Access 2007 시작

처음으로 Access를 사용하는 경우, 다른 데이터베이스나 스프레드시트 프로그램에서 Access로 데이터를 이동하는 경우 또는 이전 버전의 Access에서 업그레이드하는 경우 등에 따라 다양한 방법으로 Microsoft Office Access 2007을 시작할 수 있습니다. 이 문서에서는 이러한 각 상황에서 제기될 수 있는 질문 사항에 대해 설명합니다.

실행할 작업


처음으로 Access 사용 시작

Office Access 2007에서는 데이터베이스를 보다 쉽게 만들 수 있도록 여러 기능이 개선되었습니다. 이전에 Access에서 데이터베이스를 만들어 본 경험이 있다면 이 새로운 기능과 향상된 기능을 통해 놀라울 정도로 빠르게 데이터베이스를 만들 수 있다는 사실을 확인할 수 있을 것입니다.

Office Access 2007을 시작할 때 나타나는 첫 번째 화면은 Microsoft Office Access 시작 페이지입니다. 단, 특정 Access 데이터베이스 파일을 두 번 클릭하여 Access를 시작한 경우에는 해당 데이터베이스가 대신 열립니다. Microsoft Office Access 시작 페이지에서 새 데이터베이스를 만들거나 기존 데이터베이스를 열거나 Microsoft Office Online의 주요 콘텐츠를 볼 수 있습니다.



서식 파일을 사용하여 데이터베이스 만들기

Access에서는 데이터베이스 만들기 프로세스의 속도를 높이는 데 사용할 수 있는 다양한 서식 파일을 제공합니다. 서식 파일은 즉시 사용할 수 있는 데이터베이스로 특정 작업을 수행하는 데 필요한 테이블, 쿼리 (쿼리: 사용자의 테이블에 저장된 데이터에 대한 질문이나 데이터에 대해 매크로 함수를 수행하라는 요구입니다. 쿼리는 여러 테이블의 데이터를 함께 가져와 폼 또는 보고서의 데이터 원본으로 사용할 수 있습니다.), 폼 및 보고서를 모두 포함합니다. 이러한 예로 문제를 추적하거나 연락처를 관리하거나 경비에 대한 레코드를 보관하는 데 사용할 수 있는 서식 파일이 있습니다. 일부 서식 파일에는 사용법을 설명하기 위한 몇 가지 예제 레코드가 들어 있습니다. 서식 파일 데이터베이스는 있는 그대로 사용할 수도 있고 필요에 맞게 사용자 지정할 수도 있습니다.

  1. Access를 아직 실행하지 않은 경우 시작합니다.

데이터베이스가 이미 열려 있는 경우 다음을 실행하여 Microsoft Office Access 시작 페이지를 엽니다.

  • Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭한 다음 데이터베이스 닫기를 클릭합니다.단추 모양

Microsoft Office Access 시작 페이지

  1. Microsoft Office Access 시작 페이지의 주요 온라인 서식 파일 아래에 여러 서식 파일이 표시되며 Access 창 왼쪽의 서식 파일 범주 아래에 있는 범주 중 하나를 클릭하면 더욱 많은 서식 파일을 사용할 수 있습니다. 또한 Microsoft Office 웹 사이트에서 보다 많은 서식 파일을 다운로드할 수 있습니다. 자세한 내용은 다음 섹션인 Microsoft Office Online에서 서식 파일 다운로드를 참고하십시오.
  2. 사용할 서식 파일을 클릭합니다.
  3. Access 창 오른쪽의 창에 있는 파일 이름 상자에 데이터베이스의 권장 파일 이름이 채워져 나타납니다. 사용자는 이 파일 이름을 편집하고 다른 폴더를 지정할 수 있습니다. 원하는 경우 데이터베이스를 만들어 Windows SharePoint Services 3.0 사이트에 연결할 수도 있습니다.
  4. 만들기를 클릭하거나 Office Online 서식 파일의 경우 지금 다운로드를 클릭합니다.

데이터베이스가 생성되어 열리고 데이터 입력을 시작할 수 있는 폼이 표시됩니다.

 참고   서식 파일에 예제 데이터가 포함된 경우 다음과 같이 각 레코드를 삭제할 수 있습니다.

  • 삭제할 레코드의 행 머리글을 클릭합니다. 행 머리글은 레코드 바로 왼쪽에 있는 상자 또는 막대입니다.
  • 탭의 레코드 그룹에서 삭제를 클릭합니다.단추 모양
  1. 데이터를 입력하려면 폼의 첫 번째 빈 셀을 클릭한 다음 입력을 시작합니다. 몇 개의 레코드를 입력한 후 탐색 창을 통해 사용할 다른 폼이나 보고서가 있는지 확인할 수 있습니다.

Microsoft Office Online에서 서식 파일 다운로드

Microsoft Office Access 시작 페이지에서 필요에 맞는 서식 파일을 찾을 수 없는 경우 선택의 폭을 넓히기 위해 Office Online 웹 사이트를 탐색할 수 있습니다.

  1. Access를 아직 실행하지 않은 경우 시작합니다.

데이터베이스가 이미 열려 있는 경우 다음을 실행하여 Microsoft Office Access 시작 페이지를 엽니다.

  • Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭한 다음 데이터베이스 닫기를 클릭합니다.단추 모양
  1. Microsoft Office Access 시작 페이지 아래쪽에 있는 Office Online의 기타 내용에서 서식 파일을 클릭합니다.

새 브라우저 창에 Office Online 웹 사이트가 나타납니다.

  1. Office Online 사이트의 검색 도구를 사용하여 원하는 서식 파일을 찾아서 다운로드합니다.
  2. 서식 파일이 다운로드되면 다음 폴더 중 하나에 새 데이터베이스가 저장됩니다.
    • Microsoft Windows Vista의 경우    c:\Users\user name\Documents
    • Microsoft Windows Server 2003 또는 Microsoft Windows XP의 경우    c:\Documents and Settings\user name\My Documents

다음에 데이터베이스를 작업하려고 할 때는 Access나 Windows 탐색기를 사용하여 해당 위치에서 엽니다.

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처음부터 데이터베이스 새로 만들기

필요에 맞는 서식 파일이 없거나 다른 프로그램에 Access로 가져올 데이터가 있는 경우 처음부터 데이터베이스를 새로 만드는 편이 낫다고 결정할 수 있습니다. 대부분 응용 프로그램의 경우 데이터베이스를 새로 만드는 작업에는 일반적으로 다음 중 하나 또는 둘 다가 포함됩니다.

  • 새 테이블을 만든 다음 해당 테이블에 데이터 입력, 붙여 넣기 또는 가져오기
  • 다른 원본에서 데이터 가져오기. 이렇게 하면 작업 중에 새 테이블이 생성됩니다.

데이터베이스를 계획하고 디자인하는 방법이나 관계, 폼, 보고서 또는 쿼리를 만드는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 이 문서의 참고 항목 섹션에 있는 링크를 참고하십시오.

빈 데이터베이스 만들기

  1. Access를 시작합니다.
  2. Microsoft Office Access 시작 페이지에서 새 데이터베이스를 클릭합니다.

새 데이터베이스 단추

  1. 새 데이터베이스 창의 파일 이름 상자에 파일 이름을 입력합니다. 파일 확장명을 입력하지 않으면 자동으로 추가됩니다. 기본 파일 위치는 다음 폴더 중 하나입니다.
    • Microsoft Windows Vista의 경우    c:\Users\user name\Documents
    • Microsoft Windows Server 2003 또는 Microsoft Windows XP의 경우    c:\Documents and Settings\user name\My Documents

파일 위치를 변경하려면 파일 이름 상자 옆의 찾아보기단추 모양 를 클릭하고 새 위치로 이동하여 선택한 다음 확인을 클릭합니다.

  1. 만들기를 클릭합니다.

데이터베이스가 생성된 다음 데이터시트 보기 (데이터시트 보기: 테이블이나 폼, 쿼리, 뷰, 저장 프로시저의 데이터를 행과 열 서식으로 표시하는 보기입니다. 데이터시트 보기에서는 필드를 편집할 수 있고, 데이터를 추가하고 삭제할 수 있으며, 데이터를 검색할 수 있습니다.)에서 Table1이라는 빈 테이블이 열립니다.

  1. 새 필드 추가 열의 첫 번째 빈 셀에 커서가 놓입니다.

새 데이터베이스의 새 빈 테이블

데이터를 추가하려면 데이터를 입력하거나 이 문서의 뒷부분에 나오는 다른 원본에서 Access 테이블로 데이터 붙여 넣기 섹션에서 설명한 대로 다른 원본의 데이터를 붙여 넣습니다. 

 참고 

  • 데이터시트 보기에서의 데이터 입력은 Excel 워크시트에서의 데이터 입력과 매우 비슷합니다. 주요 제한 사항은 데이터시트의 왼쪽 위 모서리에서 시작하여 연속된 행과 열에 데이터를 입력해야 한다는 것입니다. Excel 워크시트에서처럼 빈 행이나 열을 포함하여 데이터의 서식을 지정하려고 하면 테이블 공간이 소모되므로 이렇게 해서는 안 됩니다. 테이블에는 데이터가 포함될 뿐입니다. 해당 데이터의 모든 시각적 표시는 나중에 디자인하는 폼과 보고서에서 수행됩니다.
  • 테이블 구조는 데이터를 입력하는 동안에 생성됩니다. 언제든지 테이블에 새 열을 추가하면 새 필드가 정의됩니다. 입력한 데이터 형식에 따라 필드의 데이터 형식 (데이터 형식: 필드에 어떤 형식의 데이터를 넣을 수 있는지 결정하는 특징입니다. 데이터 형식으로는 부울, 정수, 정수(Long), 통화, 실수(Single), 실수(Double), 날짜, 문자열, Variant(기본값) 등이 있습니다.)이 설정됩니다. 예를 들어 날짜 값만 입력한 열이 있으면 해당 필드의 데이터 형식이 날짜/시간으로 설정됩니다. 나중에 해당 필드에 이름이나 전화 번호와 같이 날짜가 아닌 값을 입력하려고 하면 값이 열의 데이터 형식과 일치하지 않는다는 메시지가 표시됩니다. 가능하면 각 열에는 텍스트, 날짜, 숫자 또는 일부 다른 형식 등의 해당 데이터 형식과 같은 형식의 데이터가 포함되도록 테이블을 계획해야 합니다. 그러면 원하는 데이터만 선택하는 쿼리, 폼 및 보고서를 훨씬 쉽게 작성할 수 있습니다.
  • 데이터시트 작업에 대한 자세한 내용은 빈 데이터시트 열기 문서를 참고하십시오.

지금 데이터를 입력하지 않으려면 닫기단추 모양 를 클릭합니다.

테이블 추가

만들기 탭의 테이블 그룹에 있는 도구를 사용하여 기존 데이터베이스에 새 테이블을 추가할 수 있습니다.

Access 리본 메뉴 모양

데이터시트 보기에서 테이블을 클릭하여 새 테이블을 만듭니다. 데이터시트 보기를 사용하여 바로 데이터 입력을 시작한 다음 작업을 진행하면서 테이블 구조가 자동으로 생성되도록 하거나 디자인 보기 (디자인 보기: 테이블, 쿼리, 폼, 보고서, 매크로 같은 데이터베이스 개체의 디자인을 표시하는 보기입니다. 디자인 보기에서는 데이터베이스 개체를 새로 만들고, 기존 개체의 디자인을 수정할 수 있습니다.)를 사용하여 먼저 테이블 구조를 만든 다음 데이터시트 보기로 전환하여 데이터를 입력할 수 있습니다. 작업을 어떤 보기로 시작하든지 간에 항상 Access 창의 상태 표시줄에서 보기 단추를 사용하여 다른 보기로 전환할 수 있습니다.

데이터시트 보기에서 테이블 삽입 시작    데이터시트 보기에서 바로 데이터를 입력한 다음 테이블 구조가 자동으로 생성되도록 할 수 있습니다. 필드 이름은 Field1, Field2 등과 같이 숫자로 지정되고 필드의 데이터 형식은 입력한 데이터 형식을 기초로 설정됩니다.

  1. 만들기 탭의 테이블 그룹에서 테이블을 클릭합니다.단추 모양
  1. 테이블이 생성된 다음 새 필드 추가 열의 첫 번째 빈 셀에 커서가 놓입니다.

 참고   이때 새 필드 추가라는 열이 표시되지 않으면 데이터시트 보기가 아니라 디자인 보기에 있는 것일 수 있습니다. 데이터시트 보기로 전환하려면 탐색 창에서 테이블을 두 번 클릭합니다. 그러면 새 테이블의 이름을 묻는 메시지가 표시된 다음 데이터시트 보기로 전환됩니다.

  1. 데이터시트 탭의 필드 및 열 그룹에서 새 필드를 클릭합니다.단추 모양

자주 사용하는 필드 형식 목록이 포함된 필드 서식 파일 창이 표시됩니다. 이러한 파일 중 하나를 데이터시트에 끌어다 놓으면 해당 이름으로 필드가 추가되고 해당 필드 형식에 적합한 값으로 속성이 설정됩니다. 속성은 나중에 변경할 수 있습니다. 필드를 데이터가 포함된 데이터시트 영역에 끌어다 놓아야 합니다. 필드가 놓일 위치를 보여 주는 세로 삽입 막대가 나타납니다.

  1. 데이터를 추가하려면 첫 번째 빈 셀에서 데이터를 입력하거나 이 문서 뒷부분에서 설명한 대로 다른 원본에서 데이터를 붙여 넣습니다. 
    • 열(필드) 이름을 바꾸려면 열 머리글을 두 번 클릭하고 새 이름을 입력합니다. 필드가 필드 목록 창에 표시될 때 해당 필드의 내용을 알 수 있도록 각 필드에 의미 있는 이름을 지정하는 것이 좋습니다.
    • 열을 이동하려면 해당 열 머리글을 클릭하여 선택한 다음 원하는 위치에 끌어다 놓습니다. 연속된 여러 열을 선택하여 한꺼번에 새 위치에 끌어다 놓을 수도 있습니다.

디자인 보기에서 테이블 삽입 시작    디자인 보기에서 먼저 새 테이블 구조를 만듭니다. 그런 다음 데이터시트 보기로 전환하여 데이터를 입력하거나 붙여 넣기 또는 추가 등의 몇 가지 다른 방법을 사용하여 데이터를 입력합니다.

  1. 만들기 탭의 테이블 그룹에서 테이블 디자인을 클릭합니다.단추 모양
  1. 테이블의 각 필드에 대해 필드 이름 열에 이름을 입력하고 데이터 형식 목록에서 데이터 형식을 선택합니다.

 참고   이때 필드 이름데이터 형식 열이 표시되지 않으면 디자인 보기가 아니라 데이터시트 보기에 있는 것일 수 있습니다. 디자인 보기로 전환하려면 Access 창의 상태 표시줄에서 디자인 보기 단추를 클릭합니다. 그러면 새 테이블의 이름을 묻는 메시지가 표시된 다음 디자인 보기로 전환됩니다.

  1. 원하는 경우 설명 열에 각 필드에 대한 설명을 입력할 수도 있습니다. 입력한 설명은 해당 필드에 입력 포인터를 놓을 때 상태 표시줄에 표시되며 필드 목록 창에서 폼이나 보고서로 필드를 끌어서 만든 컨트롤과 폼 마법사나 보고서 마법사로 해당 필드에 대해 만든 컨트롤의 상태 표시줄 텍스트로 사용됩니다.
  2. 모든 필드를 추가한 후 테이블을 저장합니다.
    • Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭한 다음 저장을 클릭하거나 Ctrl+S를 누릅니다.
  1. 데이터시트 보기로 전환한 다음 첫 번째 빈 셀을 클릭하고 데이터를 입력하여 언제든지 테이블에 데이터를 입력할 수 있습니다. 다음 섹션에서 설명한 대로 다른 원본의 데이터를 붙여 넣을 수도 있습니다.

일부 데이터를 입력한 후 테이블에 하나 이상의 필드를 추가하려는 경우 데이터시트 보기에서 새 필드 추가 열에 데이터를 입력하거나 데이터시트 탭의 필드 및 열 그룹에 있는 명령을 사용하여 새 필드를 추가할 수 있습니다.

테이블 서식 파일 사용을 비롯한 테이블 만들기에 대한 자세한 내용은 데이터베이스에 테이블 만들기 문서를 참고하십시오.

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다른 원본에서 Access 테이블로 데이터 붙여 넣기

데이터가 Office Excel 2007 등의 다른 프로그램에 저장되어 있는 경우 해당 데이터를 복사하여 Access 테이블에 붙여 넣을 수 있습니다. 일반적으로 Excel 워크시트와 같이 데이터가 이미 열로 구분되어 있는 경우 이 작업을 가장 효과적으로 실행할 수 있습니다. 데이터가 워드 프로세싱 프로그램에 있는 경우에는 데이터를 복사하기 전에 워드 프로세싱 프로그램에서 탭 문자를 사용하여 데이터 열을 구분하거나 데이터를 테이블로 변환하는 것이 좋습니다. 전체 이름을 이름과 성으로 구분하는 등 데이터를 편집 또는 조작해야 하는 경우에는 데이터를 복사하기 전에 해당 작업을 실행하는 것이 좋으며 특히 Access 사용이 익숙하지 않은 경우에는 데이터 복사 전에 이러한 작업을 실행하는 것이 좋습니다.

데이터를 빈 테이블에 붙여 넣으면 필드에 있는 데이터의 종류에 따라 각 필드의 데이터 형식이 설정됩니다. 예를 들어 붙여 넣은 필드에 날짜 값만 들어 있으면 해당 필드에는 날짜/시간 데이터 형식이 적용됩니다. 붙여 넣은 필드에 "예"와 "아니요"라는 단어만 들어 있으면 해당 필드에는 예/아니요 데이터 형식이 적용됩니다.

붙여 넣은 데이터의 첫 번째 행 내용에 따라 필드 이름이 지정됩니다. 붙여 넣은 데이터의 첫 번째 행 형식이 다음 행과 비슷하면 해당 행은 데이터의 일부로 간주되고 F1, F2 등의 일반적인 이름이 필드에 지정됩니다. 붙여 넣은 데이터의 첫 번째 행이 다음 행과 비슷하지 않으면 해당 행은 필드 이름으로 이루어진 것으로 간주되어 그에 따라 필드 이름이 지정되며 첫 행은 데이터에 포함되지 않습니다.

일반적인 필드 이름이 지정될 경우 혼동을 피하려면 다음 절차를 따라 가능한 한 빨리 필드 이름을 바꿔야 합니다.

  1. 테이블을 저장합니다.
    • Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭한 다음 저장을 클릭하거나 Ctrl+S를 누릅니다.
  1. 데이터시트 보기에서 각 열 머리글을 두 번 클릭하고 각 열에 대해 유효한 필드 이름을 입력합니다. 데이터를 입력하는 것처럼 보일 수 있지만 열 머리글 행에는 필드 이름만 포함되고 데이터는 포함되지 않습니다.
  2. 테이블을 다시 저장합니다.

 참고   디자인 보기로 전환하여 필드 이름을 편집하는 방법으로도 필드 이름을 바꿀 수 있습니다. 디자인 보기로 전환하려면 탐색 창에서 테이블을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 디자인 보기를 클릭합니다. 데이터시트 보기로 다시 전환하려면 탐색 창에서 테이블을 두 번 클릭합니다.

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다른 원본에서 데이터 가져오기

다른 프로그램에서 수집한 데이터를 Access로 가져오고 싶은 경우도 있고 다른 프로그램에 데이터를 저장하는 사용자와 함께 작업하면서 Access에서 해당 데이터 작업을 수행해야 할 경우도 있는데, 어떤 경우든지 다른 프로그램에서 Access로 데이터를 쉽게 가져올 수 있습니다. Excel 워크시트, 다른 Access 데이터베이스의 테이블, SharePoint 목록 및 기타 다양한 원본에서 데이터를 가져올 수 있습니다. 이러한 작업은 원본에 따라 약간씩 다르지만 다음 지침에 따라 시작할 수 있습니다.

  1. 외부 데이터 탭의 가져오기 그룹에서 가져올 파일 형식에 해당하는 명령을 클릭합니다.

Access 리본 메뉴 모양

예를 들어 Excel 워크시트에서 데이터를 가져오려면 Excel을 클릭합니다. 올바른 프로그램 종류가 표시되지 않으면 기타를 클릭합니다.

 참고   가져오기 그룹에서 올바른 형식을 찾을 수 없으면 데이터를 Access로 가져오기 전에 원래 데이터를 만든 프로그램을 시작한 다음 이 프로그램을 사용하여 해당 데이터를 구분된 텍스트 파일 (구분된 텍스트 파일: 데이터를 포함하는 파일이며 개별 필드 값이 쉼표 또는 탭 같은 문자로 구분됩니다.)과 같은 일반 파일 형식으로 저장해야 할 수 있습니다.

  1. 외부 데이터 가져오기 대화 상자에서 찾아보기를 클릭하여 원본 데이터 파일로 이동하거나 파일 이름 상자에 원본 데이터 파일의 전체 경로를 입력합니다.
  2. 현재 데이터베이스에서 데이터를 저장할 방법과 위치를 지정하십시오.에서 원하는 옵션을 클릭합니다. 가져온 데이터를 사용하여 새 테이블을 만들거나 기존 테이블에 데이터를 추가하거나 데이터 원본에 대한 연결을 유지하는 연결된 테이블을 만들 수 있습니다.
  3. 확인을 클릭합니다.

가져오기 마법사가 시작됩니다.

  1. 가져오기 마법사의 지시를 따릅니다. 따라야 할 정확한 절차는 선택한 가져오기 또는 연결 옵션에 따라 다릅니다.
  2. 마법사의 마지막 페이지에서 마침을 클릭합니다.

방금 마친 가져오기 작업의 세부 정보를 저장할 것인지 묻는 메시지가 표시됩니다.

  • 이와 같은 가져오기 작업을 다시 수행할 것으로 판단되면 가져오기 단계 저장을 클릭하고 세부 정보를 입력합니다.

그런 다음 외부 데이터 탭의 가져오기 그룹에 있는 저장된 데이터 가져오기을 클릭하고 가져오기 설정을 클릭한 다음 실행을 클릭하여 가져오기 작업을 손쉽게 다시 수행할 수 있습니다.

  • 작업 정보를 저장하지 않으려면 닫기를 클릭합니다.

Access에서 데이터를 새 테이블로 가져온 다음 탐색 창의 테이블 아래에 해당 테이블을 표시합니다.

데이터를 Access로 가져오는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 이 문서의 참고 항목 섹션에 있는 링크를 참고하십시오.

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기존 Access 데이터베이스 열기

  1. Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭한 다음 열기를 클릭합니다.
  1. 열기 대화 상자에서 바로 가기를 클릭하거나 찾는 위치 상자에서 원하는 데이터베이스가 포함된 드라이브나 폴더를 클릭합니다. 
  2. 폴더 목록에서 데이터베이스가 포함된 폴더를 열 때까지 폴더를 두 번 클릭합니다.
  3. 데이터베이스를 찾으면 다음 중 하나를 실행합니다.
    • 기본 열기 모드로 데이터베이스를 열려면 데이터베이스를 두 번 클릭합니다.
    • 현재 사용자와 다른 사용자가 동시에 데이터베이스 읽기와 쓰기를 모두 수행할 수 있도록 다중 사용자(공유) 데이터베이스 (다중 사용자(공유) 데이터베이스: 여러 사용자가 같은 데이터 집합에 동시에 액세스하여 수정할 수 있는 데이터베이스입니다.) 환경에서 공유 모드로 데이터베이스를 열려면 열기를 클릭합니다.
    • 현재 사용자가 볼 수만 있고 편집할 수는 없도록 읽기 전용 모드로 데이터베이스를 열려면 열기 단추 옆의 화살표를 클릭한 다음 읽기 전용으로 열기를 클릭합니다.
    • 현재 사용자가 데이터베이스를 연 동안 다른 사용자가 열 수 없도록 단독 사용 모드로 데이터베이스를 열려면 열기 단추 옆의 화살표를 클릭한 다음 단독으로 열기를 클릭합니다.
    • 데이터베이스를 읽기 전용으로 열려면 열기 단추 옆의 화살표를 클릭하고 단독 읽기 전용으로 열기를 클릭합니다. 그러면 다른 사용자는 해당 데이터베이스를 읽기 전용으로만 열 수 있습니다.

열려는 데이터베이스를 찾을 수 없는 경우    

  1. 열기 대화 상자에서 내 컴퓨터 바로 가기를 클릭하거나 찾는 위치 상자에서 내 컴퓨터를 클릭합니다. 
  2. 드라이브 목록에서 데이터베이스가 있을 것으로 예상되는 드라이브를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 검색을 클릭합니다.
  3. 검색 조건을 입력한 다음 Enter 키를 눌러 데이터베이스를 검색합니다.
  4. 데이터베이스가 발견되면 검색 결과 대화 상자에서 이 데이터베이스를 두 번 클릭하여 엽니다.
  5. 열기 대화 상자에서 검색이 시작되었으므로 데이터베이스가 열리기 전에 이 대화 상자에서 취소를 클릭해야 합니다.

 참고   dBASE, Paradox, Microsoft Exchange, Excel 등의 외부 파일 형식으로 된 데이터 파일을 직접 열 수 있으며, Microsoft SQL Server나 Microsoft FoxPro 등의 ODBC 데이터 원본 (ODBC 데이터 원본: ODBC(Open Database Connectivity) 프로토콜을 지원하는 프로그램이나 데이터베이스의 데이터와 이 데이터에 액세스하는 데 필요한 정보입니다.)도 직접 열 수 있습니다. 이때 데이터 파일이 있는 폴더에 새 Access 데이터베이스가 자동으로 만들어지고 외부 데이터베이스의 각 테이블에 대한 링크가 추가됩니다.

표시

  • 최근에 연 여러 데이터베이스 중 하나를 열려면 Microsoft Office Access 시작 페이지의 최근에 사용한 데이터베이스 열기 목록에서 파일 이름을 클릭합니다. 최근에 열었을 때와 같은 옵션 설정이 적용되어 데이터베이스가 열립니다. 최근에 사용한 파일 목록이 표시되지 않으면 Microsoft Office 단추단추 모양 를 클릭하고 Access 옵션을 클릭합니다. Access 옵션 대화 상자가 나타납니다. 고급 범주를 클릭하고 표시 구역에서 최근에 사용한 파일 목록 확인란을 선택합니다. 목록에 표시할 최근에 사용한 파일의 수를 최대 9개까지 지정할 수도 있습니다.
  • Microsoft Office 단추단추 모양 를 클릭하고 열기 명령을 사용하여 데이터베이스를 열 경우 열기 대화 상자에서 내 최근 문서 명령을 클릭하여 이전에 연 데이터베이스의 바로 가기 목록을 볼 수 있습니다.

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스프레드시트나 다른 프로그램에서 데이터 가져오기

다른 데이터베이스나 스프레드시트 프로그램에 익숙하면 아마도 해당 응용 프로그램의 작동 방식과 사용하는 데이터베이스에 대한 기본 사항을 알고 있을 것입니다. Access는 관계형 데이터베이스 (관계형 데이터베이스: 테이블에 정보를 저장하는 데이터베이스 종류입니다. 두 테이블에서 일치하는 값을 사용하여 한 테이블의 데이터와 다른 테이블의 데이터 사이에 관계를 설정합니다. 일반적으로 관계형 데이터베이스에서는 특정 형식의 데이터를 한 번만 저장합니다.)를 만들 수 있다는 점에서 다른 여러 데이터베이스 응용 프로그램과 다르며 SQL Server와 같은 다른 데이터베이스 프로그램과 함께 작업하기 위한 많은 옵션도 제공합니다.

이 섹션의 내용


Access로 Excel 워크시트 가져오기

대부분의 사용자가 Excel에서 목록을 작성한 후 Access 탐색을 시작합니다. Excel은 목록을 시작하기에 좋은 프로그램이지만 목록이 커질수록 해당 목록을 구성하고 업데이트된 내용을 유지하기가 점점 더 어려워집니다. 일반적으로 목록을 Access로 이동하는 것이 다음 논리적 단계입니다.

데이터베이스 테이블은 구조 측면에서 행과 열에 데이터가 저장되는 워크시트와 비슷합니다. 따라서 일반적으로 워크시트를 데이터베이스 테이블로 쉽게 가져올 수 있습니다. 데이터를 워크시트에 저장하는 것과 데이터베이스에 저장하는 것의 주된 차이점은 데이터를 구성하는 방식에 있습니다. 전체 워크시트를 데이터베이스의 새 테이블로 가져오기만 해서는 데이터 구성 및 업데이트와 관련된 문제가 해결되지 않는데, 특히 워크시트에 중복 데이터가 포함된 경우에 그렇습니다. 이러한 문제를 해결하려면 테이블마다 관련 데이터가 포함되도록 스프레드시트 데이터를 별개의 테이블로 분할해야 합니다. 테이블의 데이터를 정렬하는 방법에 대한 자세한 내용은 데이터베이스 디자인의 기초 문서를 참고하십시오.

Access에는 이 작업을 완료하는 데 유용한 테이블 분석 마법사가 있습니다. 데이터를 테이블로 가져온 후 이 마법사를 통해 다른 테이블에 중복되지 않은 데이터가 포함된 별개의 테이블로 테이블을 분할할 수 있습니다. 이 마법사는 테이블 간에 필요한 관계도 만듭니다. 관계에 대한 자세한 내용은 이 문서의 데이터베이스의 관계 섹션을 참고하십시오.

새 Office Access 2007 데이터베이스의 테이블로 Excel 워크시트 가져오기

  1. Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭한 다음 새로 만들기를 클릭합니다.
  1. 파일 이름 상자에 새 데이터베이스의 이름을 입력한 다음 만들기를 클릭합니다.
  2. Table1을 닫습니다.

Table1 디자인의 변경 내용을 저장할 것인지 묻는 메시지가 표시되면 아니요를 클릭합니다.

  1. 외부 데이터 탭의 가져오기 그룹에서 Excel을 클릭합니다.단추 모양
  1. 외부 데이터 가져오기 대화 상자에서 찾아보기를 클릭합니다.
  2. 파일 열기 대화 상자를 사용하여 파일을 찾습니다.
  3. 파일을 선택한 다음 열기를 클릭합니다.
  4. 외부 데이터 가져오기 대화 상자에서 현재 데이터베이스의 새 테이블로 원본 데이터 가져오기 옵션이 선택되어 있는지 확인합니다.
  5. 확인을 클릭합니다.

스프레드시트 가져오기 마법사가 시작되고 데이터에 대한 몇 가지 질문이 표시됩니다.

  1. 다음이나 뒤로를 클릭하여 페이지 사이를 이동하면서 지시를 따릅니다. 마법사의 마지막 페이지에서 마침을 클릭합니다.

 참고   방금 마친 가져오기 작업의 세부 정보를 저장할 것인지 묻는 메시지가 표시됩니다. 이와 같은 가져오기 작업을 다시 수행할 것으로 판단되면 를 클릭한 다음 세부 정보를 입력합니다. 그런 다음 외부 데이터 탭의 가져오기 그룹에서 저장된 데이터 가져오기를 클릭하여 나중에 해당 작업을 손쉽게 다시 수행할 수 있습니다. 작업 정보를 저장하지 않으려면 닫기를 클릭합니다.

Access에서 데이터를 새 테이블로 가져온 다음 탐색 창의 모든 테이블 아래에 해당 테이블을 표시합니다.

테이블 분석 마법사를 사용하여 데이터 구성

데이터를 Access 테이블로 가져온 후 테이블 분석 마법사를 사용하여 반복되는 데이터를 빠르게 식별할 수 있습니다. 그런 다음 이 마법사를 통해 반복되는 데이터를 별개의 테이블로 간단하게 구성하여 가장 효율적인 방법으로 저장할 수 있습니다. 이 경우 원본 테이블이 백업으로 유지된 다음 데이터베이스 응용 프로그램의 기초로 사용할 수 있는 새 테이블이 생성됩니다.

  1. 분석할 테이블이 포함된 Access 데이터베이스를 엽니다.
  2. 데이터베이스 도구 탭의 분석 그룹에서 테이블 분석을 클릭합니다.

테이블 분석 마법사가 시작됩니다.

정규화의 개념을 처음 접한 경우 마법사의 두 안내 페이지에 포함된 간략한 자습서의 단추를 클릭하여 예제를 볼 수 있습니다. 안내 페이지 대신 안내 페이지 표시 확인란이 표시되면 해당 확인란을 선택한 다음 뒤로를 두 번 클릭하여 소개 내용을 봅니다. 소개 내용을 읽은 후 안내 페이지를 다시 보지 않으려는 경우 해당 확인란의 선택을 취소할 수 있습니다. 

  1. 여러 레코드에서 반복되는 값이 있는 필드가 어떤 테이블에 있습니까?라는 문장으로 시작하는 페이지에서 분석할 테이블을 선택하고 다음을 클릭합니다.
  2. 어떤 테이블에 어떤 필드를 넣을 것인지에 대한 결정을 마법사가 내리도록 할 수도 있고 사용자가 직접 내릴 수도 있습니다. 마법사의 제안 내용을 따를 경우에도 마법사의 다음 페이지에서 테이블 모양을 변경할 수 있습니다.

 참고   어떤 테이블에 어떤 필드를 넣을 것인지에 대한 결정을 마법사가 내리도록 할 경우 해당 선택이 데이터에 적합하지 않을 수도 있는데, 특히 작업할 데이터가 많지 않은 경우에 이러한 문제가 발생합니다. 따라서 마법사의 결과를 신중하게 확인해야 합니다. 반면에 마법사가 제안한 구성이 사용자가 직접 내린 결정보다 더 효율적일 수 있으므로 마법사의 결정 내용을 한 번 이상 시도해 보는 것이 좋습니다. 제안 내용이 마음에 들지 않으면 수동으로 필드를 다시 정렬할 수 있고 언제든지 뒤로를 클릭하여 직접 모든 필드를 정렬할 수 있습니다.

  1. 다음을 클릭합니다. 이 페이지에서 어떤 테이블에 어떤 필드를 포함할 것인지 지정합니다. 마법사가 결정하도록 선택한 경우 관계선으로 연결된 여러 테이블이 표시됩니다. 마법사가 결정하도록 선택하지 않은 경우 모든 필드가 포함된 테이블 하나만 생성됩니다. 어느 경우든지 이 페이지에서 변경할 수 있습니다.
    • 테이블에서 페이지의 빈 영역으로 필드를 끌어 해당 필드가 포함된 새 테이블을 만들 수 있습니다. 테이블 이름을 묻는 메시지가 표시됩니다.
    • 필드가 보다 효율적으로 저장될 것으로 판단하면 테이블 간에 필드를 끌어다 놓을 수 있습니다.
    • 대부분의 테이블에는 ID 또는 고유 ID가 만들어졌습니다. 필드가 지정됩니다. ID 필드에 대한 자세한 내용을 보려면 마법사의 오른쪽 위 모서리에서 을 클릭합니다.
    • 변경을 취소하려면 실행 취소 단추를 클릭합니다.
    • 테이블의 이름을 바꾸려면 제목 표시줄을 두 번 클릭하고 새 이름을 입력한 다음 확인을 클릭합니다.
  2. 필드가 원하는 방식으로 정렬되면 다음을 클릭합니다.
  3. 값이 매우 비슷한 레코드가 있으면 해당 값이 가능한 인쇄상 오류로 식별되고 이 레코드에 대해 수행할 작업을 확인할 수 있는 화면이 표시됩니다. 목록에서 스크롤하여 수정 열에 이러한 값이 있는 항목을 찾은 다음 드롭다운 목록에서 해당 항목을 클릭합니다. 마법사가 값을 변경하지 못하도록 하려면 (그대로 유지)를 선택합니다. 작업을 마쳤으면 다음을 클릭합니다.
  4. 원본 테이블과 비슷한 쿼리를 만들 것인지 묻는 메시지가 표시됩니다. 이미 원본 테이블을 기초로 하는 폼과 보고서를 작성한 경우에는 쿼리를 만드는 것이 좋습니다. 예, 쿼리를 만듭니다.를 선택하면 테이블 이름에 "_OLD"가 추가되어 원본 테이블의 이름이 바뀐 다음 원본 테이블의 이름으로 새 쿼리의 이름이 지정됩니다. 테이블을 기초로 하는 폼과 보고서는 이제 해당 데이터에 대해 쿼리를 사용하고 계속해서 이전과 마찬가지로 작동합니다.
  5. 마침을 클릭합니다.

지정한 대로 새 테이블이 생성된 다음 열립니다. 결과를 모두 확인한 후 테이블을 닫습니다.

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다른 프로그램에 저장된 데이터 작업

Office Access 2007에서는 다른 프로그램에 저장된 데이터로 작업하기 위한 기능을 제공합니다.

  • 다른 파일 형식으로 된 데이터에 연결하는 새 Access 데이터베이스 만들기    Access를 사용하여 텍스트, dBASE, 스프레드시트 등의 다른 파일 형식으로 된 파일을 열 수 있습니다. 그러면 자동으로 Access 데이터베이스가 생성되고 파일이 연결됩니다.
    1. Access를 시작합니다.
    2. Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭한 다음 열기를 클릭합니다.
  1. 열기 대화 상자의 파일 형식 드롭다운 목록에서 열려는 파일 형식을 클릭합니다. 파일 형식을 모르겠으면 모든 파일(*.*)을 클릭합니다.
  2. 필요한 경우 열려는 파일이 포함된 폴더로 이동한 다음 파일을 찾으면 두 번 클릭하여 엽니다.
  3. 마법사의 지시를 따릅니다. 마법사의 마지막 페이지에서 마침을 클릭합니다.
  • 기존 Access 데이터베이스로 데이터 가져오기 또는 연결    데이터가 Access 파일 내에 포함되도록 다른 원본과 프로그램에서 Access 테이블로 데이터를 가져오거나 데이터가 Access 파일 외부의 원본 파일에 남아 있도록 Access의 데이터로 연결할 수 있습니다.

데이터 가져오기 또는 연결

  1. 외부 데이터 탭의 가져오기 그룹에서 데이터가 저장된 형식을 클릭합니다.

다음 형식에서 데이터를 가져오거나 연결할 수 있습니다.

  • Microsoft Office Access
  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Windows SharePoint Services
  • 텍스트 파일
  • XML 파일
  • ODBC 데이터베이스
  • HTML 문서
  • Microsoft Office Outlook
  • dBase
  • Paradox
  • Lotus 1-2-3

외부 데이터 가져오기 대화 상자가 나타납니다.

  1. 대화 상자의 지시를 따릅니다.

데이터를 데이터베이스로 가져오거나 데이터가 데이터베이스에 연결됩니다. 대부분 형식의 경우 데이터 위치를 지정한 다음 데이터베이스에서 데이터를 저장할 방법을 선택해야 합니다.

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여러 버전의 Access에서 이전 버전의 데이터베이스 사용

Access 2000 이상에서 만든 Access 데이터베이스나 Access 프로젝트는 해당 데이터베이스나 프로젝트를 만든 Access 버전이나 그 이상 버전에서 사용할 수 있는데, 이는 파일 보안 기능이 사용되더라도 마찬가지입니다. 예를 들어 Access 2000 파일은 Access 2000~Office Access 2007에서 사용할 수 있고 Access 2002-2003 파일은 Access 2002-2003~Office Access 2007에서 사용할 수 있습니다. 

이전 버전의 Access에서 데이터를 보관하려고 하는데 해당 데이터에 연결하려는 사용자가 이후 버전의 Access를 사용하고 있고 이후 버전의 몇몇 기능을 계속 사용하려고 하는 경우가 있을 수 있습니다. 이 경우 이후 버전에서 테이블을 제외하고 폼, 보고서, 쿼리 및 매크로가 포함된 새 "프런트 엔드" 데이터베이스를 만들고 이를 이전 버전 파일의 테이블에 연결하면 문제를 해결할 수 있습니다. 데이터베이스가 한 파일에 들어 있는지 아니면 이미 프런트 엔드/백 엔드 응용 프로그램 (프런트 엔드/백 엔드 응용 프로그램: 테이블을 포함하는 "백 엔드" 데이터베이스 파일과 "백 엔드" 테이블에 대한 링크가 있는 다른 모든 데이터베이스 개체를 포함하는 "프런트 엔드" 데이터베이스 파일의 복사본으로 구성되는 데이터베이스 응용 프로그램입니다.)으로 분할되었는지에 따라 다음 절차 중 하나를 실행합니다.



여러 버전의 Access에서 한 파일로 된 Access 데이터베이스 사용

Access 데이터베이스의 모든 테이블, 폼 및 기타 개체가 한 .mdb 파일에 들어 있고 여러 버전의 Access에서 해당 데이터베이스를 사용하려면 이후 버전에서 프런트 엔드 데이터베이스를 새로 만들고 이를 원본 파일에 연결합니다. 이전 버전의 Access를 사용하는 사용자는 여전히 원본 데이터베이스를 사용할 수 있습니다. 이후 버전을 사용하는 사용자는 새 프런트 엔드 데이터베이스를 사용하여 같은 데이터에 연결할 수 있습니다.

  1. 다음 절차를 따라 데이터베이스를 최신 형식인 Access 2000, Access 2002-2003 또는 Access 2007 데이터베이스 중 하나로 변환합니다. 이렇게 하면 원래 형식으로 원본 데이터베이스가 유지되고 지정한 형식으로 복사본이 생성됩니다.
    • Access 파일을 닫습니다. 파일이 서버나 공유 폴더에 있는 다중 사용자(공유) Access 데이터베이스인 경우 다른 사용자가 열지 않았는지 확인합니다.
    • Access 2007을 시작합니다.
    • Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭한 다음 열기를 클릭합니다.
  • 변환할 파일의 위치로 이동한 다음 해당 파일을 두 번 클릭하여 엽니다.

 참고   데이터베이스의 기능을 업그레이드할지 묻는 데이터베이스 기능 향상 대화 상자가 나타나면 아니요를 클릭합니다.

  • 데이터베이스를 시작할 때 폼이 열리면 해당 폼을 닫습니다.
  • Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭하고 다른 이름으로 저장을 가리킨 다음 데이터베이스를 다른 형식으로 저장에서 변환할 파일 형식을 클릭합니다.
  • 다른 이름으로 저장 대화 상자에서 새 데이터베이스의 이름을 입력합니다.

 참고   새 데이터베이스를 다른 위치에 저장하려는 경우가 아니면 데이터베이스 이름은 원래 데이터베이스 이름과 달라야 합니다. 일반적으로 프런트 엔드 데이터베이스와 백 엔드 데이터베이스를 쉽게 구분할 수 있도록 다른 이름을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 그러나 Access 2007 형식으로 변환하는 경우 파일 확장명이 .mdb에서 .accdb로 바뀌므로 같은 파일 이름을 사용할 수 있습니다.

  • 저장을 클릭합니다.
  1. 다음 절차를 따라 변환된 데이터베이스를 프런트 엔드/백 엔드 응용 프로그램으로 분할합니다.
    • 데이터베이스 도구 탭의 데이터 이동 그룹에서 Access 데이터베이스를 클릭합니다.단추 모양
  • 데이터베이스 분할 대화 상자에서 데이터베이스 분할을 클릭합니다.
  • 백 엔드 데이터베이스의 이름을 입력하고 분할을 클릭합니다.
  1. 데이터베이스 분할 도구로 만든 백 엔드 데이터베이스를 삭제합니다. 이 경우 원본 데이터베이스를 삭제하지 않도록 주의합니다. 
  2. 새 프런트 엔드 데이터베이스를 원본 데이터베이스의 테이블에 연결합니다. 데이터베이스 도구 탭의 데이터베이스 도구 그룹에서 연결 테이블 관리자를 클릭합니다.단추 모양
  1. 모두 선택을 클릭한 다음 새 위치 항상 확인 확인란을 선택합니다.
  2. 확인을 클릭하고 이전 버전의 데이터베이스로 이동한 다음 해당 데이터베이스를 두 번 클릭합니다.

모든 작업이 성공적으로 실행되면 선택한 연결된 테이블을 모두 최신 정보로 고쳤다는 내용의 메시지가 표시됩니다.

이제 Access 2000, Access 2002-2003 또는 Access 2007로 업그레이드한 사용자를 위해 새로운 기능을 지원하도록 새 프런트 엔드 데이터베이스를 개선할 수 있습니다. 이전 버전을 사용하는 사용자는 계속해서 이전 버전의 데이터베이스를 사용할 수 있습니다.

필요한 경우 새 프런트 엔드 데이터베이스를 다른 버전으로 변환할 수도 있습니다. 예를 들어 원본 데이터베이스가 Access 2000 형식인 경우 Access 2002-2003 사용자를 위한 프런트 엔드 데이터베이스와 Access 2007 사용자를 위한 프런트 엔드 데이터베이스를 만들 수 있습니다. 두 프런트 엔드 버전은 모두 Access 2000 파일의 데이터에 연결됩니다.

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여러 버전의 Access에서 프런트 엔드/백 엔드 응용 프로그램 사용

Access 데이터베이스가 이미 프런트 엔드/백 엔드 응용 프로그램 (프런트 엔드/백 엔드 응용 프로그램: 테이블을 포함하는 "백 엔드" 데이터베이스 파일과 "백 엔드" 테이블에 대한 링크가 있는 다른 모든 데이터베이스 개체를 포함하는 "프런트 엔드" 데이터베이스 파일의 복사본으로 구성되는 데이터베이스 응용 프로그램입니다.)인 경우에는 프런트 엔드 데이터베이스만 Access 2000, Access 2002-2003 또는 Access 2007 파일 형식으로 변환하면 됩니다. 백 엔드 데이터베이스의 경우 변경하지 않아도 됩니다.

다음 절차에서는 데이터베이스를 다른 형식으로 저장 명령을 사용하여 프런트 엔드 데이터베이스를 최신 형식인 Access 2000, Access 2002-2003 또는 Access 2007 데이터베이스 중 하나로 변환하는 방법을 보여 줍니다. 이렇게 하면 원래 형식으로 원본 데이터베이스가 유지되고 지정한 형식으로 복사본이 생성됩니다.

  1. 프런트 엔드 데이터베이스를 닫습니다. 파일이 서버나 공유 폴더에 있는 다중 사용자(공유) 데이터베이스인 경우 다른 사용자가 열지 않았는지 확인합니다.
  2. Access 2007을 시작합니다.
  3. Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭한 다음 열기를 클릭합니다.
  1. 프런트 엔드 데이터베이스의 위치로 이동한 다음 해당 데이터베이스를 두 번 클릭하여 엽니다.

 참고   데이터베이스의 기능을 업그레이드할지 묻는 데이터베이스 기능 향상 대화 상자가 나타나면 아니요를 클릭합니다.

  1. 데이터베이스를 열 때 폼이 나타나면 해당 폼을 닫습니다.
  2. Microsoft Office 단추 단추 모양 를 클릭하고 다른 이름으로 저장을 가리킨 다음 데이터베이스를 다른 형식으로 저장에서 변환할 파일 형식을 클릭합니다.
  1. 다른 이름으로 저장 대화 상자에서 새 데이터베이스의 이름을 입력합니다.
  2. 저장을 클릭합니다.

이제 Access 2000, Access 2002-2003 또는 Access 2007로 업그레이드한 사용자를 위해 새로운 기능을 지원하도록 새 프런트 엔드 데이터베이스를 개선할 수 있습니다.

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적용 대상:
Access 2007