Microsoft Office SharePoint Designer 2007 を使用すると、サイトまたはアプリケーションにアプリケーション ロジックを追加するワークフローを、ユーザー設定コードを記述せずにデザインできます。ワークフロー デザイナを使用して、条件およびアクションを Microsoft SharePoint リストやライブラリのアイテムに関連付けるルールを作成し、SharePoint リストまたはライブラリ内のアイテムが変更されたら、ワークフローのアクションが実行されるようにします。
たとえば、ドキュメントのレビュー、承認、アーカイブなど、企業内のビジネス プロセスを自動化するワークフローをデザインできます。または、通知の送信やタスクの作成など、チーム サイトでの日常的なプロセスを処理するだけのワークフローをすばやく作成することもできます。
この記事では、デザインに関するいくつかの重要な考慮事項について説明し、基本的な手順を紹介します。最後のセクションには、完成済みのワークフローの例へのリンクを掲載しています。
ワークフローの詳細については、「ワークフローの概要」を参照してください。
重要 ワークフローを作成するには、サイトのあるサーバーで Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 または Microsoft Office SharePoint Server 2007 が実行されている必要があります。
この記事の内容
ワークフローにおけるステップの評価方法
ワークフローのステップは、関連する条件とアクションをグループにまとめるための、ワークフロー デザイナの単なるページと見なすことができます。同一ページに含まれるすべての条件とアクションは、同時に評価されて処理されます。したがって、ワークフローを手動または自動で開始すると、作成した条件がステップごとに評価され、ワークフロー デザイナで選択したアクションが実行されます。ワークフローの 1 つのステップでは、電子メール メッセージの送信から、リスト アイテムの作成、コピー、移動、または削除に至るまで、任意の数のアクションを実行できます。
多数のステップを含むワークフローを作成する場合は、アクションと条件をどのようにワークフローの各ステップにグループ化するかが重要になります。あるステップから次のステップに進む前には、そのステップ内のすべてのルールが処理されて結果が生成されます。したがって、特定の 1 つ以上のアクションを達成するために必要なルールは、同一のステップ内にグループ化するのが合理的です。
また、ワークフローは、各ステップが前のステップから論理的に続くようにデザインする必要があります。たとえば、ワークフローの参加者からの返答に従って進行するワークフローには、可能性のあるすべての返答に対応する条件およびアクションを含める必要があります。
ワークフローを作成する場合、ワークフローで各ステップがどのように評価されるかを理解していることが重要です。次の各項目に留意してください。
- ステップにアクションのみが含まれ、条件が含まれない場合は、ワークフローで常にこれらのアクションが実行されます。
- ステップに条件分岐が含まれ、各分岐に条件が含まれる場合は、分岐の 1 つの条件が満たされた場合にのみ、ワークフローでアクションが実行されます。いずれの分岐の条件も満たされない場合は、既定で、ワークフローの次のステップに移動します。
- ステップに複数の条件分岐があり、最後の分岐を除く各分岐に条件が含まれる場合は、いずれかの分岐の条件が満たされた場合に限り、ワークフローのアクションが実行されます。いずれの条件も満たされない場合は、条件を含まない最後の分岐のアクションが実行されます。
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始める前に
ワークフローを設計する前に、サイト、リスト、またはライブラリに対し、必要に応じて次のような変更またはカスタマイズを行う必要があります。
- ワークフローは常に 1 つの SharePoint リストまたはライブラリに追加します。ワークフローを作成する前に、サイトに最低 1 つのリストまたはライブラリが必要です。サイトにリストが存在しない場合は、ワークフローの作成時にリストの作成を要求するメッセージが表示されます。
- ワークフローでユーザー設定の列や設定を使用する場合は、ワークフローを作成する前に列や設定の変更を行う必要があります。
- 既定ではオンにならないリストやライブラリの機能 (コンテンツの承認など) を使用する場合は、ワークフローを作成する前にこれらの機能をオンにする必要があります。
メモ ワークフロー機能は、Microsoft Windows のコンポーネントである Microsoft Windows Workflow Foundation 上に構築されます。コンピュータとサーバーの両方に同じバージョンの Workflow Foundation をインストールする必要があります。ワークフローを最初に作成するときに、必要に応じて Workflow Foundation をインストールするかどうかを確認するメッセージが表示されます。
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ワークフローを作成する
ワークフローを作成する基本的な手順は常に同じです。最初にワークフローを定義し、次に条件とアクションを選択してルールを作成します。
- [ファイル] メニューの [サイトを開く] をクリックします。
- [サイトを開く] ダイアログ ボックスで、ワークフローを作成する SharePoint サイトを参照して選択し、[開く] をクリックします。
- [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、次に [ワークフロー] をクリックします。
ワークフロー デザイナが開きます。
- [このワークフローに名前を付けてください] ボックスに、このワークフローの名前を入力します。
ブラウザでワークフローの状態ページやワークフロー ページを開いたときに、この名前が表示されます。新しいワークフローの名前は既定で自動的にワークフロー 1、ワークフロー 2 のようになります。
- [このワークフローを適用する SharePoint リスト] のオプションをクリックします。
ワークフローは SharePoint リストまたはドキュメント ライブラリに適用する必要があります。ワークフローを適用したリストにより、ワークフローの参加者によるワークフローの開始場所が決まります。たとえば、共有ドキュメントで項目が作成または変更されたときにワークフローを開始する場合は、そのライブラリを選択します。ワークフローを適用したリストは、ワークフローの状態と履歴を確認したり、手動でワークフローを開始する場所です。
メモ アイテムの作成時または変更時に自動的に開始されるワークフローでは、無限ループで実行される場合があるので注意が必要です。たとえば、アイテムの変更時に開始されるワークフローにより適用先のリストのアイテムが変更されたり、アイテムの作成時に開始されるワークフローにより適用先のリストにアイテムが作成されないようにします。同じ問題は複数のワークフローに関連しても発生します。たとえば、ワークフロー A をリスト A に適用し、ワークフロー B をリスト B に適用します。新しいアイテムを作成すると、両方のワークフローが自動的に開始されます。ワークフロー A がリスト B に適用され、ワークフロー B がリスト A に適用されると、無限ループが作成されます。ワークフローでアイテムを作成または変更するリストやライブラリで、既に実行されているワークフローがないかどうかを確認することが重要です。
- [<このリスト> 内のアイテムに適用するワークフロー開始オプションを選択してください] で、次のうち必要な操作を行います。
メモ ワークフローを実行する場合は、最低 1 つのオプションを選択する必要があります。オプションを選択しない場合は、ワークフローを作成して [完了] をクリックしても、ワークフローを開始できません。後で、ワークフローを開いて ([ファイル] メニューの [ワークフローを開く] コマンド)、開始オプションを選択し、[完了] をクリックすることができます。これは、作成中のワークフローを保存するのに便利です。
- [次へ] をクリックします。
- [ステップ名] ボックスに、ワークフローの最初のステップの名前を入力します。
次に、ワークフローで実行するアクションとそのアクションを実行するための条件を選択し、ワークフローのルールを作成します。
メモ すべてのステップに条件が必要なわけではありません。たとえば、実行するアクションの単なるリストでステップを構成することもできます。ただし、条件のないアクションを実行する条件分岐は、ステップごとに 1 つまでしか使用できません。これは、条件を持たない条件分岐は、"次の条件" 条件分岐の "Else" 分岐として機能するためです。条件 A が True の場合、アクション B が実行されます。それ以外の場合 (Else)、アクション C が実行されます。つまり、複数の "Else" 分岐を作成しても、最後の分岐まで到達することはないので、そのような分岐には意味がありません。
- 指定する条件ごとに [条件] をクリックし、リスト内でその条件をクリックします。この操作を繰り返して、含めるすべての条件を指定します。
メモ 複数の条件を選択できます。その場合、各条件は and で結合されます。つまり、すべての条件が満たされた場合に限り、ワークフローで関連するアクションが実行されます。複数の条件はプログレッシブ フィルタとなり、最初の条件が最初に評価されるので、この順番は重要です。条件のリスト内で条件を上下に移動するには、その条件をクリックし、表示される下方向の矢印をクリックして、[上に移動] または [下に移動] をクリックします。
Office SharePoint Designer 2007 には、いくつかの定義済みの条件があります。さらに、条件の詳細設定やユーザー設定を行うこともできます。ユーザー設定では、現在のリストのフィールドと値を比較できます。詳細設定では、1 つの値を別の値と比較できます。これにより、リスト内のフィールドとさまざまなソースの値を比較できます。
- 条件を挿入した後で、各ハイパーリンクをクリックし、必要なパラメータの値を選択します。
たとえば、リスト内のフィールド、比較、および値を選択するためのリンクを条件に含めることができます。
- 含めるアクションごとに [アクション] をクリックし、リスト内でそのアクションをクリックします。同じ操作を繰り返し、含めるすべての条件を指定します。
アクションがリストに表示されていない場合は、[その他のアクション] をクリックし、必要なアクションをクリックして [追加] をクリックします。
メモ 1 つの条件に対して複数のアクションを作成することができます。作成した複数のアクションは連続して実行されるか ("then" で結合した場合)、同時に並列して実行されます ("and" で結合した場合)。連続実行と並列実行の間で切り替えるには、ルールの右上隅の矢印をクリックし、[すべてのアクションを連続して実行] または [すべてのアクションを並行して実行] をクリックします。
- アクションを挿入した後で、各ハイパーリンクをクリックし、必要なパラメータの値を選択します。
たとえば、電子メール メッセージを作成するためのリンクをアクションに含めることができます。
- 条件分岐を追加する場合は、[一致しない場合に評価する次の条件を追加する] をクリックし、手順 9. ～ 12. を繰り返して別のルールを作成します。
ルールとは、既に説明したように、関連する条件とアクションのセットです。条件が True の場合、ワークフローで関連するアクションが実行されます。条件が True でない場合はどうなるでしょうか。条件分岐を追加することにより、追加の条件を指定できます。たとえば、ドキュメントの状態が承認、却下、または承認待ちに変更された場合に応じて 3 つの異なる条件を作成できます。Else 条件を作成することもできます。Else 条件では、以前の条件のいずれも満たされない場合に限り、ワークフローでアクションが実行されます。Else 条件を作成するには、ステップの最後のルールが条件なしのアクションであることが必要です。ワークフローはすべての条件を評価します。いずれの条件も満たされない場合は、ワークフローの最後の分岐で、条件を持たないアクションが実行されます。
- ワークフローのこのステップの設定が完了したら、[次へ] をクリックします。
- ワークフローのステップごとに手順 8. ～ 14. を繰り返して、他の条件とアクションを追加します。
ステップを追加するとき、1 つのステップには 1 組の "次の条件" 条件分岐しか含めることができない点に注意してください。"次の条件" 条件分岐の各分岐のアクションは、その分岐に関連付けられている条件が満たされた場合にのみ実行されます。次のような場合は、ここで追加のステップを設定する必要があります。
- "次の条件" 条件分岐の複数のセットを評価する必要がある。
- 分岐ステートメントを分岐しないステートメントと区別する必要がある。
- ワークフロー デザイナを終了する前に、ワークフローのエラーを確認するには、[ワークフローのチェック] をクリックします。
ワークフローにエラーがある場合は、ハイパーリンクの色が変わり、無効なパラメータの前後にアスタリスク (*) が表示されます。さらに、[ワークフロー ステップ] の下で、エラーがある各ステップの横にエラー シンボルが表示されます。エラーごとに、入力したパラメータが有効であることを確認してください。
- [完了] をクリックします。ワークフローが保存され、指定したリストに適用されます。
メモ ワークフローの保存後はワークフローの適用先のリストを変更できません。代わりに、新しいワークフローを作成し、それを目的のリストに適用する必要があります。
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次に参照するトピック
主な概念とデザインに関する考慮事項について理解したら、特定のアプリケーションを含むワークフローを実際にデザインできます。完成したワークフローの例を紹介する記事については、[関連項目] セクションのリンクを参照してください。
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