 상태 표시줄 표시기 및 탐색 창을 통해 다른 작성자가 편집 중인 위치를 항상 확인할 수 있으며 다른 작성자들도 사용자가 편집 중인 위치를 확인할 수 있습니다.

즉, 정형 공동 작성이란 다른 작성자의 편집 위치는 알 수 있지만 각 작성자가 원하는 경우에만 변경 내용을 표시하는 방식입니다.

이러한 정형 공동 작성 프로세스를 사용하면 변경 내용을 실시간으로 쉽게 추적하고 필요에 따라 조정할 수 있으므로 충돌을 최소화할 수 있습니다. 컴퓨터에 Office Communicator가 설치되어 있으면 현재 상태 단추를 클릭하여 메신저 대화를 보내거나 전자 메일을 보내거나 동료에게 전화를 걸어 문제를 논의할 수 있습니다. 마지막으로, 계속해서 같은 SharePoint 위치에서 작업을 하기 때문에 공동 작업이 끝났을 때도 문서 라이브러리에서 최신 문서 버전을 쉽게 찾을 수 있습니다.

설명 및 검토

설명 및 검토는 보다 일반적인 문서 공동 작업 방식입니다. 이 방법을 사용하는 경우에는 단일 작성자가 동료나 관련 문제 전문가 등의 다른 작성자가 추가한 검토 내용 및 피드백을 확인해 적용합니다. 단, 편집 내용 통합과 최종 게시는 이 단일 작성자가 제어합니다.

문서 검토 프로세스의 세부 사항을 관리하는 시간을 줄이고 문서 작업 자체에 보다 많은 시간을 할당하려면 사이트에서 워크플로를 사용하여 문서 피드백을 수집합니다. 워크플로를 사용하면 문서 검토 등의 일반적인 비즈니스 프로세스에서 수행해야 하는 수동 작업을 관리 및 추적하여 이러한 프로세스를 조정하는 데 필요한 비용과 시간을 줄일 수 있습니다. 워크플로에서 작업을 할당하고, 미리 알림을 보내고, 참가를 추적하고, 일정 날짜를 적용하며, 전체 프로세스 레코드를 만들기 때문에 문서 검토 프로세스의 진행 상황을 관리하는 대신 작업을 수행하는 데 주력할 수 있습니다.

예를 들어 문서를 검토하도록 할 사람의 이름을 지정하는 워크플로 시작 양식을 작성하여 피드백 수집 워크플로를 시작할 수 있습니다. 검토자에게 특정 지침을 제공할 수 있으며, 워크플로 참가자가 검토를 완료하도록 할 날짜를 지정할 수 있습니다. 참가자는 워크플로가 진행되는 동안 워크플로 상태를 확인하거나 워크플로 상태 페이지에서 자신의 워크플로 작업을 완료한 참가자를 확인할 수 있습니다. 워크플로 소유자는 참가자들이 작업을 수행하는 방식(동시에/차례로)을 설정하고, 현재 작업을 업데이트하고, 검토자를 추가/업데이트하고, 결과물 기한을 지정하고, 모든 작업이 완료되면 최종적으로 워크플로를 완료로 표시할 수 있습니다.

기타 관련 항목:

목록 또는 라이브러리의 버전 관리 설정 및 구성
파일 체크 아웃이 필요하도록 라이브러리 설정

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적용 대상:
SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise(E1 및 E2), SharePoint Online Enterprise(E3 및 E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard