Excel 2007을 사용하여 작업 능률 향상

참조 카드

참고 항목

변경된 Microsoft® Office Excel® 2007의 특징

  • 이전에는 30여 개의 도구 모음을 필요할 때마다 표시해서 사용해야 했고 명령도 메뉴를 통해서만 사용할 수 있었지만 이제 필요한 도구와 명령이 한 곳에 일목요연하게 표시됩니다.
  • Excel 사용자는 일부 명령을 특히 자주 사용하는 경향이 있으므로 이러한 핵심 명령은 가장 사용하기 쉬운 위치에 배치되었습니다.

리본 메뉴 크기 줄이기

현재 선택된 탭을 두 번 클릭합니다. 리본 메뉴와 해당 명령이 임시로 숨겨집니다. 리본 메뉴와 해당 명령을 다시 표시하려면 아무 탭이나 한 번 클릭합니다. 리본 메뉴의 단추를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 리본 메뉴 최소화를 클릭하여 리본 메뉴를 숨길 수도 있습니다. 리본 메뉴를 다시 표시하려면 탭을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 리본 메뉴 최소화를 다시 클릭합니다.

파일 메뉴 변경 사항

Excel 2007에서는 파일 메뉴가 Microsoft Office 단추단추 모양 로 바뀌었습니다. 창의 왼쪽 위 모서리에 있는 이 단추를 클릭하면 이전에 통합 문서 열기, 저장 및 인쇄에 사용했던 것과 같은 기본 명령이 표시됩니다.

여기에는 R1C1 참조 스타일, 새 통합 문서에 포함할 시트 수, Enter 키를 누를 때의 커서 이동 방향 등을 제어하는 프로그램 설정도 있습니다.

메뉴의 아래쪽에 있는 Excel 옵션을 클릭한 다음 왼쪽 목록에서 원하는 범주를 클릭합니다.

이전 버전의 Excel에서는 도구 메뉴를 통해 옵션 대화 상자를 연 후에 옵션을 설정할 수 있었습니다. 이제 이러한 옵션은 대부분 Microsoft Office 단추를 통해 사용할 수 있으므로 기존 파일이나 새 파일에서 작업을 시작할 때 필요한 옵션을 보다 편리하게 찾아 사용할 수 있습니다.

페이지 레이아웃 보기

페이지 레이아웃 보기는 Excel 2007의 새로운 기능입니다. Microsoft Office Word의 인쇄 모양 보기를 사용해 본 적이 있다면 Excel의 이 새 보기에 익숙할 것입니다.

페이지 레이아웃 보기에서는 워크시트의 위쪽, 옆쪽 및 아래쪽에 페이지 여백이 표시되고 워크시트 사이에는 약간의 파란색 공백이 표시됩니다. 위쪽과 옆쪽에는 여백을 조정하는 데 사용할 수 있는 눈금자가 있습니다. 여백은 필요에 따라 표시하거나 숨길 수 있습니다.

페이지 레이아웃 보기에서는 머리글과 바닥글을 매우 쉽게 추가할 수 있습니다. 페이지의 위쪽과 아래쪽에 있는 머리글 및 바닥글 영역에 내용을 입력하면 머리글/바닥글 도구가 나타납니다.

     삽입 탭을 클릭한 다음 텍스트 그룹에서 머리글/바닥글을 클릭하여 머리글과 바닥글을 입력할 수도 있습니다. 머리글과 바닥글을 입력하기 위한 명령은 모두 자동으로 표시됩니다. 또는 페이지 레이아웃 탭의 페이지 설정 그룹에서 인쇄 제목을 클릭합니다. 그러면 페이지 설정 대화 상자가 나타납니다. 머리글/바닥글 탭을 클릭하고 이전 버전의 Excel과 동일한 방식으로 머리글과 바닥글을 입력합니다.

보기를 변경하려면 보기 탭을 클릭하고 통합 문서 보기 그룹에서 원하는 보기를 선택합니다. 또는 창의 오른쪽 아래에 있는 보기 도구 모음 보기 도구 모음 에서 단추를 클릭하여 보기를 선택합니다.

Excel이 열리는 페이지 보기를 변경하려면 Microsoft Office 단추단추 모양 를 클릭하고 이 메뉴의 아래쪽에 있는 Excel 옵션을 클릭한 다음 기본 설정을 선택합니다. 새 통합 문서 만들기새 시트의 기본 보기에서 옵션을 선택합니다.

화면 해상도에 따라 달라지는 모양

컴퓨터의 화면 해상도가 800 x 600과 같이 낮게 설정되어 있으면 리본 메뉴의 일부 그룹에서 명령이 모두 표시되지 않고 그룹 이름만 표시될 수 있습니다. 이 경우 명령을 표시하려면 그룹의 화살표를 클릭해야 합니다.

사용하는 해상도에 관계없이 Excel 창의 크기를 줄일 경우에도 특정 크기 이하가 되면 일부 그룹에 그룹 이름만 표시되므로 모든 명령을 표시하려면 그룹 단추의 화살표를 클릭해야 합니다.

화면이 작은 Tablet PC를 사용하는 경우에는 리본 메뉴의 탭 및 그룹이 작은 화면에 맞게 조정됩니다. 좀더 큰 화면을 사용하는 경우에는 리본 메뉴의 탭 및 그룹이 큰 화면에 맞게 조정됩니다.

도구 모음에 명령 추가

리본 메뉴에 바로 표시되지 않는 명령을 매일 사용하는 경우에는 리본 메뉴 위쪽에 표시되는 빠른 실행 도구 모음에 해당 명령을 손쉽게 추가할 수 있습니다.

예를 들어 자동 필터를 매일 사용하는 경우 매번 데이터 탭을 클릭하여 필터 명령에 액세스해야 하는 것이 번거로우면 빠른 실행 도구 모음에 필터 단추를 추가하면 됩니다.

간편한 사용자 지정    

빠른 실행 도구 모음은 다음과 같은 몇 가지 방법으로 사용자 지정할 수 있습니다.

  • 원하는 단추를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 빠른 실행 도구 모음에 추가를 클릭하여 빠른 실행 도구 모음에 해당 단추를 추가할 수 있습니다.
  • 어느 단추든지 마우스 오른쪽 단추로 클릭하면 나타나는 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 명령을 클릭합니다. 그런 다음 나타나는 대화 상자의 사용할 수 있는 명령 목록에서 원하는 명령을 선택합니다.
  • 빠른 실행 도구 모음을 리본 메뉴 아래의 별도의 줄로 이동하려면 도구 모음 끝의 화살표를 클릭하고 리본 메뉴 아래에 빠른 실행 도구 모음 표시를 클릭합니다. 빠른 실행 도구 모음을 리본 메뉴 위로 이동하려면 같은 방법으로 리본 메뉴 위에 빠른 실행 도구 모음 표시를 클릭합니다.

빠른 실행 도구 모음에서 단추 삭제

  1. 도구 모음의 단추를 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.
  2. 빠른 실행 도구 모음에서 제거를 클릭합니다.

새 바로 가기 키 사용

새 바로 가기 키에는 키 안내라는 새로운 기능이 있습니다. Alt 키를 누르면 키 안내 표시가 나타납니다. 리본 메뉴의 모든 탭, 빠른 실행 도구 모음 및 Microsoft Office 단추에 대한 키 안내가 표시됩니다.

표시할 탭에 대한 키를 누르면 해당 탭의 단추에 대한 키 설명 표시가 모두 나타납니다. 그런 다음 원하는 단추에 대한 키를 누릅니다.

Ctrl 키로 시작하는 이전 버전의 바로 가기 키는 모두 그대로 유지됩니다. 예를 들어 Ctrl+C를 사용하여 선택한 내용을 클립보드에 복사하고 Ctrl+V를 사용하여 클립보드의 내용을 붙여 넣을 수 있습니다.

참고     Alt 키로 시작하는 이전의 메뉴 바로 가기도 대부분 그대로 사용할 수 있습니다. 하지만 이제는 눌러야 하는 문자 키를 알려 주는 표시가 화면에 나타나지 않으므로 모든 바로 가기를 기억하고 있어야 합니다. 

이전 버전의 Office에서는 Alt+E를 눌러 편집 메뉴를 연 다음 메뉴의 명령 중 하나에 표시된 밑줄 문자를 눌렀습니다. 새 버전에서도 Alt 키를 누른 다음 E(편집), V(보기), I(삽입)와 같은 이전 메뉴 키 중 하나를 누를 수 있습니다. 하지만 이때 메뉴가 열리지는 않고 대신 Office 2007 선택키를 사용하고 있다는 메시지 상자가 나타납니다. 전체 키 시퀀스를 알고 있으면 해당 키 시퀀스로 명령을 실행할 수 있습니다. 키 시퀀스를 모를 경우에는 Esc 키를 누르고 키 안내 표시를 대신 사용해야 합니다.

Excel 2007을 사용하고 있지 않은 사람과 함께 작업하는 방법

Excel 2007에서는 Excel 95부터 Excel 2003까지의 버전에서 만들어진 파일을 열 수 있습니다.

  • 이전 버전에서 처음 만든 파일을 저장하면 다른 이름으로 저장 대화 상자의 자동 옵션에 따라 파일이 이전 버전으로 저장됩니다.
  • 파일을 이전 버전으로 저장하면 호환성 검사가 실행되어 이전 버전에서 호환되지 않는 2007 기능이 파일에 있는지를 알려 줍니다.

이전 버전에서 만든 Excel 파일을 열거나 2007에서 만든 파일을 이전 버전으로 저장하면 호환성 모드가 자동으로 설정됩니다.

예를 들어 Excel 2007 워크시트에 100,000개의 데이터 행(새 기능에서는 65,636개 이상의 행을 사용할 수 있음)이 들어 있으면 저장하기 전에 65,636개 이후의 행은 잘린다는 메시지가 표시됩니다. 이 경우 먼저 해당 데이터를 다른 워크시트에 전송할 수 있습니다. 물론 파일을 이전 버전으로 저장해야 할 것을 미리 알고 있을 경우에는 파일을 처음 만들 때부터 행과 열이 각각 65,636개와 256개를 넘지 않도록 하는 것이 좋습니다.

호환성 검사는 자동으로 실행됩니다. 통합 문서에 이전 버전과 호환되지 않는 기능이 있는지 궁금한 경우 호환성 검사를 수동으로 실행할 수도 있습니다. Microsoft Office 단추단추 모양 를 클릭하고 준비를 가리킨 다음 호환성 검사를 클릭합니다.

  • 이전 버전으로 저장하고 Excel 2007 기능도 모두 사용하려면 복사본을 만들어 2007 Excel 통합 문서로도 저장합니다.
  • 2000에서 2003 버전의 Excel과 최신 패치 및 서비스 팩을 사용하는 동료도 2007 파일을 사용할 수 있습니다. 문서를 클릭하면 이전 버전 프로그램에서 문서를 열 수 있게 해 주는 변환기를 다운로드할지 묻는 메시지가 표시됩니다.

파일 형식을 변경한 이유

새로운 2007 파일 형식을 사용하면서 Excel 기능이 향상되었습니다. 새 파일 형식은 XML(Extensible Markup Language)을 기반으로 하며 Office Open XML 형식을 포함합니다. 이는 Microsoft Office Word 2007, Excel 2007 및 PowerPoint® 2007의 새 기본 파일 형식입니다. 하지만 XML을 이해해야 할 필요는 없습니다. 새 XML 기반 형식은 다음과 같은 점에서 유용하다는 것만 기억하십시오.

  • 스크립트나 매크로가 들어 있는 파일을 별도의 형식으로 구분하여 원하지 않는 코드나 매크로를 쉽게 파악하고 차단할 수 있게 함으로써 문서의 보안을 강화합니다.
  • 문서의 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
  • 문서가 손상되는 위험을 줄일 수 있습니다.