著者: Connie Miller

すべての顧客の宛先がデータ ファイルに入力されていれば、これらの宛先を宛名ラベルに差し込んで印刷できます。ここでは、適切なヒントを盛り込みながら、この作業を最も効率よく行う方法を紹介します。

寄せられた質問

顧客に情報を送るために、宛名ラベルを印刷したいだけなのですが、次々に問題が起こります。なぜこんなに難しいのですか。

質問へのアドバイス

デモをご覧いただくか、またはこの操作の詳細な説明を参照してください。

作成するラベルの数が増えるほど、ラベルの作成は難しくなります。

次の作業は簡単に行うことができます。

• 1 つのラベルを印刷するか、宛先の形式がまったく同じラベルのセットを印刷します。方法については、[参照] ボックスのリンクをクリックしてください。
• 1 つのラベル用紙に何種類かのラベルを入力し、印刷します。これには、次の 2 つの方法があります。
  • Microsoft Office Online テンプレート Web サイトからラベルのテンプレートをダウンロードします。
  • [宛名ラベル作成] ダイアログ ボックスを使用してラベルのページを作成します。
    1. [ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] をポイントし、[宛名ラベル作成] をクリックします。
    2. [ラベル] タブをクリックし、[オプション] をクリックします。
    3. ラベル印刷に使用するプリンタの種類とラベル用紙のメーカーを選択します。[製品番号] で、ラベル用紙のパッケージに記載されている番号と一致するものを選択し、[OK] をクリックします。
    4. [宛名ラベル作成] ダイアログ ボックスの [新規文書] をクリックします。

       新しいラベル文書が開きます。

    5. 使用する情報をラベルに入力します。
    6. [ファイル] メニューの [印刷] をクリックして、ラベルを印刷します。

複数のラベル用紙を作成して印刷する場合、そのための作業はもう少し複雑です。複数のラベル用紙を作成するには、差し込み印刷プロセスを使用する必要があります。このプロセスは、要領をつかめばそれほど難しくありませんが、一定の手順を踏む必要があります。また、プロセスの手順ごとに思わぬ落とし穴があります。

このコラムでは、ラベルの差し込み印刷プロセスを細かく分析し、その手順を詳しく説明します。各手順の中で、予想される落とし穴を示し、その回避策や回復方法について説明します。

ラベルの差し込み印刷プロセス

このプロセスは主に次の 5 つの手順から成ります。

1. ラベルのメイン文書を設定します。ラベルのメイン文書は、最初に設定するラベルのページです。最終的に印刷されるすべてのラベルのサイズと形のモデルになります。
2. 設定したラベルのメイン文書を、ラベルに追加する名前と住所を格納したデータ ファイルに接続します。データ ファイルの詳細については、後で説明します。
3. ラベルのメイン文書にラベルごとに異なる情報 (名前や住所など) を入れるためのプレースホルダ (正式には "フィールド" と呼びます) を追加します。この手順では、どのラベルにも共通する差出人住所、ロゴ、その他の図などの情報も追加します。
4. ラベルをプレビューして、データ ファイルの情報が正しく差し込まれていることを確認します。結果に問題がなければ、差し込みを完了します。
5. ラベルを印刷します。

手順 1: ラベルのメイン文書を設定する

デモをご覧ください (英語)

次のデモ

ラベルを作成することがわかっていたので、既に事務用品店でヒサゴ製などのラベル用紙のパッケージを購入しているとします。用紙は一定のサイズであり、決まったサイズと数のラベルで構成されています。

ラベルのメイン文書を設定するには、その文書のサイズを事務用品店で購入した用紙上のラベルのサイズと合わせる必要があります。

ラベルのメイン文書を設定するには、次の操作を行います。

1. Word を起動します。
2. [ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックして [差し込み印刷] 作業ウィンドウを開きます。
3. 作業ウィンドウの [文書の種類を選択] で、[ラベル] をクリックします。作業ウィンドウの下部にある [手順 1/6] の下の [次へ : ひな形の選択] をクリックします。
4. 新しいラベルのメイン文書を設定するには、[文書レイアウトの変更] をクリックします。

   なぜ [文書レイアウトの変更] を行うのでしょうか。Word を開くと、既定で空の文書が開きます。既定の文書にはラベルのレイアウトがありません。ラベルを作成するには、既定の文書のレイアウトをラベルのレイアウトに変更する必要があります。

5. 作業ウィンドウの [文書レイアウトの変更] で、[ラベル オプション] をクリックします。
6. [ラベル オプション] ダイアログ ボックスで、次の項目を選択します。

   
   
   

    ラベル印刷に使用するプリンタの種類
    ラベル用紙のメーカー
    ラベル用紙のパッケージに記載されている製品番号と一致する番号

    メモ   購入したラベル用紙の製品番号が [ラベル オプション] ダイアログ ボックスに表示される番号と一致しない場合は、カスタマイズを行うことによってラベルを印刷できます。最初に、用紙上のラベルのサイズを慎重に測り、そのサイズと 1 枚の用紙に入るラベルの数をメモします。次に、「定型外の宛名ラベルを作成する」の手順 4. 以降の手順に従います。

7. ラベル オプションをすべて選択したら、[OK] をクリックします。

   ラベルの文書が開き、最初のラベルの上に点滅する挿入ポイントが表示され、次の手順に進む準備ができました。

    メモ   画面に表示されたものがラベルではなく通常の文書と同じに見える場合は、グリッド線を表示しないオプションが有効になっている可能性があります。[罫線] メニューの [表示のグリッド線の表示] をクリックすると、ラベルの境界を示す線が表示されます。

8. 作業ウィンドウの下部にある [手順 2/6] の下の [次へ : 宛先の選択] をクリックします。

手順 2: データ ファイルに接続する

デモをご覧ください (英語)

次のデモ

宛名ラベルを作成するのは、郵送する予定がある場合です。郵送する予定があるということは、顧客、従業員、またはその他の宛先の名前と住所が格納された宛先リストがどこかにあるはずです。この宛先リストが、ここで言う "データ ファイル" です。この手順の目的は、宛先リストのデータ ファイルに接続して、宛先リストの名前と住所がラベルに差し込まれるようにすることです。

 メモ   宛先リストのデータ ファイルがまだ設定されていない場合は、このまま先に進んでください。後で説明するように、Word 内からデータ ファイルを設定できます。

Word では、さまざまな種類のデータ ファイルに接続できるため (データ ファイルの種類の一覧については、[参照] ボックスのリンクをクリック)、ほとんどの場合、既存の宛先リストに問題なく接続できます。たとえば、Microsoft Excel のワークシート、Microsoft Access データベースのテーブル、Word で設定した表などに宛先の名前と住所が格納されている場合があります。また、この目的のために Microsoft Outlook® の連絡先ファイルを常に最新の状態に維持している場合もあります。このような場合や他の多くの場合でも、問題なくデータ ファイルに接続できます。

データ ファイルおよび差し込み印刷でのデータ ファイルの使用方法の詳細については、[参照] ボックスのリンクをクリックしてください。

  メモ  

• 宛先リストのデータ ファイルで宛先の名前がどのように設定されているかを確認してください。名前をデータ ファイルからラベルに差し込む処理は、姓と名が 2 つの列に分かれていると最も効率よく行われます。
• 先頭が 0 の郵便番号が Excel のワークシートに含まれている場合は、先頭の 0 の前にアポストロフィ (') を入力しないと、その郵便番号を正しく差し込むことができません。アポストロフィは、0 を正しく処理するためにだけ入力するものであり、ワークシートのセルやラベルに表示されません。

ラベルのメイン文書とデータ ファイルの接続を確立するには

[差し込み印刷] 作業ウィンドウの [宛先の選択] には、次の 3 つのオプションがあります。

• [既存のリストを使用]  宛先の名前と住所を格納した Excel のスプレッドシート、Access データベースのテーブル、Word の表などのデータ ファイルが既にある場合は、このオプションをクリックします。
• [Outlook 連絡先から選択]  Outlook 連絡先リストの名前と住所を使用する場合は、このオプションをクリックします。
• [新しいリストの入力]  宛先の名前と住所を格納したデータ ファイルがまだない場合は、このオプションをクリックします。

これ以降の操作については、次のいずれかのオプションをクリックしてください。

既存のリストを使用

1. [既存のリストを使用] の [参照] をクリックして、宛先リストのデータ ファイルを探します。
2. [データ ソースの選択] ダイアログ ボックスで、ファイルを探して選択し、[開く] をクリックします。
3. [表の選択] ダイアログ ボックスが表示された場合は、宛先の名前と住所を格納したテーブルまたはワークシートをクリックします。データ ファイルの最初の行に列見出しではなく実際のデータが入っている場合は、[先頭行をタイトル行として使用する] チェック ボックスをオフにします。[OK] をクリックします。
4. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスが開きます。

Outlook 連絡先から選択

1. [Outlook 連絡先から選択] の [連絡先フォルダの選択] をクリックします。

   [プロファイルの選択] ダイアログ ボックスが表示されたら、使用する連絡先リストを含むプロファイルを選択し、[OK] をクリックします。

2. [連絡先リスト フォルダの選択] ダイアログ ボックスで、宛先の名前と住所を格納した連絡先リストをクリックし、[OK] をクリックします。
3. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスが開きます。

 メモ   連絡先リストへの接続で問題が発生した場合は、[参照] ボックス内の該当する質問箱へのリンクをクリックして、問題解決のための説明を参照してください。

新しいリストの入力

1. [新しいリストの入力] の [作成] をクリックします。

   [新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスが開きます。[宛先情報の入力] に、[名]、[姓]、[住所 1] などのカテゴリのリストが表示されます。ここで、宛先に関して記録する情報のカテゴリに合わせてこのリストを変更します。たとえば、このダイアログ ボックスのリストには [役職]、[自宅電話番号]、[電子メール アドレス] などの項目がありますが、リストの項目を [名]、[姓]、および住所の情報だけにすることもできます。

2. カテゴリのリストを編集するには、[列のカスタマイズ] をクリックします。
3. [アドレス帳のユーザー設定] ダイアログ ボックスで、ボタンを使用してカテゴリの追加、削除、および順序変更を行います。リストが希望どおりの状態になったら、[OK] をクリックします。
4. [新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスに、最初のエントリの情報を入力します。
5. 2 番目以降のエントリの情報を入力するには、[新しいエントリ] をクリックします。
6. すべての宛先のエントリを入力したら、[OK] をクリックします。
7. [アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスで、ファイルの名前を入力し、[保存] をクリックします。
8. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスが開きます。

   ヒント

   • 作成した宛先リストのデータは、既定ではマイ ドキュメント フォルダの My Data Sources フォルダに保存されます。これは便利なフォルダです。今後、同じデータ ファイルを使用して新しいラベルを作成する場合、自動的に My Data Sources フォルダ内のファイルが最初に検索されます。
   • 作成したデータ ファイルに対して追加または変更を行う場合は、複数の方法があります。Access でファイルを開いて変更できます。また、Word の差し込み印刷プロセスの中でファイルに変更を加えることもできます。[差し込み印刷] 作業ウィンドウの手順を [宛先の選択] まで実行します。[既存のリストを使用] をクリックし、[参照] をクリックします。作成した宛先リストのデータ ファイルを開きます。[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [編集] をクリックします。[アドレス帳のユーザー設定] ダイアログ ボックスが開き、カテゴリの変更、新しいエントリの追加、およびその他の操作を実行できます。

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、データ ファイルのエントリに対する並べ替え機能とフィルタ機能があります。たとえば、特定の郵便番号や都市の顧客だけに郵送したい場合があります。また、過去 1 年間に入社した従業員への郵送に使用するラベルを作成したい場合もあります。

データ ファイル内のすべての宛先に使用するラベルを作成し、並べ替えやフィルタを使用する必要がない場合は、そのまま [OK] をクリックして次に進みます。

データ ファイル内のすべての宛先についてラベルを印刷しない場合は、[OK] をクリックする前に次の操作のいくつかまたはすべてを実行できます。

• 宛先を 1 件除外するには、その宛先の行の先頭にあるチェック ボックスをクリックしてオフにします。
• 特定の列に含まれる情報の昇順または降順で行を並べ替えるには (たとえば、姓の五十音順でラベルを作成する場合)、その列見出しをクリックします。
• 特定の条件 (たとえば、特定の郵便番号の地域に住むすべての人) に従ってリストをフィルタするには、列見出しの横の矢印をクリックします。矢印をクリックすると、次の図のような一覧が表示されます。

  
  
  

   リストをフィルタした後、もう一度すべてのエントリを表示する場合は、[(すべて)] をクリックします。
   リストをフィルタするための条件となる値をクリックします。この例では、[郵便番号] 列に一意の番号が 2 つしかありません。実際のデータ ファイルでは、ほとんどの場合、一意のエントリのリストはもっと長くなります。
   その列が空白になっているエントリだけを表示するようにリストをフィルタするには、[(空白)] をクリックします。
   その列にデータが入力されているエントリだけを表示するようにリストをフィルタするには、[(データ有り)] をクリックします。
   [(詳細)] をクリックすると、[フィルタと並べ替え] ダイアログ ボックスが開き、より複雑な条件で絞り込みを行うことができます。たとえば、リストを 3 つの郵便番号や 2 つの都市だけに絞り込むことができます。

 メモ   [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスでフィルタや並べ替えを行っても、元のデータ ファイルに影響はありません。

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスを閉じると、ひな形に含まれるすべてのラベル上に «Next Record» フィールドが表示されます。これらを削除しないでください。これらは印刷したラベルには表示されませんが、差し込み印刷プロセスの次の手順で重要な役割を果たします。作業ウィンドウの下部にある [手順 3/6] の下の [次へ : ラベルの配置] をクリックして、次の手順に進みます。

手順 3: プレースホルダおよび共通の情報を追加する

デモをご覧ください (英語)

次のデモ

差し込み印刷プロセスのこの手順では、ラベルのメイン文書に内容を追加します。追加する内容としては、次のものがあります。

• 各ラベルに共通の情報   たとえば、ラベルに会社のロゴを入れたい場合があります。このような情報は、ラベルのメイン文書に直接入力または配置します。
• 各ラベルに固有の情報 (宛先の住所など)   各ラベルに固有の情報は、ラベルのメイン文書に入力できません。この場合は、ラベルのメイン文書にプレースホルダ (フィールド) を追加します。これらのフィールドは、宛先のデータ ファイル内のカテゴリ (列) に対応しています。次の手順で差し込み印刷プロセスが完了すると、これらのフィールドがデータ ファイルの各行の情報で置き換えられ、固有のラベルが作成されます。

ラベルのメイン文書に図とフィールドを追加すると、たとえば次の図のようになります。

これ以降の操作については、次のいずれかのオプションをクリックしてください。

図を追加する

次の手順では、使用する図のファイルがコンピュータに格納されているとします。ラベルのメイン文書が開かれ、最初のラベルで挿入ポイントが点滅している必要があります。

1. [挿入] メニューの [図] をポイントし、[ファイルから] をクリックします。
2. [図の挿入] ダイアログ ボックスで、ファイルを探して選択し、[挿入] をクリックします。

   図がラベルの左側に表示されます。他のラベルに図を追加する必要はありません。その作業は、すべてのラベルを更新したときに行われます。

3. 図のサイズを変更する必要がある場合は、図の角にあるサイズ変更ハンドルをドラッグします。
4. [書式] メニューの [図] をクリックし、[レイアウト] タブをクリックします。
5. [折り返しの種類と配置] の [四角] をクリックします。[水平方向の配置] の [左揃え] をクリックします。[OK] をクリックします。

   最初のラベルをクリックして、挿入ポイントが追加した図のすぐ右側に表示された状態にします。これで、フィールドを追加する準備ができました。

プレースホルダ フィールドを追加する

宛名ラベルでは、ほとんどの場合、ラベルのメイン文書に «住所ブロック» というフィールドを 1 つ追加するだけです。

 メモ   郵便番号バーコードや電子切手を追加する方法の詳細については、[参照] ボックスのリンクをクリックしてください。

ここで、[差し込み印刷] 作業ウィンドウについて簡単に説明します。[ラベルの配置] の下にリンクの一覧があります。これらのリンクのいずれかをクリックすると、ラベルのメイン文書にフィールドが追加されます。また、作業ウィンドウの [ラベルの置換] というセクションに [すべてのラベルの更新] という名前の大きなボタンがあります。

プレースホルダ フィールドを追加するには

1. 挿入ポイントが最初のラベルの住所フィールドを追加する場所にあることを確認します。[差し込み印刷] 作業ウィンドウの [住所ブロック] をクリックします。ラベル上にサンプルの住所の文字列がある場合は、その文字列を選択します。
2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、住所ブロックに挿入する情報を選択します。[フィールドの対応] をクリックします。

   [フィールドの対応] ダイアログ ボックスでは、左側に住所ブロックの要素が表示され、右側にデータ ファイルのカテゴリ (列見出し) が表示されます。

   データ ファイルの宛先をラベルに正しく表示するには、必要な住所ブロックの各要素をデータ ファイルの列に対応付ける必要があります。要素の右側に列名ではなく [(対応なし)] が表示される場合は、[(対応なし)] と表示されているボックスの矢印をクリックし、表示された一覧の中から正しい列名をクリックします。

3. フィールドの対応付けが完了したら、[OK] をクリックし、もう一度 [OK] をクリックします。

   ラベル上に «住所ブロック» フィールドが表示されます。

4. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [ラベルの置換] で、[すべてのラベルの更新] をクリックします。

   «住所ブロック» フィールドが (図を追加した場合は図も) 他のすべてのラベル上に自動的にレプリケートされます。これで、ラベルをプレビューする準備ができました。

手順 4: 差し込まれたラベルをプレビューして差し込み印刷を完了する

(この情報は次のデモに含まれます)

次のデモ

[差し込み印刷] 作業ウィンドウの下部にある [次へ : ラベルのプレビュー表示] をクリックすると、ラベル上のプレースホルダ フィールドがデータ ファイルの情報に置き換えられます。宛先が正しく表示されているかどうかをすぐに確認できます。作業ウィンドウの二重矢印ボタンをクリックして、ページに表示されるラベル間を移動することもできます。また、[宛先の検索] をクリックして特定のラベルを探すこともできます。

 メモ   ページに表示されるラベル間を移動しながらラベルをプレビューすると、画面上に表示されている現在の位置がわからなくなることがあります。たとえば、ページの左上端に最初のラベルが表示された状態から始めるとします。右二重矢印ボタンをクリックすると、ページの右端のラベルにたどり着くまで水平方向にページ内を移動します。次に、下の行に移動して、ページの左端のラベルまで移動し、これを繰り返します。画面上では現在プレビューしているラベルが常にページの左上端に来るように表示されますが、これはプレビューしやすくするための表示方法にすぎません。実際にラベルがページ上で移動しているわけではありません。

修正が必要な問題の例

• 宛先の要素が表示されない  宛先の一部の要素が表示されない場合は、データ ファイルの列見出しを住所ブロックの要素に対応付けることが必要な場合があります。[差し込み印刷] 作業ウィンドウの下部にある [戻る] リンクをクリックします。最初のラベルの «住所ブロック» フィールドを右クリックし、ショートカット メニューの [住所ブロックの編集] をクリックします。[住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスの [フィールドの対応] をクリックします。[フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、左側のリスト内で使用している各要素の右側に対応する列見出しがあることを確認します。重要な要素の右側に [(対応なし)] が表示されている場合は、[(対応なし)] と表示されているボックスの矢印をクリックし、表示された一覧の中から正しい列名をクリックします。[OK] をクリックし、もう一度 [OK] をクリックします。
• 対象外の宛先が含まれている  今回の郵送に含まれない宛先のラベルが作成された場合は、[差し込み印刷] 作業ウィンドウの [アドレス帳の変更] をクリックして、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスを開き、アドレス帳を フィルタ します。
• 宛先が表示されない  データ ファイルのレコード (行) のサブセットだけがラベルに差し込まれた場合は、[差し込み印刷] 作業ウィンドウの [アドレス帳の変更] をクリックして [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスを開きます。アドレス帳が誤って フィルタ されていないかどうかを確認します。フィルタしないカテゴリごとに列見出しの矢印をクリックし、一覧の [(すべて)] をクリックします。アドレス帳をどんな条件でもフィルタしていない場合は、データ ファイルが正しく整理されているかどうかを確認します。
• ほとんどのラベルが空白になる  宛先が差し込まれたラベルが 1 つだけ表示され、他のラベルが空白になる場合は、ラベルのメイン文書に内容を配置したときに手順を 1 つだけ実行し忘れた可能性があります。[差し込み印刷] 作業ウィンドウの [戻る : ラベルの配置] をクリックします。作業ウィンドウの [ラベルの置換] で [すべてのラベルの更新] をクリックして、最初のラベルに追加したフィールドを用紙上にある他のすべてのラベルにコピーします。[次へ : ラベルのプレビュー表示] をクリックして、プレビューの手順に戻ります。

ラベルの見た目に問題がなければ、[差し込み印刷] 作業ウィンドウの下部にある [次へ : 差し込み印刷の完了] をクリックします。

手順 5: ラベルを印刷する

デモをご覧ください (英語)

差し込み印刷プロセスの [差し込み印刷の完了] 手順が表示され、ラベルを印刷する準備ができました。次の 2 つの操作を実行できます。

• ラベルを印刷するには、[差し込み印刷] 作業ウィンドウの [印刷] をクリックします。

  これは、プレビューに問題がなく、最終的なラベルを印刷する準備ができた場合に実行します。

• 差し込まれたすべてのラベルを含む新規文書を作成するには、[差し込み印刷] 作業ウィンドウの [各ラベルの編集] をクリックします。

  これは、最終的なラベルを印刷する前にラベルをより細かく確認したい場合や、特定のラベルに特別な変更を加えたい場合に実行します。希望どおりのラベルを作成できたら、この文書からすぐにラベルを印刷できます。

ラベルを印刷する

1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [印刷] をクリックすると、[プリンタに差し込み] ダイアログ ボックスが開きます。次の 3 つのオプションがあります。
   • [すべて]   このオプションは、差し込まれたラベルをすべて印刷する場合にクリックします。
   • [現在のレコード]   このオプションは、現在表示されているページ上のラベルだけを印刷する場合にクリックします。
   • [最初のレコード]、[最後のレコード]   このオプションは、一定の範囲のラベルを印刷する場合にクリックします。ここでは、複数のページにまたがる範囲も指定できます。

     レコード番号を [最初のレコード] ボックスと [最後のレコード] ボックスに指定する必要があります。レコード番号をカウントするときは、ラベルの 1 ページ目の左上端にある最初のラベルをレコード 1 とします。最初のラベルの右側のラベルをレコード 2 とします。これを、ページの右端に来るまで繰り返します。次に、1 つ下の行に移り、ページの左端に戻ります。このようにカウントしていきます。たとえば、1 ページのラベルが 3 列 10 行のラベル用紙を使用する場合、1 ページ分のレコード番号は次のようになります。

     
     
     

2. 印刷するラベルを選択したら、[OK] をクリックします。
3. [印刷] ダイアログ ボックスで、プリンタとその他のオプションを選択します。

   ラベル用紙がプリンタにセットされ、適切な給紙方法 (たとえば、ラベル用紙がセットされたトレイ) が選択されていることを確認します。また、用紙の片面だけが印刷されるようにプリンタが設定されていることも確認します。通常、給紙方法は [印刷] ダイアログ ボックスの [プロパティ] をクリックして指定します。

4. [OK] をクリックします。

新規のラベル文書を作成してラベルを印刷する

1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [各ラベルの編集] をクリックすると、[文書へ差し込み] ダイアログ ボックスが開きます。次の 3 つのオプションがあります。
   • [すべて]   このオプションは、差し込まれたラベルをすべて含む新規文書を作成する場合にクリックします。
   • [現在のレコード]   このオプションは、現在表示されているページ上のラベルだけを含む新規文書を作成する場合にクリックします。
   • [最初のレコード]、[最後のレコード]   このオプションは、一定の範囲のラベルを含む新規文書を作成する場合にクリックします。ここでは、複数のページにまたがる範囲も指定できます。

     レコード番号を [最初のレコード] ボックスと [最後のレコード] ボックスに指定する必要があります。レコード番号をカウントするときは、ラベルの 1 ページ目の左上端にある最初のラベルをレコード 1 とします。最初のラベルの右側のラベルをレコード 2 とします。これを、ページの右端に来るまで繰り返します。次に、1 つ下の行に移り、ページの左端に戻ります。このようにカウントしていきます。たとえば、1 ページのラベルが 3 列 10 行のラベル用紙を使用する場合、1 ページ分のレコード番号は次のようになります。

     
     
     

2. 新規文書に含めるラベルを選択したら、[OK] をクリックします。

   選択したラベルを含む新規文書が開きます。新規文書では、ラベルの各ページが 1 つのセクションになります。これは、ラベルの印刷方法には影響しません。

3. [印刷] ダイアログ ボックスで、プリンタとその他のオプションを選択します。

   ラベル用紙がプリンタにセットされ、適切な給紙方法 (たとえば、ラベル用紙がセットされたトレイ) が選択されていることを確認します。また、用紙の片面だけが印刷されるようにプリンタが設定されていることも確認します。通常、給紙方法や印刷設定は [印刷] ダイアログ ボックスの [プロパティ] をクリックして指定します。

4. [OK] をクリックします。

印刷で発生する可能性がある問題の例

• データではなくフィールドが印刷される  印刷したラベルにフィールドの値ではなくフィールド («住所ブロック» など) が表示される場合は、設定の変更が必要な場合があります。[ツール] メニューの [オプション] をクリックします。[印刷] タブで、[同時に印刷する項目] の [フィールド コード] がオフになっていることを確認します。
• 印刷結果がプレビューと一致しない  印刷結果がプレビューで表示されたものと一致しない場合は、使用しているプリンタ ドライバか古いか、または破損している可能性が高くなります。プリンタ メーカーの Web サイトから最新のプリンタ ドライバをダウンロードできます。

ラベルのメイン文書を閉じる前に

多くの手順を経て、ラベルのメイン文書を設定し、それを宛先リストのデータ ファイルに接続しました。ラベルのメイン文書を保存すると、これまでの作業結果が保存され、次にラベルが必要になったときにラベルを簡単にすばやく作成できるようになります。ラベルのメイン文書を保存すると、文書とデータ ファイルの接続も保存されます。

次に文書を開いたときは、データ ファイルの情報が文書に挿入されることを示すメッセージが表示されます。[はい] をクリックして続行します。データ ファイルとして Outlook 連絡先リストを使用した場合は、[連絡先リスト フォルダの選択] ダイアログ ボックスも表示されます。前に接続していた連絡先リスト フォルダを選択し、[OK] をクリックします。[ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします。[差し込み印刷] 作業ウィンドウが開き、[宛先の選択] 手順が表示され、接続するデータ ファイルを選択できます。

• フィルタや並べ替えを使用せずに同じデータ ファイルを使用する場合は、[次へ : ラベルの配置] をクリックし、差し込み印刷プロセスを続行します。
• データ ファイルのアドレス帳に対してフィルタや並べ替えを実行して、新しいラベルのセットを作成する場合は、[アドレス帳の編集] をクリックします。
• 別のデータ ファイルから宛先の情報を差し込む場合は、[別のリストの選択] をクリックします。

以上で、ラベル印刷についての説明を終わります。

質問箱担当 Connie Miller

著者について

Connie Miller 氏は Microsoft Office User Assistance チームでライターを務め、Word 質問箱に寄せられるさまざまな質問から興味深いものをピックアップして回答しています。質問がございましたら、フィードバックをクリックしてください。