差し込み印刷機能についてよく知っている場合や、[差し込み印刷] 作業ウィンドウを使わないで作業する場合は、[差し込み印刷] ツールバー (ツールバー : コマンドを実行するのに使用するボタンやオプションを含むバー。ツールバーを表示するには、Alt キーを押し、次に Shift キーを押しながら F10 キーを押します。)を使用することができます。[差し込み印刷] ツールバーのボタンは、作業順序に従って左から右に表示されています。

1. 次のいずれかの操作を行います。

   現在文書ウィンドウに表示されている文書を使用する

   1. [現在の文書を使用] をクリックします。

   2. 名簿の中の各アイテムについて繰り返し使用する文字列を、文書ウィンドウで入力します。たとえば、「名前」や「住所」などのラベルを入力します。

      この文字列は、この後の手順で、文字列を入力するよう求めるメッセージが表示されてから入力することもできます。

       メモ   ここでは、作成する名簿に 1 回だけ印刷される文字列は入力しないでください。

   テンプレートを使用する

   1. [テンプレートから開始] をクリックします。

   2. [テンプレートの選択] をクリックします。

   3. [テンプレートの選択] ダイアログ ボックスの [差し込み印刷] タブをクリックし、使用するテンプレートをクリックします。次に、[OK] をクリックします。

   既存の文書を使用する

   1. [既存の文書から開始] をクリックします。

   2. [既存のファイルから] ボックスで、使用する文書を選択し、[開く] をクリックします。

      文書が表示されない場合は、[(その他のファイル)] をクリックし、[開く] をクリックします。[ファイルを開く] ダイアログ ボックスで、使用する文書を指定し、[開く] をクリックします。

2. [次へ : 宛先の選択] をクリックします。

 メモ   この場合、宛先の一覧は、名簿に含める名前や項目の一覧です。

1. 次のいずれかの操作を行って、データを取得します。

   Outlook 連絡先リストに接続する

   1. [宛先の選択] で [Outlook 連絡先から選択] をクリックします。
   2. [連絡先フォルダを選択] をクリックします。
   3. [連絡先リスト フォルダの選択] ダイアログ ボックスで、使用する連絡先リストをクリックし、[OK] をクリックします。

   [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに、フォルダ内のすべての連絡先が表示され、名簿に追加する名前が選択できるようになります。

   データベースや Office アドレス帳などのリストに接続する

   1. [宛先の選択] で [既存のリストを使用] をクリックします。
   2. [参照] をクリックします。
   3. [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスで、使用するデータ ファイル (データ ファイル : 文書に差し込まれる情報を含むファイル。たとえば、差し込み印刷で使用する住所録などです。データ ファイルの情報を使用する前に､データ ファイルに接続する必要があります。)を指定してクリックします。

      既定では、[My Data Sources] フォルダが開きます。

   4. [開く] をクリックします。

      選択したデータ ファイルの種類によっては、具体的な情報を指定するためのダイアログ ボックスが表示される場合があります。

      たとえば、複数のワークシートを持つ Microsoft Excel ワークブックをデータ ファイルに選択した場合は、目的のデータが含まれているワークシートを選択し、[OK] をクリックします。

   [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに、データ ファイル内のすべてのエントリが表示され、名簿に含める名前を絞り込むことができるようになります。

   簡単なアドレス帳を新規に作成する

   1. [宛先の選択] で [新しいリストの入力] をクリックします。
   2. [作成] をクリックします。
   3. [新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスで、[宛先情報の入力] の下に 1 番目のデータ (役職、名前、住所など) を入力します。すべてのフィールドにデータを入力する必要はありません。
   4. 1 番目のエントリの入力を終了し、次のエントリの入力を行うには、[新しいエントリ] をクリックします。
   5. 手順 3 ～ 4 を繰り返して、必要な宛先をすべて入力します。次に、[閉じる] をクリックします。
   6. [アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに作成したアドレス帳の名前を入力し、保存先のフォルダを選択します。

      既定では、新しいリストは [My Data Sources] フォルダに保存されます。このフォルダは、データ ファイル (データ ファイル : 文書に差し込まれる情報を含むファイル。たとえば、差し込み印刷で使用する住所録などです。データ ファイルの情報を使用する前に､データ ファイルに接続する必要があります。)を検索するときの既定のフォルダでもあるので、新しいリストはここに保存することをお勧めします。これにより、後でこのリストを差し込み印刷に使用するときに、ファイルやフォルダを検索する手間を省くことができます。

   7. [保存] をクリックします。

   [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに、作成したリスト内のすべてのエントリが表示され、名簿に含める名前を絞り込むことができるようになります。
2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、名簿に含める名前を選択します。

   その方法は?

   1. 次のいずれかの操作を行います。

      チェック ボックスを使用して名前を指定する

      この方法は、リストの項目が少ない場合に使用します。

      • リストに追加する名前の横のチェック ボックスをオンにし、リストから除外する名前の横のチェック ボックスをオフにします。

      ヒント

      リストのほとんどを名簿に追加する場合は、[すべて選択] をクリックしてから追加しないレコードのチェック ボックスをオフにすると、選択が容易になります。同様に、リストのほとんどを使用しない場合は、[すべてクリア] をクリックしてから追加するレコードのチェック ボックスのみをオンにします。

      リストの項目を並べ替える

      この方法は、項目を 50 音順または番号順に表示する場合に便利です。

      • 並べ替えに使用する列の見出しをクリックします。たとえば、姓の 50 音順に項目を表示する場合は、[姓] の列見出しをクリックします。

      リストの項目を抽出する

      この方法は、名簿に加えることも表示することもないレコードがリストに含まれている場合に使用すると便利です。リストを抽出したら、前のセクションの説明に従ってレコードの横のチェック ボックスをオンまたはオフにし、名簿に加えるレコードを指定します。

      1. 抽出する項目の列見出しの横にある下向き矢印をクリックします。
      2. 次のいずれかをクリックします。
         • [(データ無し)] をクリックすると、フィールドが空白のレコードだけが表示されます。
         • [(データ有り)] をクリックすると、フィールドにデータが入力されているレコードだけが表示されます。
         • データ ファイルの列内に同じデータが複数ある場合、その列内のデータが 10 種類以下であれば、データを指定して抽出することができます。たとえば、オーストラリアという住所のデータが列内に複数ある場合、"オーストラリア" で抽出することができます。

         [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに、指定したレコードのみが表示されます。すべてのレコードを再度表示するには、[(すべて)] をクリックします。

   2. [OK] をクリックして、[差し込み印刷] 作業ウィンドウに戻ります。選択した名前が、名簿に追加されます。

   ヒント

   • 条件を詳細に設定して並べ替えや抽出を行う場合は、列見出しの横の下向き矢印をクリックし、[(詳細)] をクリックします。次に、[レコードのフィルタ] または [レコードの並べ替え] タブで、詳細な条件を設定します。
   • アドレス確認用のソフトウェアがインストールされている場合は、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [確認] をクリックすると、住所を確認できます。
3. [次へ : 名簿の配置] をクリックします。

1. この操作をまだ行っていない場合は、名簿の中の各アイテムについて繰り返し使用する文字列を、文書ウィンドウで入力します。たとえば、「名前」や「住所」などのラベルを入力します。

    メモ   ここでは、作成する名簿に 1 回だけ印刷される文字列は入力しないでください。

2. 名前や住所など、データ ファイル (データ ファイル : 文書に差し込まれる情報を含むファイル。たとえば、差し込み印刷で使用する住所録などです。データ ファイルの情報を使用する前に､データ ファイルに接続する必要があります。)のデータを差し込む位置に、差し込みフィールド (差し込みフィールド : メイン文書に差し込むフィールド。たとえば、差し込みフィールドの "市町村" フィールドには、データ フィールドに格納されている "横浜市" が挿入されます。)を挿入します。たとえば、会社 : «Company» のように、項目ラベルの後に差し込みフィールドを挿入します。

   その方法は?

   1. メイン文書で、フィールド (フィールド : 文字列、図、ページ番号などの情報を文書中に自動的に挿入するための命令。たとえば、Date (日付) フィールドは、現在の日付を挿入します。)を挿入する位置をクリックします。
   2. 次のいずれかを挿入します。

      名前や住所などのデータを含む宛先情報

      1. [住所ブロック] をクリックします。
      2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、挿入する要素と書式を選択し、[OK] をクリックします。
      3. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示された場合、住所ブロックの挿入に必要な情報が見つからなかった可能性があります。[<なし>] の横にある下向き矢印をクリックして、差し込み印刷に必要なデータが含まれているフィールドを、データ ファイルから選択します。

      その他の情報のフィールド

      1. [差し込みフィールドの挿入] をクリックします。
      2. 次のいずれかの操作を行います。
         • データ ファイル内のフィールドを選択して、差し込み先のフィールドとデータ ファイル内のフィールドを自動的に対応させるには、差し込み先とデータ ファイル内でフィールドに同じ名前が使われていない場合でも、[標準フィールド] をクリックします。
         • データベースのフィールドを選択して、データベースの列から直接データを取得するには、[データベース フィールド] をクリックします。
      3. [フィールド] ボックスで目的のフィールドをクリックします。
      4. [挿入] をクリックし、[閉じる] をクリックします。
      5. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示された場合、フィールドの挿入に必要な情報が見つからなかった可能性があります。[<なし>] の横にある下向き矢印をクリックして、差し込み印刷に必要なデータが含まれているフィールドを、データ ファイルから選択します。

       メモ   [データベース フィールド] の一覧でフィールドを選択して挿入した後、データ ファイルを別のファイルに変更した場合、そのファイルに同じ名前の列が存在しなければ、フィールドにはデータが挿入されなくなります。

   3. 挿入するフィールドごとに、手順 1 ～ 2 を繰り返します。

    メモ 

   • 差し込み印刷のフィールド文字 (« ») は、直接入力したり、[挿入] メニューの [記号と特殊文字] を使って挿入したりすることはできません。[差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用する必要があります。

   • 画面上の差し込みフィールドが { MERGEFIELD ゛市区町村゛ } のように波かっこで囲まれているときは、フィールドの実行結果 (フィールドの実行結果 : フィールドの命令が実行されたときに文書に挿入される文字列や図。文書を印刷したり、フィールド コードを非表示にすると、フィールド コードがフィールドの実行結果に置き換えられます。)ではなくフィールド コード (フィールド コード : データ ソースの指定情報が表示される場所を示すテキストが入る枠。フィールドの実行結果を生成するフィールドの要素です。フィールド コードには、フィールド文字、フィールドの種類、および命令が含まれています。)そのものが表示されています。差し込み印刷の実行時には、画面上にどちらが表示されていても、常にフィールドの実行結果の方が印刷されますが、画面上でもこの実行結果を表示するには、フィールド コードをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [フィールド コードの表示/非表示] をクリックします。

3. 必要に応じて、差し込んだデータの書式を変更することができます。

   その方法は?

   差し込んだデータに書式を設定するには、メイン文書で差し込みフィールドに書式を設定する必要があります。データ ファイルのデータに書式を設定しても、そのデータをメイン文書に差し込むと、設定した書式は失われてしまいます。

   1. メイン文書で、書式を設定するフィールドをかっこ (« ») を含めて選択します。
   2. [書式] メニューの [フォント] をクリックし、オプションを選択します。

   フィールド コードを使って書式を設定する

   オプションにない書式を設定するには、Alt キーを押しながら F9 キーを押してフィールド コード (フィールド コード : データ ソースの指定情報が表示される場所を示すテキストが入る枠。フィールドの実行結果を生成するフィールドの要素です。フィールド コードには、フィールド文字、フィールドの種類、および命令が含まれています。)を表示し、差し込み印刷フィールドにスイッチ (スイッチ : フィールドを使用するときに、特殊な動作を行わせるために指定する命令。一般に、実行結果を修正するためにフィールドに追加されます。)を追加します。

   例を次に示します。

   • "34987" という数値を "\ 34,987" のように表示するには、数値書式スイッチ (\# \\#,###) を追加します。
   • 顧客の名前を大文字で印刷するには、大文字書式スイッチ (\* Upper) を追加します。
   • 差し込みフィールドに適用したフォントやフォント サイズを差し込んだデータにも適用するには、\* MERGEFORMAT スイッチを追加します。
4. 差し込みフィールドをすべて挿入し、メイン文書が完成したら、[ファイル] メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。文書に名前を付け、[保存] をクリックします。
5. [次へ : 名簿のプレビュー表示] をクリックします。

1. 宛先ごとにプレビューします。次のいずれかの操作を行います。
   • 宛先ごとに順番にプレビューするには、 または をクリックします。
   • 特定の宛先を検索してプレビューするには、[宛先の検索] をクリックし、[エントリの検索] ダイアログ ボックスに検索条件を入力します。
2. 必要に応じて、アドレス帳を調整します。次のいずれかの操作を行います。
   • 特定の宛先を除外するには、[この宛先の除外] をクリックします。
   • 宛先のリストを変更するには、[アドレス帳の編集] をクリックし、[差し込み印刷の宛先] ダイアログボックスで必要な変更を行います。
3. [次へ : 差し込み印刷の完了] をクリックします。

1. [新しい文書へ] をクリックします。

2. [新規文書への差し込み] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行い、[OK] をクリックします。
   • すべてのレコードを差し込むには、[すべて] をクリックします。
   • 現在、文書ウィンドウに表示されているレコードのみを差し込むには、[現在のレコード] をクリックします。
   • 指定した範囲のレコードを差し込むには、[最初のレコード] をクリックし、[最初のレコード] と [最後のレコード] ボックスにレコード番号を入力します。

   各レコードがすべて差し込まれた 1 つの新規文書が開きます。

3. ヘッダー、フッターなどの文字列を追加します。

   たとえば、差し込むデータを表形式にする場合は、データを差し込んだ後で表に列見出しを追加します。

4. 通常の文書と同様に、印刷または保存します。