チームでは、共有ドキュメント ライブラリを使用してドキュメントの共同作業を行い、[担当者] 列を使用してドキュメントを割り当てたメンバを追跡しています。チームのすべてのメンバがチーム サイトを常にチェックして新しいドキュメントの割り当ての有無を確認する代わりに、割り当て時にチーム メンバに自動的に電子メール メッセージを送信するワークフローを作成することができます。このような場合は、ワンステップ ワークフローを作成します。

なぜ警告を使用しないのか、と思うことがあります。警告には多くのオプションがあります。たとえば、アイテムの追加や変更に応じて警告を受け取ることができます。ただし、特定の列が特定の設定に変更されたときに応じるような警告は設定できません。さらに、警告では受信者に必要なアクションを正確に伝えるような電子メール メッセージも作成できません。

ワークフローの詳細については、「ワークフローの概要」を参照してください。

 重要   ワークフローを作成するには、Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 または Microsoft Office SharePoint Server 2007 を実行するサーバー上にサイトを設定する必要があります。

• 始める前に

• ワークフローを設計する

始める前に

ワークフローを設計する前に、サイト、リスト、またはライブラリに対して次の変更またはカスタマイズを行う必要があります。

• ワークフローは常に 1 つの SharePoint リストまたはライブラリに適用します。ワークフローを作成する前に、サイトに最低 1 つのリストまたはライブラリが必要です。サイトにリストが存在しない場合は、ワークフローの作成時にリストの作成を要求するメッセージが表示されます。
• ワークフローでユーザー設定の列や設定を使用する場合は、ワークフローを作成する前に列や設定の変更を行う必要があります。
• 既定ではオンにならないリストやライブラリの機能 (コンテンツの承認など) を使用する場合は、ワークフローを設計する前にこれらの機能をオンにする必要があります。

 メモ   ワークフロー機能は、Microsoft Windows のコンポーネントである Microsoft Windows Workflow Foundation 上に構築されます。コンピュータとサーバーの両方に同じバージョンの Workflow Foundation をインストールする必要があります。ワークフローを最初に作成するときに、必要に応じて Workflow Foundation をインストールするかどうかを確認するメッセージが表示されます。

ドキュメント ライブラリに列を追加する

この例で使用する共有ドキュメント ライブラリは、既定でチーム サイトに表示されます。ただし、既定では共有ドキュメント ライブラリに [担当者] 列が表示されないので、この列を追加する必要があります。

1. ブラウザで、共有ドキュメント ライブラリに移動します。

    ヒント   [フォルダ一覧] の [共有ドキュメント] をクリックし、F12 キーを押します。

2. ライブラリ ツールバーで、[設定] をクリックし、[サイト内の列から列を追加] をクリックします。
3. [利用可能なサイト内の列] の [担当者] をクリックし、[追加] を追加します。
4. [OK] をクリックします。

   ブラウザで共有ドキュメントを表示すると、ライブラリに [担当者] 列が表示されます。

5. ブラウザを閉じます。

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ワークフローを設計する

共有ドキュメント ライブラリに必要な列を設定すると、ワークフロー デザイナを使用することができます。

1. Office SharePoint Designer 2007 を起動します。
2. [ファイル] メニューの [サイトを開く] をクリックします。
3. [サイトを開く] ダイアログ ボックスで、ワークフローを作成する SharePoint サイトを参照して選択し、[開く] をクリックします。
4. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[ワークフロー] をクリックします。

   ワークフロー デザイナが表示されます。

5. [このワークフローに名前を付けてください] ボックスに「割り当ての通知」と入力します。

   ブラウザでワークフローの状態ページやワークフロー ページを開いたときに、この名前が表示されます。

6. [このワークフローを適用する SharePoint リスト] の [共有ドキュメント] をクリックします。

   チーム メンバが共有ドキュメント ライブラリを表示すると、このワークフローの新しい列として [割り当ての通知] が表示されます。この列に、アイテムごとのワークフローの状態としてワークフローの開始や完了が示されます。

7. [共有ドキュメント内のアイテムに適用するワークフロー開始オプションを選択してください] で、次のすべての操作を行います。
   • [このワークフローをアイテムから手動で開始できるようにする] チェック ボックスをオフにします。
   • [新しいアイテムが作成されたときにこのワークフローを自動的に開始する] チェック ボックスをオンにします。
   • [アイテムが変更されたときにこのワークフローを自動的に開始する] チェック ボックスをオンにします。

   これらのオプションを選択すると、アイテムが作成または変更されるたびにワークフローが確実に実行されます。ワークフロー デザイナの最初のページは次のように表示されます。

   

8. [次へ] をクリックします。
9. [条件] をクリックし、一覧の [ユーザー設定の条件 (共有ドキュメント)] をクリックします。

   条件 [条件: フィールドが値に等しい] がワークフローに表示されます。

   この一覧には標準で用意されている多数の条件がありますが、特定のフィールド (この例では [担当者]) が特定の値 (この例ではチーム メンバ名) と一致したときに限り、ワークフローからメッセージを送信するように条件を作成します。この目的を達成するには、ユーザー設定の条件を作成します。

10. 条件 [条件: フィールドが値に等しい] の [フィールド] をクリックし、一覧の [担当者] をクリックします。
11. 条件の [値] をクリックします。

    [ユーザーの選択] ダイアログ ボックスが表示されます。チームのメンバを選択することにします。選択するには、名前を入力するか、電子メール アドレスを入力して、[追加] をクリックします。既存のユーザーの一覧やアドレス帳からユーザーを選択したり、リストまたはリスト アイテムから名前を選択することもできます。

12. ユーザー名またはアドレスを入力または選択し、[追加] をクリックします。次に、[OK] をクリックします。
13. [アクション] をクリックし、一覧の [電子メールを送信する] をクリックします。

    このアクションが一覧に表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックします。次に、必要なアクションをクリックして、[追加] をクリックします。

14. アクション [メッセージを電子メールで送信する] の [メッセージ] をクリックし、メッセージの受信者名、件名、および本文を入力してフォームを完成します。

    [宛先] の行には、条件の一部として選択した名前またはアドレスと同じ名前またはアドレスを入力することができます。

15. [OK] をクリックします。

    

    共有ドキュメント ライブラリのアイテムが特定のチーム メンバに割り当てられると、そのメンバに電子メール通知が送信されるようにルールを作成しました。しかし、ドキュメントが別のチーム メンバに割り当てられたときはどうなるでしょうか。ここでは、チームの他のメンバごとに "Else If" 条件を作成します。

16. [一致しない場合に評価する次の条件を追加する] をクリックします。

    条件分岐がワークフローに追加されます。この手順の 8. ～ 14. を繰り返して、他のチーム メンバごとに同じルールを作成します。

17. 必要に応じて、[一致しない場合に評価する次の条件を追加する] をクリックし、ドキュメントが割り当てられたときに通知するチーム メンバごとにルールを追加します。



18. ワークフロー デザイナを終了する前にワークフローのエラーをチェックするには、[ワークフローのチェック] をクリックします。

    ワークフローにエラーがある場合は、ハイパーリンクの色が変わり、無効なパラメータの前後にアスタリスク (*) が表示されます。さらに、[ワークフロー ステップ] で、エラーがある各ステップの横にエラー シンボルが表示されます。

19. [完了] をクリックして、ワークフローを保存します。

ワークフローをテストするには、共有ドキュメント ライブラリを参照し、新しいアイテムを作成して、[担当者] 列をワークフローの条件として含めたメンバに設定します。作成した通知メッセージが、そのメンバに受信されるかどうかを確認します。

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