差し込み印刷機能についてよく知っている場合や、作業ウィンドウを使わないで作業する場合は、[差し込み印刷] ツールバー (ツールバー : コマンドを実行するのに使用するボタンやオプションを含むバー。ツールバーを表示するには、Alt キーを押し、次に Shift キーを押しながら F10 キーを押します。)を使用することができます。このツールバーのボタンは、作業順序に従って左から右に表示されています。

1. 次のいずれかの操作を行います。

   現在文書ウィンドウに表示されている文書を使用する

   • [現在の文書を使用] をクリックします。

     この段階で文書ウィンドウに電子メール メッセージの本文を入力することも、作業ウィンドウで本文を入力するよう求めるメッセージが表示されてから入力することもできます。

   テンプレートを使用する

   1. [テンプレートから開始] をクリックします。

   2. [テンプレートの選択] をクリックします。

   3. [テンプレートの選択] ダイアログ ボックスの [差し込み印刷] タブをクリックし、使用するテンプレートをクリックします。次に、[OK] をクリックします。

   既存の文書を使用する

   1. [既存の文書から開始] をクリックします。

   2. [既存のファイルから] ボックスで、使用する文書を選択し、[開く] をクリックします。

   3. 文書が表示されない場合は、[(その他のファイル)] をクリックし、[開く] をクリックします。[ファイルを開く] ダイアログ ボックスで、使用する文書を指定し、[開く] をクリックします。

2. [次へ : 宛先の選択] をクリックします。

1. 次のいずれかの操作を行って、データを取得します。

   Outlook 連絡先リストに接続する

   1. [宛先の選択] で [Outlook 連絡先から選択] をクリックします。
   2. [連絡先フォルダを選択] をクリックします。
   3. [連絡先リスト フォルダの選択] ダイアログ ボックスで、使用する連絡先リストをクリックし、[OK] をクリックします。

   [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに、フォルダ内のすべての連絡先が表示されます。ここから、リストから差し込み印刷に使用する宛先を選択できます。

   データベースや Office アドレス帳などのリストに接続する

   1. [宛先の選択] で [既存のリストを使用] をクリックします。
   2. [参照] をクリックします。
   3. [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスで、使用するデータ ファイル (データ ファイル : 文書に差し込まれる情報を含むファイル。たとえば、差し込み印刷で使用する住所録などです。データ ファイルの情報を使用する前に､データ ファイルに接続する必要があります。)を指定してクリックします。

      既定では、[My Data Sources] フォルダが開きます。

   4. [開く] をクリックします。

      選択したデータ ファイルの種類によっては、具体的な情報を指定するためのダイアログ ボックスが表示される場合があります。

      たとえば、複数のワークシートを持つ Microsoft Excel ワークブックをデータ ファイルに選択した場合は、目的のデータが含まれているワークシートを選択してから、[OK] をクリックします。

   [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに、データ ファイル内のすべてのエントリが表示されます。ここから、差し込み印刷に使用する宛先を選択できます。

   簡単なアドレス帳を新規に作成する

   1. [宛先の選択] で [新しいリストの入力] をクリックします。
   2. [作成] をクリックします。
   3. [新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスで、[宛先情報の入力] に 1 番目のデータ (敬称、氏名、住所など) を入力します。すべてのフィールドにデータを入力する必要はありません。
   4. 1 番目のエントリの入力を終了し、次のエントリの入力を行うには、[新しいエントリ] をクリックします。
   5. 手順 3 ～ 4 を繰り返して、必要な宛先をすべて入力します。次に、[閉じる] をクリックします。
   6. [アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに作成したアドレス帳の名前を入力し、保存先のフォルダを選択します。

      既定では、新しいリストは [My Data Sources] フォルダに保存されます。このフォルダは、データ ファイル (データ ファイル : 文書に差し込まれる情報を含むファイル。たとえば、差し込み印刷で使用する住所録などです。データ ファイルの情報を使用する前に､データ ファイルに接続する必要があります。)を検索するときの既定のフォルダでもあるので、新しいリストはここに保存することをお勧めします。これにより、後でこのリストを差し込み印刷に使用するときに、ファイルやフォルダを検索する手間を省くことができます。

   7. [保存] をクリックします。

   [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに、作成したリスト内のすべてのエントリが表示され、差し込み印刷に使用する宛先が選択できるようになります。
2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、使用する宛先を選択します。

   その方法は?

   1. 次のいずれかの操作を行います。

      チェック ボックスを使用して宛先を指定する

      この方法は、リストの項目が少ない場合に使用します。

      • 使用する宛先の横のチェック ボックスをオンにし、使用しない宛先の横のチェック ボックスをオフにします。

      ヒント

      リストのほとんどを差し込み印刷に使用する場合は、[すべて選択] をクリックしてから使用しないレコードのチェック ボックスをオフにすると、選択が容易になります。同様に、リストのほとんどを使用しない場合は、[すべてクリア] をクリックしてから使用するレコードのチェック ボックスをオンにします。

      リストの項目を並べ替える

      この方法は、項目を 50 音順または番号順に表示する場合に便利です。

      • 並べ替えに使用する列の見出しをクリックします。たとえば、姓の 50 音順に項目を表示する場合は、[姓] の列見出しをクリックします。

      リストの項目を抽出する

      この方法は、表示しないレコードや差し込み印刷に使用しないレコードがリスト内に含まれている場合に使用します。リストを抽出したら、前の説明に従ってレコードの横のチェック ボックスをオンまたはオフにし、差し込み印刷に使用するレコードを指定します。

      1. 抽出する項目の列見出しの横にある下向き矢印をクリックします。
      2. 次のいずれかをクリックします。
         • [(データ無し)] をクリックすると、フィールドが空白のレコードだけが表示されます。
         • [(データ有り)] をクリックすると、フィールドにデータが入力されているレコードだけが表示されます。
         • データ ファイルの列内に同じデータが複数ある場合、その列内のデータが 10 種類以下であれば、データを指定して抽出することができます。たとえば、オーストラリアという住所のデータが列内に複数ある場合、"オーストラリア" で抽出することができます。

         [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに、指定したレコードのみが表示されます。すべてのレコードを再度表示するには、[(すべて)] をクリックします。

   2. [OK] をクリックして、[差し込み印刷] 作業ウィンドウに戻ります。選択した宛先が、差し込み印刷に使用されます。

   ヒント

   • 条件を詳細に設定して並べ替えや抽出を行う場合は、列見出しの横の下向き矢印をクリックし、[(詳細)] をクリックします。次に、[レコードのフィルタ] または [レコードの並べ替え] タブで、詳細な条件を設定します。
   • アドレス確認ソフトウェアがインストールされている場合は、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [確認] をクリックすると、宛先の住所を確認できます。
3. [次へ : 電子メール メッセージの作成] をクリックします。

1. まだ電子メール メッセージを作成していない場合は、すべての電子メール メッセージに使用する文字列をメイン文書に入力します。
2. 名前やあいさつ文などのデータを差し込む位置に、差し込みフィールド (差し込みフィールド : メイン文書に差し込むフィールド。たとえば、差し込みフィールドの "市町村" フィールドには、データ フィールドに格納されている "横浜市" が挿入されます。)を挿入します。

   その方法は?

   1. メイン文書で、フィールド (フィールド : 文字列、図、ページ番号などの情報を文書中に自動的に挿入するための命令。たとえば、Date (日付) フィールドは、現在の日付を挿入します。)を挿入する位置をクリックします。
   2. 次のいずれかを挿入します。

      名前や住所などのデータを含む宛先情報

      1. [住所ブロック] をクリックします。
      2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、挿入する要素と書式を選択し、[OK] をクリックします。
      3. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示された場合、住所ブロックの挿入に必要な情報が見つからなかった可能性があります。[<なし>] の横の下向き矢印をクリックして、データ ファイル (データ ファイル : 文書に差し込まれる情報を含むファイル。たとえば、差し込み印刷で使用する住所録などです。データ ファイルの情報を使用する前に､データ ファイルに接続する必要があります。)で差し込み印刷に必要なデータが含まれているフィールドを選択します。

      あいさつ文

      1. [あいさつ文 (英文)] をクリックします。
      2. あいさつ文、名前の書式、それに続く区切り文字を選択します。
      3. データ ファイル (データ ファイル : 文書に差し込まれる情報を含むファイル。たとえば、差し込み印刷で使用する住所録などです。データ ファイルの情報を使用する前に､データ ファイルに接続する必要があります。)に宛先の氏名がなく会社名のみがある場合など、宛先名がわからない場合にあいさつ文に使用する文字列を選択します。
      4. [OK] をクリックします。
      5. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示された場合、あいさつ文の挿入に必要な情報が見つからなかった可能性があります。[<なし>] の横の下向き矢印をクリックして、データ ファイルから差し込み印刷に必要なデータが含まれているフィールドを選択します。

      その他の情報のフィールド

      1. [差し込みフィールドの挿入] をクリックします。
      2. 次のいずれかの操作を行います。
         • データ ファイル内のフィールドを選択して、差し込み先のフィールドとデータ ファイル (データ ファイル : 文書に差し込まれる情報を含むファイル。たとえば、差し込み印刷で使用する住所録などです。データ ファイルの情報を使用する前に､データ ファイルに接続する必要があります。)内のフィールドを自動的に対応させるには、差し込み先とデータ ファイル内でフィールドに同じ名前が使われていない場合でも、[標準フィールド] をクリックします。
         • データベースのフィールドを選択して、データベースの列から直接データを取得するには、[データベース フィールド] をクリックします。
      3. [フィールド] ボックスで目的のフィールドをクリックします。
      4. [挿入] をクリックし、[閉じる] をクリックします。
      5. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示された場合、フィールドの挿入に必要な情報が見つからなかった可能性があります。[<なし>] の横にある下向き矢印をクリックして、差し込み印刷に必要なデータが含まれているフィールドを、データ ファイルから選択します。

       メモ   [データベース フィールド] の一覧でフィールドを選択して挿入した後、データ ファイルを別のファイルに変更した場合、そのファイルに同じ名前の列が存在しなければ、フィールドにはデータが挿入されなくなります。

   3. 挿入するフィールドごとに、手順 1 ～ 2 を繰り返します。

    メモ 

   • 差し込み印刷のフィールド文字 (« ») は、直接入力したり、[挿入] メニューの [記号と特殊文字] を使って挿入したりはできません。[差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用する必要があります。

   • 画面上の差し込みフィールドが { MERGEFIELD ゛市区町村゛ } のように波かっこで囲まれているときは、フィールドの実行結果 (フィールドの実行結果 : フィールドの命令が実行されたときに文書に挿入される文字列や図。文書を印刷したり、フィールド コードを非表示にすると、フィールド コードがフィールドの実行結果に置き換えられます。)ではなくフィールド コード (フィールド コード : データ ソースの指定情報が表示される場所を示すテキストが入る枠。フィールドの実行結果を生成するフィールドの要素です。フィールド コードには、フィールド文字、フィールドの種類、および命令が含まれています。)そのものが表示されています。差し込み印刷の実行時には、画面上にどちらが表示されていても、常にフィールドの実行結果の方が印刷されますが、画面上でもこの実行結果を表示するには、フィールド コードをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [フィールド コードの表示/非表示] をクリックします。

3. 必要に応じて、差し込んだデータの書式を変更することができます。

   その方法は?

   差し込んだデータに書式を設定するには、メイン文書で差し込みフィールド (差し込みフィールド : メイン文書に差し込むフィールド。たとえば、差し込みフィールドの "市町村" フィールドには、データ フィールドに格納されている "横浜市" が挿入されます。)に書式を設定する必要があります。データ ファイル (データ ファイル : 文書に差し込まれる情報を含むファイル。たとえば、差し込み印刷で使用する住所録などです。データ ファイルの情報を使用する前に､データ ファイルに接続する必要があります。)でデータに書式を設定しても、そのデータをメイン文書に差し込むと、データ ファイル内で設定した書式は失われてしまいます。

   1. メイン文書で、書式を設定するフィールドをかっこ ( « » ) を含めて選択します。
   2. [書式] メニューの [フォント] をクリックし、オプションを選択します。

   フィールド コードを使って書式を設定する

   オプションにない書式を設定するには、Alt キーを押しながら F9 キーを押してフィールド コード (フィールド コード : データ ソースの指定情報が表示される場所を示すテキストが入る枠。フィールドの実行結果を生成するフィールドの要素です。フィールド コードには、フィールド文字、フィールドの種類、および命令が含まれています。)を表示し、差し込み印刷フィールドにスイッチ (スイッチ : フィールドを使用するときに、特殊な動作を行わせるために指定する命令。一般に、実行結果を修正するためにフィールドに追加されます。)を追加します。

   例を次に示します。

   • "34987" という数値を "\ 34,987" のように表示するには、数値書式スイッチ (\# \\#,###) を追加します。
   • 顧客の名前を大文字で印刷するには、大文字書式スイッチ (\* Upper) を追加します。
   • 差し込みフィールドに適用したフォントやフォント サイズを差し込んだデータにも適用するには、\* MERGEFORMAT スイッチを追加します。
4. 差し込みフィールドをすべて挿入し、メイン文書が完成したら、[ファイル] メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。文書に名前を付け、[保存] をクリックします。
5. [次へ : 電子メール メッセージのプレビュー表示] をクリックします。

1. 宛先ごとにプレビューします。次のいずれかの操作を行います。
   • 宛先ごとに順番にプレビューするには、 または をクリックします。
   • 特定の宛先を検索してプレビューするには、[宛先の検索] をクリックし、[エントリの検索] ダイアログ ボックスに検索条件を入力します。
2. 必要に応じて、アドレス帳を調整します。次のいずれかの操作を行います。
   • 特定の宛先を除外するには、[この宛先の除外] をクリックします。
   • 宛先のリストを変更するには、[アドレス帳の編集] をクリックし、[差し込み印刷の宛先] ダイアログボックスで必要な変更を行います。
3. [次へ : 差し込み印刷の完了] をクリックします。

1. [電子メール] をクリックします。
2. [電子メールに差し込み] ダイアログ ボックスで、メッセージ配布の設定を行います。

   その方法は?

   1. [宛先] ボックスに [電子メールアドレス] またはそれに類する項目が表示されていることを確認します。これにより、電子メール メッセージの [宛先] 行に、ほかの差し込みフィールドではなく電子メールアドレスが差し込まれます。
   2. [件名] ボックスに、すべてのメッセージに使用する件名を入力します。
   3. [メール形式] ボックスで、使用する形式をクリックします。
   4. [レコードの送信] で、差し込むレコードを選択します。
3. 差し込みを完了してメッセージを送信するには、[OK] をクリックします。