近年、組織では膨大な量のドキュメント、電子メール メッセージ、ビデオ、インスタント メッセージ、Web ページなどの非構造化コンテンツが作成されるようになりました。こうしたコンテンツは多くの場合、適切に管理されていない状態に置かれているため、組織ではこれらの貴重な資産を知識共有、顧客とのコミュニケーションの向上、およびプロセスの効率化の目的に適切に活用できていません。こうした課題を企業が克服する助けになるのが、組織インフラストラクチャの重要コンポーネントである、Microsoft 提供の Enterprise Content Management (ECM) です。

ECM は先進的な統合プラットフォーム上に構築されているため、Microsoft Office system などの使い慣れたツールと統合することによって、組織内のすべてのインフォメーション ワーカーが容易にコンテンツを管理できるようになります。Microsoft ECM ソリューションは、次の点で企業に役立ちます。

さまざまなコンテンツを管理する

統合 ECM ソリューションのドキュメント管理機能は、組織が複数のファイル共有ドライブおよび個人用ドライブからの各種コンテンツを一貫したカテゴリに分類して集中管理型リポジトリに容易に統合するのに役立ちます。さらに、このような情報を、統合検索機能を使って検索し共有することもできます。IT を利用する組織は、この集中管理型リポジトリ内のコンテンツを無許可のアクセスから保護することもできます。

自動化ワークフローをはじめとする統合コラボレーション機能を使えば、各作業担当者によるドキュメントの共同作成、校閲、および承認に関する手順がより体系化されます。そのため、ドキュメント共有の手段を電子メールだけに限らずに済むようになります。これらのドキュメントは、ネットワークに接続されていないモバイル ワーカーがオフラインで使用することもできます。

コンプライアンスおよび法的要件への適合

Microsoft ECM ソリューションには、最終的な状態の業務レコードを組織が保存し保護するための、統合レコード管理機能も搭載されています。有効期限ポリシーをレコードに適用することによって、規制または企業の業務ポリシーで指定された期間中はレコードが確実に保持されるため、組織の法的リスクが低減されます。内部/外部の監査担当者は監査証跡によって、レコードが正しく保持された証拠を残すことができます。特定のレコードを法的開示の下に保留して、破壊されるのを防ぐこともできます。

複数の Web サイトを効率的に管理する

統合 Web コンテンツ管理機能によって、使いやすいコンテンツ作成ツールおよび組み込みの承認プロセスを使用して Web コンテンツを公開することができます。これにより、IT スタッフに大きな負荷を課さずに、Web サイトにコンテンツをタイムリーにアップロードできるようになります。マスタ ページ内のテンプレートおよびページ レイアウトを使用して、すべてのページに一貫したブランド要素を適用しておけば、ブランド資産が適切に使用されるようになります。イントラネット サイト、エクストラネット サイト、インターネット サイト、および複数言語サイトに対応した単一展開および管理インフラストラクチャによって、IT 部署のコストおよび手間を減らすことができます。  

ビジネス プロセスを合理化する

Microsoft ECM ソリューションに用意された、ビジネス プロセスのタスクを自動化するツールおよびプラットフォームを使用することにより、企業はコンテンツ駆動型のコラボレーション ビジネス プロセスを合理化できます。これらのビジネス プロセスに対するインプットを、Web サイト、モバイル デバイス、および Microsoft Office system プログラムから収集し検証するためのメカニズムを提供するのが、電子フォーム ソリューションです。フォームを一度作成すると、IT 組織は管理ツールを使用して、それらのフォームを複数のチャネルにわたって容易に展開、追跡できます。

それらの機能は、Microsoft が単一の統合ビジネス生産性インフラストラクチャに用意しているものです。これにより、組織を通じて使用される一連のソリューション管理ツールおよび方法論が提供されるため、IT 組織の管理負荷が大幅に軽減されます。Microsoft Office system プログラムなどの使い慣れたツールと緊密に統合することによって、Microsoft ECM ソリューションの機能を組織内のすべてのインフォメーション ワーカーが簡単に使用できるようになります。その結果、組織のコンテンツ管理戦略に関与するにあたって、新しいツールについて学んだり作業方法を変更したりする必要がなくなるため、ユーザーの負荷が軽減されます。

ワークフロー機能により、ユーザーが使用する際の抵抗感を軽減します。 拡大表示する。

Microsoft の ECM 機能

Microsoft ECM ソリューションは、非構造化コンテンツの作成から期限切れまでのライフサイクル全体を単一の統合プラットフォーム上で管理する機能を提供します。それらの管理機能には、ドキュメント管理、レコード管理、Web コンテンツ管理、フォーム ソリューションなどがあります。

ドキュメント管理

• 時間を節約し、情報を容易に再利用する  集中管理されたドキュメント リポジトリ内のコンテンツを整理および分類して、適切な情報の整理、分類、閲覧、高速検索を実行する、一貫性のある方法が提供されます。
• 機密情報の保護を推進する  ドキュメントに対する統合されたアクセス権管理はどのような場所でも利用でき、ドキュメントの保護に役立ちます。ユーザーのアクセス権は、個別のアイテムに対して指定でき、メタデータは、最終的な発行の前に削除できます。
• ドキュメントの共同作成を合理化する  組み込みのドキュメント ワークフローを使用すると、Microsoft Office system デスクトップ アプリケーション内から直接、ドキュメント指向のプロセスに対して開始、追跡、および共同作業を実行できます。重要な通知およびタスク情報がドキュメント内に表示され、ワークフロー ステップの適切な実行に役立ちます。

レコード管理

• 法律および規制遵守を強化する  情報の保持、保護、および監査の各ポリシーをビジネス レコードに適用して、レコードが適切に保持されるようにします。
• ビジネス レコードおよび重要なレコードのセキュリティ保護を推進する  セキュリティが強化されたリポジトリにより、レコードが最終的な状態でロックされるようにします。
• 簡易な法的開示  法的な証拠開示手続きに必要な情報を、コスト効果の高い方法で準備し、証拠開示要件に合わせて保持されるようにします。

長期間の保持に適したレコード リポジトリ 拡大表示する。

Web コンテンツの管理

• コンテンツをすばやく簡単に作成し発行する  ビジネス グループは、使いやすい作成ツールおよび統合されたワークフローを使用して、最小の IT 作業で、Web コンテンツをタイムリーに作成および発行できます。
• Web サイト全体にわたってルック アンド フィールの一貫性を維持する  承認済みのマスタ ページおよびページ レイアウトを提供することで、コンテンツの作成者はサイトのブランド表示およびナビゲーションを一度指定するか、再利用することにより、一貫性を維持できます。
• Web サイトの展開/管理コストを低減する   イントラネット、エクストラネット、およびインターネットの各サイトへコンテンツを発行する際に、単一の複数層のインフラストラクチャを使用できます。

フォーム ソリューション

• ビジネス プロセスを自動化する  Windows Workflow Foundation を使用してさまざまな手動タスクを自動化します。Microsoft Visual Studio 2005 や Microsoft Office SharePoint Designer 2007 などのツールを使用して、新しいワークフローを作成できます。
• 電子フォームを使って情報を収集する  企業は Microsoft Office InfoPath 2007 を使って電子フォームを作成し、Web サイト、モバイル デバイス、リッチ クライアント アプリケーションなどの各種チャネルに展開することができます。
• フォーム ソリューションを迅速に展開、管理する  並列アップグレードにより、ダウンタイムを最小限に抑えられるようになります。展開されたすべてのフォームのステータスは、単一のビューに表示されます。

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