Microsoft Office 365 には文書用のクラウド上のストレージが用意されており、いつでも、どこからでもアクセスできます。また、Microsoft Office Web Apps を使用すると、最新バージョンの Microsoft Office がインストールされたコンピューターが近くにない場合に重要なビジネス文書を確認したり、さらに編集することもできます。
これらは、Office 365 のチーム サイトへのインターネット接続またはスマートフォン接続を確立するだけで実行できます。
チーム サイトには、文書を保存および共有するためのライブラリがあらかじめ用意されています。すべての文書に対してこのライブラリを使用するか、または特定の種類の文書を管理する場合はユーザー設定ライブラリを設定することができます。たとえば、プレス リリースのライブラリを設定して、文書に関連付けられたリリース日やテーマなどのプロパティを基準に並べ替えやフィルター処理を行うことができます。
ドキュメント ライブラリなどの SharePoint ライブラリの詳細については、「ライブラリの概要」を参照してください。(文書プロパティを保存する列を作成または変更することによって) ライブラリを作成およびカスタマイズする方法の手順については、「参照」セクションのリンクを参照してください。
ユーザー設定ライブラリを設定すると、[新規作成] をクリックしたときに、定型文を含むプレス リリースなどのユーザー設定テンプレートが開くように構成できます。最新バージョンの Office (Office 2003 以降) がインストールされていないコンピューターで文書を作成する場合、SharePoint はこの新規文書を Office Web Apps で開きます。テンプレートの設定方法については、「ドキュメント ライブラリまたはフォーム ライブラリのファイル テンプレートを設定する」を参照してください。
コンピューターに既に保存されているビジネス文書を編集することも、テンプレートから作成することもできます。たとえば、ビデオ「プレス リリース (エレガント デザイン)」で使用されるプレス リリース テンプレートがあるとします。Office プログラムで [ファイル] をクリックして [新規作成] をクリックするか、または [Office.com でテンプレートを検索] で検索して、ニーズに合ったテンプレートを検索します。
Office Web Apps からアクセスできるライブラリの文書を取得するには、「SharePoint で Office Web Apps を使用する」を参照してください。
テンプレートを作成し、ライブラリの新しい文書すべての基盤として使用するには、次の操作を行います。
- Office プログラム (Word、Excel、または PowerPoint) で新規文書を作成します。この場合は、[ファイル] タブの [新規作成] をクリックし、目的のテンプレートを選択します。
- 文書がその種類のすべての文書の基盤として適切なものとなるよう、コンテンツをカスタマイズします。たとえば、プレス リリース テンプレートには会社の連絡先情報、「即時発表」というフレーズ、およびその他の任意の標準的なテキストを含めます。
- デスクトップなど、覚えやすい場所に文書を保存します。
- ライブラリに関連付けられた [Forms] フォルダーに文書のコピーを保存し、[新規作成] をクリックしたときにライブラリによってこの文書のコピーが開かれるようライブラリ設定を変更します。この方法については、「ドキュメント ライブラリまたはフォーム ライブラリのユーザー設定ファイル テンプレートを指定する」を参照してください。
スマートフォンを使用して文書にアクセスする方法については、次を参照してください。
その他の作業
