SharePoint Online for Office 365 Beta for small businesses での基本タスク

ここでは、SharePoint Online for Office 365 Beta for small businesses の使用方法を身に付けるのに役立ついくつかの基本タスクと情報を示します。

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SharePoint Online の概要

SharePoint Online では、従業員がチーム メンバーとの共同作業、知識の共有、および組織のリソースや情報の検索を効率的に行うことができる統合された 1 つの場所を提供します。

開始時に、SharePoint Online サイトはチーム サイトと Web サイトの 2 つのサイトで構成されています。この 2 つのサイトの違いを理解することが非常に重要です。

チーム サイト    チーム サイトは、組織内のチームまたはグループが互いにつながりを持ち、ドキュメントやその他のファイルの共同作業を行うことができる内部サイトです。チーム サイトを使用すると、ドキュメントを格納して他のユーザーと共有したり、内部の連絡事項を投稿したり、会議をスケジュールしたり、タスクや問題をトラッキングしたり、情報をリストに格納したりすることができます。また、チーム サイトで利用できるサイト テンプレートからさまざまなサブサイトを作成することもできます。たとえば、従業員が情報を共有するためのチーム ブログを作成したり、チームのイベントや社内会議などを開催するためのイベントの会議ワークスペースを作成したりすることができます。

Web サイト    Web サイトでは、インターネットで公開するサイトをデザインします。これは、顧客が組織に関する情報を得るためにアクセスするサイトです。Web サイトには、サイトのデザインを開始するために必要なものがすべて用意されています。サイトのページに表示するロゴ、グラフィック、ドキュメントなどのコンテンツを格納するライブラリが用意されており、さらに最も重要なツールとして、サイトを簡単にデザインできるようにする Web サイト デザイン ツール があります。Web サイトとデザイン ツールの詳細については、後述の「Web サイトのデザインを開始する」を参照してください。

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サイトの構成要素

1 つのサイトは関連する複数の Web ページのグループで構成され、チームでプロジェクト作業を行い、データやドキュメントを格納し、情報を共有できます。たとえば、チームがスケジュール、ファイル、および詳細な手順を保存する独自のサイトを所有している場合があります。すべてのサイトには、使用する前に知っておく必要のある共通の要素があります。共通の要素には、リスト、ライブラリ、Web パーツ、およびビューがあります。

リスト    リストは、組織が情報を格納、共有、および管理できるサイト コンポーネントです。たとえば、タスク リストを作成して、作業割り当てをトラッキングしたり、チームのイベントを予定表上で確認したりできます。ディスカッション掲示板でアンケートを実施したりディスカッションを主催したりすることもできます。

 メモ    内部で使用するためにパブリック Web サイトでリストを作成することはできますが、パブリック Web サイトのリストの情報を共有することはできません。

ライブラリ    ライブラリは、ファイルおよびファイルに関する情報を格納する特殊なリストです。ライブラリ内のドキュメントの表示、トラッキング、管理、および作成の方法を制御できます。

ビュー    ビューを使用すると、リストまたはライブラリで重要なアイテムや用途に合ったアイテムを容易に確認できます。たとえば、特定の部署に該当するリスト内のすべてのアイテムのビューを作成したり、ライブラリ内の特定のドキュメントを強調表示したりできます。リストやライブラリには選択可能な複数のビューを作成できます。また、Web パーツを使用して、サイトの別のページにリストやライブラリのビューを表示することもできます。

Web パーツ    Web パーツは、サイト上の多くのページの基本構成要素となるコンテンツ モジュールです。サイトのページを編集する権限を持っている場合は、Web パーツを使用してサイトをカスタマイズし、図やグラフ、他の Web ページの一部、ドキュメントの一覧、ビジネス データのカスタマイズしたビューなどを表示させることができます。

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操作に影響するサイト特性

SharePoint のインストールと構成の特性は、サイト上での表示内容や使用できるオプションに影響します。

アクセス許可    フル コントロール アクセス許可レベルが割り当てられている場合、サイトを管理するためのオプションをすべて使用できます。投稿または読み取りアクセス許可レベルが割り当てられている場合、使用できるオプションとアクセスできるサイト コンテンツが制限されます。閲覧者アクセス許可レベルを持つユーザーは、このトピックで説明されている多くのオプションを使用できません。これらのユーザーは、コンテンツを読み取ることはできますが、コンテンツを変更できません。アクセス許可は柔軟でカスタマイズできるようにデザインされており、組織ごとに独自の設定にすることができます。

カスタマイズ    組織では、サイトのアクセス許可とブランドをカスタマイズできます。さらに、サイト ナビゲーションをカスタマイズしたり、[サイトの操作] メニューなどのコントロールをページ上の別の場所に移動したりすることもできます。

SharePoint のバージョン    ここでは、SharePoint Online for Office 365 Beta for small businesses を使用する方法について説明します。組織で別の Office 365 プランにサブスクライブしている場合、または以前のバージョンの SharePoint を使用している場合は、そのプランまたはバージョンのヘルプを参照してください。

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アクセス許可とアクセス

チーム サイトまたは一般向けの Web サイトにアクセスするには、適切な権限が必要です。既定では、サイトのほとんどのユーザーに、チーム サイトに投稿する権限が付与されています。多くの場合、パブリック Web サイトをデザインする権限を持つユーザーは少数です。サイト コレクションの管理者は、すべてのサイトのユーザーの権限を管理できます。サイトの所有者は、所有するサイトのユーザーの権限のみを管理できます。サイト コレクションの管理者またはサイトの所有者は、[サイトの操作] メニューの [このサイトを共有] リンクを使用して、権限を管理するサイトに対するユーザーの追加または削除をすばやく実行できます。

• チーム サイトにおけるユーザーの追加または削除の詳細については、「チーム サイトのユーザーを管理する」を参照してください。

• Web サイトにおけるユーザーの追加または削除の詳細については、「Web サイトのユーザーを管理する」を参照してください。

 メモ    サイト コレクションの管理者は、ユーザーを Web サイトにデザイナーとして追加できます。

SharePoint の基本的なアクセス許可レベルは、フル コントロール、デザイン、投稿、および読み取りです。アクセス許可レベルは、一般的に作業の性質に基づいてまとめられる権限の組み合わせです。たとえば、チーム サイトにコンテンツを追加するユーザーに "投稿" アクセス許可レベルを割り当てたり、パブリック Web サイトをデザインするユーザーに "デザイン" アクセス許可レベルを割り当てたりすることができます。ロールおよびアクセス許可レベルの詳細については、「SharePoint Online for small businesses の既定のロール」を参照してください。また、既定のアクセス許可レベルに基づくチーム サイトおよび Web サイトへのアクセスのレベルを判断するには、次の表をクイック リファレンスとして参照してください。

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Web サイトのデザインを開始する

SharePoint Online には、独自のパブリック Web サイトをデザインしてグループまたは会社の情報をオンラインで公開できるようにする機能が用意されています。ここでは、このような機能を効果的に使用して、会社の本格的な Web サイトをデザインする方法について説明します。

Microsoft Office Live Small Business で利用できるサイト デザイン ツールを使用していた場合、または初めてサイト デザイン ツールを使用する場合は、まず次のリソースを参照して、デザインを開始するにあたってその特定の側面について確認しておいてください。

Web サイト

Web サイトには、パブリック サイトのデザインを開始するために必要なコンポーネントがすべて用意されています。Web サイトには、Web サイトに関連する画像、テンプレート、ドキュメント、Web ページなどのコンテンツを格納するために不可欠なライブラリがあります。Web サイトのリボンには、ファイルを管理するためのオプションや、Web サイト デザイン ツール を起動してパブリック サイトを作成するためのオプションがあります。

Web サイトにアクセスする方法には次の 2 つがあります。

1. Office 365 for small business の上部ナビゲーションで、[SharePoint Online] をクリックします。

または

2. ブラウザーで Web サイトを開き、ホーム ページの [メンバーのログイン] をクリックし、資格情報ダイアログ ボックスで、自分の Windows Live ID とパスワードを入力します。

 メモ    Web サイトの URL (Uniform Resource Locator) がわからない場合は、サイト コレクションの管理者に問い合わせてください。

3. SharePoint サイトのトップ リンク バーで、[Web サイト] をクリックします。

Web サイトには、サイトのデザイン環境を構成するリボン、ライブラリ、および Web サイト デザイン ツール の 3 つのコンポーネントがあります。

Web サイトのリボン

Web サイトのリボンを使用すると、ページの作成、削除、および編集、ページのプロパティの表示、ブラウザーでのページの表示、ドキュメントのアップロード、ユーザーをデザイナーとして Web サイトに追加する作業などの基本タスクを実行できます。

 メモ    リボンのオプションのほとんどは、Web サイト デザイン ツール 内でも使用できます。たとえば、ページの追加、編集、または削除、ページのプレビュー、またはページのプロパティの表示は、Web サイト デザイン ツール でも実行できます。

リボン上のオプションが次のいずれかの理由で淡色表示されることがあります。

• 他の操作に依存している。たとえば、[Web ページ] リストでは、[編集]、[削除]、[プロパティ] などのリボン上の一部のオプションを使用するには、リストでアイテムを選択する必要があります。
• 表示中のリストまたはライブラリのコンテキストでは適用できない。たとえば、[ファイルのアップロード] オプションは [ドキュメント] ライブラリ内でのみ使用できます。[テンプレート] ライブラリで使用できるオプションは、[削除] と [プロパティ] だけです。

 メモ    [画像] ライブラリ内ではリボンは表示されません。

ライブラリ

Web サイトには、Web サイトに関連する画像、テンプレート、ドキュメントなどのコンテンツを格納できる既定の Web ページおよびライブラリのセットがあります。これらのライブラリにアクセスするには、Web サイトの左ナビゲーション領域にあるサイド リンク バーで関連するリンクをクリックします。ライブラリにファイルを追加する方法については、この記事で後述する「ライブラリにファイルを追加する」を参照してください。

 メモ 

• Web サイトのリストとライブラリは、Web サイトの外部からの訪問者にも Web サイト デザイン ツール 内からも表示されません。Web サイトのリストとライブラリを表示するには、[ファイル] メニューをクリックし、[保存して発行] または [Web ページを閉じる] をクリックします。
• ライブラリから Microsoft Office ドキュメントを開くときに、資格情報を入力するように求めるダイアログ ボックスが表示される場合があります。表示された場合は、ダイアログ ボックスを閉じるか取り消します。これで、ドキュメントは通常どおりに開くようになります。

詳細については、次の表を参照してください。

Web サイト デザイン ツール

Web サイト デザイン ツール を使用すると、パブリック Web サイトを簡単にデザインできます。わずか数回のクリックで、次のようなデザイン タスクや編集タスクを実行できます。

• Web サイト全体のテーマおよびスタイルを選択し、一貫した外観を保つ。
• サイトの訪問者が Web サイトから必要な情報を簡単に入手できるようにサイトのナビゲーションをデザインする。
• 利用可能な配色パターンおよびフォントを使用してサイトのページをデザインする。
• ヘッダーおよびフッターのテキストをページに追加する。
• Web ページにテキストを追加して書式設定を行う (箇条書きやリストの作成、フォント、配置など)。
• 画像、表、ハイパーリンクなどのページ要素を追加する。
• さまざまなソースからコンテンツを表示する情報の単位であるガジェットを追加する。

Web サイト デザイン ツールのリボン

Web サイト デザイン ツール には、[ホーム]、[挿入]、および [デザイン] という 3 つの基本的なタブに加え、[画像ツール] というコンテキスト タブがあり、各タブには、一連のタスクに関するオプションが用意されています。

クイック アクセス ツール バー

クイック アクセス ツール バーは、Web サイト デザイン ツール のリボン上部に表示されます。クイック アクセス ツール バーを使用すると、ツールでの現在のページの保存および発行や、ブラウザーでの Web サイトの表示など、Web サイト デザイン ツール でのほとんどの基本タスクを実行できます。

Web サイト デザイン ツールでのページの外観

Web サイト デザイン ツール でページを開いたとき、Web ページの本体にはいくつかの異なる領域があり、その中にプレースホルダー コンテンツが含まれています。領域内のコンテンツは編集できるので、領域内をクリックしたり、プレースホルダー コンテンツを削除したり、任意のテキストを入力したりすることができます。領域内にはテキスト、画像、ハイパーリンク、表、またはガジェットを追加できます。Web サイト デザイン ツール では、ページ レイアウトに応じて Web ページにいくつかの領域が表示されます。

各領域の上部には 2 つのサイズ変更ハンドルがあり、ページにおける領域の幅および配置を制御できます。

ページ レイアウトに応じて、領域を追加または削除できます。ページ レイアウトを変更するには、Web サイト デザイン ツール の [デザイン] タブをクリックし、[領域] で [レイアウト] をクリックして、使用するレイアウト スタイルを選択します。選択したレイアウト スタイルに応じて、ページの領域が自動的に追加または削除されます。

Web サイトでの基本タスク

ここでは、Web サイト デザイン ツール を開く操作やページの追加または編集など、Web サイトで実行するすべての基本タスクについて説明します。

Web サイト デザイン ツール を開く

Web サイト デザイン ツール は Web サイトの [Web ページ] リストで開くことができます。

1. Web サイトのサイド リンク バーで、[Web ページ] をクリックします。
2. リボンの [ページ] タブをクリックします。
3. リボンの [サイト] で [デザイン] をクリックします。

ページを Web サイトに追加する

ページは、さまざまなテンプレートから Web サイトに追加したり、カスタム テンプレートがある場合はそのテンプレートを使用して追加したりできます。既定では、Web サイトにはホーム、会社紹介、お問い合わせ、サイト マップなどのページ セットが用意されています。

新しいページを追加するには、リボンまたは Web サイト デザイン ツール を使用します。詳細については、「ページを追加または削除する」を参照してください。

Web ページを編集する

Web ページは、リボンの [編集] オプションを使用して編集したり、Web サイト デザイン ツール 内から編集したりできます。

1. Web サイトのサイド リンク バーで、[Web ページ] をクリックします。
2. リボンの [ページ] タブをクリックします。
3. Web ページの横にあるチェック ボックスをオンにして、リボンの [編集] をクリックします。

または

リボンの [デザイン] をクリックして、Web サイト デザイン ツール 内で [ホーム] や [会社紹介] などのページ リンクをクリックします。

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サイトにコンテンツを追加する

チーム サイトまたは Web サイトで、Web ブラウザーを使用して、リストにアイテムを追加したり、ライブラリにファイルを追加したりすることができます。最も一般的な操作の実行に使用するボタンはリボン上にあり、リボンはサイトのほとんどのページの上部付近にあります。

リボン上のボタンが次のいずれかの理由で淡色表示されることがあります。

• 使用できない操作であるか、他の操作に依存している。たとえば、ドキュメントをチェックアウトするには、ドキュメントのチェック ボックスをオンにしておく必要があります。
• タスクを完了するための権限を持っていない。
• サイトで対象の機能が対応していない。たとえば、サイトではワークフローを有効にできません。

また、SharePoint Online と互換性のある一部のクライアント プログラムから、ライブラリにファイルを保存することもできます。たとえば、Microsoft Word での作業中に SharePoint サイトのライブラリに Word 文書を保存することができます。

リストのアイテムやライブラリのファイルを追加するには、リストまたはライブラリへの投稿権限が必要です。組織で権限および権限レベルがどのように使用されているかの詳細については、サイトの所有者または管理者に問い合わせてください。

アイテムやファイルを追加すると、リストに対する読み取り権限を持つ他のユーザーは、承認を要求されない限り、そのアイテムやファイルを見ることができます。そのアイテムまたはファイルが承認を要求する場合は、承認の権限を持つユーザーによって承認されるまで、リストまたはライブラリ内で承認待ちの状態で保存されます。アイテムやファイルが追加された時点でリストまたはライブラリを既に表示していた場合は、追加されたアイテムやファイルが表示されるようにブラウザーの表示内容を更新することが必要な場合があります。

既存のリストおよびライブラリにコンテンツを追加することに加えて、新しいリストおよびライブラリを作成する権限が必要な場合があります。リスト テンプレートとライブラリ テンプレートを使用すると、容易に作成できます。権限レベルに応じて、新しいページやサイトを作成およびカスタマイズすることもできます。

リスト (予定表、連絡先など)

予定表、連絡先など、リストにはさまざまな種類がありますが、アイテムをリストに追加する手順に大きな違いはないので、異なる種類のリストを操作する際に新しい手法を学習する必要はありません。リスト アイテムは、複数の列にテキストを格納する形式ですが、一部のリストにはアイテムに添付ファイルを追加することもできます。

リストにアイテムを追加する

1. アイテムを追加するリストで、リボン上の [アイテム] タブをクリックします (予定表の場合は [イベント] タブをクリックします)。
2. [新しいアイテム] (予定表の場合は [新しいイベント]) をクリックします。

    ヒント   予定表の日付をポイントして [追加] をクリックしても、予定表に簡単にイベントを追加することができます。

3. 必須フィールドおよび入力が必要なその他のフィールドに情報を入力します。
4. [保存] をクリックします。

リスト内のアイテムを編集または削除する

1. アイテムをポイントし、アイテムの隣に表示されているチェック ボックスをオンにします。

    ヒント   複数のアイテムに対して操作を行うには、複数のチェック ボックスをオンにします。

2. リボン上の [アイテム] タブで、必要に応じて、[アイテムの編集] または [アイテムの削除] をクリックします。

多くの種類のサイトに、いくつかのリストが作成されます。これを既定のリストと呼び、その種類はディスカッション掲示板から予定表リストまで多岐にわたっています。権限があれば、用意されているリスト テンプレートから適切なものを選択して、簡単にリストを作成することも可能です。

リストを作成する

1. リストを作成するには、 ([サイトの操作] メニュー) をクリックし、[その他の作成オプション] をクリックします。

    メモ   [サイトの操作] メニューが表示されない場合や作成するためのオプションが表示されない場合は、リストを作成する権限がない可能性があります。

2. [作成] ページで、作成するリストの種類をクリックします。たとえば、[リンク] をクリックします。
3. [名前] にリスト名を入力し、入力が必要なその他のフィールドに情報を入力してから、[作成] をクリックします。

ライブラリ

ライブラリは、チーム メンバーと共同でファイルの作成、収集、更新、および管理を行うことのできるサイト上の場所です。各ライブラリにはファイルの一覧とファイルに関する主要な情報が表示されるため、ユーザーが共同でファイルを使用する場合に有用です。

Web ブラウザーからファイルをアップロードすることで、ライブラリにファイルを追加することができます。ライブラリにファイルを追加すると、適切な権限のあるユーザーがそのファイルを見ることができます。ファイルが追加された時点でライブラリを既に表示していた場合は、追加されたファイルが表示されるようにブラウザーの表示内容を更新することが必要な場合があります。

SharePoint Online と互換性のあるプログラムを使用している場合、ライブラリで作業しながらテンプレートに基づいて新しいファイルを作成できます。また、SharePoint Workspace や Microsoft Word などの別のプログラムからライブラリにファイルを保存することもできます。

ライブラリにファイルを追加する

1. ファイルを追加するライブラリで、リボン上の [ドキュメント] タブをクリックします。
2. [ドキュメントのアップロード] をクリックします。
3. ドキュメントを参照して、[OK] をクリックします。

 ヒント   Microsoft Word 2010 などの SharePoint Online と互換性のあるプログラムを使用している場合、エクスプローラーから [ドキュメントのアップロード] ダイアログ ボックスにドキュメントをドラッグ アンド ドロップできます。

ライブラリ内のファイルを編集または削除する

1. ファイルをポイントし、ファイルの隣に表示されているチェック ボックスをオンにします。
2. リボン上の [ドキュメント] タブで、必要に応じて、[ドキュメントの編集] または [ドキュメントの削除] をクリックします。

既定のライブラリは [共有ドキュメント] と呼ばれ、多くの種類のサイトを作成する際に作成されます。[共有ドキュメント] は、数種類のファイルを格納するのに使用できるドキュメント ライブラリです。リストを管理する権限がある場合、イメージを格納するための画像ライブラリなど、複数のライブラリを作成できます。

ドキュメント ライブラリを作成する

1. ドキュメント ライブラリを作成するには、 ([サイトの操作] メニュー) をクリックし、[新しいドキュメント ライブラリ] をクリックします。

    メモ   [サイトの操作] メニューが表示されない場合や作成するためのオプションが表示されない場合は、ライブラリを作成する権限がない可能性があります。

2. [名前] にライブラリ名を入力し、入力が必要なその他のフィールドに情報を入力してから、[作成] をクリックします。

 メモ    作成できる他の種類のライブラリを表示するには、[サイトの操作] をクリックし、[その他の作成オプション] をクリックします。ライブラリ オプションをポイントすると、説明が表示されます。

サイトとページ

サイトは、チームが頻繁に参照するスケジュール、ガイドライン、ファイル、その他の情報を保存するなど、一般的な用途で使用できます。また、会議の記録や、組織のメンバーが頻繁にニュースやアイディアを投稿するブログのホスティングなど、より具体的な目的で使用することもできます。

組織では、サイトのコンテンツを個別の独立した管理しやすいサイトに分けることができます。たとえば、組織内の部署ごとにチーム サイトを作成することもできます。

リストやライブラリを追加することで、サイトにコンテンツを追加できます。権限があれば、サイトにページを追加することもできます。また、Web パーツ ページ (Web パーツ ページ: 1 つまたは複数の Web パーツを含む特殊な Web ページ。Web パーツ ページでリストやグラフなどのデータとテキストや画像などの Web コンテンツを統合することによって、1 つの一般的な業務を中心とする動的な情報ポータルを作り上げることができます。)を追加すると、Web パーツを使用して、動的なコンテンツを簡単に追加することができます。

新しいサイトを作成する必要がある場合は、サイトの新規作成時に数種類のサイト テンプレートから適切なものを選択できます。ユーザーがサイトおよびサブサイトを作成できるかどうかは、組織がそのサイトおよびそれを作成する権限をどのようにセットアップしているかにより決まります。

サイトを作成する

1. サイトを作成するには、 ([サイトの操作] メニュー) をクリックし、[新しいサイト] をクリックします。

    メモ   [サイトの操作] メニューが表示されない場合や作成するためのオプションが表示されない場合は、サイトを作成する権限がない可能性があります。

2. [お勧めアイテム] からサイト テンプレートを選択するか、[すべてを参照] をクリックしてすべてのオプションを表示してからサイト テンプレートを選択します。
3. [タイトル] にサイトのタイトル、[URL 名] にサイトの URL を入力します。
4. [すべてを参照] ギャラリーからテンプレートを選択する場合は、必要に応じてその他のオプションを選択し、[作成] をクリックします。

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サイト コンテンツを管理および操作する

チームの生産性を向上させるために、リスト、ライブラリ、およびサイトのコンテンツを管理および拡張するいくつかの方法があります。情報の検索や操作を効率的に行うための機能があります。情報へのアクセスを管理するための機能もあります。

コンテンツに移動する

ナビゲーション用の要素を使用すると、必要なコンテンツの閲覧が容易になります。カスタマイズできるナビゲーション用の要素は、トップ リンク バーとサイド リンク バーの 2 つです。

各リストまたはライブラリの設定用ページを使用して、サイド リンク バーに表示するリストやライブラリを選択できます。また、リンクの順序を変更したり、リンクを追加または削除したり、リンクを整理するセクションを追加または削除したりすることができます。たとえば、[リスト] セクションに含まれるリストが多すぎる場合、タスク リスト用の新しいセクションを追加して、タスク リストへのリンクを含めることができます。サイド リンク バーに対するこのような変更すべてを Web ブラウザーで行うことができます。さらに、サイトの外部にあるページへのリンクを追加することもできます。

サイトの各ページ最上部にタブの並びが表示されており、このトップ リンク バーから、サイトのユーザーはサイト コレクションの他のサイトに移動できます。サイトの新規作成時に、そのサイトを親サイトのトップ リンク バーに含めるかどうかや、親サイトのトップ リンク バーを使用できるようにするかどうかを選択できます。

サイトで固有のトップ リンク バーを使用している場合、サイトのトップ リンク バーに表示されるリンクをカスタマイズできます。また、親サイトのトップ リンク バーを継承するように設定すると、親サイト内に作成されるサイトをトップ リンク バーに表示することができます。サイト コレクション以外のサイトへのリンクを含めることもできます。

コンテンツへのアクセスを管理する

サイトの所有者や管理者は、ユーザーや、ユーザーを含む SharePoint グループに権限レベルを設定できます。権限の対象となるのは、サイト、サイト上のリストとライブラリ、およびリストとライブラリ内のアイテムです。

特定のサイト、リスト、ライブラリ、リストまたはライブラリ内のフォルダー、リスト アイテム、ドキュメントなど、オブジェクトごとに異なるアクセス権限レベルを割り当てることができます。

リストとライブラリを整理する

リストとライブラリをどのように整理するかは、グループのニーズや、情報の格納と検索に使用する方法によって異なります。いくつかの点を考慮することにより、組織に最も適した構造をセットアップできます。

リストおよびライブラリの情報は、[役職]、[姓]、[会社] などの列に格納されます。Excel ワークシートの場合と同様に、リストまたはライブラリの列でも、列見出しをクリックしてアイテムの並べ替えやフィルターを行うことができます。また、リストまたはライブラリに含まれる重要なアイテムをビューを使用して表示することもできます。

リストまたはライブラリのビューを変更する

1. ビューを変更するリストまたはライブラリで、リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。
2. [ビューの管理] の [現在のビュー] で、ビューの一覧の横にある矢印をクリックし、ビューを選択します。

リスト アイテムやライブラリ内のファイルに関する追加の情報を格納する必要がある場合は、列を追加することができます。追加した列で並べ替えやグループ化を行い、リストの複数のビューを作成することもできます。たとえば、期限に基づいてリストを並べ替えたり、部署名ごとにアイテムをグループ化したりすることができます。

作成できる列の種類として、1 行テキスト、オプションのドロップダウン リスト、他の列から計算される数値、サイトのユーザーの名前と写真など、いくつかのオプションが用意されています。

列を作成する

1. 列を作成するリストまたはライブラリで、リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。
2. [列の作成] をクリックします。
3. 列の名前を入力し、列の種類を選択します。
4. 必要に応じてその他の設定を選択し、[OK] をクリックします。

また、リストやライブラリの特定の列を使用してビューを作成すると、優先度が最も高いタスク、各ユーザーに割り当てられているすべてのアイテムなど、特定の部署にとって最も関心のある情報を見つけやすくなります。ビューの作成方法や変更方法については、「ビューを作成、変更、または削除する」を参照してください。

複数のリストまたはライブラリにまたがるアイテムを効率的に作成および管理するのに役立つリストの機能もあります。たとえば、リスト アイテムに関する情報を示す列を作成して、他のリストでそれを共有することができます。また、ファイルを複数のライブラリで利用できるようにする場合、そのファイルをサイト上の他のライブラリに簡単にコピーできます。そのファイルが変更された場合、更新を促すメッセージを表示することができます。

大規模なリストやライブラリの管理については、「多数のアイテムがあるリストとライブラリを管理する」を参照してください。

ユーザー補助機能を使用する

サイトは、キー操作だけでリスト、ライブラリ、およびその他の機能に完全にアクセスできるようにデザインされます。また、アクセシビリティ テクノロジの利用者がより簡単にメニューやその他のコントロールを操作できるモードも用意されています。キーボード ユーザーは、[メイン コンテンツにスキップ] リンクを使用すると、定型的なナビゲーション リンクをスキップしてより重要なコンテンツへのリンクにアクセスできます。

見出しのマークアップによって、構造が明確に定義され、スクリーン リーダーの利用者に使いやすいナビゲーション機能が提供されます。サイトにアップロードされたイメージには、ユーザー設定の代替テキストを定義できます。たとえば、サイト イメージ Web パーツでホーム ページに表示されるイメージや、画像ライブラリに追加する画像に、カスタムの代替テキストを設定することができます。サイトを表示するにあたって、視覚に障碍のあるユーザーには、Windows のハイ コントラスト オプションが有効です。

サイトの閲覧とユーザー補助機能の使用の詳細については、「ユーザー補助機能」を参照してください。

バージョンを管理する

ミスした場合に前のバージョンを復元したり、変更のバージョン履歴を表示できるように、リストやライブラリのバージョンを管理するように設定することができます。バージョンを管理すると、アイテムやファイルとそれらのプロパティの改訂が保存されます。これにより、コンテンツの改訂を詳細に管理することができ、現在のバージョンにミスがある場合は前のバージョンに戻すこともできます。複数のユーザーがプロジェクトで共同作業する場合や、情報が開発とレビューの複数の段階で使用される場合は、特にバージョン管理が役立ちます。

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バージョン管理は、あらゆる既定の種類のリスト (予定表、案件管理リスト、ユーザー設定のリストなど) のリスト アイテム、およびライブラリに保存されるすべての種類のファイル (Web パーツ ページなど) で利用できます。

ドキュメントを共同編集する

2 人以上のユーザーが同時に Word 文書または PowerPoint プレゼンテーションを編集できます。この新機能を利用すると、SharePoint に格納されているファイルの読み取りと書き込みを行うことができます。たとえば、あるユーザーが Word 文書内のある段落で作業しているときに、仕事仲間が同じ文書内の別の段落で作業を行うことができます。

変更時に更新を受け取る

RSS は、標準化された形式で情報を送受信するための便利な方法で、リストやライブラリの更新にも使用できます。標準化された XML ファイル形式を使用することにより、情報をさまざまなプログラムで表示できます。通知を設定してリストやライブラリを購読すると、コンテンツの変更を知ることができます。

チームでフィードを使用すると、チームのフィードを購読するチーム メンバー向けにコンテンツをカスタマイズしたり、チーム サイトへのリンクを提供することができます。RSS フィードを使用すると、チームの進捗やプロジェクトの更新状況を簡単に管理できます。複数のチーム サイトを参照する代わりに、それらのサイトからの最新のニュースまたは更新を自動的に入手できます。

ワークフローを管理する

ワークフローは、サイトのドキュメントとアイテムに特定のビジネス プロセスを実装することで、ユーザーがドキュメントで共同作業したり、プロジェクト タスクを管理するのに役立ちます。ワークフローは、組織が一貫したビジネス プロセスに従うように支援します。また、特定のビジネス プロセスに関するタスクと手順を管理することで、組織の効率と生産性を向上させます。これにより、これらのタスクを実行するユーザーは、ワークフローの管理を気にする必要がなく作業に集中できます。

ワークフローにより、一般的なビジネス プロセス (プロジェクトの承認やドキュメントのレビューなど) に関連する人的作業を管理して、これらのプロセスの調整に必要なコストおよび時間を合理化することができます。たとえば、組織は基本のカスタム ワークフローを作成および配布して、ドキュメント ライブラリのドキュメントの草稿に対する承認プロセスを管理することができます。

コンテンツ タイプを操作する

リストやライブラリは、複数のコンテンツ タイプをサポートできます。コンテンツ タイプを使用すると、組織は大量のコンテンツをより効率的に整理、管理、および処理できます。リストやライブラリで複数のコンテンツ タイプを許可するように設定した場合、利用可能なオプションの一覧からマーケティング プレゼンテーションや契約など、組織でよく使用されるコンテンツ タイプを追加できます。

リストまたはライブラリにコンテンツ タイプを追加した後で、そのリストまたはライブラリにそのタイプのアイテムを含めることができます。そのリストまたはライブラリで [新しいアイテム] をクリックすると、その種類の新しいアイテムを作成することができます。

リストおよびライブラリで複数のコンテンツ タイプを使用することの重要な利点の 1 つは、単一のリストまたはライブラリに、それぞれが一意のメタデータまたは動作を持つ複数のアイテム タイプまたはドキュメント タイプを含めることができることです。コンテンツ タイプの操作の詳細については、「コンテンツ タイプを使用してサイトのコンテンツを一貫した方法で管理する」を参照してください。

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