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差し込み印刷を使用して個人用の電子メール メッセージを電子メールのアドレス一覧に送信する
 

アドレス一覧の受信者に個人用の電子メールを送信する場合は、差し込み印刷を使用して電子メール メッセージを作成できます。各メッセージには同じ種類の情報が含まれますが、各メッセージの内容は一意の内容です。たとえば、顧客への電子メールでは、各顧客の名前を挿入して各顧客宛てのメッセージを作成できます。各メッセージの一意の情報は、データ ファイルから挿入されます。

さらに、差し込み印刷では、各電子メール メッセージは個別のメッセージになり、各メッセージを受け取るのはその受信者だけです。これは、受信者グループに電子メール メッセージを一斉送信した場合や、メッセージの BCC 行で受信者名を非表示した場合とは異なります。

 メモ 

  • MAPI (Messaging Application Programming Interface) 対応電子メール アプリケーションをインストールしておく必要があります。Outlook の MAPI 機能によって、データを差し込んだ電子メールを送信するときに、Microsoft Office Word と Microsoft Office Outlook で情報を共有することができます。
  • 同じバージョンの Outlook と Word を使用する必要があります。Microsoft Office Word 2007 を使用している場合は、Microsoft Office Outlook 2007 を使用する必要があります。
  • CC 行に受信者を追加することはできません。差し込み印刷では、追加の受信者を指定する方法はありません。メッセージの宛先行で指定された各受信者に 1 件ずつメッセージが送信されます。

差し込み印刷のプロセスには、次のような手順が含まれます。

  1. 電子メール メッセージを設定します。メイン文書には、すべての電子メール メッセージに共通のテキストおよびグラフィックが含まれます。たとえば、会社のロゴやメッセージの本文などです。
  2. 電子メール メッセージをアドレス一覧に接続します。アドレス一覧は、Word の差し込み印刷で使用されるデータ ファイルです。このファイルには、メッセージの送信先の電子メール アドレスが保存されています。
  3. 宛先または項目のリストを絞りこみます。アドレス一覧の各電子メール アドレスについてメッセージが作成されます。アドレス一覧の特定の電子メール アドレスについてのみメッセージを作成する場合は、メッセージを作成するアドレス、つまりレコードを選択できます。
  4. 電子メール メッセージ文書に差し込み印刷フィールドと呼ばれるプレースホルダを追加します。差し込み印刷を実行すると、差し込み印刷フィールドにアドレス一覧の情報が挿入されます。
  5. 差し込み印刷をプレビューして完了する。すべてのメッセージを送信する前に、各メッセージをプレビューすることができます。

差し込み印刷を実行するには、[差し込み文書] タブのコマンドを使用します。

 ヒント   [差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用して、画面に表示されるプロセスの手順に従って差し込み印刷を実行することもできます。この作業ウィンドウを使用するには、[差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で [差し込み印刷の開始] をクリックし、[差し込み印刷ウィザード] をクリックします。プロセスの手順 1. で、[文書の種類を選択] の [電子メール メッセージ] をクリックします。

Word のリボンのイメージ

電子メール メッセージのメイン文書を設定する

  1. Word を起動します。

    既定では空の文書が開きます。この文書は開いたままにしておきます。この文書を閉じると、次の手順のコマンドを使用できません。

  2. [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で [差し込み印刷の開始] をクリックします。
  3. [電子メール メッセージ] をクリックします。

差し込み印刷を再開する

差し込み印刷を中断する必要がある場合は、電子メール メッセージのメイン文書を保存し、後で差し込み印刷を再開することができます。データ ファイルとフィールドの情報は Word によって保持されます。[差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用していた場合は、差し込み印刷を再開したときに、作業ウィンドウの中断した手順が表示されます。

  1. 差し込みを再開するには、まず文書を開きます。

    SQL コマンドを実行する文書を開くかどうかを確認するメッセージが表示されます。

  2. この文書はデータ ファイルに接続されており、データを取得する必要があるので、[はい] をクリックします。開く文書がデータ ファイルに接続されていないことがわかっている場合は、データへの悪意のあるアクセスを防止するために [いいえ] をクリックすることもできます。

    文書の文字列と挿入したフィールドが表示されます。

  3. [差し込み文書] タブをクリックし、作業を再開します。

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電子メール メッセージをアドレス一覧に接続する

電子メールのメイン文書に情報を差し込むには、文書をアドレス一覧 (データ ファイル) に接続する必要があります。データ ファイルがない場合は、差し込み印刷のプロセスの中でデータ ファイルを作成できます。

 メモ   データ ファイルに電子メール アドレスの列があることを確認します。この列は、このプロセスの後の方で必要になります。

データ ファイルを選択する

  1. [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で [宛先の選択] をクリックします。

    Word のリボンのイメージ

  2. 次のいずれかの操作を行います。
    • Outlook の連絡先リストを使用する場合は、[Outlook の連絡先から選択] をクリックします。

      表示Microsoft Office Outlook の連絡先リストを使用する場合のヒント

      Outlook の連絡先フォルダへの接続は通常は簡単なプロセスですが、問題が発生する場合もあります。ここでは、発生する可能性のある一般的な問題の解決策を示します。

      Outlook の連絡先フォルダが見つからない

      Outlook のプロパティで [電子メールのアドレス帳にこのフォルダを表示する] をオンにするか、または Outlook のユーザー プロファイルを変更する必要があります。

      プロパティの [電子メールのアドレス帳にこのフォルダを表示する] をオンにする

      1. Outlook で、[移動] メニューの [連絡先] をクリックします。
      2. 差し込み印刷で使用する情報が含まれている連絡先フォルダをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。
        Outlook の連絡先のプロパティ
      3. [Outlook アドレス帳] タブで、[電子メールのアドレス帳にこのフォルダを表示する] チェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。
      Outlook のヒントに戻る

      Outlook のユーザー プロファイルを変更する

      Outlook のユーザー プロファイルは、電子メール アカウントとアドレス帳のグループです。通常、必要なプロファイルは 1 つだけですが、コンピュータを他のユーザーと共有している場合や、目的別に複数のアドレス帳を使い分ける場合は、複数のプロファイルを設定できます。差し込み印刷を開始したときに、使用する連絡先フォルダを含まないユーザー プロファイルを使用している場合、そのフォルダを使用できません。

      別のユーザー プロファイルに切り替えるには、Outlook を再起動します。プロファイルの選択を求めるメッセージが表示されたら、差し込み印刷で使用する連絡先フォルダが含まれているプロファイルを選択します。

      複数のプロファイルが存在しているにもかかわらず、プロファイルの選択を求めるメッセージが表示されない場合は、Outlook の設定を変更する必要があります。そのためには、次の操作を行います。

      1. Outlook を閉じます。
      2. コントロール パネルで、クラシック表示に切り替えて、[メール] をクリックします。
      3. [プロファイルの表示] をクリックします。
      4. Outlook を起動するたびにプロファイルの選択を求めるようにするには、[使用するプロファイルを選択する] をクリックし、[OK] をクリックします。

      Outlook のヒントに戻る

      メール クライアントとテーブルに関するエラー メッセージが表示される

      Word の差し込み印刷で連絡先フォルダに接続しようとしたときに、Internet Explorer で Outlook が既定の電子メール プログラムとして設定されていない場合、次のようなエラー メッセージが表示されます。

      "既定のメールクライアントが設定されていないか、現在のメールクライアントがメールを受け取れない状態にあります。Microsoft Office Outlook を起動して、既定のメールクライアントに指定してください。"

      差し込み印刷中にこのメッセージが表示されないようにするには、次の操作を行います。

      1. Word を終了します。
      2. Internet Explorer で、[ツール] メニューの [インターネット オプション] をクリックし、[プログラム] タブをクリックします。
      3. [電子メール] ボックスの一覧の [Microsoft Office Outlook] をクリックし、[OK] をクリックします。

      Word を起動し、差し込み印刷文書を開き、Outlook の連絡先フォルダに接続します。

      Outlook のヒントに戻る

      パブリック フォルダにある Outlook の連絡先フォルダに接続できない

      Word で差し込み印刷を開始し、パブリック フォルダにある Outlook の連絡先フォルダに接続しようとすると、次のようなエラーメッセージが表示されます。

      "ダイアログまたはデータベース エンジンが正しく動作しないため、この操作を完了できません｡ 後でもう一度試してください。"

      後でもう一度実行しても、同じエラー メッセージが表示されます。

      パブリック フォルダにある連絡先フォルダを差し込み印刷のデータ ファイルとして使用するには、Outlook から差し込み印刷を開始する必要があります。

      Outlook のヒントに戻る

      Outlook Express のアドレス帳を連絡先フォルダとして使用したい

      差し込み印刷中にこの種類のアドレス帳に直接接続することはできません。この場合は、Outlook Express のアドレス帳を .csv テキスト ファイル形式でエクスポートし、この形式でファイルに接続します。

      Outlook Express のアドレス帳をエクスポートする

      1. Outlook Express を起動します。
      2. [ファイル] メニューの [インポートとエクスポート] をポイントし、[アドレス帳] をクリックします。
      3. [アドレス帳エクスポート ツール] ダイアログ ボックスで、[テキスト ファイル (CSV)] をクリックし、[エクスポート] をクリックします。
      4. [エクスポート先のファイル名] ボックスに、エクスポートするファイルの名前を入力し、[参照] をクリックします。
      5. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスの [保存する場所] ボックスの一覧でファイルを保存する場所をクリックし、[保存] をクリックします。マイ ドキュメント フォルダ内の My Data Sources フォルダにデータ ファイルを保存しておくと便利です。このフォルダは、Word で差し込み印刷を実行したときに最初にデータ ファイルが検索される場所です。
      6. [次へ] をクリックし、エクスポートするフィールドの横にあるチェック ボックスをオンにします。次に、[完了] をクリックします。

         メモ   差し込み印刷で作成する定型書簡、電子メール メッセージ、またはラベルを念頭に置いて、エクスポートするフィールドを決定します。たとえば、差し込み印刷後の文書にニックネームや個人の Web サイトを含めない場合は、これらのフィールドをエクスポートしないでください。

      7. エクスポート処理が完了したというメッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。
      8. [アドレス帳エクスポート ツール] ダイアログ ボックスを閉じるには、[閉じる] をクリックし、Outlook Express を終了します。

      差し込み印刷を実行している Word に戻り、データ ファイルに接続する手順に進んだら、[既存のリストを使用] をクリックし、エクスポートした .csv ファイルを指定します。ファイルが開く前に、アドレス リストで列の区切り文字を選択するよう求めるメッセージが表示される場合があります。[カンマ] をクリックし、[OK] をクリックします。


      Outlook のヒントに戻る
    • Microsoft Office Excel ワークシート、Microsoft Office Access データベース、またはその他の種類のデータ ファイルがある場合は、[既存のリストを使用] をクリックし、[データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスでファイルを指定します。

      Excel の場合は、ブック内の任意のワークシートや名前付き範囲のデータを選択できます。Access の場合は、データベース内で定義されている任意のテーブルやクエリ (クエリ : データ ソースに保存されているレコードの中から、指定した検索条件に該当するすべてのレコードを検索する方法の 1 つ。クエリには、効率よく検索するために、演算子、ワイルドカード文字、かっこを使用できます。)のデータを選択できます。その他の種類のデータ ファイルの場合は、[データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスでファイルを選択します。ファイルが一覧に表示されない場合は、[ファイルの種類] ボックスの一覧で適切なファイルの種類を選択するか、[すべてのファイル] をクリックします。差し込み印刷では、次の種類のデータ ファイルを使用できます。

      表示Excel でのデータの書式設定のヒント

      データ ファイルがパーセンテージ、通貨値、または郵便番号を含む Excel ワークシートである場合、動的データ交換を使用して Word から Excel ワークシートに接続することによって、データの数値の書式を保持できます。たとえば、07865 という 5 桁の郵便番号が、先頭の 0 を省略して 7865 という数値として表示されないようにすることができます。

      ワークシートに接続する前に、Word で次の操作を行います。

      1. ボタン イメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[Word のオプション] をクリックします。
      2. [詳細設定] をクリックします。
      3. [全般] セクションまでスクロールし、[文書を開くときにファイル形式の変換を確認する] チェック ボックスをオンにします。
      4. [OK] をクリックします。
      5. 差し込み印刷のメイン文書を開いた状態で、[差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で [宛先の選択] をクリックし、[既存のリストを使用] をクリックします。
      6. [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスで Excel ワークシートを参照し、ダブルクリックします。
      7. [データ ファイル形式の確認] ダイアログ ボックスで、[Microsoft Excel ワークシート DDE (*.xls)] をクリックし、[OK] をクリックします。

         メモ   [Microsoft Excel ワークシート DDE (*.xls)] が表示されない場合は、[すべて表示] チェック ボックスをオンにします。

      8. [Microsoft Office Excel] ダイアログ ボックスの [範囲名またはセル範囲] で、差し込む情報が含まれているセル範囲またはワークシートを選択し、[OK] をクリックします。

        9.  メモ   データ ファイルを開くたびに確認メッセージが表示されないようにするには、ワークシートに接続した後、[文書を開くときにファイル形式を確認する] をオフにします。

    • データ ファイルがない場合は、[新しいリストの入力] をクリックし、表示されたフォームを使ってリストを作成します。リストは、再利用できるデータベース (.mdb) ファイルとして保存されます。

 メモ   Word を単体でインストールしたのではなく、2007 Microsoft Office system をインストールした場合は、Microsoft Query を使用してクエリ (クエリ : データ ソースに保存されているレコードの中から、指定した検索条件に該当するすべてのレコードを検索する方法の 1 つ。クエリには、効率よく検索するために、演算子、ワイルドカード文字、かっこを使用できます。)を作成し、外部データ ファイル (外部データ ファイル : ユーザーがアクセスするデータを含むデータ ソースのこと。たとえば、Excel のリストや Access のデータベースなどがあります。)から必要なデータを取得できます。

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宛先または項目のリストを絞り込む

特定のデータ ファイルに接続したときに、データ ファイルの一部のレコードの情報だけを電子メール メッセージのメイン文書に差し込むことができます。データ ファイルに電子メール アドレスがないレコードが含まれている場合は、そのレコードを電子メールの差し込みから除外します。そうしないと、Word で差し込み印刷の処理を完了できません。

データ ファイルの宛先リストを絞り込んだり、項目のサブセットを使用するには、次の操作を行います。

  1. [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で [アドレス帳の編集] をクリックします。

    Word のリボンのイメージ

  2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。
    • 個々のレコードを選択する  この方法は、リストの項目が少ない場合に使用します。使用する宛先の横のチェック ボックスをオンにし、使用しない宛先の横のチェック ボックスをオフにします。

      差し込み印刷で数件のレコードのみを使用する場合は、見出し行のチェック ボックスをオフにして、必要なレコードのチェック ボックスのみをオンにします。同様に、リストのほとんどのレコードを使用する場合は、見出し行のチェック ボックスをオンにして、除外するレコードのチェック ボックスをオフにします。

    • レコードを並べ替える  並べ替えに使用する列の見出しをクリックします。この一覧はアルファベットの昇順 (A ～ Z) に並べ替えられます。一覧をアルファベットの降順 (Z ～ A) に並べ替えるには、もう一度列の見出しをクリックします。

      さらに複雑な並べ替えを行う場合は、[アドレス帳の絞り込み] の [並べ替え] をクリックし、[フィルタと並べ替え] ダイアログ ボックスの [レコードの並べ替え] タブで並べ替えの基本設定を選択します。

    • レコードをフィルタ処理する  この方法は、表示しないレコードや差し込み印刷に使用しないレコードがリスト内に含まれている場合に使用します。リストをフィルタ処理した後、レコードの横のチェック ボックスをオンまたはオフにし、差し込み印刷に使用するレコードを指定できます。

      レコードをフィルタ処理するには、次の操作を行います。

      1. [アドレス帳の絞り込み] で、[フィルタ] をクリックします。
      2. [フィルタと並べ替え] ダイアログ ボックスの [レコードのフィルタ] タブで、フィルタに使用する条件を選択します。

        たとえば、国/地域がオーストラリアである宛先についてのみ電子メール メッセージを作成するには、[フィールド] ボックスの一覧の [国/地域] をクリックし、[条件] ボックスの一覧の [が値と等しい] をクリックし、[値] ボックスの一覧の [Australia] をクリックします。

      3. さらにフィルタを絞り込むには、[AND] または [OR] をクリックし、条件を選択します。

        たとえば、ミュンヘンにある企業についてのみ電子メール メッセージを作成するには、[市区町村] フィールドに "ミュンヘン" が含まれ、[会社名] フィールドが空白ではないレコードを抽出します。このフィルタで、[AND] の代わりに [OR] を使用すると、ミュンヘンのすべての住所と、都市に関係なく会社名を含むすべての住所について差し込み印刷が実行されます。

 メモ   アドレス確認ソフトウェアがインストールされている場合は、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [住所の確認] をクリックして、宛先の住所を確認できます。

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電子メール メッセージ文書に差し込み印刷フィールドと呼ばれるプレースホルダを追加する

電子メール メッセージのメイン文書をデータ ファイルに接続すると、メッセージの文字列を入力し、各メッセージに一意の情報を表示する場所を示すプレースホルダを追加できます。

宛先やあいさつ文などのプレースホルダは "差し込み印刷" フィールドと呼ばれます。Word のフィールドは、選択したデータ ファイルの列の見出しに対応します。

データ ファイルの列 (カテゴリ) と行 (レコード)

コールアウト 1 データ ファイルの列は情報のカテゴリを表します。電子メール メッセージのメイン文書に追加するフィールドは、これらのカテゴリのプレースホルダです。

コールアウト 2 データ ファイルの行は情報のレコードを表します。Word で差し込み印刷を実行すると、各レコードについて電子メール メッセージが作成されます。

電子メール メッセージのメイン文書にフィールドを配置することによって、名前や宛先などの特定のカテゴリの情報を、その場所に表示することを指定します。

Word 文書に挿入されたフィールド

 メモ   電子メール メッセージのメイン文書に差し込み印刷フィールドを挿入すると、フィールド名は常に二重の山かっこ (« ») で囲まれて表示されます。これらの山かっこは、差し込み印刷後の電子メール メッセージには表示されません。電子メール メッセージのメイン文書で、フィールドと通常の文字列を区別するためにのみ使用されます。

差し込み印刷で実行される処理

差し込み印刷を実行すると、電子メール メッセージのメイン文書のフィールドがデータ ファイルの最初の行の情報に置き換えられ、最初の電子メール メッセージが作成されます。次に、フィールドがデータ ファイルの 2 番目の行の情報に置き換えられて 2 番目の電子メール メッセージが作成され、これ以降も同様に処理されます。

データ ファイルから文書への情報の差し込み

フィールドの使用: 例

データ ファイルの任意の列見出しをフィールドとして電子メール メッセージのメイン文書に追加できます。これによって、電子メール メッセージをデザインするときに柔軟に対応できます。次に例を示します。

  • 地域の企業に今年度のシティ ガイドの掲載企業として選ばれたことを通知する電子メールを送信するとします。データ ファイルに宛先の各企業の名前を含む [Company] 列がある場合は、個々の会社名を入力する代わりに «Company» フィールドを挿入できます。
  • 四半期ごとに新製品や特別条件を顧客に通知する電子メール メッセージを送信しているとします。優良顧客向けに独自のメッセージにするために、「Miller 様、この新製品は以前にお探しになっていた商品です。」などのメモを入力できる [PersonalNote] 列をデータ ファイルに追加できます。メイン文書に «PersonalNote» フィールドを配置することによって、特定のメッセージの下部にこれらのメモを含めることができます。

フィールドを組み合わせたり、フィールドを句読点で区切ることができます。たとえば、住所を挿入するために、電子メール メッセージのメイン文書で次のようにフィールドを設定できます。

«Last Name» «First Name»

住所ブロックやあいさつ文など、頻繁に使用する項目については、複数のフィールドをグループ化する合成フィールドが Word に用意されています。次に例を示します。

  • 住所ブロック フィールドは、名前、姓、町名、都市名、郵便番号などの複数のフィールドを組み合わせたものです。

    住所ブロック フィールドの要素

  • あいさつ文フィールドには、選択したあいさつ文に応じて、1 つ以上の名前フィールドを含めることができます。

これらの合成フィールドの内容をカスタマイズすることができます。たとえば、宛先で "Mr. Joshua Randall Jr." のようにフォーマルな形式を使用できます。あいさつ文で "Dear" の代わりに "To" を使用することもできます。

差し込み印刷フィールドをデータ ファイルに対応付ける

Word がすべての住所またはあいさつ文要素に対応するデータ ファイル内の列を見つけられるようにするには、Word の差し込み印刷フィールドをデータ ファイルの列に対応付ける必要があります。

フィールドを対応付けるには、[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] で [フィールドの対応] をクリックします。

Word のリボンのイメージ

[フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示されます。

[フィールドの対応] ダイアログ ボックス

宛先およびあいさつ文の要素は左側に表示されます。データ ファイルの列見出しは右側に表示されます。

Word により、それぞれの要素に一致する列が検索されます。この図では、データ ファイルの [名前] 列が [姓] に自動的に対応付けられています。しかし、Word は他の要素を対応付けることができませんでした。たとえば、Word はこのデータ ファイルから [名] を対応付けることができません。

右側のリストで、左側の要素に対応するデータ ファイルの列を選択できます。この図では、[名] 列が [名] に対応付けられています。[敬称]、[識別子]、[ミドル ネーム] には対応する列がなくても問題ありません。差し込み印刷を行う電子メール メッセージですべてのフィールドを使用する必要はありません。データ ファイルのデータを含まないフィールドを追加した場合は、差し込み印刷後の文書では空のプレースホルダ (通常は空白行または非表示フィールド) が表示されます。

[フィールドの対応] ダイアログ ボックス

内容を入力してフィールドを追加する

  1. 電子メール メッセージのメイン文書で、フィールドを挿入する位置をクリックします。
  2. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] を使用します。

    Word のリボンのイメージ

  3. 次のいずれかを追加します。

    表示あいさつ文

    1. [あいさつ文 (英文)] をクリックします。
    2. あいさつ文、名前の書式、句読点を含む、あいさつ文の書式を選択します。
    3. データ ファイルに会社名のみが含まれており、姓や名が含まれていない場合など、Word で宛先の名前を解釈できなかった場合に表示する文字列を選択します。
    4. [OK] をクリックします。
    5. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示された場合は、住所ブロックに必要な情報の一部を見つけることができなかった可能性があります。[(対応なし)] の横にある矢印をクリックし、差し込み印刷に必要なフィールドに対応する、データ ファイルのフィールドを選択します。

    表示個々のフィールド

    名、電話番号、寄贈者の寄付金額など、個々のフィールドの情報を挿入できます。データ ファイルから電子メール メッセージのメイン文書に簡単にフィールドを追加するには、[差し込みフィールドの挿入] の横にある矢印をクリックし、フィールド名をクリックします。

    文書に個々のフィールドを挿入するためのオプションについては、次の操作を行います。

    1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] で [差し込みフィールドの挿入] をクリックします。
    2. [差し込みフィールドの挿入] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。
      • データ ファイル内のフィールドを選択して、差し込み先のフィールドとデータ ファイル内のフィールドを自動的に対応させるには、差し込み先とデータ ファイル内でフィールドに同じ名前が使われていない場合でも、[標準フィールド] をクリックします。
      • データベースのフィールドを選択して、データベースの列から直接データを取得するには、[データベース フィールド] をクリックします。
    3. [フィールド] ボックスで、必要なフィールドをクリックします。
    4. [挿入] をクリックし、[閉じる] をクリックします。
    5. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示された場合は、フィールドの挿入に必要な情報の一部を見つけることができなかった可能性があります。[(対応なし)] の横にある矢印をクリックし、差し込み印刷に必要なフィールドに対応する、データ ファイルのフィールドを選択します。

     メモ   [データベース フィールド] の一覧でフィールドを選択して挿入した後、データ ファイルを別のファイルに変更した場合、そのファイルに同じ名前の列が存在しなければ、フィールドにはデータが挿入されなくなります。

    表示Outlook の連絡先のカスタム フィールド

    メイン文書に独自の連絡先フィールドを挿入するには、Outlook から差し込み印刷を開始する必要があります。最初に差し込み印刷で使用するフィールドを含む連絡先のビューを設定してから、差し込み印刷を開始します。必要な設定を選択すると、自動的に Word が開き、差し込み印刷を実行できます。

    カスタム フィールドを含む連絡先のビューを設定する

    1. [Outlook 連絡先] で、[表示] メニューの [現在のビュー] をポイントし、[電話番号リスト] をクリックします。
    2. 列見出しをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [フィールドの選択] をクリックします。
    3. [フィールドの選択] ダイアログ ボックスの上部にある一覧で、[ユーザー定義フィールド] をクリックします。
    4. 追加するフィールドをダイアログ ボックスから列見出しにドラッグします。小さな赤い矢印によって、目的の場所に配置できます。
      カスタム フィールドを [フィールドの選択] ダイアログ ボックスから連絡先フォルダ ビューにドラッグ

       メモ   [フィールドの選択] ダイアログ ボックスの下部にある [新規作成] をクリックして、ダイアログ ボックスに新しいフィールドを追加できます。

    5. すべてのカスタム フィールドをビューに追加した後、[フィールドの選択] ダイアログ ボックスを閉じます。
    6. 差し込み印刷に含めないフィールドを削除するには、電話番号リスト ビューの列見出しでフィールド名をクリックし、列見出し以外の場所にドラッグします。

    Outlook から差し込み印刷を実行する

    1. Outlook 連絡先で、Shift キーを押しながらクリックして範囲を選択するか、Ctrl キーを押しながら個々の連絡先をクリックすることによって、連絡先を選択します。現在ビューに表示されているすべての連絡先を含める場合は、どの連絡先もクリックしないでください。
    2. [ツール] メニューの [差し込み印刷] をクリックします。
    3. 差し込み印刷に含める連絡先を個別に選択した場合は、[選択された連絡先のみ] をクリックします。現在ビューに表示されているすべての連絡先を含める場合は、[表示されているすべての連絡先] をクリックします。
    4. 電話番号リスト ビューで差し込み印刷に使用するフィールドだけを表示している場合は、[現在のビューの連絡先フィールド] をクリックします。それ以外の場合は、[すべての連絡先フィールド] をクリックして、すべての連絡先フィールドを差し込み印刷で使用できるようにします。
    5. 差し込み印刷用の新しいメイン文書を生成する場合は、[新しい文書] をクリックします。それ以外の場合は、[既存の文書] をクリックし、[参照] をクリックしてメイン文書として使用する文書を指定します。
    6. 選択した連絡先とフィールドを再利用できるように保存する場合は、[ファイルを保存する] チェック ボックスをオンにし、[参照] をクリックしてファイルを保存します。データは、コンマで区切られたデータとして Word 文書に保存されます。
    7. [電子メール] をクリックします。
    8. [OK] をクリックします。Word で文書が開いたら、[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] で [差し込みフィールドの挿入] の横にある矢印をクリックし、電子メール メッセージのメイン文書に追加するフィールドをクリックします。
    9. 差し込み印刷の準備ができたら、[差し込み文書] タブの [完了] で [完了と差し込み] をクリックし、[電子メール メッセージの送信] をクリックします。件名行には、Outlook の [連絡先の差し込み印刷] ダイアログ ボックスで入力した文字列が挿入されます。

 メモ 

差し込んだデータに書式を設定する

Access や Excel などのデータベース プログラムやスプレッドシート プログラムでは、セルに入力した情報が生データとして保存されます。Access や Excel で適用したフォントや色などの書式は、生データと一緒には保存されません。データ ファイルの情報を Word 文書に差し込むと、書式が適用されない状態の生データが挿入されます。

文書内でデータの書式を設定するには、他の文字列の場合と同様に、差し込み印刷フィールドを選択して書式を設定します。選択範囲には、フィールドを囲む山かっこ (« ») が含まれていることを確認します。

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差し込み印刷をプレビューして完了する

フィールドを電子メール メッセージのメイン文書に追加すると、差し込みの結果をプレビュー表示することができます。プレビューに問題がなければ、差し込みを実行します。

差し込みの結果をプレビュー表示する

電子メール メッセージをプレビュー表示して、実際に差し込みを実行する前に変更を加えることができます。

プレビュー表示するには、[差し込み文書] タブの [結果のプレビュー] で次のいずれかの操作を行います。

Word のリボンのイメージ

  • [結果のプレビュー] をクリックします。
  • [結果のプレビュー] の [次のレコード] および [前のレコード] をクリックして、電子メール メッセージを順に表示します。
  • [宛先の検索] をクリックして特定の文書をプレビューします。

 メモ   [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で [アドレス帳の編集] をクリックして、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスを開き、宛先リストをフィルタ処理したり、除外するレコードがある場合に宛先を消去したりすることができます。

Word のリボンのイメージ

差し込みを完了する

電子メール メッセージのメイン文書を再利用する場合は、最終的な電子メール メッセージを送信する前に保存することができます。

電子メール メッセージのメイン文書を保存する

送信する電子メール メッセージは電子メール メッセージのメイン文書とは別個の文書です。別の差し込み印刷用にもメイン文書を使用する場合は、電子メール メッセージのメイン文書を保存しておくこともできます。

電子メール メッセージのメイン文書を保存すると、データ ファイルとの接続も保存されます。次回その電子メール メッセージのメイン文書を開いたときに、データ ファイルの情報を再び電子メール メッセージのメイン文書に差し込むかどうかをたずねるメッセージが表示されます。

  • [はい] をクリックした場合、差し込み印刷される最初のレコードの情報が挿入されて文書が開かれます。
  • [いいえ] をクリックした場合は、電子メール メッセージのメイン文書とデータ ファイルとの間の接続が失われます。その場合、電子メール メッセージのメイン文書は標準 Word 文書になります。フィールドは、最初のレコードの一意な情報によって置き換えられます。

電子メール メッセージを送信する

  1. [差し込み文書] タブで [完了と差し込み] をクリックし、[電子メール メッセージの送信] をクリックします。

    Word のリボンのイメージ

  2. [宛先] ボックスで、宛先の電子メール アドレスを格納しているフィールドの名前を選択します。
  3. [件名] ボックスに、メッセージの件名を入力します。
  4. [メール形式] ボックスで、文書を電子メール メッセージの本文として送信する場合は [HTML] または [書式なし] をクリックし、文書を添付ファイルとして送信する場合は [添付] をクリックします。

     メモ   文書を書式なしの電子メール メッセージとして送信する場合は、電子メール メッセージに文字列の書式や図は含まれません。

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参照
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