フォーム ライブラリを作成する

フォーム ライブラリ (ライブラリ: ファイルの集まりが管理されている、SharePoint サイト上の場所。ライブラリでは、ユーザー定義プロパティを含め、各ファイルについての情報を表示することができます。)を使用すると、情報収集を目的とした XML ベースのフォームを容易に共有したり追跡したりできます。たとえば、チームの経費報告フォーム用のフォーム ライブラリを作成できます。



概要

フォームは、テンプレートに基づいて作成されます。たとえば、チームでの使用を想定した経費報告テンプレートを設計するとしましょう。チーム内のユーザーによって入力される各経費報告がフォームです。

ユーザーによって入力されたフォームの実体は、そのフォームに入力されたデータ (日付や金額など) だけを格納する .xml ファイルです。経費報告を構成するそれ以外の要素は、フォーム テンプレートによって提供されます。ユーザーによってフォームに情報が入力された後、フォーム データを結合したり、データをエクスポートして、分析を行うことができます。

フォーム ライブラリでは、他の種類のライブラリでファイルを管理するのと同じように、バージョン管理や承認の機能を使用してフォームを管理できます。バージョンを追跡することにより、各バージョンの履歴を閲覧したり、必要に応じて以前のバージョンを復元したりできます。また、承認の権限を持つユーザーによって承認または却下されるまで、フォームを承認待ちの状態にすることもできます。

フォームを一箇所に格納するという目的においてフォーム ライブラリは手軽な手段ですが、ドキュメント ライブラリなど、他の種類のライブラリにフォームを格納することもできます。フォームをチームのドキュメント ライブラリなど、他のライブラリで利用できるようにするには、コンテンツ タイプを使用します。コンテンツ タイプの詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。

フォーム ライブラリには、独自のテンプレートと置き換えるプレースホルダ ファイルが付属しています。テンプレートを作成またはカスタマイズするには、Microsoft Office InfoPath 2007 や、Windows SharePoint Services 3.0 互換の XML エディタなど、XML ベースのフォーム デザイン プログラムを使用します。

テンプレートをフォーム ライブラリに発行すると、テンプレートの列に基づいてライブラリの列が作成されます。

フォーム ライブラリは、他の種類のファイルを格納することもできますが、むしろ、XML ファイルと連携させたり、互換性のあるプログラムでテンプレートをカスタマイズするような使い方で大きなメリットがあります。フォームからのデータを結合すると、テンプレートに指定した見出し (フィールド) が、フォーム ライブラリの列として表示されます。

 メモ   フォーム ライブラリを作成するには、フォーム ライブラリの作成先サイトにおけるリストの管理権限が必要です。

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フォーム ライブラリを作成する

Office InfoPath 2007 など、XML をベースとした一部のフォーム デザイン プログラムでは、そのプログラムからフォーム テンプレートを発行するときに、SharePoint サイトに対してライブラリを作成できます。フォーム テンプレートの発行は、最初にテンプレートのコピーを保存しておき、それをライブラリに発行するという手順で行うのが一般的です。フォーム テンプレートの発行の詳細については、XML ベース フォーム デザイン プログラムまたは XML エディタのヘルプを参照してください。

フォーム デザイン プログラムによって自動的にライブラリが作成される場合、以降の手順に従って Windows SharePoint Services 3.0 からライブラリを作成する必要はありません。ライブラリが自動的に作成された後、SharePoint サイトで、ライブラリの設定を必要に応じて変更できます。

フォーム デザイン プログラムによっては、さらに、既存のライブラリにテンプレートを発行するためのオプションが用意されている場合もあります。テンプレートを発行する前に、以下の手順に従ってフォーム ライブラリを作成してください。たとえば、ライブラリを作成し、その設定を変更して、ユーザーやグループを追加した後、フォーム テンプレートを発行します。

[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツ] ページで [作成] をクリックします。

 ヒント   通常は、代わりに メニュー イメージ ([サイトの操作] メニュー) を使用することによっても、この手順を完了できます。

  1. [ライブラリ] の [フォーム ライブラリ] をクリックします。

[名前] ボックスにライブラリの名前を入力します。ライブラリ名は入力必須です。

この名前は、ライブラリ ページの上部に表示され、ライブラリ ページのアドレスの一部として使用されるほか、ユーザーがこのライブラリを簡単に見つけて開くことができるように、ナビゲーション要素にも表示されます。

[説明] ボックスに、ライブラリの用途に関する説明を入力します。説明の入力は任意です。

この説明は、ライブラリ ページの上部のライブラリ名のすぐ下に表示されます。電子メールでライブラリのコンテンツを受信できるようにする場合は、他のユーザーがそのライブラリの電子メール アドレスを簡単に見つけられるように、ライブラリの説明に電子メール アドレスを記入しておくことができます。

  1. このライブラリへのリンクをサイドリンク バーに追加するには、[ナビゲーション] の [はい] をクリックします。
  1. [受信メール] セクションが表示されている場合、管理者がそのサイトに対して電子メールでのコンテンツ追加を許可しています。ユーザーがフォーム ライブラリに対し、電子メールでフォームを追加できるようにするには、[このドキュメント ライブラリで電子メールを受信できるようにする ] で [はい] をクリックします。次に、[電子メール アドレス] ボックスに、フォーム ライブラリ用として使用するアドレスの最初の部分を入力します。
  2. ファイルをフォーム ライブラリにチェックインするたびに新しいバージョンが作成されるようにするには、[ドキュメントのバージョン履歴] セクションで [はい] をクリックします。

メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を保存するかどうかや、保存するメジャー バージョンとマイナー バージョンの数は後から選択できます。

  1. [ドキュメント テンプレート] セクションで、ライブラリの既定のフォームの種類として指定するフォーム テンプレートを選択します。
  2. [作成] をクリックします。

 メモ   ユーザーのコンピュータに Windows SharePoint Services 3.0 互換のフォーム編集プログラムがインストールされている場合、既定では、ユーザーがフォームを作成するときに、そのプログラムでフォームが表示されます。SharePoint Services 互換のプログラムがインストールされていない場合、フォームがブラウザで表示されます。ライブラリの詳細設定を変更することで、フォームを常にブラウザで開くように指定することもできます。

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フォーム テンプレートを編集する

Windows SharePoint Services と互換性のある XML エディタまたは XML ベースのフォーム デザイン プログラムの中には、Office InfoPath 2007 のように、フォーム テンプレートを直接編集したり発行したりできるものがあります。

一部のフォーム デザイン プログラムでは、テンプレートのローカル コピーを編集してから、それをプログラムから再びライブラリに発行する必要があります。フォーム テンプレートの発行の詳細については、XML ベース フォーム デザイン プログラムまたは XML エディタのヘルプを参照してください。

テンプレートのローカル コピーを SharePoint サイトから取得する必要がある場合は、次の手順に従います。フォーム デザイン プログラムによっては、テンプレートを読み取り専用として開く必要がある場合もあります。変更を加えたテンプレートをまずハード ディスクに保存した後、そのテンプレートを再発行することになります。

  1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

  1. [設定] メニュー ([設定] メニュー) の [フォーム ライブラリの設定] をクリックします。
  2. [全般設定] の [詳細設定] をクリックします。
  1. [ドキュメント テンプレート] セクションの [テンプレートの URL] ボックスで、[テンプレートの編集] をクリックします。
  2. テンプレートが Office InfoPath 2007 など、Windows SharePoint Services と互換性のある XML エディタまたは XML ベースのフォーム デザイン プログラムで表示されます。
  3. 必要な変更を行い、テンプレートを保存します。

フォーム デザイン プログラムによっては、SharePoint サイト上のライブラリに対し、プログラムからテンプレートを再発行する必要があります。

  1. SharePoint サイトの [フォーム ライブラリの詳細設定] ページの一番下で [OK] をクリックします。

 メモ   変更前のテンプレートをベースとするフォームに対し、サイトのユーザーが既にデータを入力してしまった後である場合は、テンプレートへの変更がこれらのフォームにどのような影響があるかを考慮してください。たとえば、入力必須のフィールドを追加した場合、フィールドを追加する前の元のフォームでエラーが発生する可能性があります。

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カスタム テンプレートを指定する

フォーム ライブラリのフォーム テンプレートをカスタマイズするには、Windows SharePoint Services と互換性のある XML エディタまたは XML ベースのフォーム デザイン プログラムを使用します。使用しているプログラムによっては、テンプレートを直接カスタマイズしたり、再発行したりできます。たとえば、Office InfoPath 2007 では、テンプレートのローカル コピーを編集し、それを SharePoint サイトに再発行できます。SharePoint サイトからカスタム テンプレートへのパスを指定する必要はありません。詳細については、ご使用のプログラムのヘルプを参照してください。

以下の手順は、SharePoint サイトからカスタム テンプレートを指定する方法を示しています。カスタム テンプレートを指定するには、まず、カスタム テンプレートをライブラリの Forms フォルダに発行またはコピーし、ライブラリに対してテンプレートの場所を指定する必要があります。

  1. ライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのライブラリの名前をクリックします。

ライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のライブラリの名前をクリックします。

  1. [操作] メニュー ([操作] メニュー) の [Windows エクスプローラーで開く] をクリックします。
  1. Windows エクスプローラーで、作成したカスタム テンプレートがあるページに移動します。
  1. ファイルをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [コピー] をクリックします。
  1. ライブラリ ページに戻るまで [戻る] ボタンを押し、[Forms] フォルダーをクリックして開きます。
  1. フォルダー ウィンドウの空白の部分をマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [貼り付け] をクリックします。
  1. Windows エクスプローラを閉じ、サイトのライブラリに戻ります。
  2. [設定] メニュー ([設定] メニュー) の [フォーム ライブラリの設定] をクリックします。
  3. [全般設定] の [詳細設定] をクリックします。
  1. [ドキュメント テンプレート] セクションの [テンプレートの URL] ボックスに、使用するテンプレートのアドレスを入力します。ここには、SharePoint サイトにおけるテンプレートの Web アドレスを、サイト名に対する相対パスで指定します。たとえば、Orders.xml という名前のテンプレートを共有ドキュメント ライブラリの Forms フォルダに追加する場合は、[テンプレートの URL] ボックスに「/Shared Documents/Forms/Orders.xml」と入力します。

[ドキュメント テンプレート] セクションの設定が利用できない場合、複数のコンテンツ タイプが有効になっている可能性があります。[コンテンツ タイプ] セクションの [コンテンツ タイプの管理を許可する] で、[はい] が選択されている場合、複数のコンテンツ タイプが有効になっています。その場合は、該当するコンテンツ タイプのテンプレートを編集する必要があります (ライブラリの設定を変更するための権限が必要)。

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適用対象:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0