文書パーツは、ギャラリーに保存されている再利用可能なコンテンツまたは他の文書の一部です。いつでも文書パーツにアクセスして再利用することができます。文書パーツはテンプレートと共に保存して配布できます。
文書パーツの一種である定型句を使用して、標準的な契約条項や長い配布リストなどの再利用できるテキストや図を保存することができます。選択した各文字列や図は、[文書パーツ オーガナイザ] では定型句として保存され、コンテンツを利用するときに簡単に見つけることができるように一意の名前が割り当てられます。
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再利用可能な文書パーツを作成する
- 再利用可能な文書パーツとして保存する文字列や図を選択します。
文書パーツと共に段落書式 (インデント、配置、行間、改ページ位置など) を保存するには、選択対象に 
(段落記号) を含めます。
メモ 段落記号を表示するには、[ホーム] タブの [段落] で [表示/非表示] をクリックします。
- [挿入] タブの [テキスト] で [クイック パーツ] をクリックし、[選択範囲をクイック パーツ ギャラリーに保存] をクリックします。 または、Alt キーを押しながら F3 キーを押します。
- [新しい文書パーツの作成] ダイアログ ボックスで必要な情報を入力します。
- [名前] 文書パーツの一意の名前を入力します。
- [ギャラリー] 文書パーツを表示するギャラリーを選択します。
- [分類] [全般] や [組み込み] などの分類を選択するか、新しい分類を作成します。
- [説明] 文書パーツの説明を入力します。
- [保存先] 一覧でテンプレートの名前を選択します。
- [オプション] 文書パーツが別のページに配置されるようにするには、[内容をページのまま挿入] をクリックします。カーソルが段落内にある場合でも、文書パーツが別の段落の一部にならないようにするには、[内容を段落のまま挿入] をクリックします。その他のすべての内容については、[内容のみ挿入] をクリックします。
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文書パーツを検索して使用する
- 文書内で文書パーツを挿入する位置をクリックします。
- [挿入] タブの [テキスト] で [クイック パーツ] をクリックし、[文書パーツ オーガナイザ] をクリックします。
文書パーツの名前がわかっている場合は、[名前] をクリックして名前の順に並べ替えます。
- [挿入] をクリックします。
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文書パーツを変更する
文書パーツを変更するには、文書パーツを置換します。文書パーツを挿入し、必要に応じて変更を加えた後、変更した文書パーツを同じ名前で保存します。
- 定型句などの文書パーツを挿入する位置をクリックします。
- [挿入] タブの [テキスト] で [クイック パーツ] をクリックし、[文書パーツ オーガナイザ] をクリックします。
文書パーツの名前がわかっている場合は、[名前] をクリックして名前の順に並べ替えます。
- [挿入] をクリックします。
- 必要に応じて文書パーツに変更を加えます。
- 変更された文字列を選択します。
文書パーツと共に段落書式 (インデント、配置、行間、改ページ位置など) を保存するには、選択対象に (段落記号) を含めます。
メモ 段落記号を表示するには、[ホーム] タブの [段落] で [表示/非表示] をクリックします。
- [挿入] タブの [テキスト] で [クイック パーツ] をクリックし、[選択範囲をクイック パーツ ギャラリーに保存] をクリックします。
- [新しい文書パーツの作成] ダイアログ ボックスで、文書パーツの元の名前、分類、およびギャラリーを入力し、[OK] をクリックします。
ギャラリー内の元の文書パーツを置き換えるには、名前、分類、およびギャラリーが元の文書パーツと同じである必要があります。
メモ 文書パーツは、必要に応じて複数のギャラリーに追加できます。
- [文書パーツを設定し直しますか?] で [はい] をクリックします。
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文書パーツの名前を変更する
- [挿入] タブの [テキスト] で [クイック パーツ] をクリックし、[文書パーツ オーガナイザ] をクリックします。
- 名前を変更する文書パーツの名前をクリックし、[プロパティの編集] をクリックします。
- [文書パーツの変更] ダイアログ ボックスで、文書パーツの新しい名前を入力し、[OK] をクリックします。
- [文書パーツを設定し直しますか?] で [はい] をクリックします。
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テンプレートと共に文書パーツを保存および配布する
いつでも文書パーツにアクセスして再利用することができます。文書パーツをテンプレートと共に配布することもできます。たとえば、テンプレート ユーザーがテンプレートに基づいてレポートを作成するときに 2 種類のカバー レターのいずれかを選択できるようなレポート テンプレートを作成できます。
- テンプレート ユーザーが選択できる文書パーツを追加するテンプレートを作成します。
- テンプレートを保存して閉じます。
- テンプレートを開きます。
テンプレート ユーザー向けの文書パーツ オプションを追加するテンプレートを開いたままにしておきます。
- テンプレート ユーザーに提供する文書パーツを作成します。
[新しい文書パーツの作成] ダイアログ ボックスに情報を入力するときには、[保存先] ボックスでテンプレート名をクリックしていることを確認します。
特定の文書パーツについてユーザーが使用できるすべての選択項目に同じ分類名を使用します。
- テンプレートで、ユーザー向けの選択項目のギャラリーを追加する位置をクリックします。
- [開発] タブの [コントロール] で [文書パーツ ギャラリー] をクリックします。
- [コントロール] で [デザイン モード] をクリックし、[プロパティ] をクリックします。
- [タイトル] ボックスに、コンテンツ コントロールに表示するタイトルを入力します。たとえば、「名」などの説明的なタイトルを含めることができます。
- [文書パーツのプロパティ] で、ユーザーが文書パーツを選択するギャラリーおよび分類を選択します。
- テンプレートを保存して閉じます。
- テンプレートを配布します。
テンプレートを送信したり、他のユーザーが使用できるようにしたりすると、テンプレートと共に保存した文書パーツは、指定したギャラリーで利用できるようになります。
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