보고서 소개

데이터베이스를 사용할 때는 일반적으로 보고서를 통해 데이터를 보고, 데이터 서식을 지정하고, 데이터를 요약합니다. 예를 들어 목록 유형의 보고서를 만들어 모든 연락처의 전화 번호를 표시하거나, 요약 보고서를 만들어 여러 지역 및 기간에 걸친 회사의 판매액 총계를 계산할 수 있습니다.

이 문서에서는 Microsoft Access 2010의 보고서에 대해 간략히 설명하고 새로 추가되거나 변경된 보고서 기능에 대해 소개합니다. 또한 보고서를 만들고, 데이터를 정렬/그룹화/요약하고, 보고서를 미리 보고 인쇄하는 방법에 대해서도 설명합니다.

데이터베이스가 효율적으로 디자인된 테이블 구조 및 관계를 갖춘 경우에는 의미 있는 보고서를 더욱 쉽게 만들 수 있습니다. 데이터베이스 계획 및 디자인에 대한 소개를 보려면 데이터베이스 디자인의 기초 문서를 참고하십시오.

이 문서의 내용


개요

보고서는 데이터를 표시하고 요약하는 데 사용하는 데이터베이스 개체입니다. 보고서를 인쇄하거나 PDF 또는 XPS 파일로 변환하거나 다른 파일 형식으로 내보내는 방법을 통해 보고서의 데이터 스냅숏을 배포 또는 보관할 수 있습니다.

직원 보고서의 인쇄 미리 보기

보고서를 통해 개별 레코드의 세부 정보나 여러 레코드의 요약 정보 또는 두 가지 정보를 모두 얻을 수 있습니다. 또한 Access 보고서를 사용하여 우편물이나 다른 용도의 레이블을 만들 수도 있습니다.

데이터를 표시하지 않는 "언바운드" 보고서를 만들 수도 있지만, 이 문서에서는 보고서가 테이블이나 쿼리 등의 데이터 원본에 바인딩된다고 가정합니다.

클라이언트 보고서와 웹 보고서 비교

Access 2010에서는 Access Services를 실행하는 SharePoint 서버에 Access 데이터베이스를 게시하여 "웹 데이터베이스"를 만들 수 있는 새로운 기능을 제공합니다. 웹 데이터베이스를 만들면 SQL Server Reporting Services를 통해 브라우저에 Access 보고서가 렌더링됩니다. 이와 같이 변환하는 경우, 브라우저에서 렌더링하려는 보고서에서 사용할 수 있는 기능이 다소 제한됩니다. 그러나 브라우저에서 보고서를 렌더링해도 Access 보고서 디자이너에서 제공하는 모든 기능 집합을 사용할 수 있습니다.

보고서의 요소

Access에서 보고서의 디자인은 구역으로 구분됩니다. 클라이언트 데이터베이스에서는 디자인 보기에서 보고서를 보면 해당 구역을 확인할 수 있습니다. 레이아웃 보기에도 디자인 보기만큼 명확하지는 않지만 구역이 존재하며, 형식 탭의 선택 영역 그룹에 있는 드롭다운 목록을 통해 구역을 선택할 수 있습니다. 유용한 보고서를 만들려면 각 구역의 작동 방식을 이해해야 합니다. 예를 들어 계산 컨트롤을 배치하도록 선택하는 구역에 따라 Access에서 결과를 계산하는 방법이 결정됩니다. 다음 목록에 구역의 유형과 해당 용도가 나와 있습니다.

  • 보고서 머리글   이 구역은 보고서 첫 부분에 한 번만 표시됩니다. 보고서 머리글에는 로고, 제목, 날짜 등 보통 표지에 표시되는 정보를 포함합니다. 보고서 머리글에 Sum 집계 함수를 사용하는 계산 컨트롤을 배치하는 경우에는 전체 보고서에 대해 합계가 계산됩니다. 보고서 머리글은 페이지 머리글보다 먼저 표시됩니다.
  • 페이지 머리글   이 구역은 모든 페이지의 맨 위에 표시됩니다. 예를 들어 모든 페이지에 보고서 제목을 반복 표시하려면 페이지 머리글을 사용합니다.
  • 그룹 머리글   이 구역은 각각의 새 레코드 그룹 첫 부분에 표시됩니다. 그룹 이름을 표시하려면 그룹 머리글을 사용합니다. 예를 들어 제품별로 그룹화되는 보고서에서 그룹 머리글을 사용하여 제품 이름을 표시합니다. 그룹 머리글에 Sum 집계 함수를 사용하는 계산 컨트롤을 배치하는 경우에는 현재 그룹에 대한 합계가 계산됩니다. 추가한 그룹 수준 개수에 따라 한 보고서에 여러 그룹 머리글 구역을 포함할 수 있습니다. 그룹 머리글 및 바닥글 만들기에 대한 자세한 내용은 그룹, 정렬 또는 요약 추가 섹션을 참고하십시오.
  • 본문   이 구역은 레코드 원본의 모든 행마다 한 번씩 표시됩니다. 보고서의 본문을 구성하는 컨트롤을 여기에 놓습니다.
  • 그룹 바닥글   이 구역은 각 레코드 그룹 끝 부분에 표시됩니다. 그룹에 대한 요약 정보를 표시하려면 그룹 바닥글을 사용합니다. 추가한 그룹 수준 개수에 따라 한 보고서에 여러 그룹 바닥글 구역을 포함할 수 있습니다.
  • 페이지 바닥글   이 구역은 모든 페이지의 맨 끝에 표시됩니다. 페이지 번호 또는 페이지별 정보를 표시하려면 페이지 바닥글을 사용합니다.
  • 보고서 바닥글   이 구역은 보고서 끝에 한 번만 표시됩니다. 보고서 바닥글을 사용하여 보고서 전체에 대한 합계 또는 기타 요약 정보를 표시할 수 있습니다.

 참고    디자인 보기에서는 보고서 바닥글이 페이지 바닥글 아래에 표시됩니다. 그러나 다른 모든 보기(예: 레이아웃 보기)에서 또는 보고서를 인쇄하거나 미리 보는 경우에는 보고서 바닥글이 페이지 바닥글 '위', 즉 마지막 페이지의 본문 줄 또는 마지막 그룹 바닥글 바로 다음에 표시됩니다.

맨 위로 이동 맨 위로 이동

새로운 기능

Access 2010에서 보고서를 만드는 작업은 Access 2007에서 보고서를 만드는 과정과 매우 비슷하지만 Access 2010에서는 보고서와 관련된 몇 가지 새로운 기능을 제공합니다.

  • 공유 이미지 갤러리   Access 2010에서는 이미지를 데이터베이스에 첨부한 다음 여러 개체에서 해당 이미지를 사용할 수 있습니다. 단일 이미지를 업데이트하면 전체 데이터베이스에서 해당 이미지가 사용되는 모든 위치의 이미지가 업데이트됩니다.
  • Office 테마   Access 2010에서는 표준 Microsoft Office 테마를 사용하여 전문적으로 디자인된 글꼴 및 색 집합을 모든 Access 폼 및 보고서에 동시에 적용할 수 있습니다.
  • 보다 강력한 조건부 서식   Access 2010에는 보고서의 데이터를 강조 표시할 수 있는 보다 강력한 도구가 포함되어 있습니다. 각 컨트롤 또는 컨트롤 그룹에 대해 조건부 서식 규칙을 50개까지 추가할 수 있으며, 클라이언트 보고서에서는 레코드 간 데이터 비교를 위한 데이터 막대를 추가할 수 있습니다.

맨 위로 이동 맨 위로 이동

새 보고서 만들기

1단계: 레코드 원본 선택

보고서의 레코드 원본은 테이블, 명명된 쿼리 또는 포함된 쿼리일 수 있습니다. 레코드 원본에는 보고서에 표시할 데이터의 모든 행 및 열이 포함되어 있어야 합니다.

  • 원하는 데이터가 기존 테이블이나 쿼리에 포함되어 있는 경우 탐색 창에서 해당 테이블 또는 쿼리를 선택하고 2단계: 보고서 도구 선택으로 진행합니다.
  • 레코드 원본이 아직 없으면 다음 중 하나를 실행합니다.

테이블 또는 쿼리 만들기에 대한 자세한 내용은 테이블 소개 또는 쿼리 소개 문서를 참고하십시오.

2단계: 보고서 도구 선택

보고서 도구는 리본 메뉴의 만들기 탭에 있는 보고서 그룹에 있습니다. 다음 표에서는 각 도구의 용도에 대해 간략하게 설명합니다.

웹 호환 가능 보고서

이 도구를 사용하여 만드는 보고서는 'Access Services에 게시' 기능과 호환되며 브라우저에서 렌더링됩니다. 웹 호환 가능 개체의 개체 아이콘에는 지구본 모양이 표시됩니다.

단추 모양 도구 설명
단추 모양

보고서

탐색 창에서 선택한 레코드 원본의 모든 필드가 포함된 간단한 테이블 형식의 보고서를 만듭니다.
단추 모양

새 보고서

레이아웃 보기에서 새 보고서를 열고 필드 목록 작업창을 표시합니다. 필드 목록에서 보고서로 필드를 끌면 레코드 원본 쿼리가 만들어집니다.

'Access Services에 게시' 기능에 대한 자세한 내용은 웹에서 공유할 Access 데이터베이스 작성 문서를 참고하십시오.

클라이언트 보고서

이 도구를 사용하여 만드는 보고서는 'Access Services에 게시' 기능과 호환되지 않습니다. 클라이언트 보고서를 웹 데이터베이스에 추가해도 데이터베이스를 게시할 수는 있지만, 클라이언트 보고서를 브라우저에서 사용할 수는 없습니다. 그러나 데이터베이스를 Access에서 열면 클라이언트 보고서를 사용할 수 있습니다.

단추 모양 도구 설명
단추 모양

보고서

탐색 창에서 선택한 레코드 원본의 모든 필드가 포함된 간단한 테이블 형식의 보고서를 만듭니다.
단추 모양

보고서 디자인

디자인 보기에서 새 보고서를 열어서 원하는 필드 및 컨트롤만 추가할 수 있습니다.
단추 모양

새 보고서

레이아웃 보기에서 새 보고서를 열고 필드 목록 작업창을 표시합니다. 필드 목록에서 보고서로 필드를 끌면 포함된 쿼리가 만들어지고 보고서의 레코드 원본 속성에 저장됩니다.
단추 모양

보고서 마법사

여러 단계로 구성된 마법사가 표시됩니다. 이러한 단계를 수행하여 필드, 그룹/정렬 수준 및 레이아웃 옵션을 지정할 수 있습니다. 사용자가 선택하는 내용에 따라 보고서가 만들어집니다.
단추 모양

레이블

표준 또는 사용자 지정 레이블 크기와 표시할 필드 및 필드 정렬 방법을 선택할 수 있는 마법사가 표시됩니다. 사용자가 선택하는 내용에 따라 레이블 보고서가 만들어집니다.

3단계: 보고서 만들기

  1. 사용할 도구에 해당하는 단추를 클릭합니다. 마법사가 나타나면 마법사의 단계를 수행하고 마지막 페이지에서 마침을 클릭합니다.

    만들어진 보고서는 레이아웃 보기에 표시됩니다.
  2. 보고서가 원하는 모양이 되도록 서식을 지정합니다.
  • 레이블 및 필드를 선택한 다음 원하는 크기가 되도록 가장자리를 끌어 크기를 조정합니다.
  • 필드를 선택(해당 레이블이 있으면 함께 선택)한 다음 새 위치로 끌어 이동합니다.
  • 필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴의 명령을 사용하여 셀을 병합/분할하고, 필드를 삭제/선택하고, 다른 서식 지정 작업을 수행합니다.

다음 섹션에서 설명하는 기능을 사용하여 더 읽기 쉬우면서도 멋지게 보고서를 만들 수 있습니다.

맨 위로 이동 맨 위로 이동

그룹, 정렬 또는 요약 추가

보고서에 그룹, 정렬 또는 요약을 추가하는 가장 빠른 방법은 그룹, 정렬 또는 요약을 적용할 필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 바로 가기 메뉴에서 원하는 명령을 클릭하는 것입니다.

보고서가 레이아웃 보기 또는 디자인 보기에서 열려 있을 때는 '그룹, 정렬 및 요약' 창을 통해서도 그룹, 정렬 또는 요약을 추가할 수 있습니다.

  1. '그룹, 정렬 및 요약' 창이 열려 있지 않으면 디자인 탭의 그룹화 및 요약 그룹에서 그룹화 및 정렬을 클릭합니다.
  2. 그룹 추가 또는 정렬 추가를 클릭하고 그룹화 또는 정렬 기준으로 사용할 필드를 선택합니다.
  3. 옵션을 더 설정하고 요약을 추가하려면 그룹화 또는 정렬 줄에서 자세히를 클릭합니다.

맨 위로 이동 맨 위로 이동

조건부 서식을 사용하여 값 강조 표시

Access 2010에는 보고서의 데이터를 강조 표시할 수 있는 보다 강력한 도구가 포함되어 있습니다. 각 컨트롤 또는 컨트롤 그룹에 대해 조건부 서식 규칙을 50개까지 추가할 수 있으며, 클라이언트 보고서에서는 레코드 간 데이터 비교를 위한 데이터 막대를 추가할 수 있습니다.

조건부 서식을 추가하려면

  1. 탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 레이아웃 보기를 클릭하여 보고서를 레이아웃 보기로 엽니다.
  2. 조건부 서식을 적용할 컨트롤을 모두 선택합니다. 여러 컨트롤을 선택하려면 Shift 또는 Ctrl 키를 누른 상태로 원하는 컨트롤을 클릭합니다.
  3. 형식 탭의 컨트롤 서식 그룹에서 조건부 서식을 클릭합니다.

    그러면 조건부 서식 규칙 관리자 대화 상자가 열립니다.
  4. 조건부 서식 규칙 관리자 대화 상자에서 새 규칙을 클릭합니다.
  5. 새 서식 규칙 대화 상자의 규칙 유형 선택 아래에서 값을 선택합니다.
  • 각 레코드에 대해 개별적으로 평가되는 규칙을 만들려면 현재 레코드의 값 확인 또는 식 사용을 선택합니다.
  • 데이터 막대를 사용하여 레코드를 서로 비교하는 규칙을 만들려면 다른 레코드와 비교를 클릭합니다.

 참고    웹 데이터베이스에서는 다른 레코드와 비교 옵션을 사용할 수 없습니다.


  1. 규칙 설명 편집에서 서식을 적용할 시기를 결정하는 규칙과 규칙의 조건이 충족되는 경우 적용할 서식을 지정합니다.
  2. 확인을 클릭하여 조건부 서식 규칙 관리자 대화 상자로 돌아갑니다.
  3. 현재 컨트롤 또는 컨트롤 집합에 대한 규칙을 추가로 만들려면 이 절차를 4단계부터 반복하고, 그렇지 않으면 확인을 클릭하여 대화 상자를 닫습니다.

맨 위로 이동 맨 위로 이동

테마를 사용하여 전문적인 모양 만들기

이제는 Access 데이터베이스에 Office 2010 테마를 적용할 수 있으므로 모든 Office 문서에서 일관된 스타일을 작성할 수 있습니다.

 중요    선택한 Office 테마, 글꼴 또는 색은 현재 작업 중인 폼 및 보고서뿐 아니라 데이터베이스의 모든 폼 및 보고서에 적용됩니다.

  1. 탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 레이아웃 보기를 클릭하여 보고서를 레이아웃 보기로 엽니다.
  2. 디자인 탭의 테마 그룹에서 원하는 테마, 색 또는 글꼴을 선택합니다.


  • 색 및 글꼴을 미리 디자인된 구성표로 동시에 설정하려면 테마 갤러리를 사용합니다.
  • 색과 글꼴을 개별적으로 설정하려면 또는 글꼴 갤러리를 사용합니다.

맨 위로 이동 맨 위로 이동

이미지 추가   

기존에는 이미지가 폼이나 보고서의 개별 이미지 컨트롤에 바인딩되었습니다. 따라서 여러 폼 및 보고서에 걸쳐 사용된 공통 이미지를 변경하려면 각 이미지 컨트롤을 수동으로 편집해야 했습니다. 그러나 Access 2010에서는 이미지를 데이터베이스에 한 번 첨부한 후에 여러 개체에서 해당 이미지를 사용할 수 있습니다. 단일 이미지를 업데이트하면 전체 데이터베이스에서 해당 이미지가 사용되는 모든 위치의 이미지가 업데이트됩니다. 따라서 데이터베이스 전체에서 사용되는 회사 로고, 배경 이미지 등을 삽입할 때 매우 유용합니다.

이미지 추가

  1. 탐색 창에서 이미지를 추가할 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 레이아웃 보기를 클릭합니다.
  2. 이미지를 추가할 보고서를 클릭합니다.
  3. 디자인 탭의 컨트롤 그룹에서 이미지 삽입을 클릭합니다.
  4. 다음 중 하나를 실행합니다.
  • 기존 이미지 사용   원하는 이미지가 이미 갤러리에 있으면 클릭하여 보고서에 추가합니다.
  • 새 이미지 업로드   갤러리 아래쪽에서 찾아보기를 클릭하고 그림 삽입 대화 상자에서 사용할 이미지를 찾은 다음 열기를 클릭합니다.

선택한 이미지가 보고서에 추가됩니다.

배경 이미지 추가

 참고    웹 호환 가능 보고서에는 배경 이미지를 추가할 수 없습니다.

  1. 탐색 창에서 배경 이미지를 추가할 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 레이아웃 보기를 클릭합니다.
  2. 형식 탭의 배경 그룹에서 배경 이미지를 클릭합니다.
  3. 다음 중 하나를 실행합니다.
  • 기존 이미지 사용   원하는 이미지가 이미 갤러리에 있으면 클릭하여 보고서에 추가합니다.
  • 새 이미지 업로드   갤러리 아래쪽에서 찾아보기를 클릭하고 그림 삽입 대화 상자에서 사용할 이미지를 찾은 다음 열기를 클릭합니다.

선택한 이미지가 보고서에 추가됩니다.

맨 위로 이동 맨 위로 이동

보고서 미리 보기 및 인쇄

보고서 미리 보기

  1. 미리 보려는 보고서를 열거나 탐색 창에서 선택합니다.
  2. 파일 탭에서 인쇄를 클릭한 다음 인쇄 미리 보기를 클릭합니다.

    보고서가 인쇄 미리 보기에서 열립니다. 인쇄 미리 보기 탭의 명령을 사용하여 다음 작업을 실행할 수 있습니다.
  • 보고서 인쇄
  • 페이지 크기 또는 레이아웃 조정
  • 확대/축소 또는 한 번에 여러 페이지 표시
  • 보고서의 데이터 새로 고침
  • 다른 파일 형식으로 보고서 내보내기
  1. 데이터베이스 작업 영역으로 돌아가려면 인쇄 미리 보기 탭의 미리 보기 닫기 그룹에서 인쇄 미리 보기 닫기를 클릭합니다.

보고서 인쇄

보고서는 인쇄 미리 보기에서 인쇄할 수도 있지만 미리 보지 않고 인쇄할 수도 있습니다.

  1. 미리 보려는 보고서를 열거나 탐색 창에서 선택합니다.
  2. 파일 탭에서 인쇄를 클릭합니다.
  • 프린터 옵션을 설정하지 않고 보고서를 기본 프린터로 바로 보내려면 빠른 인쇄를 클릭합니다.
  • 프린터를 선택하고 인쇄 매수를 지정하는 등의 작업이 가능한 대화 상자를 열려면 인쇄를 클릭합니다.

맨 위로 이동 맨 위로 이동

Office 2010 평가판 다운로드

 
 
적용 대상:
Access 2010