Outlook 2010 모범 사례

본 문서는 고객의 요청을 최대한 반영하여 Microsoft Outlook 2010을 제작한 제품 팀에서 작성했습니다.  Outlook 2010은 다양한 업무 유형과 필요성을 지닌 사용자가 폭넓게 사용하도록 설계되었습니다. "정석"이라고 할 수는 없지만 프로그램에서 보다 간편하게 작업할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다. 이러한 모범 사례를 통해 Outlook을 사용하면서 최고의 경험을 누리셨으면 합니다.

이 가이드에서는 Outlook 2010을 최대한 활용하는 방법을 다루고 있습니다. 그러나 포괄적인 안내를 제공하지는 않으며, 몇 가지 핵심 시나리오를 통해 사용자의 정보 관리 필요성에 맞게 Outlook을 활용할 수 있도록 합니다.

이 가이드는 다음과 같은 사용자를 대상으로 합니다.

  • 대기업 IT 부서 담당자
  • 하루에 30통이 넘는 전자 메일을 수신하는 사용자
  • 메시지를 보내거나 받고, 모임을 설정하거나 참석하는 등 일상적으로 Outlook 2010을 장시간 사용하는 사용자
  • Microsoft Exchange Server 계정으로 Outlook 2010을 사용하는 사용자

서버 설치 여부나 조직 규모에 관계없이 이 문서는 유용한 자료로 활용될 수 있습니다.

IT 관리자용

Office 2010 로고Office 2010 로고 로 시작하는 문장은 다른 Microsoft Office 2010 제품(예: Microsoft OneNote 2010, Microsoft SharePoint Server)에 대한 참조 설명입니다. 자동 보관 및 Outlook 데이터 파일(.pst)이 언급되는 문장에는 파일 캐비닛 아이콘 보관 아이콘 이 표시됩니다. 조직에서 이러한 제품 또는 기능을 배포하지 않은 경우 이 문장들은 무시할 수 있으며 전체 문서 및 워크플로에 영향을 주지 않습니다.

이 문서의 내용


효율적인 시간 관리의 기본 원칙

Outlook 2010은 전자 메일 메시지, 일정, 연락처 및 작업을 관리할 수 있는 도구입니다. 이와 같이 Outlook 2010은 커뮤니케이션은 물론 시간 관리에 있어서도 핵심적인 역할을 수행합니다. 다음은 Outlook 2010을 최대한 활용하기 위한 몇 가지 기본 원칙입니다.

  • 메시지를 읽는 위치의 수를 줄입니다. 일련의 규칙을 사용해 읽어야 하는 메시지는 모두 받은 편지함으로 필터링합니다. 
  • 일부 메시지는 지나칩니다. 규칙을 사용해 읽어야 하는 메시지는 받은 편지함으로 보내고 나머지 메시지는 확인하지 않은 상태로 메일 그룹 폴더로 넘깁니다. 수신되는 모든 메시지를 읽을 필요는 없으며 메시지가 너무 많은 경우에는 모두 읽을 수도 없습니다.   중요한 메시지만 받은 편지함으로 이동하고 나머지 메시지는 해당 사안에 관여하게 될 경우를 대비해 보관해두면 도움이 될 수 있습니다. 
  • 메시지를 수동으로 보관하는 위치의 수를 줄입니다. 메시지를 찾을 때 검색에 의존해야 하는 보관과 관련된 정신적 부담을 줄입니다.
  • 4D 방식을 사용하여 메시지를 처리합니다. 메시지를 읽을 때 다음 작업 여부를 결정합니다.
    • 삭제(Delete)
    • 처리(Do) - 응답하거나 참조용으로 보관
    • 위임(Delegate) - 전달
    • 연기(Defer) - 작업 목록에서 다시 검토할 수 있도록 범주 및 플래그 사용
  • 할 일 목록을 하나로 줄입니다. 할 일 목록과 일정을 각각 하나로 사용하여 해야 할 일을 관리합니다.
  • 일괄적으로 처리합니다. 범주를 통해 유사한 작업은 함께 묶습니다.
  • 메시지를 보낼 때 충분히 고려합니다. 훌륭한 메시지를 작성하기 위해 해야 할 사항과 하지 말아야 할 사항을 따릅니다.
  • 일정 및 작업을 정기적으로 검토합니다.

여기에 설명된 모범 사례를 모두 따르지 않고 일부만 적용하더라도 Outlook 2010을 보다 효율적으로 사용할 수 있습니다.

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Outlook 2010 설정: 레이아웃

이 모범 사례를 따르는 첫 번째 단계는 Outlook 2010을 최적으로 사용할 수 있도록 시스템을 설정하는 것입니다. 다음은 일반적인 모범 사례입니다.

  • 탐색 창을 왼쪽에 엽니다.
  • 메시지를 대화 보기에 표시합니다. 사용자에게 직접 전송된 메시지는 자동으로 파란색으로 표시됩니다.
  • 읽기 창을 오른쪽에 배치합니다.
  • 할 일 모음을 맨 오른쪽에 엽니다. 화면 해상도가 1024 x 768 픽셀 미만일 경우, 할 일 모음을 최소화할 수 있습니다.
  • 캐시된 Exchange 모드를 설정합니다.

권장하는 레이아웃 설정 방법은 FAQ 섹션을 참조하십시오.

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폴더

다음은 일반적인 모범 사례입니다.

  • 처리해야 하는 메시지는 받은 편지함을 사용합니다. 받은 편지함은 사용자에게 직접 전송된 메시지 또는 읽어야 하는 중요한 메시지에 사용합니다.

여러 사람과 많은 메시지를 주고 받아야 하는 경우에는 대화 보기로 변경합니다. 또는, 날짜 정렬(기본 정렬)을 사용합니다. 자동 서식 규칙을 사용하여 사용자에게만 전송된 메시지를 모두 파란색으로 표시할 수 있습니다.

  • 받은 편지함 하단에 참조 폴더를 한 개 만들어 나중에 다시 참조할 수 있도록 참조 자료를 모두 보관합니다. 이 폴더에는 규칙을 사용하는 것처럼 자동으로 메시지가 보관되지 않습니다. 이 폴더의 이름을 1-참조로 지정합니다. 1-를 추가하면 해당 폴더가 받은 편지함 하단에서 첫 번째 항목이 됩니다. 이 폴더는 받은 편지함 하단에 생성되므로 받은 편지함을 축소하여 보이지 않게 할 수 있습니다.

보관 아이콘 이 폴더를 연간 자동 보관으로 설정합니다.

 참고    이 폴더의 크기가 너무 커지는 경우(10,000개 항목 이상), Outlook 2010에서 이 폴더로 전환할 때 속도가 느려질 수 있습니다.

  • 경력 관련 메시지, 비공개 메시지 및 개인적인 메시지용 폴더를 만듭니다. 개인 정보 및 경력 관련 정보를 위해 별도의 폴더를 만들면 다른 사람 앞에서 개인적인 메시지가 표시되는 것을 염려하지 않고 자유롭게 메시지를 검색할 수 있습니다. 이 폴더 이름을 2-개인으로 지정합니다. 관리자는 3-관리라는 폴더를 만들어 직원에 대한 피드백을 보관할 수 있습니다.

보관 아이콘 이 폴더를 연간 자동 보관으로 설정합니다.

  • 메일 그룹 메시지에 대한 폴더 모음을 만듭니다. 메일 그룹(목록 서버라고도 함)으로 전송된 메시지를 반드시 모두 읽을 필요는 없습니다. 이 폴더 모음은 받은 편지함에 자동으로 전달되지 않은 메일 그룹 메시지를 모두 저장하는 저장소입니다. 받은 편지함 하단에 메일 그룹이라는 최상위 폴더를 하나 만들고, 각 메일 그룹 항목에 대한 하위 폴더를 만듭니다. 일반적으로 각 메일 그룹은 한 폴더로 충분하지만, 관련된 메일 그룹이 여러 개인 경우 모든 메시지가 동일한 폴더에 배달되도록 설정하는 것을 고려하는 것이 좋습니다.

최상위에 있는 메일 그룹 폴더를 축소하면 하위 폴더에 있는 읽지 않은 메일은 표시되지 않습니다.

 참고    메일 그룹에 있는 메시지를 모두 읽어야 하는 경우에는 이 폴더를 만들지 마십시오. 해당 메시지는 받은 편지함으로 바로 전달되어야 합니다.

보관 아이콘 메일 그룹 폴더를 6개월마다 자동 보관하거나 시간에 민감한 경우 더 자주 자동 보관하도록 설정합니다. 예를 들어, 카풀 참여자 검색용 메일 그룹은 일 단위로 보관해야 합니다. 

  • RSS 피드에 대한 폴더 모음을 만듭니다. 메일 그룹에 대한 폴더 모음과 마찬가지로, RSS는 재미있는 정보가 있는 경우도 있지만 항상 읽을 필요는 없거나 사용자에게 직접 전송되는 메시지만큼 긴급하지는 않은 데이터 모음을 나타냅니다. Outlook 2010에서는 이러한 폴더가 자동으로 만들어집니다.

검색 폴더

검색 폴더는 다른 메일 및 RSS 폴더에서 정보를 수집하는 데 유용합니다. 검색 폴더는 특히 다른 폴더에 저장된 정보를 수집해야 할 때 유용합니다. 예를 들어, 분기별 모임을 준비하는 경우에 편리합니다. 

매일 200통이 넘는 대량의 메시지를 받는 경우, 검색 폴더를 사용하면 여러 사람이 보낸 메일을 분석하는 데 유용할 수 있습니다.

탐색 창의 즐겨찾기 섹션

즐겨찾기(선택 사항)

즐겨찾기는 메일 폴더 목록에 섞여 있던 폴더를 눈에 띄게 합니다.

즐겨찾기는 메일 폴더의 하위 집합으로, 탐색 창 (탐색 창: Outlook 창의 왼쪽에 있는 열로 바로 가기나 메일 같은 창과 각 창 내의 바로 가기 또는 폴더를 포함합니다. 각 폴더를 클릭하면 해당 폴더의 항목이 표시됩니다.) 위에 나타납니다. 시스템 작동 시 즐겨찾기를 반드시 사용해야 하는 것은 아니지만, 화면이 작아 탐색 창을 최소화한 경우 최소화된 막대로 메시지를 끌어서 효과적으로 관리할 수 있습니다. 또한, 공통 검색을 수행하고 일정, 연락처, 작업으로 이동하는 것도 가능합니다.

일반적인 모범 사례에 따라 즐겨찾기받은 편지함, 1-참조, 보낸 편지함지운 편지함 폴더를 포함합니다.

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규칙

Outlook을 구성하는 목적은 받은 편지함에서 불필요한 부분을 줄이고 가장 중요한 메시지가 가장 위에 오도록 하는 것입니다. 규칙은 설정한 기준에 따라 메시지를 폴더로 이동하여 이 작업을 처리합니다. 규칙은 메시지를 필터링하여 필독 항목만 받은 편지함에 수신되도록 합니다.

일반적인 모범 사례에 따라 다음 규칙을 만듭니다. 이러한 규칙을 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 본 문서 끝에 있는 FAQ를 참고하십시오.

  • 자동 회신    모임에 대한 회신은 내용이 없으므로 모두 지운 편지함으로 이동합니다. 모임 창에서 추적 탭을 확인하여 수락한 사람을 알 수 있습니다.
  • 받는 사람: 나    메시지가 메일 그룹으로도 전송되는 경우에도, 사용자에게 직접 보내거나 사용자를 참조 줄에 포함하여 보내는 모든 메시지는 받은 편지함으로 보내지며 다른 규칙이 적용되지 않습니다.
  • 모임 요청을 받은 편지함으로 보냄    메일 그룹으로 전송된 경우에도 모임 요청을 모두 받은 편지함으로 전달합니다.
  • 보낸 편지함 지연    이 규칙은 보내는 메시지를 1분 이상 지연시킵니다. 이 규칙을 사용하는 경우, 시스템을 종료하기 전에 메시지가 전송됐는지 확인합니다.

 참고    Office 2010 로고 이 규칙은 클라이언트 전용이므로, OWA(Outlook Web App)에서는 작동하지 않습니다.

  • 메일 그룹    메일 그룹으로 전송되는 모든 전자 메일 메시지를 메일 그룹 폴더로 보냅니다.  단, 사용자에게 중요한 메시지임을 나타내는 키워드가 있는 경우에는 받은 편지함으로 보냅니다. 유사한 여러 메일 그룹이 있는 경우에는 동일한 규칙을 사용하여 동일한 폴더에 보관해야 합니다. 사용자가 모든 메시지를 읽어야 하는 메일 그룹의 구성원인 경우에는 이 방법에 대한 규칙을 만들지 마십시오. 읽어야 하는 메시지는 모두 받은 편지함으로 전달되어야 합니다.

규칙을 모두 구성하면 다음과 같이 보입니다.

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할 일 모음

  할 일 모음은 Outlook 2010의 오른쪽에 있는 패널입니다. 여기에는 일정, 예정된 약속 및 통합된 작업 목록이 표시되며 다음 항목이 포함됩니다.

  • 응답해야 하는 메시지(플래그가 지정된 메시지)
  • 통화해야 하는 연락처(플래그가 지정된 연락처)
  • 자발적으로 떠올린 작업

할 일 모음 설정에 대한 모범 사례는 다음과 같습니다.

  • 달력 표시(기본적으로 설정됨)
  • 화면 해상도가 낮거나 지정된 날에 모임이 많지 않은 경우 3개의 약속만 표시(기본값)
  • 화면 해상도가 높거나 매일 모임이 많은 경우(5개 이상) 5개의 약속 표시
  • 작업 표시(기본적으로 설정됨)
  • Office 2010 로고 빠른 연락처 표시(Microsoft Office Communicator 2007 R2가 설치된 경우 사용 가능하며 기본적으로 설정됨)

작업은 기본적으로 기한을 기준으로 정렬되지만, 플래그 사용 방법에 따라 정렬 기준을 시작 날짜로 변경할 수도 있습니다. 다음 주 월요일로 연기한 작업을 보려는 경우 시작 날짜별로 정렬합니다. 기한 날짜에 해당하는 작업을 보려는 경우 기한별로 정렬합니다.

기본 플래그

일반적인 모범 사례에 따라 빠른 클릭 플래그를 오늘(기본값)로 설정합니다.

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알림

많은 메시지를 받는 경우나 메시지를 받을 때 나는 알림 소리로 주의가 산만해지는 경우에는 다음 옵션을 해제하는 것이 좋습니다.

Outlook 바탕 화면 알림

  • Windows 작업 표시줄에서 Outlook 아이콘 위에 표시되는 봉투 아이콘

작업 표시줄의 새 메일 알림

  • 잠시 봉투로 변경되는 커서
  • 위의 모든 설정과 함께 재생되는 소리

이러한 설정을 변경하려면 파일 단추를 클릭하고 옵션을 클릭한 다음 메일을 클릭합니다.

메시지 도착에서 확인란을 모두 선택 취소합니다.

Backstage 보기에서 메시지 도착 설정

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범주

Outlook 2010에서 범주를 사용하면 여러 방법으로 항목을 관리할 수 있습니다. 다음과 같은 세 가지 기본 유형의 범주를 만드는 것이 좋습니다.

  • 프로젝트(사람이 포함될 수 있음)
  • 항목
  • 위치 또는 활동

범주가 이 시스템에서 필수적인 부분은 아니지만, 범주를 사용하면 프로그램을 더 효율적으로 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 범주를 사용하면 지금 할 수 있는 일을 더 쉽게 확인하고 유사한 일은 그룹화하여 한꺼번에 처리할 수 있습니다.

범주를 만들려면 다음을 실행합니다.

  • 임의의 보기에서 탭의 태그 그룹에 있는 범주를 클릭한 다음 모든 범주를 클릭합니다.

일반적인 모범 사례에 따라 다음과 같은 범주를 만듭니다.

  • 각 부하 직원 및 관리자: 다음에 만날 때 검토하려는 항목에 사용합니다(예: 1:1 관리자 범주).
  • 각 해야 할 작업의 주요 위치 또는 유형: 한꺼번에 조치를 수행할 수 있으므로, 작업 관리에 유용합니다. 그 예는 다음과 같습니다.
    • @통근: 직장에서 집으로 퇴근하는 동안 할 수 있는 작업.
    • @전자 메일: 전자 메일 메시지, 모임 또는 Outlook 2010의 다른 측면과 관련된 작업.
    • @집: 집에서만 할 수 있는 작업.
    • @모임: 모임을 준비하는 데 필요한 항목.
    • @오프라인: 컴퓨터를 사용하지 않는 작업(예: 문서 복사 등).
    • @온라인: 온라인이나 웹 브라우저를 통해서만 할 수 있는 작업.
    • @전화: 전화를 걸거나 받아야 하는 작업.
    • @읽기: 읽기만 하고 응답할 필요가 없는 작업.  이 범주는 긴 메시지나 첨부 파일을 읽어야 하지만 바로 가져올 수 없는 경우에 유용합니다.
    • @대기 중: 응답을 기다리고 있으며 다음 조치가 정해지지 않은 메시지 또는 작업.

색 범주 대화 상자

 참고    @ 기호를 사용하면 범주 목록에서 해당 범주가 쉽게 눈에 띕니다. 특정 범주 앞에 @를 표시하면 해당 범주가 범주 목록에서 맨 위에 오고 이 작업을 할 때 사용자가 있어야 하는 위치를 상기시킵니다(예: @전화는 "전화기에서"를 의미함).

  • 중요한 각 항목 또는 프로젝트: 해당 주제와 관련된 메시지를 쉽게 찾을 수 있습니다. 특히, 메시지의 본문이나 제목에 검색할 수 있는 단어가 없는 경우에 유용합니다. 
  • 중요한 항목: 오늘 완료해야 하며 다른 날로 연기할 수 없는 항목에 사용합니다.

 참고    항목이 한 번에 한 폴더에만 있을 수 있는 보관과는 다르게 한 항목에 여러 범주를 적용할 수 있습니다.  예를 들어, 응답하기 전에 관리자와 의논하려는 중요한 메시지에 @전자 메일 범주와 1:1 관리자 범주를 지정할 수 있습니다.

여러 범주가 지정된 작업

빠른 클릭 범주는 가장 자주 적용하는 범주여야 합니다.

빠른 클릭 범주를 설정하려면 다음을 실행합니다.

  • 임의의 보기에서 탭의 태그 그룹에 있는 범주를 클릭한 다음 빠른 클릭 설정을 클릭합니다.

이와 같이, 범주를 사용하면 메시지와 작업을 할 일 모음에서 쉽게 알아볼 수 있고, 더 효율적으로 검색할 수 있으며, 모임을 준비하는 데 도움이 됩니다.

 참고    보내는 메시지는 주의하여 분류합니다. 받는 사람이 사용자의 범주를 볼 수도 있습니다.  받는 사람이 Outlook 2010 또는 Exchange Server 2010을 사용하지 않는 경우 사용자가 설정한 범주를 볼 수 있습니다.

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빠른 단계

빠른 단계 갤러리 Outlook 2010의 새 기능인 빠른 단계를 통해 한 번의 클릭으로 여러 작업을 수행할 수 있습니다. 받은 편지함을 정리하고 Outlook을 더 효율적으로 사용하도록 도와주는 유용한 도구입니다. 언제든지 Outlook에서 동일한 단계가 반복되는 작업은 빠른 단계로 만들어 보십시오.

 참고    빠른 단계는 메시지에만 적용됩니다.

일반적인 모범 사례에 따라 다음과 같은 빠른 단계를 만듭니다. 자세한 내용은 일반 작업 또는 반복 작업 자동화를 참고하십시오.

빠른 단계 기능 사용하는 경우
참조

메시지를 읽은 상태로 표시합니다.

해당 메시지를 1-참조 폴더로 이동합니다.

이는 한 번 클릭 보관 단추입니다.
개인*

메시지를 읽은 상태로 표시합니다.

해당 메시지를 2-개인 폴더로 이동합니다.

개인 메시지를 보관하는 경우
완료

메시지를 읽은 상태로 표시합니다.

메시지를 완료로 표시합니다.

해당 메시지를 1-참조 폴더로 이동합니다.

응답했거나 처리한 참조 메시지의 경우
연기*

메시지를 읽은 상태로 표시합니다.

메시지를 오늘 날짜 작업으로 플래그합니다.

해당 메시지를 1-참조 폴더로 이동합니다.

나중에 처리하려는 메시지의 경우

*개인 및 연기 빠른 단계는 기본적인 빠른 단계가 아닙니다.

선택적 빠른 단계

위에 나열된 빠른 단계 외에도 작업 및 일반적인 일상 활동에 따라 다음과 같은 유형의 빠른 단계를 만들 수 있습니다.

빠른 단계 기능 사용하는 경우
분류 및 이동

메시지를 읽은 상태로 표시합니다.

메시지를 분류합니다.

해당 메시지를 1-참조 폴더로 이동합니다.

나중에 찾을 때 도움이 되도록 많은 메시지를 분류한 후 관리하는 경우. 자주 사용하는 범주별로 하나씩 만듭니다.
플래그 지정 및 이동

메시지를 읽은 상태로 표시합니다.

메시지에 플래그를 지정합니다.

해당 메시지를 1-참조 폴더로 이동합니다.

내일, 이번 주 등 다양한 날짜를 표시하기 위해 플래그를 지정하는 경우. 자주 사용하는 플래그별로 하나씩 만듭니다.
플래그 지정, 분류 및 이동

메시지를 읽은 상태로 표시합니다.

메시지에 플래그를 지정합니다.

메시지를 분류합니다.

해당 메시지를 1-참조 폴더로 이동합니다.

작업의 컨텍스트를 쉽게 이해할 수 있도록 몇 가지 범주를 사용하는 경우. 예를 들어, @읽기: 내일 플래그는 @읽기 범주로 분류됩니다.
참고 정보 및 이동

메시지를 읽은 상태로 표시합니다.

참고 정보 메시지로 전달합니다.

해당 메시지를 1-참조 폴더로 이동합니다.

종종 다른 사람에게 전자 메일을 전달하는 경우(기사 등)
위임

메시지를 읽은 상태로 표시합니다.

특정 사용자에게 전달합니다.

해당 메시지를 1-참조 폴더로 이동합니다.

다른 사람에게 해당되는 메시지를 받은 경우
작업

첨부 파일이 있는 작업을 만듭니다.

메시지를 삭제합니다.

플래그가 지정된 메시지에 대한 컨텍스트 정보가 더 많이 필요한 경우
메일 그룹

메시지를 읽은 상태로 표시합니다.

해당 메시지를 메일 그룹 폴더(또는 특정 메일 그룹 폴더)로 이동합니다.

규칙으로 인해 메일 그룹의 원치 않는 일부 메시지를 받은 편지함에서 받는 경우. 예를 들어, 본문에 bar라는 단어가 없는 경우 foo 메일 그룹에서 보내는 모든 메시지는 폴더로 이동하도록 규칙을 설정했습니다. 다른 사람이 사용자와는 관련이 없지만 bar라는 단어가 포함된 메시지를 foo 메일 그룹에 보내는 경우가 있습니다.
회신 및 삭제

회신 창을 엽니다.

원본 메시지를 삭제합니다.

응답해야 하는 메시지이지만, 응답 후에는 원본 메시지가 필요하지 않은 간단한 메시지를 받은 경우. 예: "점심 먹으러 갈래요?" 응답: "그래요!"

빠른 단계를 만들기 시작하면, 작업을 완료하는 데 필요한 클릭 수를 최적화할 수 있는 다른 방법을 찾을 수 있을 것입니다. 동일한 작업이 반복될 때마다 빠른 단계를 만듭니다. 프로젝트가 변경되면 사용자가 실행할 작업만 반영되도록 빠른 단계를 업데이트합니다.

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4D 방식으로 받은 편지함 관리

시스템을 설정한 후에는 받는 메시지를 관리할 수 있습니다. 받은 편지함을 중요한 메시지를 받는 중앙 지점으로 만들어 받은 편지함의 각 항목은 모두 처리해야 하는 사항이라는 신뢰를 바탕으로 받은 편지함에서 메시지를 확인할 수 있습니다.

받은 편지함에 있는 모든 메시지에 대해 다음을 실행합니다.

  • 중요하지 않은 메시지는 바로 삭제합니다.
  • 2분 이내에 완료할 수 있는 경우에는 바로 실행합니다(회신, 관리, 전화 등).
  • 사용자에게 해당되지 않거나 사용자가 할 수 없는 작업의 경우 메시지를 위임(전달)합니다.
  • 처리해야 하지만 2분이 넘게 걸리는 경우(읽는 시간 포함) 연기합니다.

메시지가 참조용으로 필요하면 해당 메시지를 연기하기로 결정한 경우에도 참조 폴더로 이동합니다. 목표는 각 메시지의 확인 횟수를 줄이는 것입니다.

삭제(Delete)

읽을 필요가 없는 메시지는 삭제합니다. 정크 메일인 경우 삭제합니다.

이 대화와 관련된 다른 메시지를 받지 않으려면 무시합니다.

대화 무시 명령

처리(Do): 2분 소요 연습

2분 안에 완료할 수 있는 많은 작업이 있습니다. 예를 들어 대부분의 메시지는 2분 이내에 응답할 수 있습니다. 그러나 메시지를 처리하는 데 2분이 넘게 걸리는 경우에는 메시지를 연기합니다. 2분이 어느 정도의 시간인지 이해하려면 직접 시간을 측정해 보십시오.

메시지를 처리한 후에는 다음 중 하나를 실행합니다.

  • 중요하지 않은 경우에는 삭제합니다.
  • 빠른 단계를 사용하여 참조 폴더 중 하나에 보관합니다(예: 1-참조).

연례 평가 등에 다시 참고할 수 있도록 완료한 항목의 기록을 유지하려면 완료 빠른 단계를 사용합니다. 이 빠른 단계를 사용해도 메시지는 완료로 표시됩니다.

위임(Delegate)

다른 사용자가 처리해야 하는 메시지를 받는 경우가 있습니다. 이 경우, 메시지를 위임할 사람을 받는 사람 줄에 넣어 회신합니다. 이와 같은 작업을 자주 하는 경우, 위임할 사람을 받는 사람 줄에 넣어 회신하는 작업을 빠른 단계로 만들 수 있습니다.

나중에 추적하려면, 보내기 전에 해당 메시지에 플래그를 지정합니다. 할 일 모음에서 해당 작업을 @대기 중 범주로 표시합니다.

연기(Defer)

메시지를 연기하는 경우

나중에 시간이 날 때 확인하려는 경우 메시지를 연기합니다.

메시지를 연기하는 이유:

  • 2분 내에 처리할 수 없는 경우
  • 읽는 데 다소 시간이 걸리는 경우
  • 주의를 기울여 자세하게 응답해야 하는 경우
  • 다른 프로그램에서 추가 작업이 필요한 경우(예: "<이름> 문서를 추가해야 하는 경우")
메시지를 연기하는 방법: 플래그 지정

메시지를 바로 처리할 시간이 없다고 판단되는 경우, 플래그를 지정할 수 있습니다.

  • 오늘 처리해야 하는 경우, 플래그를 클릭하여 오늘 플래그를 지정합니다.
  • 더 오랫동안 연기하려면 메시지를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 더 늦은 날짜로 플래그를 지정합니다.
  • 메시지를 두 번 이상 참조해야 하고 메시지에 쉽게 액세스하려는 경우, 메시지를 할 일 모음에 있는 나중에 그룹으로 끕니다. 나중에 그룹이 없는 경우 작업의 플래그 시작 날짜를 100년 후로 설정합니다. 메시지가 과도하게 보관되지 않도록 이 플래그를 자주 사용하지 마십시오.
  • 단기간에 처리해야 하는 메시지인 경우, 할 일 모음 위에 표시되도록 플래그를 날짜 없음으로 지정합니다. 이 그룹은 작업 목록의 위에 표시되므로, 필요한 경우에만 사용하고 주기적으로 정리합니다.

메시지에 플래그를 지정하는 것 외에 다음 작업을 할 수 있습니다.

  • 적절한 범주를 추가합니다.
  • 메시지가 아직 읽은 상태가 아닌 경우 참조 빠른 단계를 클릭하여 읽은 상태로 표시한 다음 참조 폴더(1-참조)에 보관합니다.

동일한 범주와 플래그를 반복해서 적용하는 경우 플래그 지정, 분류 및 보관 작업을 빠른 단계로 만듭니다.

항목에 플래그가 지정되면 할 일 모음에 표시됩니다. 항목에 플래그를 지정하고 참조 폴더에 보관하여 해당 항목이 사용자 보기에서 표시되지 않도록 할 수 있습니다. 그러나 항목은 작업 목록에 있으므로, 계속해서 다음 메시지를 확인하고 나중에 플래그가 지정된 항목으로 돌아갈 수 있습니다.

플래그가 지정된 항목에 추가 정보를 추가하려는 경우

메시지 제목 줄의 정보가 충분하지 않은 경우, 추가하려는 정보량에 따라 다음 중 하나를 수행할 수 있습니다.

  • 할 일 모음에서 작업 이름을 클릭하거나 작업 이름을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 작업 이름 바꾸기를 선택하여 작업 이름을 변경합니다. 작업 이름을 변경해도 메시지 제목은 변경되지 않으며 다음 작업이 무엇인지 쉽게 알 수 있습니다.
  • 메시지를 첨부 파일로 추가한 작업을 만듭니다.

또한 범주를 추가하여 쉽게 다음 작업을 알아볼 수 있습니다. 할 일 모음에 있는 작업을 범주로 분류하면 즉시 작업할 수 있는 항목이 무엇인지(@사무실), 대기 중인 다른 사람의 작업이 무엇인지(@대기 중), 모임 정보가 무엇인지(@모임)를 쉽게 알 수 있습니다.

연기한 작업의 처리 시기

메시지를 처리한 후 작업 목록을 시작할 수 있습니다. 이 때 연기했던 메시지에 응답합니다.

메시지 보관

바로 처리하지 않아도 되지만 나중에 해야 할 수도 있는 메시지를 받는 경우가 있습니다. 예를 들어 지침에 관한 메시지가 있습니다. 참조 빠른 단계를 클릭하여 이러한 메시지를 참조 폴더(1-참조)에 보관합니다. 범주를 추가하면 나중에 필요할 때 쉽게 찾을 수 있습니다(예: @프로젝트). 이 작업은 빠른 단계를 사용하여 보관하기 전에 수행합니다.

메시지 처리를 완료한 후에는 받은 편지함을 정리하고 일정 및 작업 처리로 초점을 전환할 수 있습니다.

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일상적인 검토: 시간 및 작업 관리

일반적인 모범 사례에 따라 매일 아침 작업 목록 및 일정 관리에 시간을 할애합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

  • 당일과 그 주에 예정된 약속과 모임을 검토합니다.
  • 작업을 검토하고 조정합니다.
  • 약속을 일정에 추가하고 작업 완료에 필요한 시간을 계획합니다.

거절

일정과 작업 목록을 검토할 때 현실적으로 수행할 수 있는지를 고려합니다. 수행할 수 없는 경우도 있습니다. 다음은 할 수 없는 일을 거절하여 시간을 확보할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

  • 참석할 필요가 없는 모임은 거절합니다. 이 경우 충분히 거절할 수 있습니다.
  • 처리할 필요가 없거나 나중에도 처리하지 않을 작업은 삭제합니다.
  • 다른 사람들에게 응답 중임을 알리는 메시지를 보냅니다. 보낼 때 사용자가 참고할 수 있도록 메시지에 플래그를 지정합니다. 다른 사람이 사용자가 해당 요청을 잊었다고 생각할 수 있으므로, 현실적으로 가능한 날짜까지 응답할 예정임을 알려주는 것이 좋습니다.

일정 관리

하루 종일 모임이 있는 경우, 작업을 완료하고 메시지를 작성할 시간이 적으므로 작업을 다른 날로 연기합니다.

작업을 처리하는 데 시간이 오래 걸리거나 처리하지 않아도 되는 작업과는 달리 반드시 처리해야 하는 작업의 경우, 해당 작업에 필요한 시간을 계획하기 위해 일별 작업 목록에서 일정으로 끌어옵니다.

작업을 만드는 방법

일정 및 작업을 확인하다 보면 해야 할 일들이 불가피하게 떠오르게 됩니다. Outlook에서 작업을 만드는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

  • 메시지에 플래그를 지정합니다.
  • 작업 목록 위에 있는 새 작업 입력 상자에 입력합니다.
  • Ctrl+Shift+K 바로 가기 키를 사용하여 새 작업을 만듭니다.
  • 운전 중 작업이 법적으로 허용된 경우, 모바일 장치 또는 휴대폰의 음성 메모 기능을 사용하여 작업을 녹음하고 나중에 녹음 내용을 할 일 목록에 기록합니다.
  • Office 2010 로고 모임 중인 경우에는 OneNote를 사용하여 메모를 작성합니다. OneNote의 플래그가 지정된 항목은 Outlook 2010 작업 목록에 표시됩니다.

작업 관리 방법

다음은 작업을 관리하는 몇 가지 방법입니다.

  • 작업 추가는 할 일 모음이나 작업 목록 위에 있는 새 작업 입력 상자에 입력할 수도 있고, 일별 작업 목록의 빈 공간에 입력할 수도 있으며, 리본 메뉴에서 새 작업을 클릭하여 추가할 수도 있습니다.
  • 처리할 필요가 없는 작업은 지웁니다. 작업 목록은 중요한 공간이므로 정돈된 상태를 유지하여 효율적으로 사용할 수 있도록 합니다.  플래그가 지정된 메시지를 보관하려는 경우 목록에서 제거를 클릭하거나 삭제를 클릭합니다.
  • 완료된 작업을 완료로 표시하면 할 일 모음에서 제거됩니다.
  • 플래그가 지정된 메시지의 작업 제목을 변경하여 작업을 더 쉽게 수행할 수 있습니다. 예를 들어, 플래그가 지정된 메시지의 제목이 그룹 멤버 자격을 키보드로 변경할 수 없음인 경우 제목을 이 작업의 다음 조치인 오민수에게 회신으로 변경합니다. 작업 제목을 변경하려면 할 일 모음에서 해당 항목을 클릭한 다음 새 제목을 입력하거나, 마우스 오른쪽 단추를 클릭한 다음 작업 이름 바꾸기를 클릭합니다. 작업 제목을 변경해도 메시지 제목은 변경되지 않습니다. 작업 목록 변경 내용에는 제목만 표시됩니다.
  • 범주를 적용하면 다음 단계를 수행하기 위한 작업 위치를 식별하고 일부 작업을 쉽게 알아볼 수 있습니다.
  • 동일한 범주에 있는 작업처럼 유사한 작업은 함께 그룹화하기 위해 작업을 다시 정리합니다. 작업을 이동하려면 작업 목록에서 작업 파일을 클릭하여 끌어옵니다. 이러한 방법으로 유사한 작업을 함께 처리할 수 있습니다.
  • 일별 작업 목록과 할 일 모음에 있는 작업을 처리할 날짜로 끌어옵니다. 다소 시간이 걸리는 작업의 경우, 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 계획하기 위해 일정에 끌어다 놓습니다. 

효율적으로 구성하는 것도 중요하지만, 작업 목록의 우선 순위를 정하고 관리하는 데 많은 시간을 할애하지 않도록 합니다. 작업 목록 관리에 많은 시간을 소요하지 않아야 합니다.

일정 사용: 시간 관리를 위해 약속 만들기

할 수 있는 시간보다 해야 할 일이 항상 더 많다는 점을 기억하십시오.

시간 관리를 효율적으로 하려면 메시지를 처리하고, 약속 및 작업을 관리하고, 해야 할 일을 검토하는 시간이 필요합니다.

일정에 정기적인 약속 및 모임을 직접 계획할 수 있습니다. 일정은 실제적인 시간 계획표로 취급해야 합니다. 일정을 예약한 경우, 해당 시간에 일정을 수행해야 합니다. 

다음 작업에 시간을 별도로 할애합니다.

  • 메시지를 처리합니다. 많은 메시지를 받은 경우 메시지를 처리할 시간을 별도로 할애하는 것은 매우 중요합니다. 중요한 메시지만 받은 편지함에 표시되도록 규칙을 설정한 경우에도 이 메시지를 처리할 시간은 여전히 필요합니다.

 팁    메시지를 처리하고 읽을 때, 탐색 창을 최소화하여 불필요한 요소를 제거하고 상태 표시줄에서 읽기 단추 상태 표시줄의 읽기 보기 명령 를 클릭하여 할 일 모음과 리본 메뉴를 제거합니다. 다시 모두 열려면 읽기 왼쪽에 있는 표준 상태 표시줄의 표준 보기 명령 을 클릭합니다.

  • 작업과 약속을 일별 및 주별로 검토합니다. 일정과 작업을 확인하고 우선 순위를 기준으로 약속과 작업을 평가합니다. 일정이 바쁜 경우 다음을 실행합니다.
  • 동시에 다른 장소에 갈 수 없으므로 시간이 겹치는 약속은 지웁니다.
  • 작업을 처리하는 시간을 계획합니다.
  • 진행 중인 작업에 대해 효율적으로 시간을 사용하는지 여부와 우선 순위를 정확하게 설정했는지 여부를 검토합니다.
  • 관리자와 정기적으로 모임을 가집니다. 관리자와 정기적으로 모임을 가지면 진행 중인 작업을 설명하고 필요한 경우 우선 순위를 다시 설정하는 데 도움이 됩니다. 정기 모임 또는 되풀이 모임을 설정하려면 되풀이 단추 모양 를 클릭합니다.

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작업: 업무 수행

주별 검토

시간 및 작업을 전체적으로 보면 작업의 중요성에 따라 우선 순위를 정하는 데 도움이 됩니다. 또한 사용자가 현실적으로 실행할 수 있는 것과 실행할 수 없는 것을 다른 사람이 명확하게 파악하는 데 도움을 줍니다. 지나간 주와 다가오는 주를 검토하는 것도 관리자와의 주간 모임을 준비하거나 현황 전자 메일 메시지를 준비하는 데 도움이 되는 유용한 방법입니다.

작업 위치

메시지를 처리한 후에는 Outlook에서 작업(메시지 회신 등)을 처리하는 것이 가장 좋습니다. 작업으로 전환하면 받은 편지함에 도착하는 메시지로 인해 산만해지지 않습니다.

작업을 대량으로 처리

작업 목록 및 일정을 확인할 때 유사한 작업을 함께 처리합니다. 예를 들어, 단 몇 분의 시간만 있는 경우에는 모든 전화 작업(통화 회수가 2-3건만 있는 경우)을 처리합니다. 집중이 잘 될 때 신경을 많이 써야 하는 작업(예: 메시지에 답변하는 업무 등)을 처리합니다. 신경이 덜 쓰이는 작업, 예를 들어 현황 메시지 읽기 등은 하루 중 나중에 또는 집중도가 떨어질 때 처리합니다. 작업을 "대량으로 처리"하면 모든 프로젝트가 동시에 진행됩니다.

작업을 대량으로 처리하는 한 가지 방법은 정렬 기준: 시작 날짜정렬 기준: 범주로 변경하는 것입니다. 이 작업을 실행하려면 정렬 기준 머리글을 클릭한 다음 범주를 클릭합니다.

 참고    다른 사람의 작업이 완료되는 데 영향을 미치는 작업이 있는 경우, 해당 작업을 먼저 처리합니다.

정렬 메뉴

작업 완료

작업을 완료하면, 해당 작업을 완료로 표시합니다. Outlook 2010에서는 완료된 작업 목록이 자동으로 보관됩니다. 이는 완료된 작업의 요약으로 유용하게 사용할 있습니다. 작업이나 메시지를 기록할 필요가 없는 경우, 이를 삭제하거나 플래그를 지웁니다.

리본 메뉴의 완료 표시 명령

오프라인으로 작업

수행할 작업이 많을 경우에는 들어오는 메시지로 인해 주의가 산만해지지 않도록 오프라인으로 작업하는 것을 고려합니다.

온라인과 오프라인 간을 전환하면서 작업하는 경우 Outlook 프로필에 있는 모든 전자 메일 계정이 변경됩니다.

  • 보내기/받기 탭의 기본 설정 그룹에서 오프라인으로 작업을 클릭합니다.

온라인 상태를 나타내는 리본 메뉴의 오프라인으로 작업 명령

오프라인으로 작업할 때는 오프라인으로 작업 명령이 강조 표시됩니다.

오프라인 상태를 나타내는 리본 메뉴의 오프라인으로 작업 명령

온라인 모드로 돌아가려면 강조 표시된 오프라인으로 작업을 클릭합니다.

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해당 메시지 찾기: 효율적인 검색

특정 사람이 보낸 메시지를 찾는 방법

특정 사람이 보낸 메시지를 찾으려면 참조 폴더(예: 1-참조)에서 검색 상자를 클릭한 다음 검색 탭에서 보낸 사람을 클릭합니다.

리본 메뉴의 보낸 사람 명령

이름을 입력합니다.

빠른 검색: 보낸 사람 검색 조건 사용

또는 이름을 입력한 다음 아래쪽 화살표 키를 눌러 보낸 사람을 선택하면 결과 범위를 좁힐 수 있습니다.

빠른 검색: 제안된 검색 조건

첨부 파일이 있는 메시지를 찾는 방법

첨부 파일이 있는 메시지를 찾으려면 검색 상자를 클릭한 다음 검색 탭에서 첨부 파일 있음을 클릭합니다.

리본 메뉴의 첨부 파일 있음 명령

모든 검색 조건은 누적 적용되므로, 특정 사람이 보내고 첨부 파일이 있는 메시지를 찾으려면 리본 메뉴에서 해당 명령(보낸 사람, 첨부 파일 있음)을 클릭하여 검색을 구성합니다.

빠른 검색: 여러 검색 조건 사용 예

사서함 전체에서 메시지를 찾는 방법

참조 폴더에서만 검색하는 경우 메시지를 찾을 수 없는 경우가 있습니다. 이런 경우 보낸 편지함에 있거나 잘못된 위치에 있을 수 있습니다.  이러한 경우, 임의의 폴더(받은 편지함, 1-참조 등)에서 검색한 다음 모든 메일 항목에서 다시 검색하십시오를 클릭합니다.

빠른 검색: 결과 없음

검색 탭에서 모든 메일 항목을 클릭할 수도 있습니다.

리본 메뉴의 모든 메일 항목

찾으려는 항목이 일정에 있는 수락한 모임 요청일 가능성이 있는 경우, 모든 Outlook 항목을 검색해 보십시오.

사서함 전체에서 자주 검색을 수행하는 경우, Backstage 보기로 이동하여 항상 모든 폴더에서 검색하도록 기본 검색 범위를 설정할 수 있습니다.

  1. 파일 탭에서 옵션을 클릭합니다.
  2. 검색을 클릭합니다.
  3. 결과에서 모든 폴더를 클릭합니다.

Backstage 보기의 빠른 검색 옵션

검색 중지 방법

검색 중인 항목을 찾았으며 다음 작업으로 이동할 준비가 된 경우, 빠른 검색 상자 옆의 검색 닫기 단추 를 클릭하거나 검색 탭의 닫기 그룹에서 검색 닫기를 클릭합니다.

빠른 검색의 검색 닫기 명령

훌륭한 전자 메일 쓰기

다음 규칙을 사용하면 전문가처럼 메시지를 쓰고 내용을 전달할 수 있습니다.

훌륭한 메시지의 기본 규칙: 해야 할 사항

  • 메시지를 보내기 전에 읽어 봅니다.
  • 제목은 내용을 설명하고 필요한 작업을 알 수 있도록 작성합니다. 예: 영업 팀: 임원 친목 모임 제안 날짜를 보내 주세요. 여기서, 영업 팀은 그룹 이름이고 보내 주세요는 작업을 나타냅니다. 기타 유용한 접두사에는 참고 정보: 및 작업 필요가 있습니다.
  • 작업이 필요한 경우, 제목 상자에 필요한 내용을 나타냅니다.
  • 대화 주제가 바뀌면 메시지 제목을 변경합니다.
  • 모든 메시지는 짧고 간결하게 유지합니다.
  • 가장 중요한 내용부터 가장 덜 중요한 내용 순으로 메시지 내용을 구성합니다.
  • 중요한 정보는 굵게 표시하는 것이 좋습니다.
  • 작업 항목 또는 질문을 별도의 줄에 작성하여 쉽게 알아볼 수 있도록 합니다.
  • 질문을 하는 경우 사람 이름을 굵게 표시합니다. 예: 오민수: 프로젝트 상태가 어떻습니까?
  • 메시지를 받는 사람의 수를 메시지를 읽어야 하는 사람 수로 제한합니다.
  • 정보를 받아야 하는 사람은 참조 줄에 넣습니다.
  • 응답하거나 작업을 수행해야 하는 사람은 받는 사람 줄에 넣습니다.
  • 필요한 경우 서명을 사용합니다. 단, 서명은 단순하고 간결하면서 전문적이면서도, 가능하면 그래픽 없이 사용합니다.
  • 응답이 즉시 필요하면 메시지를 보내지 마십시오. 전화하거나 Office 2010 로고 인스턴트 메시지를 보냅니다.
  • 전자 메일 대화에 해결되지 않은 메시지가 10개가 넘는 경우에는 해당 문제를 논의하기 위해 모임 설정을 고려합니다. 복잡한 문제를 해결하는 데 전자 메일이 효율적이지 않은 경우도 있습니다. 메시지를 선택한 상태에서 탭의 응답 그룹에서 모임을 클릭합니다.

모임에 회신 명령

  • 응답에 시간이 필요한 경우 확인 메시지를 보냅니다. 너무 바빠서 완전한 답변을 포함한 회신을 즉시 할 수 없는 경우에는 보낸 사람에게 해당 문제를 확인 중이고 특정 시간이나 날짜까지 회신할 예정임을 알립니다. 나중에 참고할 수 있도록 플래그를 지정합니다.
  • 중요도 높음 중요도 높음 아이콘 은 자주 사용하지 마십시오.

리본 메뉴의 태그 그룹

  • 사용자의 질문에 여러 명이 응답할 가능성이 있는 경우, 그룹에 질문을 보내기보다 한 사람만 선택하여 보냅니다.

추가 작업: 보낼 때 플래그 지정

보내는 메시지에 대한 응답을 받아야 하는 경우 다음을 실행합니다.

  • 나중에 참고할 수 있도록 보낼 때 플래그를 지정합니다.
  • 할 일 모음에서 플래그가 지정된 메시지 작업의 이름이 추가 작업으로 시작하도록 변경합니다.
  • 해당 메시지에 @대기 중 범주를 지정합니다.
  • 이 세 단계를 수행한 경우, 다음 작업은 다른 메시지를 보내거나 응답을 기다리는 것입니다.

 팁    다른 메시지를 보내도록 알림 설정을 하는 것이 받는 사람에게 보낸 메시지에 플래그를 지정하는 것보다 더 효율적입니다. 마찬가지로, 메시지에서 약속한 사항이 있는 경우 할 일 모음에 해당 작업이 표시되어 다시 떠올릴 수 있도록 플래그를 지정합니다.

훌륭한 메시지의 기본 규칙: 하지 말아야 사항

  • 편지지를 사용하지 않습니다.
  • 메시지를 보낼 때마다 매번 관리자를 포함하지 않습니다.
  • 화가 난 상태에서 메시지를 보내지 않습니다. 메시지를 쓴 다음 임시 보관함에 저장하고 나중에 다시 확인한 후 보냅니다.
  • 세 단락 이상의 긴 메시지를 보내는 경우 빠른 응답을 기대하지 않습니다.
  • 첫 번째 메시지를 보낸 후 하루 이내에는 추가 작업 메시지를 보내지 않습니다. 적시에 응답이 없는 경우, 전화 또는 Office 2010 로고 인스턴트 메시징을 사용합니다.
  • 메시지를 보낼 때마다 매번 읽음 확인 또는 배달 확인을 사용하지 않습니다. 받는 사람의 메시지 수신 여부가 확실하지 않은 경우에만 사용합니다.
  • 메시지를 보낼 때마다 매번 플래그나 중요도 높음 아이콘 을 추가하지 않습니다. 받는 사람이 이를 신경 쓰지 않게 됩니다.
  • 모두 대문자를 사용하는 것은 피합니다.
  • 첨부 파일을 보내는 대신 링크를 보냅니다.  이 규칙은 특히 서버 용량을 크게 증가시킬 수 있는 모임 요청의 첨부 파일에 적용됩니다.
  • 메일 그룹을 확장하지 않습니다. 메일 그룹을 확장하면 메시지를 읽기 어렵고 규칙을 사용하는 사람에게는 메일이 잘못된 메일 폴더로 전달될 수 있습니다.
  • 풍자적인 표현은 사용하지 않습니다. 유머가 오해를 일으킬 수 있습니다.
  • 회사 직원들에게 알리고 싶지 않은 내용은 쓰지 않습니다. 메시지가 어떤 사람에게 전달될지 알 수 없기 때문입니다.
  • 흘림 또는 "재미있는" 글꼴은 읽기 어려우므로 사용하지 않습니다.
  • 빨간색 글꼴은 읽기 불편하고 심각한 것으로 해석될 수 있으므로 사용하지 않습니다.
  • 제거하도록 요청 중인 메일 그룹에 대해서는 매번 전체 회신을 사용하지 않습니다.

메일 그룹에 대한 조언

큰 메일 그룹에 응답하는 경우, 해야 할 사항과 하지 말아야 할 사항을 모두 따르십시오.

추가 정보가 필요하거나 문제를 별도로 확인 중인 경우, 전체 메일 그룹에 응답하여 사용자가 응답 중임을 모든 사람에게 알린 다음 각 개인에게 개별적으로 회신합니다. 문제가 해결된 후에는 해결 방법과 함께 메일 그룹에 응답합니다. 그러면 메일 그룹에 있는 다른 사람들이 해결 방법을 참조할 수 있습니다.

다른 사람에게 리디렉션하는 방법

누군가가 사용자가 구성원으로 있는 메일 그룹으로 메시지를 보냈지만, 다른 사람이나 다른 메일 그룹이 이 메시지에 응답하는 게 더 나은 경우에는 다음을 실행합니다.

  • 올바른 메일 그룹 또는 사람 이름을 받는 사람 줄에 입력하여 회신합니다.
  • 회신이 올바른 메일 그룹 또는 사람에게 전송되도록 합니다.
  • 다른 사람의 규칙으로는 메시지가 필터링되지 않으므로, 원래 메일 그룹을 숨은 참조 줄에 넣지 않습니다. 대신, 받는 사람 또는 참조 줄에 메일 그룹을 넣습니다.
  • 주기적으로 새 역할로 전환하거나 다른 사람에게 리디렉션하는 경우, 빠른 단계를 설정합니다.
메일 그룹에서 제거하는 방법

원하지 않는 메일 그룹으로부터 메일을 받는 경우, 네트워크 관리자나 메일 그룹 소유자에게 메시지를 보내어 사용자를 제거하도록 요청합니다. 전체 메일 그룹에 회신하지 않습니다. 메일 그룹 소유자를 찾으려면 받는 사람 줄에서 메일 그룹 이름을 두 번 클릭합니다.

인라인 주석 사용 방법

받은 메시지에 인라인 주석을 추가하면 질문에 대답하고 문제에 즉시 응답할 때 편리합니다. 일반적인 모범 사례에 따라 다음을 실행합니다.

  1. 메시지에 인라인 주석이 있음을 언급합니다. 예를 들어, "아래 추가 설명을 참고하십시오."를 포함합니다.
  2. 사용자의 텍스트와 원본 메시지를 구분합니다. 다음과 같은 몇 가지 제안이 있습니다.
  • 글꼴 색을 변경합니다.
  • 앞에 사용자 이름 또는 이니셜을 대괄호로 표시합니다(예: [주혜준]).

보낸 사람의 이름이 인라인 주석 앞에 표시된 예

  • 기울임꼴이나 굵게 또는 둘 다 사용하여 글꼴을 변경합니다.
  1. 사용자가 작성하지 않은 내용은 삭제하지 않습니다.

긴 메시지 중 일부분에 대해서만 주석을 추가하려는 경우, 메시지의 해당 섹션을 복사하여 응답에 붙여 넣은 후 색상을 변경하고 인용 부호로 표시한 다음 응답을 작성합니다.

숨은 참조를 사용하는 경우

받는 사람 이름을 메시지의 숨은 참조 상자에 추가하면 메시지의 복사본이 이 사람에게 보내지지만 메시지를 받는 다른 사람에게는 이 이름이 표시되지 않습니다.

더 이상 전자 메일을 추가로 받을 필요가 없다고 판단되는 사람들이 있거나 대화 주제가 변경된 경우, 숨은 참조 기능을 사용하여 더 이상 관련이 없는 사람들을 전자 메일 대화에서 제거할 수 있습니다.

예를 들어, 사용자가 질문을 받은 5명에 포함되고 이에 답하려는 경우, 다른 4명을 숨은 참조 줄로 이동하고 "조영일, 주진국, 최용만 및 홍재경은 숨은 참조로 보냅니다. 답변을 드리자면…"과 같이 내용을 작성합니다. 그런 다음, 향후 메시지는 사용자와 원래 보낸 사람 간에만 주고 받습니다.

제 3자(예: 사용자의 관리자)에게 중요한 메시지를 알리는 데 숨은 참조를 사용하지 않습니다. 숨은 참조로 받는 사람은 숨은 참조로 받은 것을 인식하지 못하고 모든 사람에게 응답할 수도 있습니다. 그런 경우 해당 사용자가 숨은 참조 메시지를 받았다는 것이 공개됩니다. 이는 다른 사용자에게 불쾌한 행동으로 여겨질 수도 있습니다.

숨은 참조를 사용하여 제3자에게 문제를 알리기보다는 메시지를 보낸 후에 해당 메시지를 전달하십시오.

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일정 및 모임

모임을 하기에 적당한 시기

모임을 갖는 시기:

  • 새로운 그룹 사람들이 처음으로 함께 일을 하는 경우
  • 여러 사람이 상대적으로 긴 메시지를 10개 넘게 주고 받는 경우
  • 토론, 브레인스토밍 또는 공동 작업이 필요한 경우
  • 모임이 작업 진행에 가장 효율적인 방법인 경우. 모임 전에 모임의 목적이 무엇인지 명시합니다.

초대할 사람

관련된 사람만 초대합니다. 모임에 사람이 늘어날수록 모임이 더 복잡해지고 관리하기 어려워집니다. 반면, 결정을 해야 하는 경우 주요 이해 관계자가 모두 참석했는지 확인합니다. 그렇지 않은 경우, 시간과 자원의 낭비만 초래할 수 있습니다.

모임 시간을 선택하는 방법

일정에서 초대 받는 사람의 약속 있음/없음 정보를 확인하여 모두 참석할 수 있는 시간을 선택합니다. 일정 정리에서 모든 모임 참석자의 참석 가능 여부를 볼 수 있습니다.

약속 있음/없음 눈금의 정보를 통해 참석자의 참석 가능 여부를 확인할 수 있습니다. 녹색 세로줄은 모임 시작 시간을 나타냅니다. 빨간색 세로줄은 모임 종료 시간을 나타냅니다.

Outlook 약속 있음/없음 눈금

모임 요청을 작성할 때 일정 정리를 보려면 다음을 실행합니다.

  • 모임 탭의 표시 그룹에서 일정 정리를 클릭합니다.

회의실 찾기 창에는 모임에 가장 적합한 시간(참석자 대부분이 참석 가능)으로 제안된 시간이 표시됩니다. 모임 시간을 선택하려면 회의실 찾기 창의 제안 시간 섹션에서 제안된 시간을 클릭하거나, 약속 있음/없음 눈금에서 시간을 선택합니다.

모임 요청에 대한 제안 시간 창

 참고    회의실 찾기 창이 표시되지 않는 경우 모임 탭의 옵션 그룹에서 회의실 찾기를 클릭합니다.

리본 메뉴의 회의실 찾기 명령

정기적으로 동일한 그룹의 사람들과 하는 모임 요청을 만드는 경우, 탐색 창에서 그룹을 만들면 참석자의 약속 있음/없음 정보를 더 쉽게 볼 수 있습니다. 또한 이 그룹에 회의실을 포함하면 가능한 회의실을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

일정 그룹을 만들려면 다음을 실행합니다.

  • 일정의 탭에 있는 일정 관리 그룹에서 일정 그룹을 클릭한 다음 새 일정 그룹 만들기를 클릭합니다.

직접 또는 원격으로 모임을 하는 경우

다음과 같은 경우에는 직접 만나서 모임을 가집니다.

  • 이 그룹이 처음으로 함께 작업을 하는 경우
  • 비전자적인 방식으로 항목을 표시하거나 전달해야 하는 경우
  • 브레인스토밍 모임의 경우
  • 공동 작업이 필요한 모임의 경우
  • 모든 참석자가 전화, Office 2010 로고 Office Live Meeting 또는 적절한 전자 모임 소프트웨어 및 장비를 구비하고 있지 않은 경우

그렇지 않은 경우에는 Live Meeting 또는 전화를 사용하는 것이 좋습니다.

 팁    모임 장소로 출장을 가는 경우, 일정에서 모임 전/후를 출장 시간으로 계획합니다.

관련 문서 처리 방법

모임을 준비하는 경우, 모임 전이나 모임 중에 공유할 문서가 종종 있습니다.

Office 2010 로고 모든 참석자가 회사 네트워크에 연결되어 있으면 문서를 SharePoint 사이트 또는 공유 네트워크 드라이브에 올려 놓습니다.

Office 2010 로고 참석자에 회사 외부 사람(예: 회사 인트라넷에 액세스할 수 없는 공급업체)이 있는 경우, SharePoint Workspace를 사용하는 것이 좋습니다.

모임 요청에 첨부 파일을 보내지 않습니다.

안건 준비: 작업 사용

  • @모임은 안건 항목의 주요 위치입니다   .

단일 작업을 만든 다음 @모임 범주로 표시하고 시작 날짜 또는 기한을 모임 날짜로 지정합니다. 모임 날짜가 다가오고 논점이 대두되면 메모, 글머리 기호 및 아이디어를 작업에 추가합니다. 이 작업을 모임의 안건으로 사용합니다.

모임이 끝난 후 작업을 완료로 표시하고, 조치 항목에 대한 새 작업을 만듭니다.

  • 일련의 메시지 또는 단일 메시지에 대해 논의하려는 경우...   

모임에서 논의하려는 메시지가 있는 경우 모임 당일에 참고할 수 있도록 해당 메시지에 플래그를 지정하고 @모임 범주로 표시합니다.

논의할 메시지가 4개를 넘는 경우 작업 목록이 복잡해지지 않도록 각각에 플래그를 지정하지 않습니다. 대신, 모임 이름으로 새 작업을 만들고, 해당하는 메시지를 이 작업에 복사하거나 끌어다 놓습니다. 이 작업을 @모임 범주로 표시합니다.

  • 아이디어를 기록할 공간이 더 필요한 경우...   

Office 2010 로고 다른 사람과 공동으로 작업 중이거나 아이디어를 기록할 공간이 더 필요한 경우, SharePoint 사이트나 로컬 서버를 통해 공유할 수 있는 OneNote 전자 필기장을 사용하는 것이 좋습니다. OneNote 2010은 Outlook 2010 작업보다 더 다양한 메모 작성 기능을 제공합니다.

모의 중: 공동 작업 방법

모임 중에 공동 작업에 사용하는 도구는 참가자의 위치와 액세스 권한에 따라 다릅니다.

한 문서를 공동으로 작업하고 모든 참가자가 동일한 회의실에 있는 경우, Word의 변경 내용 및 메모 추적 기능을 사용합니다.

Office 2010 로고 사용자가 발표하고 일부 참가자가 원격 위치에 있는 경우, Microsoft Lync의 온라인 모임 및 채팅 기능을 사용하거나 형식이 다소 자유로운 모임인 경우에는 모든 참가자들이 Microsoft Lync의 그룹 채팅에 참여해 사용자의 데스크톱이나 보조 모니터를 공유합니다.

Microsoft Lync의 화면 공유 옵션 창

Office 2010 로고 즉석에서 나오는 의견을 바로 반영하면서 공동 작업을 진행하려면 OneNote를 사용해 하나의 전자 필기장에 함께 노트를 작성할 수 있습니다. 해당 전자 필기장이 공유 전자 필기장이 아닌 경우, 모임이 끝난 후에 노트를 메시지로 보냅니다.

Office 2010 로고 모임에 대한 노트 또는 회의록을 기록하는 경우 OneNote를 사용하여 Outlook의 모임 세부 정보를 노트에 삽입할 수도 있습니다. 모임이 끝난 후에 노트를 참석자에게 메시지로 보낼 수 있습니다.

되풀이 모임 종료 방법

일련의 모임이 진행될 때, 모임을 취소하여 해당 모임의 기존 인스턴스를 모두 제거하는 대신 마지막 모임 때 종료되도록 되풀이 방법을 변경합니다. 이 작업을 실행하려면 되풀이 단추를 클릭하여 끝 날짜를 변경합니다.

일정을 공유하는 경우 및 방법

조직에 있는 모든 사람이 사용자의 약속 있음/없음 상태를 볼 수 있으므로 사용자는 일정을 공유하지 않아도 됩니다. 그러나 모든 사람이 모임 및 약속의 내용이나 제목을 볼 수 있는 것은 아닙니다. 그러나 팀원이 사용자의 모든 모임 및 약속을 볼 수 있도록 간편하게 팀과 일정을 공유할 수 있습니다.

보조 업무자가 사용자의 모임을 수락 또는 거절하는 경우와 같이 다른 사람이 사용자를 대신해서 일정을 관리해야 하는 경우가 있습니다. 이런 경우에는 일정을 위임할 수 있습니다. 일정을 위임할 경우 한 사람만 선택합니다. 모든 사람을 사용자 일정의 대리인으로 지정하지 마십시오. 대리인이 둘 이상인 경우 일정에 오류가 발생할 수 있습니다.

Office 2010 로고 모든 사람에게 액세스 권한이 있는 그룹 활동에는 일정을 공유하기보다는 SharePoint 일정을 만듭니다. 예를 들어, SharePoint 사이트에 일정을 만들어 그룹의 휴가 일정을 기록합니다.

회사 외부에 있는 사람과 같이 약속 정보를 볼 수 없는 사람들과 모임을 설정하는 경우 일정을 메시지로 보냅니다.

 참고    일정 공유 여부는 시스템에서 실행 중인 Microsoft Exchange Server 버전과 관리자가 서버를 구성한 방법에 따라 달라집니다.

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연락처

회사 환경에서 Outlook 2010 연락처를 사용하는 경우

전체 주소 목록이 있는 회사에서 근무하는 경우에도 Outlook 2010에 있는 연락처를 보관하려는 경우가 있습니다. 다음에 대한 연락처를 만듭니다.

  • 회사 외부에 있는 사람
  • 기억할 사항이 있거나 연락처에 정보(예: 생일)를 추가하려는 사람
  • 휴대폰이 회사 주소록에 연결되어 있지 않거나 연결할 수 없는 경우, 사용 중인 휴대폰과 동기화하려는 사람

Outlook 2010에서 메일 그룹을 만드는 경우

회사 외부에 있는 사용자 그룹에게 메시지를 더 간편하게 보내려는 경우, Outlook 2010에서 메일 그룹(이전의 개인용 메일 그룹)을 만듭니다. 회사에 있는 모든 그룹에 대해 공용 메일 그룹을 만듭니다(자세한 방법은 IT 관리자에게 문의). 

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자주 묻는 질문

빠른 단계란 무엇입니까?

Outlook 2010의 새 기능인 빠른 단계를 통해 한 번의 클릭으로 여러 작업을 수행할 수 있습니다. 받은 편지함을 정리하고 Outlook을 더 효율적으로 사용하도록 도와주는 유용한 도구입니다. 언제든지 Outlook에서 동일한 단계가 반복되는 작업은 빠른 단계로 만들어 보십시오.

 참고    빠른 단계는 메일 항목(예: 받은 편지함에 있는 항목)에만 적용됩니다.

읽기 창을 끄거나 아래쪽이 아닌 오른쪽에 표시하는 이유는 무엇입니까?

텍스트는 길이를 좁게 하여 긴 열에서 읽는 것이 폭을 넓게 하여 짧은 열에서 읽는 것보다 편합니다. 이는 시선을 위에서 아래로 이동하는 것이 좌우로 길게 이동하는 것보다 편하기 때문입니다. 좌우 이동은 머리와 목을 움직여야 하므로 피곤할 수 있습니다. 메시지 내용을 읽기 위해 메시지를 각각 열지 않아도 되므로 읽기 창을 열어 놓는 것이 좋습니다.

더 이상 필요하지 않은 폴더는 어떻게 합니까?

탐색 창 폴더 목록은 자주 사용하는 폴더를 위해 남겨 두어야 합니다. 잘 알지도 못하는 폴더들로 이 목록이 채워진 경우, 모든 메일을 참조 폴더로 옮기고 기존 폴더를 삭제합니다.

나에게만 보낸 메시지를 모두 파란색으로 표시하는 방법은 무엇입니까?

  1. 보기 탭의 현재 보기 그룹에서 보기 설정을 클릭합니다.

리본 메뉴의 보기 설정 명령

  1. 고급 보기 설정 대화 상자에서 조건부 서식을 클릭합니다.

고급 보기 설정 대화 상자

  1. 조건부 서식 대화 상자에서 추가를 클릭합니다.
  2. 이름 상자에 를 입력한 다음 글꼴을 클릭합니다.
  3. 글꼴 대화 상자의 에서 파랑을 클릭하고 확인을 클릭합니다.
  4. 조건부 서식 대화 상자에서 조건을 클릭합니다.
  5. 필터 대화 상자에서 받는 사람 항목에 혼자 있는 경우 옆에 있는 내 위치 확인란을 선택한 다음 열려 있는 각 대화 상자에서 확인을 클릭합니다.

언제 대화 보기를 사용해야 합니까?

대화 보기는 다음과 같은 경우에 유용합니다.

  • 메시지를 자주 확인하지 않아 한 번에 확인할 메시지가 많은 경우
  • 오고 간 토론이 많은 메시지 스레드가 다수인 경우
  • 누가 누구에게 응답했는지를 알아야 하는 경우
  • 받은 메시지가 많은 경우

대화 보기에서 메시지를 보면 오고 간 토론이 많은 대화를 쉽게 확인할 수 있습니다. 그런 경우 대화에 있는 최종 메시지만 읽고 응답할 수 있습니다. 전체 대화를 선택하고 조치를 취할 수도 있습니다. 예를 들어, 오고 간 많은 메시지 중 마지막 메시지에 "감사합니다. 제 질문에 대한 답변 잘 받았습니다."와 같은 문장이 포함된 경우, 전체 대화를 삭제할 수 있습니다.

대화 보기에서는 다른 폴더의 메시지를 볼 수도 있습니다. 회신을 포함한 전체 기록을 볼 수 있으므로 긴 대화에서 새 메시지를 받을 때 매우 유용합니다. 

개인 메시지와 업무 메시지를 함께 보관해야 합니까?

메시지를 읽는 위치를 줄인다는 것이 업무 메시지와 개인 메시지를 혼합해야 한다는 것은 아닙니다. 가장 좋은 방법은 업무와 개인 통신에 별도의 메일 계정을 사용하는 것입니다. 그러나 처리해야 하는 전자 메일 주소의 수를 줄여야 합니다. 다행히 Outlook 2010을 사용하면 동시에 여러 계정을 확인할 수 있습니다. 한 데이터 파일에서 업무 메시지(Exchange Server)를 보고, 다른 데이터 파일에서 Windows Live Hotmail(Outlook Connector 사용) 및 Google Gmail 계정을 보는 등 Outlook 2010에서 동일한 프로필로 작업하는 동안 모든 계정을 확인할 수 있습니다.

읽음 및 읽지 않음 상태를 사용하면 어떤 도움이 됩니까?

Outlook 2010의 읽음 및 읽지 않음 상태를 사용하면 한 번 이상 읽은 메시지와 읽지 않은 메시지를 쉽게 표시할 수 있습니다. 그러나 메시지의 읽음 및 읽지 않음 상태는 메시지 주변을 클릭하는 경우에도 쉽게 변경될 수 있으므로, 이 상태 표시가 완벽한 것은 아닙니다. 

신속하게 메시지를 읽음으로 표시하려면 Ctrl+Q 바로 가기 키를 누릅니다. 읽지 않음으로 표시하려면 Ctrl+U를 누릅니다.

읽음/읽지 않음 상태로 충분하지 않은 이유는 무엇입니까?

일부 사용자는 읽음 및 읽지 않음 상태를 메시지가 새 메시지인지 또는 참조 항목인지를 표시하는 데 사용합니다. 그러나 읽지 않음 상태는 신뢰할 수 없습니다. 다른 메시지를 클릭하여 초점이 해당 메시지에 벗어나면 자동으로 읽음으로 표시되고 종종 다른 장치(예: 휴대폰)에서 메시지를 읽음으로 표시할 수 있기 때문입니다. 이후에 불가피하게, 메시지를 다시 읽고 필요한 작업을 확인해야 합니다. 받은 편지함에서 "작업"에 해당하는 항목과 처리되지 않은 항목 사이에 "줄"로 읽지 않음/읽음 상태를 표시하는 기능을 사용하면 많은 메시지를 받을 때 정확하게 구분되지 않는 경향이 있습니다. 받은 메시지 중 일부는 제목만 보고도 읽을 필요가 없음을 알 수 있으므로 읽지 않게 됩니다. 메시지를 확인하면서 각 메시지에 대한 작업을 결정하는 것이 훨씬 더 효율적입니다. 그런 다음, 받은 편지함에 "읽지 않음" 상태가 남아 있지 않도록 유지해야 합니다. 

내 메시지를 보관해야 이유는 무엇입니까?

모범 사례에 따르면 메시지를 처리한 후에 참조할 수 있도록 메시지의 중앙 저장소가 있는 것이 좋습니다. 제한된 수의 확인 폴더(1-참조2-개인)가 있는 경우 메시지가 잘못 보관되는지 염려하거나 둘 이상의 주제나 프로젝트에 적용되는 메시지를 여러 폴더에 복사해야 하는지를 신경 쓰지 않아도 됩니다.

특정 주제나 프로젝트에 있는 메시지를 모두 검색할 필요가 없다는 것은 아닙니다. Outlook 2010에서는 범주 및 검색 폴더와 같은 효과적인 도구를 제공하므로 더 효율적으로 검색할 수 있습니다.  

한 개의 참조 폴더만 사용해야 하는 이유는 무엇입니까?

단일 폴더를 사용하면, 어떤 폴더에 어떤 메시지가 있는지 생각할 필요가 없으며 이 폴더에 있는 모든 메시지가 전에 확인한 후 보관하려는 메시지라는 것을 알 수 있습니다.

여러 폴더를 사용하면 메시지를 보관할 때마다 사용할 폴더를 결정해야 합니다. 메시지에 해당되는 폴더가 둘 이상일 경우 이 결정은 더 복잡해집니다. 선택 사항이 많은 경우 사용하지 않는 폴더가 많아지므로 복잡하게 됩니다.

받은 편지함에 모든 메시지를 두는 것이 큰 문제처럼 보일지라도, 메시지를 확인할 때마다 "이 메시지를 처리해야 할까? 또는 지금은 참조만 할까?"를 고민하는 것도 숨겨진 비용입니다. 또한, 받은 편지함에 새 메시지만 있으면 작업 효율성이 높아집니다. 받은 편지함에 있는 내용은 다른 사람도 처리할 수 있지만, 사용자가 참조 폴더에 넣을 내용은 엄격하게 사용자가 결정하게 됩니다.

메일 그룹에 다른 폴더를 사용해야 하는 이유는 무엇입니까?

  • 보관 아이콘 다양한 보관 비율    주제 및 자동 보관 빈도에 따라 다른 메일 그룹에는 다른 폴더를 사용해야 합니다. 예를 들어, 사용자가 카풀 참여자 메일 그룹의 구성원인 경우 카풀 폴더의 메시지를 일 단위로 삭제해야 합니다. 작업 관련 항목을 포함하는 메일 그룹은 보다 적은 빈도로 보관해야 합니다(예: 일년에 한 번).
  • 효율적인 대화 그룹화    메일 그룹 주제별로 각각의 폴더를 사용하는 경우 모두 합친 전체 대화를 볼 수 있습니다. 필요한 경우, 한 폴더에서 효율적으로 검색할 수 있습니다.

메일 그룹과 RSS에 별도의 폴더를 사용해야 하는 이유는 무엇입니까?

대규모 메일 그룹과 RSS 피드로 전송되는 메시지는 받은 편지함에 쉽게 부담을 줄 수 있습니다. 이러한 정보는 대형 신문을 처리하는 방식으로 처리합니다. 유용하거나 흥미로운 기사가 있기도 하지만, 모두 읽는 데는 상당한 시간이 걸립니다.  사용자에게 가장 흥미로우면서도 관련이 있는 내용을 읽는 데 도움이 되는 규칙을 정합니다.

어떤 메일 그룹을 받은 편지함 대신 폴더로 이동해야 합니까?

메일 그룹 규칙과 폴더에 적합한 메일 그룹은 다음과 같은 특징을 갖습니다.

  • 많은 메시지를 받습니다.
  • 많은 사람들에게 보내집니다.

중요한 소식이 포함된 전사 차원의 메시지(예: CEO가 보내는 메시지) 및 서버 중단 시간에 관한 IT 부서의 메시지는 폴더로 이동하지 않아야 합니다. 빈도에 관계없이 유용하거나 흥미로운 내용이 가끔 포함되는 메일 그룹의 메시지에는 규칙과 폴더가 있어야 합니다.

RSS 규칙을 설정하려면 어떻게 합니까?

여러 RSS 피드를 등록한 경우 다른 메일 그룹과 같은 방식으로 처리합니다. 관심이 있는 RSS 항목(키워드 기준)은 받은 편지함으로 이동합니다. 그렇지 않은 경우 해당 항목이 자동으로 RSS 폴더에 보관되도록 합니다.

보존 정책 또는 Exchange Server 온라인 보관함이 있는 경우에는 어떻게 해야 합니까?

자동 보관 대신 조직의 솔루션을 사용하고 항상 회사 정책을 따릅니다. 회사 정책이 각 유형의 항목에 여러 폴더를 사용하도록 하는 경우 해당 정책을 준수합니다.

"자동 회신" 규칙을 설정하려면 어떻게 합니까?

  1. 파일 탭을 클릭합니다.
  2. 규칙 및 알림 관리를 클릭합니다.
  3. 규칙 및 알림 대화 상자에서 새 규칙을 클릭합니다.
  4. 규칙 마법사새 규칙으로 시작에서 받은 메시지에 규칙 적용을 선택하고 다음을 클릭합니다.
  5. 1단계에서 양식 이름 양식을 사용하는 경우 확인란을 선택합니다. 이 옵션을 찾으려면 아래로 스크롤해야 합니다.
  6. 2단계에서 양식 이름을 클릭한 다음 모임 수락 답장 및 모임 미정 수락 답장을 선택합니다. 두 양식을 추가한 후 닫기를 클릭하고 기본 규칙 마법사 창에서 다음을 클릭합니다. 대화 상자 상단의 목록에서 응용 양식을 선택합니다. 그렇지 않으면 모임 수락 답장 및 모임 미정 수락 답장이 표시되지 않을 수 있습니다.

양식 선택 대화 상자

  1. 본문에 지정 단어이(가) 포함된 경우 제외 예외를 선택합니다.
  2. 2단계에서 지정 단어를 클릭하고 공백을 입력한 다음 추가, 확인을 차례로 클릭합니다.
  3. 마침을 클릭합니다.

"받는 사람: 나" 규칙을 설정하려면 어떻게 합니까?

  1. 파일 탭을 클릭합니다.
  2. 규칙 및 알림 관리를 클릭합니다.
  3. 규칙 및 알림 대화 상자에서 새 규칙을 클릭합니다.
  4. 규칙 마법사새 규칙으로 시작에서 받은 메시지에 규칙 적용을 선택하고 다음을 클릭합니다.
  5. 받는 사람 또는 참조란에 내 이름이 있는 경우 확인란을 선택하고 다음을 클릭합니다.
  6. 더 이상 규칙 수행 중지 조건을 선택한 다음(이 옵션을 찾으려면 아래로 스크롤해야 함) 마침을 클릭합니다.

"모임 초대를 받은 편지함으로 보냄" 규칙을 설정하려면 어떻게 합니까?

  1. 파일 탭을 클릭합니다.
  2. 규칙 및 알림 관리를 클릭합니다.
  3. 규칙 및 알림 대화 상자에서 새 규칙을 클릭합니다.
  4. 규칙 마법사새 규칙으로 시작에서 받은 메시지에 규칙 적용을 선택하고 다음을 클릭합니다.
  5. 모임 초대 또는 업데이트인 경우 조건(이 옵션을 찾으려면 아래로 스크롤해야 함)을 선택하고 다음을 클릭합니다.
  6. 더 이상 규칙 수행 중지 동작(이 옵션을 찾으려면 아래로 스크롤해야 함)을 선택하고 마침을 클릭합니다.

"보낸 편지함 지연" 규칙을 설정하려면 어떻게 합니까?

  1. 파일 탭을 클릭합니다.
  2. 규칙 및 알림 관리를 클릭합니다.
  3. 규칙 및 알림 대화 상자에서 새 규칙을 클릭합니다.
  4. 규칙 마법사새 규칙으로 시작에서 보낸 메시지에 규칙 적용을 선택하고 다음을 클릭합니다.
  5. 다음을 다시 클릭하면 보내는 모든 메시지에 이 규칙이 적용됩니다.
  6. 몇 분 동안 배달 지연을 선택합니다.
  7. 2단계에서 을 클릭한 다음 배달 연기 대화 상자에서 확인을 클릭합니다. 상자에 1이 기본값으로 표시됩니다.
  8. 다음을 클릭합니다.
  9. 중요도(으)로 표시된 경우 제외 예외를 선택합니다.
  10. 2단계에서 중요도를 클릭하고 중요도 높음을 선택합니다.
  11. 다음을 클릭하고 이 규칙 이름을 보낸 편지함으로 지정합니다.
  12. 마침을 클릭합니다.

 참고    이 규칙은 클라이언트 전용이므로, Outlook 2010을 실행하지 않는 경우 작동하지 않습니다.

"메일 그룹" 규칙을 설정하려면 어떻게 합니까?

모든 메시지를 읽을 필요가 없는 메일 그룹의 구성원인 경우 규칙을 만듭니다.

  1. 파일 탭을 클릭합니다.
  2. 규칙 및 알림 관리를 클릭합니다.
  3. 규칙 및 알림 대화 상자의 전자 메일 규칙 탭에서 새 규칙을 클릭합니다.
  4. 규칙 마법사다음과 같이 구성에서 특정인이 보낸 메시지를 폴더로 이동을 선택한 후 다음을 클릭합니다.
  5. 보낸 사람이 사용자 또는 공용 그룹인 경우 확인란을 선택합니다.
  6. 2단계에서 사용자 또는 공용 그룹을 클릭하고 메일 그룹을 추가한 후 다음을 클릭합니다.
  7. 지정 폴더로 이동더 이상 규칙 수행 중지 확인란을 선택합니다. 이 옵션을 찾으려면 아래로 스크롤해야 합니다.
  8. 2단계에서 지정을 클릭하고 적절한 메일 그룹 폴더를 선택한 후 다음을 클릭합니다.
  9. 받는 사람이나 참조란에 내 이름이 있는 경우 제외제목이나 본문에 지정 단어이(가) 포함된 경우 제외 예외를 선택합니다.
  10. 2단계에서 지정 단어를 클릭하고 메시지를 읽으려는 모든 키워드를 입력합니다. 예를 들어, 일반 문제에 대한 메일 그룹의 구성원이지만 사용자만이 처리하는 일부 문제가 경우 해당 문제의 키워드를 입력합니다. 추가를 클릭하고 확인을 클릭합니다.
  11. 마침을 클릭합니다.

 팁    이 메일 그룹으로 전송된 전자 메일 메시지를 받은 편지함으로 보낼 필요가 없는 경우 해당 메일 그룹에서 사용자를 제거해 줄 것을 요청하는 것이 좋습니다.

 참고    폴더별로 각 메일 그룹에 대해 2-10단계를 반복합니다(폴더별로 하나의 규칙 사용).

규칙을 사용하는 이유

시간이 지날수록 받는 메시지 수는 더 많아지게 됩니다. 수신되는 모든 메시지를 읽을 수는 없으며 모두 읽으려고 시도하지도 않아야 합니다.  대신, 사용자에게 중요한 메시지만 읽으면 됩니다. 규칙을 사용하면 중요한 메시지의 우선 순위를 정해 주의가 산만해지는 것을 최소화할 수 있습니다.

 팁    단지 사용자에게 또는 사용자가 가입되어 있는 메일 그룹으로 메시지가 보내졌다고 해서 해당 메시지를 반드시 읽을 필요는 없으며 반드시 응답을 기대하는 것도 아닙니다.

플래그로 설정되는 날짜는 다음과 같습니다.

빠른 단계 기능 사용하는 경우
오늘 오늘 오늘
내일 내일 내일
이번 주 현재로부터 2일 후 또는 작업 주의 마지막 날 중 먼저 다가오는 날. (기본 설정을 사용한 상태에서 월요일의 경우 수요일이 되고, 화요일의 경우에는 목요일이 됩니다.) 작업 주의 마지막 날
다음 주 다음 작업 주의 첫 번째 날 다음 작업 주의 마지막 날

수년 전에 보관한 할 일 모음의 작업 및 플래그가 지정된 메일은 어떻게 처리합니까?

어떠한 용도로도 해당 작업 또는 플래그를 더 이상 사용하지 않는 경우, 해당 항목을 모두 선택하고 마우스 오른쪽 단추를 클릭한 다음 삭제를 선택합니다. 이 작업을 수행하면 이전 작업이 삭제되고 플래그가 지정된 메시지와 연락처에서 해당 항목은 삭제되지 않으면서 플래그가 제거됩니다.

사용하지 않는 범주는 어떻게 합니까?

사용할 계획이 없는 범주는 모두 삭제합니다. 설정된 동일한 범주는 모든 항목에 적용되므로, 연락처에 범주를 사용하는 경우 해당 범주를 유지하십시오.

색을 선택하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

색 범주를 만들 때 색 선택에 주의합니다. 예를 들어, @전자 메일과 동일한 색을 @전화에 해당하는 색으로 선택하지 말고, 모든 1:1 범주에 대해서는 유사한 색(예: 녹색 음영)을 선택합니다. 시간이 지나면서 작업 목록을 보고 색상으로 현재 처리할 작업이 있는지를 알 수 있게 됩니다. 예를 들어, @집이 자주색이고 사용자가 직장에 있는 경우 자주색 작업은 처리할 수 없습니다.

내 시간을 예약해야 하는 이유는 무엇입니까?

일정에 사용자의 시간을 예약하면 사용자의 약속 있음/없음 정보가 업데이트되어 다른 사람들이 사용자와의 일정을 계획할 때 해당 시간을 고려하게 됩니다. 일정이 매우 바쁜 경우, 이것이 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있는 유일한 방법이 될 수도 있습니다.

또한 작업을 진행할 때도 도움이 됩니다. 일정에 작업을 표시한 경우 지정한 시간 동안 해당 작업에 전념해야 합니다.  다른 사람이 사용자의 작업 시간에 일정을 예약하는 경우, 시간을 재조정합니다. 정확하게 일정을 계획합니다.

내 받은 편지함에서 10,000개의 메시지를 처리하려면 어떻게 해야 합니까?

받은 편지함에 20개가 넘는 항목이 있는 경우, 지난 주의 메시지를 처리하고 나머지 메시지는 선택한 후 1-참조로 옮깁니다. 물론 여러분도 이 작업을 수행할 수 있으며 업무에 훨씬 도움이 되실 겁니다.

너무 많은 메시지를 받는 이유는 무엇입니까?

메시지를 너무 많이 받는다고 생각되는 경우, 처리 가능한 수준 이상으로 메일이 수신되고 있을 수 있으므로 더 효과적인 규칙을 설정할 필요가 있습니다. 메시지를 보낸 사람 기준으로 정렬하여 분석한 다음 모든 머리글을 축소합니다. 읽지 않아도 되는 메일 그룹 메시지를 읽고 있는 경우에는 규칙을 만듭니다. 보기를 변경하는 경우, 다시 되돌리는 것을 잊지 마십시오.

10분의 시간이 주어진다면, 내 받은 편지함에서 가장 먼저 읽어야 하는 메시지는 무엇입니까?

예를 들어 모임 시간 사이에 짧은 시간이 주어진 경우, 파란색으로 표시된 메시지(사용자에게 직접 보낸 메시지)를 읽을 수 있습니다. 이런 메시지는 주로 사용자가 처리해야만 다음 단계로 진행할 수 있으므로 가장 중요합니다.

내 메시지를 얼마나 자주 읽어야 합니까?

거의 대부분의 사람들이 메시지 읽기에 중독되어 있습니다. 오전 시간 중 20분 정도를 메시지 확인에 할애한 다음, 작업 목록에 있는 일상적인 검토 업무를 처리하는 데 집중합니다. 그런 다음 그 날의 업무를 진행하십시오. 메시지 확인을 오전에 한 번, 오후에 한 번으로 제한하면 업무 생산성이 상당히 개선될 수 있습니다. 일주일 동안 실행해 보고 결과를 지켜봅니다.

복잡한 작업은 어떻게 관리할 수 있습니까?

Office 2010 로고 일부 작업은 계획하는 데 더 많은 공간이 필요합니다. 이러한 작업에는 OneNote를 사용합니다. 예를 들어, 프로젝트를 여러 단계에 걸쳐 중첩된 작업 등으로 계획하는 경우 OneNote를 사용하는 것이 좋습니다.

몇 가지 관련 작업을 기억하려는 경우 해당 작업을 작업 본문에 나열하여 표시합니다. 관련 메시지는 해당 작업에 끌어다 놓습니다.

개인 작업과 회사 작업을 함께 보관해야 합니까?

가능한 경우 개인 작업과 회사 작업을 한 위치에 보관합니다. 목록을 하나로 관리하면 처리해야 하는 작업을 검색할 위치의 수가 줄어듭니다. 이미 한 개의 목록을 사용하는 경우에도, 범주를 사용해 회사 작업과 개인 작업을 정렬하여 목록을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 개인 작업은 회사 Exchange 서버에 저장되어 IT 부서에서 볼 수 있으므로, 적절한 수준의 개인 작업만 목록에 추가합니다.

작업을 기억에 의존하면 안 좋은 점은 무엇입니까?

작업을 기억에 의존하는 것은 효과적이지 않습니다. 작업을 기억하느라 정신적인 부담을 갖는 대신, Outlook 2010을 활용하는 것이 효율적입니다. 작업을 기억하는 데 정신을 쏟지 않고("좋아, 최승훈씨에게 서식 파일에 관한 메시지를 보내는 것을 기억해 두었다가 서식 파일에 관한 메시지를 보내야겠군...") 현재 진행하는 작업에 집중할 수 있습니다.

내 작업을 Outlook 2010에 보관해야 하는 이유는 무엇입니까?

Outlook 2010의 작업 목록이 서류 목록보다 더 효율적인 이유는 다음과 같습니다.

  • 서류 목록은 자동으로 업데이트되지 않습니다.
  • 서류 목록은 쉽게 재정렬할 수 없습니다.
  • Outlook Web App을 사용하면 어디서나 작업 목록을 볼 수 있습니다.
  • Office 2010 로고 Outlook 2010은 OneNote 2010, Microsoft SharePoint Server 및 모바일 장치/휴대폰과 통합됩니다.
  • 서류 목록은 쉽게 분실할 수 있습니다.

고급: 전자 메일 메시지에 대한 검색 폴더를 어떻게 만듭니까?

모임을 준비하기 위해 특정 주제에 대한 메시지에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 모임에 대한 범주를 만든 후 범주 <이름>, 완료되지 않음, 특정 기간 경과 조건을 사용하여 검색 폴더를 만듭니다. 해당 주제의 메시지를 받는 경우, 메시지를 이 범주로 표시합니다. 모임을 진행한 후에 논의한 메시지는 완료로 표시합니다.

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참조 자료

다음 사이트에서는 시간 관리에 관한 다양한 우수 서적과 기술을 참고할 수 있습니다.

서적 및 기타 리소스

추가 온라인 리소스

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저자 소개

Melissa MacBeth는 Microsoft의 Office 제품 그룹 선임 프로그램 관리자입니다. 저자는 Outlook의 몇몇 시간 관리 기능(할 일 모음, 플래그, 보낼 때 플래그 지정 및 일별 작업 목록) 개발에 참여했습니다. 현재는 미국 시애틀에 거주하며 정원 가꾸기를 즐기고 있습니다.

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적용 대상:
Outlook 2010