Office 문서에서 숨겨진 데이터 및 개인 정보 제거

중요한 문서를 동료나 고객과 공유하기 전에 문서 내용을 미리 검토하거나 교정하여 문서의 내용이 모두 정확한지 그리고 다른 사람과 공유하지 않으려는 내용이 문서에 포함되어 있지 않은지 확인해야 합니다. Microsoft Office 문서의 전자 복사본을 공유하려면 문서 자체 또는 문서 속성(메타데이터 (메타데이터: 다른 데이터를 기술하는 데이터입니다. 예를 들면 문서의 단어는 데이터이고 단어 개수는 메타데이터의 한 예입니다.))에 숨겨진 데이터나 개인 정보가 저장되어 있는지 검토하는 것이 좋습니다. 숨겨진 정보에는 공개적으로 공유하지 않으려는 조직 또는 문서 자체에 대한 세부 정보가 포함될 수 있으므로 다른 사람과 문서를 공유하기 전에 경우에 따라 해당 정보를 제거할 필요가 있습니다.

이 문서에서는 Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 및 Microsoft Office PowerPoint 2007의 문서 검사 기능을 사용하여 Office 문서에서 숨겨진 데이터 및 개인 정보를 찾아서 제거하는 방법에 대해 설명합니다.

이 문서의 내용


Office 문서에 저장되는 숨겨진 데이터 및 개인 정보 유형

몇 가지 유형의 숨겨진 데이터 및 개인 정보를 Office 문서에 저장할 수 있습니다. 이 정보는 Office 프로그램에서 문서를 볼 때 직접적으로 표시되지 않을 수도 있지만 다른 사용자가 해당 정보를 보거나 검색할 수 있습니다.

다른 사용자와 공동으로 문서를 작성하고 편집할 수 있도록 Office 프로그램에서 파일에 추가하는 데이터와 사용자가 의도적으로 숨김 상태로 지정하는 정보 등이 숨겨진 정보에 해당합니다.

Office 문서에는 다음과 같은 유형의 숨겨진 데이터 및 개인 정보가 포함될 수 있습니다.

  • 메모, 변경 내용 표시, 버전 및 잉크 주석    다른 사용자와 공동으로 문서를 만든 경우 변경 내용 표시, 메모, 잉크 주석 또는 버전과 같은 항목이 문서에 포함될 수 있습니다. 다른 사용자는 이 정보를 통해 문서 작업에 참여한 사람의 이름, 검토자가 기록한 메모 및 문서의 변경 내용 등을 확인할 수 있습니다.
  • 문서 속성 및 개인 정보    문서 속성은 메타데이터 (메타데이터: 다른 데이터를 기술하는 데이터입니다. 예를 들면 문서의 단어는 데이터이고 단어 개수는 메타데이터의 한 예입니다.)라고도 하며 만든 이, 주제, 제목 등의 문서 정보를 포함합니다. 또한 최근에 문서를 저장한 사람의 이름 및 문서가 만들어진 날짜와 같이 Office 프로그램에서 자동으로 유지 관리하는 정보도 포함합니다. 특정 기능을 사용한 경우에는 전자 메일 머리글, 검토용으로 보내기 정보, 회람 쪽지, 프린터 경로 및 웹 페이지 게시용 파일 경로 정보와 같은 PII(개인 식별 정보) (PII(개인 식별 정보): 이름, 주소, 전자 메일 주소, 주민 등록 번호, IP 주소, 다른 프로그램의 PII와 관련된 고유 식별 정보 등 개인을 식별하는 데 사용될 수 있는 정보입니다.)도 추가로 문서에 포함될 수 있습니다.
  • 머리글, 바닥글, 워터마크    Word 문서와 Excel 통합 문서의 머리글과 바닥글에 정보가 포함될 수 있으며 Word 문서에 워터마크를 추가했을 수도 있습니다.
  • 숨겨진 텍스트    Word 문서에는 숨겨진 텍스트로 서식이 지정된 텍스트가 포함될 수 있습니다. 문서에 숨겨진 텍스트가 있는지 여부를 잘 모르면 문서 검사를 사용하여 검색할 수 있습니다.
  • 숨겨진 행, 열 및 워크시트    Excel 통합 문서에서 행, 열 및 전체 워크시트를 숨길 수 있습니다. 행, 열 또는 워크시트가 숨겨진 통합 문서의 복사본을 배포하면 다른 사용자가 이러한 행, 열 또는 워크시트의 숨기기를 취소하여 포함된 데이터를 볼 수 있습니다.
  • 보이지 않는 내용    PowerPoint 프레젠테이션과 Excel 통합 문서에는 보이지 않도록 서식이 지정된 개체가 포함될 수 있습니다.
  • 슬라이드 외부 내용    PowerPoint 프레젠테이션에는 슬라이드 영역 외부에 포함되어 프레젠테이션에서 바로 볼 수 없는 개체가 포함될 수 있습니다. 이러한 내용에는 텍스트 상자, 클립 아트, 그래픽, 표 등이 있습니다.
  • 프레젠테이션 노트    PowerPoint 프레젠테이션의 노트 구역에는 특히 프레젠테이션 발표자만 볼 수 있도록 작성된 노트와 같이 공개적으로 공유하지 않으려는 텍스트가 포함될 수 있습니다.
  • 문서 서버 속성    Microsoft Windows SharePoint Services 기반의 라이브러리나 문서 작업 영역 사이트와 같은 문서 관리 서버의 특정 위치에 저장된 문서에는 추가 문서 속성 또는 서버 위치와 관련된 정보가 포함될 수 있습니다.
  • 사용자 지정 XML 데이터    문서에는 해당 문서 자체에는 표시되지 않는 사용자 지정 XML 데이터가 포함될 수 있습니다. 문서 검사를 사용하여 이 XML 데이터를 찾아서 제거할 수 있습니다.

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문서 검사를 사용하여 찾아서 제거할 수 있는 정보

문서 검사에는 여러 유형의 숨겨진 데이터 및 개인 정보를 찾아서 제거할 수 있도록 다양한 검사기가 포함되어 있습니다. 이 중에서 일부 검사기는 특정 Office 프로그램에서만 사용할 수 있습니다. 문서 검사는 Office Word 2007, Office Excel 2007 및 Office PowerPoint 2007 등의 각 프로그램별로 숨겨진 데이터 및 개인 정보를 찾아서 제거할 수 있는 다양한 검사기를 표시합니다.

특정 Microsoft Office 프로그램에서 문서 검사를 사용하여 찾아서 제거할 수 있는 숨겨진 데이터 및 개인 정보 유형에 대한 자세한 내용을 보려면 아래 표를 참고하십시오.

 참고   조직에서 검사기 모듈을 추가하여 문서 검사를 사용자 지정한 경우에는 문서에 다른 유형의 정보가 있는지 확인할 수 있습니다.

Office Word 2007

검사기 이름 찾아서 제거할 있는 항목
메모, 수정 내용, 버전 및 주석
  • 메모
  • 변경 내용 표시
  • 문서 버전 정보
  • 잉크 주석
문서 속성 및 개인 정보
  • 문서 이름 속성 대화 상자의 요약, 통계사용자 지정 탭에 포함된 정보와 같은 문서 속성
  • 전자 메일 머리글
  • 회람 쪽지
  • 검토용으로 보내기 정보
  • 문서 서버 속성
  • 문서 관리 정책 정보
  • 콘텐츠 형식 정보
  • 데이터 바인딩된 필드의 데이터 바인딩 연결 정보(마지막 값이 텍스트로 변환됨)
  • 사용자 이름
  • 서식 파일 이름
머리글/바닥글
  • 문서 머리글에 포함된 정보
  • 문서 바닥글에 포함된 정보
  • 워터마크
숨겨진 텍스트
  • 숨김 상태로 서식이 지정된 텍스트(글꼴 대화 상자에서 글꼴 효과 지정)

 참고   흰색 배경에 흰색으로 표시된 텍스트와 같이 다른 방법으로 숨겨진 텍스트는 검색할 수 없습니다.

사용자 지정 XML 데이터
  • 문서에 저장될 수 있는 사용자 지정 XML 데이터

Office Excel 2007

검사기 이름 찾아서 제거할 있는 항목
메모 및 주석
  • 메모
  • 잉크 주석
문서 속성 및 개인 정보
  • 문서 이름 속성 대화 상자의 요약, 통계사용자 지정 탭에 포함된 정보와 같은 문서 속성
  • 전자 메일 머리글
  • 회람 쪽지
  • 검토용으로 보내기 정보
  • 문서 서버 속성
  • 문서 관리 정책 정보
  • 콘텐츠 형식 정보
  • 사용자 이름
  • 프린터 경로 정보
  • 시나리오 설명
  • 웹 페이지 게시용 파일 경로
  • 정의된 이름 및 테이블 이름에 대한 설명
  • 비활성화된 외부 데이터 연결
머리글/바닥글
  • 워크시트 머리글에 포함된 정보
  • 워크시트 바닥글에 포함된 정보
숨겨진 행 및 열
  • 숨겨진 행
  • 데이터가 포함된 숨겨진 열

 참고 

  • 통합 문서에서 데이터가 없는 숨겨진 열이 데이터가 있는 열 사이에 있으면 이러한 열도 검색되고 제거됩니다.
  • 통합 문서의 숨겨진 행 또는 열에 데이터가 있으면 이러한 행이나 열을 제거하여 통합 문서에서 계산 또는 수식 결과를 변경할 수 있습니다. 숨겨진 행 또는 열에 어떤 정보가 포함되어 있는지 잘 모를 경우에는 문서 검사를 닫고 숨겨진 행 또는 열의 숨기기를 취소한 다음, 내용을 검토하십시오.
  • 이 검사에서는 숨겨진 열에 있는 도형, 차트, 컨트롤, Microsoft ActiveX 개체 및 컨트롤, 그림 또는 SmartArt 그래픽은 검색하지 않습니다.
숨겨진 워크시트
  • 숨겨진 워크시트

 참고   통합 문서에 숨겨진 워크시트에 데이터가 포함되어 있으면 이러한 워크시트를 제거하여 통합 문서에서 계산 또는 수식 결과를 변경할 수 있습니다. 숨겨진 워크시트에 어떤 정보가 포함되어 있는지 잘 모를 경우에는 문서 검사를 닫고 숨겨진 워크시트의 숨기기를 취소한 다음, 내용을 검토하십시오.

사용자 지정 XML 데이터
  • 통합 문서에 저장될 수 있는 사용자 지정 XML 데이터
보이지 않는 내용
  • 보이지 않도록 서식이 지정된 개체

 참고   다른 개체에 가려진 개체는 검색할 수 없습니다.

Office PowerPoint 2007

검사기 이름 찾아서 제거할 있는 항목
메모 및 주석
  • 메모
  • 잉크 주석
문서 속성 및 개인 정보
  • 문서 이름 속성 대화 상자의 요약, 통계사용자 지정 탭에 포함된 정보와 같은 문서 속성
  • 전자 메일 머리글
  • 회람 쪽지
  • 검토용으로 보내기 정보
  • 문서 서버 속성
  • 문서 관리 정책 정보
  • 콘텐츠 형식 정보
  • 웹 페이지 게시용 파일 경로
보이지 않는 슬라이드 내부 내용
  • 보이지 않도록 서식이 지정된 개체

 참고   다른 개체에 가려진 개체는 검색할 수 없습니다.

슬라이드 외부 내용
  • 다음과 같이 슬라이드 영역 외부에 포함되어 프레젠테이션에서 바로 볼 수 없는 개체 또는 내용
    • 클립 아트
    • 텍스트 상자
    • 그래픽

 참고   문서 검사 기능은 애니메이션 효과가 적용된 슬라이드 외부 개체를 검색하거나 제거할 수 없습니다.

프레젠테이션 노트
  • 프레젠테이션의 노트 구역에 추가된 텍스트

 참고   문서 검사 기능은 프레젠테이션의 노트 구역에 추가된 그림을 제거할 수 없습니다.

사용자 지정 XML 데이터
  • 프레젠테이션에 저장될 수 있는 사용자 지정 XML 데이터

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Office 문서에서 숨겨진 데이터 및 개인 정보를 찾아서 제거하는 방법

문서 검사를 사용하면 Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 및 이전 버전의 Office 프로그램으로 만든 Office 문서에서 숨겨진 데이터 및 개인 정보를 찾아서 제거할 수 있습니다. 전자 메일에 첨부하는 것과 같이 Office 문서의 전자 복사본을 공유하기 전에 문서 검사를 사용하는 것이 좋습니다.

  1. 숨겨진 데이터 또는 개인 정보를 검사할 Office 문서를 엽니다.
  2. Microsoft Office 단추단추 모양 를 클릭하고 다른 이름으로 저장을 클릭한 다음, 파일 이름 상자에 이름을 입력하여 원본 문서의 복사본을 저장합니다.

 중요   문서 검사에서 제거한 데이터를 복원하지 못할 수도 있으므로 원본 문서의 복사본에 대해 문서 검사를 사용하는 것이 좋습니다.

  1. 원본 문서의 복사본을 연 후 Microsoft Office 단추단추 모양 를 클릭하고 준비를 가리킨 다음, 문서 검사를 클릭합니다.
  2. 문서 검사 대화 상자에서 검사할 숨겨진 내용 유형의 확인란을 선택합니다. 각 검사기에 대한 자세한 내용은 문서 검사를 사용하여 찾아서 제거할 수 있는 정보를 참고하십시오.
  3. 검사를 클릭합니다.
  4. 문서 검사 대화 상자에서 검사 결과를 검토합니다.
  5. 문서에서 제거할 숨겨진 내용 유형에 대한 검사 결과 옆에 있는 모두 제거를 클릭합니다.

 중요   

  • 숨겨진 내용을 문서에서 제거할 경우 실행 취소를 클릭하여 복원하지 못할 수도 있습니다.
  • 검토 탭의 공유 통합 문서 명령을 사용하여 공유 통합 문서로 저장된 Excel 통합 문서에서는 메모 및 주석, 문서 속성 및 개인 정보머리글/바닥글 검사를 사용할 수 없습니다. 공유 통합 문서에서는 여러 사용자가 같은 통합 문서에서 공동 작업을 하기 위해 개인 정보가 사용되기 때문입니다. 공유 통합 문서에서 이 정보를 제거하려면 통합 문서를 복사한 후 공유를 해제하면 됩니다. 통합 문서를 공유하지 않으려면 검토 탭에서 공유 통합 문서를 클릭합니다. 그런 다음 편집 탭에서 여러 사용자가 동시에 변경할 수 있으며 통합 문서 병합도 가능 확인란의 선택을 취소합니다.
  • OpenDocument 형식(.odt, .ods, .odp) 중 하나로 저장한 문서에서 숨겨진 데이터 및 개인 정보를 제거하려면 이러한 형식 중 하나로 문서를 저장할 때마다 문서 검사를 실행해야 합니다.

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적용 대상:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007