著者: Connie Miller

1 枚のシートに複数のラベルが含まれていて、しかもそのラベルの内容がそれぞれ違うシートを作成し、1 枚の用紙に印刷するとします。簡単な作業のように思えますが、実はそうでもありません。ここでは、このような操作を行う場合に問題が起きる理由と、この操作を実現する手順を説明します。

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寄せられた質問

旅行中に飼い犬のラッキーをペットホテルに預けることにしました。そこで、預ける日数分の餌を小分けにして、それぞれの袋に内容を記入したラベルを貼ろうと思います。どのラベルにも "ラッキー" という名前とかわいい小さな写真が付いています。ただし、日付と餌の時間は、ラベルごとに異なっています。Publisher を使用して 1 ページ内に複数のラベルを印刷しようとしましたが、結果として 6 ページものシートが印刷されてしまいました。1 回分の餌に 6 枚ものラベルは必要ありません。内容が異なるラベルを 1 枚の同じ用紙に印刷するにはどうしたらよいのでしょうか。

質問へのアドバイス

1 枚の用紙に複数のラベルを印刷したい状況は、ドッグ フードのラベルを作る場合以外にもたくさん考えられます。たとえば、四半期ごとに開催される取締役会に向けて、取締役それぞれに名札ラベルを作成したいとします。または、お得意様向けの特別セールの案内状の宛名ラベルを印刷したいという状況もあるでしょう。

ラベルの用途が何であれ、問題は同じです。Publisher 2003 でラベル文書を開き、それぞれ違う内容のラベルを複数入力する方法がわかりません。

ただし、ラベルの内容がすべて同じであるラベル シートを作成することならできます。ここでは、まず、ラベルが予期したように処理されない理由を簡単に説明してから、内容の異なるラベルを 1 枚の用紙にまとめる方法を説明します。

ヒント   Publisher のあらかじめデザインされたラベル文書を使用すると、シート全体に同じラベルが印刷されます。このようなラベルを開き、1 つのラベルに入力して印刷すると、同じ内容のラベルが用紙全体に印刷されます。この方法だと、1 つの宛先に 1 つだけ荷物を送る場合には、残りのラベルが無駄になります。したがって、1 度しか使用しないラベルを 1 枚だけまたは少数のみ印刷する場合は、Publisher ではなく Microsoft Office Word の使用をお勧めします。次のいずれかを試してください。

• • Microsoft Office Online のテンプレート Web サイトから Word のラベル テンプレートをダウンロードします。これらのテンプレートを使用すると、ラベルをページの好きな場所に好きなだけ作成できます。ヒサゴの製品番号でこのテンプレート サイトを検索することもできます。
  • Word を起動し、ここのコラム (英語) の最初で説明している、1 枚のラベル用紙に何種類かのラベルを入力して印刷する手順に従います。

ラベルが予期したように処理されない理由

あらかじめデザインされたラベル文書を開くと、次のように表示されます (サイズ、形態、メーカーの製品番号は、選択した各ラベルに応じて異なります)。

1 ページの大きなラベルに、サンプル テキストが入力されたテキスト ボックスがいくつか表示されています。直感的に操作しようとすると、まずサンプル テキストを、ラベル シートの 1 行目のラベルのテキストで置き換えてしまいがちです。次は、新しいページを挿入して、2 行目のラベルの情報を入力しようとするでしょう。そして、3 行目以降についても、同様の作業を行うのではないでしょうか。

この場合、直感的に操作しても、ラベルは正しく作成されません。ラベル文書を開くと表示されるラベルは、ラベル用紙の先頭のラベルに対応するものではありません。このラベルは、ラベル セットに含まれるラベルすべてに使用される、ひな形なのです。

画面上のラベルはひな形であるため、特定のラベルに表示したい情報でサンプル テキストを置き換えても意味がありません。必要なことは、このサンプル テキストをプレースホルダで置き換えることです。ラベルを印刷すると、プレースホルダが自動的に各ラベルの一意の情報に置き換えられます。

この後すぐに、このひな形ラベルにプレースホルダを設定する方法と、プレースホルダを置き換える情報をどこから取得するのかについて説明します。ただし、その前に、ひな形ラベルの持つ利点について説明したいと思います。

ひな形ラベルの持つ利点

ラベルが単にプレースホルダを格納するためのコンテナにすぎない場合は、ラベルに追加する情報は別の場所に格納されている必要があります。たとえば、Microsoft Office Excel のワークシートや Microsoft Office Word の表、Microsoft Office Outlook の連絡先リストなどに格納している場合もあります。作成するラベルとは別のデータ ファイルに情報を格納しておくことには、2 つの大きな利点があります。具体的には、次のようなことができます。

• 新しいラベル セットを好きなだけ作成しても、情報を簡単に変更および再利用できます。
• さまざまな目的に情報を使用できます。

情報を再利用する

旅行に出ている日数が 6 日間の場合や、取締役会のメンバーが 8 人しかいないような場合は、単に 6 枚または 8 枚の個々のラベルを入力した方が、別のデータ ファイルに情報を格納して、ラベルに差し込むよりも手早くできるように思えるかもしれません。

しかし、考えてみてください。1 度しか使用しないラベル セットを作成することはめったにありません。つまり、また別の機会に旅行に出かけることがあり、ラッキーのドッグ フード用のラベル セットが必要になることもあるでしょう。取締役会も四半期ごとに開催されるため、取締役会が開催されるたびに新しい名札ラベルが必要になります。

ラベルの情報を別のデータ ファイルに保存しておくことで、必要に応じて情報を追加または変更し、新しいラベル セットが必要になった場合にこれを生成することができます。

さまざまな目的に情報を使用する

ラベル セットに直接情報を入力した場合、他の目的にこの情報を使用することはできません。たとえば、名札ラベルに取締役会のメンバーの名前と所属を直接入力したとします。次に、毎月発行するニュースレターを各メンバーに郵送する際には、住所に加え、名前と所属も再び入力しなければならないでしょう。

一方、情報を別の小さなデータ ファイルに保存しておくと、この情報をさまざまな目的で使用できます。たとえば以下のような使用法があります。

• 取締役会の各メンバーの氏名、所属、住所、電話番号を格納するデータ ファイルを作成すると、このファイルを使用して氏名と所属のみが記載された名札ラベルのセットを生成できます。その数日後に、同じファイルを使用して、取締役会の各メンバーの氏名と住所が記載されたニュースレターを生成することができます。
• 日付、餌やりの時間、食餌ごとの詳しい作り方、ラッキーの写真のファイル名を含む、ラッキー用データ ファイルを作成します。この同じデータ ファイルを使用して、ドッグ フードの袋に貼るラベルと、餌の詳しい作り方の指示のリスト (ペットホテルの担当者に預けておく) を生成できます。

重要なメモ   データ ファイルに日付や時刻、価格、パーセンテージなどの数値が含まれている場合は、[参照] ボックスにある質問箱へのリンクをクリックし、数値をラベルに差し込んだ場合に適切に数値が表示されるようにデータ ファイルを設定する方法を確認してください。

データ ファイルを設定する

情報をデータ ファイルに保存することの利点をご理解いただけましたでしょうか。次に、データ ファイルを設定する最適な方法と、データ ファイルを使用して各ラベルの内容が一意であるラベルのシートを作成する方法について説明します。

データ ファイルの設定には、さまざまなプログラムを使用できます (利用可能な全プログラムの一覧については、[参照] ボックスのリンクをクリックしてください)。ラッキーの餌やりスケジュールのデータ ファイルとして Excel ワークシートを使用する場合の例を次に示します。

1. 各列は、情報のカテゴリに対応しています。各列の見出しが、ひな形ラベル文書に追加するプレースホルダ (または差し込み印刷領域と呼ばれます) に相当します。
2. 各行の情報は、ラベル シート上の 1 枚のラベルに表示される情報に対応します。
3. 各ラベルに画像を含めるには、データ ファイルの列にある画像ファイルの名前を配置します。画像ファイルがデータ ファイルと同じフォルダにない場合は、ファイル名だけでなくパスも指定する必要があります。
   例: C:¥Documents and Settings¥<ユーザー名>¥My Documents¥My Pictures¥Ranger.bmp

データ ファイルが設定できたら、データ ファイルの情報をラベルに差し込み、それぞれ異なるラベルから成るシートを作成できます。

ラベルを作成する

まず始めに、ラベル文書を開きます。ここまでは、同じ 1 枚のラベルから成るシートを作成する場合と同じです。ただし今回は、ラベル文書がプレースホルダを設定するひな形ラベルであることがわかっています。印刷されたラベル セットを作成するには、次の 4 つの手順を行います。

1. Publisher でラベル文書を開きます。
2. ラベルに記載する情報が格納されているデータ ファイルとラベル文書をリンクします。
3. ラベル文書にプレースホルダを追加します (プレースホルダは、データ ファイルの列見出しに対応するフィールドです)。また、各ラベルに共通のコンテンツも追加します。
4. ラベルをプレビューして印刷します。

手順 1: ラベル文書を開く

既に事務用品店で、ヒサゴ製などのラベル用紙を購入済みかもしれません。用紙は一定のサイズであり、決まったサイズと数のラベルで構成されています。通常、ラベル用紙のパッケージには CJ841 や OP1988 など、固有の製品番号が付いています。この情報は、ラベル文書を開く際に必要になるので、確認しておいてください。

Publisher にはさまざまなラベル構成が用意されているため、購入したラベルに適した構成が見つかるでしょう。Publisher に既に設定されている構成に、購入したラベルに適したものがなかったとしても、心配ありません。ラベル文書の寸法とレイアウトを調整して、購入した用紙に適切にラベルが印刷されるようにすることができます。

ラベル文書を開くには、次の 2 つの段階があります。最初に、ラベルのデザインを選択します。次に、必要に応じてサイズとレイアウトを調整します。

ラベルのデザインを選択する

1. Publisher を起動します。[新しい文書] 作業ウィンドウの [印刷用の文書] をクリックし、[ラベル] をクリックします。

   右側にラベル文書のカタログが表示されます。

2. ラベル文書をスクロールして、購入したパッケージのラベルの形状と目的に最も適したデザインをクリックします。購入したパッケージの番号と同じ製品番号のラベル デザインがある場合は、そのデザインをクリックしてください。

   ヒント   購入したパッケージと同じ製品番号がない場合は、パッケージおよびラベルの情報をもう一度よく確認してください。Publisher で使用できる他のパッケージの中に、製品番号は違っても、購入したパッケージのラベルとサイズやレイアウトが同じものがある可能性があります。たとえば、エイブリィ 8763 に印刷する場合、Publisher では [ヒサゴ CJ841] または [エーワン 28446] を選択できます。

3. [作成者情報] ダイアログ ボックスが表示されたら、[キャンセル] をクリックして、ダイアログ ボックスを閉じます。

サイズとレイアウトを調整する (必要に応じて)

1. 購入したラベル パッケージの番号と同じ製品番号のデザインがない場合、[ファイル] メニューの [ページ設定] をクリックします。購入したシートのラベルの大きさを測ります。各シートのラベル数と、ラベルの列配置に注意してください。
2. [レイアウト] タブの [文書の種類] で、[ラベル] をクリックします。
3. [ページ サイズ] の下にあるリストをスクロールします。ここには、前に見たデザイン カタログより多くのラベル製品番号が一覧表示されています。購入したラベル パッケージの製品番号と同じ製品番号がこのリストで見つかった場合、その番号をクリックします。手順 5 に進みます。

   ヒント   このリストでは、製品は数字の昇順、次に英数字の順で一覧表示されています。文字 "J" で始まる製品番号はインク ジェット プリンタ用であり、文字 "L" で始まる製品番号はレーザー プリンタ用です。

4. 購入したラベル パッケージの番号と同じ番号の製品がこのリストで見つからない場合、作成するラベルと同じ種類のラベル (例: 住所一覧、出荷状など) をクリックします。リスト内のラベルをクリックすると、[印刷オプション] にはラベルの大きさ、[プレビュー] にはラベル シートの図が表示されます。購入したシートのラベルの大きさとレイアウトに一致するラベルがリストにあった場合は、手順 5 に進みます。

   購入したシートのラベルの大きさとレイアウトに一致するラベルがリストで見つからない場合は、なんらかの調整をする必要があります。リスト内のラベルで、そのシートの列と行の数が購入したシートのものと同じラベルをクリックして、[ラベル印刷の調整] をクリックします。[ラベル印刷オプション] ダイアログ ボックスに、ラベルの名前 (たとえば、仕入先 X 住所ラベル) を入力します。右側のガイドラインに従って、ラベル シートのサイズと一致するように余白と間隔を変更し、[OK] をクリックします。

5. [OK] をクリックし、[ページ設定] ダイアログ ボックスを閉じます。ラベル文書のサイズが変わる可能性があります。その場合、オブジェクトを再配置するか、オブジェクトのサイズを変更して、新しいサイズと合うようにする必要があります。

   ヒント   図のサイズを変更する必要がある場合、Shift キーを押しながら、四隅のハンドルをドラッグしてサイズを変更すると、図の正しい縦横比を維持したままでサイズを変更できます。

手順 2: データ ファイルにラベル文書をリンクする

ラベル文書を開いた状態で、ラベル文書を、ラベルに追加する名前や住所が格納されているファイルにリンクすることができます。リンクを作成したら、データ ファイルの各行の情報をラベル シートの各ラベルに差し込むことができます。リンクを作成する手順は次のとおりです。

1. [ツール] メニューの [差し込み印刷] をポイントし、[差し込み印刷ウィザード] をクリックします。
2. [差し込み印刷] 作業ウィンドウで、[宛名の差し込み] が選択されていることを確認します。[次へ: データ ソースの選択] をクリックします。
3. [データ ソースの選択] で [既存のリストを使用] が選択されていることを確認し、[参照] をクリックします。ラベルに追加する情報が格納されている、作成済みのデータ ファイルを参照し、[OK] をクリックします。
4. [表の選択] ダイアログ ボックスが表示されます。ラベルまたは封筒に差し込む情報を格納しているテーブルの名前をクリックします。データ ファイルの 1 列目に列見出しではなく値が格納されている場合は、[先頭行をタイトル行として使用する] チェック ボックスをオフにします。[OK] をクリックします。
5. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスが開きます。すべての情報をそのまま使用する場合は、[OK] をクリックします。情報の絞り込みや並べ替えを行う場合は、[OK] をクリックする前に、次の操作を必要に応じて行います。
   • 特定の行の情報をラベルに表示しない場合、行の先頭のチェック ボックスをクリックしてオフにします。
   • 特定の列の情報の昇順または降順に従って行を並べ替えるには、列見出しをクリックします。
   • 特定の条件に従って行のリストを絞り込むには、列見出しの横にある矢印をクリックします。

手順 3: プレースホルダ (差し込み印刷フィールド) およびラベル文書内で共通で使われる情報を追加する

1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [既存のリストを使用] に、選択したデータ ファイルが表示されます。作業ウィンドウの下部にある [次へ: 文書の作成] をクリックします。
2. ラベルのサンプル テキストがある場合、それをクリックします。サンプル テキストがない場合は、ラベルの左上隅をクリックします。ラベル セット内のすべてのラベルに表示する情報を入力します。たとえば、ラッキーのラベルの場合は、「ラッキー」と入力します。
3. 作業ウィンドウの下半分のボックスに、データ ファイルの列見出しが表示されます。これらの見出しを情報のプレースホルダ (フィールド) としてラベルに追加することができます。たとえば、次のように指定します。
   • ラベル文書上でプレースホルダを追加する場所にカーソルが置かれていることを確認します。一覧の [日付] または [餌の時間] フィールドをポイントし、右にある下向き矢印をクリックして、[テキストとして挿入] をクリックし、テキスト形式で日付または餌の時間用のプレースホルダをラベルに追加します。

     
     
     

   • ラベルの外部をクリックし、ラベルのテキスト ボックスが選択されていない状態にします。次に、[写真] フィールドをポイントし、右にある下向き矢印をクリックして、[図として挿入] をクリックし、画像用のプレースホルダをラベルに追加します。このプレースホルダは、周囲にハンドルが付いている枠として表示されます。図のプレースホルダ上にポインタを置きます。ポインタの形が (4 方向矢印) に変わったら、ラベル上で画像を表示する適切な位置にプレースホルダをドラッグします。プレースホルダの縦横比を維持したままラベル上で適切に表示されるようにサイズを変更するには、Shift キーを押しながら四隅のハンドルのいずれかをドラッグします。

   下の図は、コンテンツを入力し、プレースホルダを追加したラッキーのドッグ フードの袋用ラベルの例です (プレースホルダ フィールドは、常に二重山かっこ (≪ ≫) で囲まれます)。

   
   
   

   1. ラッキーの名前: これはラベル文書に直接入力した情報です。このデータは印刷対象のラベルすべてに記載されます。
   2. ラッキーの画像のプレースホルダ: データ ファイルの各列に同じ画像ファイル名が入力されているため、印刷対象のラベルすべてに同じ写真が印刷されます。ラベルごとに異なる画像を使用する場合は、各列に異なるファイル名を入力します。
   3. 日付のプレースホルダ: データ ファイルの各列の日付がそれぞれ異なるため、印刷対象の各ラベルには異なる日付が記載されます。
   4. 餌の時間のプレースホルダ: データ ファイルの各列の餌の時刻がそれぞれ異なるため、印刷対象の各ラベルには異なる時刻が記載されます。

 ヒント   ラベル文書のテキストのフォントが気に入らない場合や、ラベルのテキストに色を付ける場合は、この段階で変更します。ラベル文書内のプレースホルダ フィールド (フィールドを囲んでいる二重山かっこ (≪ ≫) も含む) の書式を設定すると、設定した書式がデータを差し込んだラベルすべてに適用されます。

手順 4: ラベルをプレビューして印刷する

これで、情報をデータ ファイルからラベル文書に差し込む準備が整いました。差し込み用として選択した情報の各行について、新しいラベルが作成されます。

1. 作業ウィンドウの下部にある [次へ: 文書のプレビュー] をクリックします。

   次に、ラッキー用のデータが差し込まれたラベルの外観の例を示します。

   
   
   

2. 作業ウィンドウのボタンを使用して、データが差し込まれたラベル全体をプレビュー表示します。
   • プレビュー表示でラベルに問題を見つけた場合は、作業ウィンドウの下部にある [戻る: 文書の作成] をクリックして前の手順に戻り、問題を修正します。
   • プレビューに問題がなければ、[次へ: 差し込み印刷の完了] をクリックします。
3. これで印刷の準備が整いました。ラベル シートに印刷したときに、ラベル情報が正しく配置されることを確認するには、[ファイル] メニューの [印刷プレビュー] をクリックします。調整が必要な場合は、印刷プレビュー ウィンドウの [ラベル印刷の調整] をクリックします。[ラベル印刷オプション] ダイアログ ボックスで、必要に応じて余白と間隔を変更して、[OK] をクリックします。印刷プレビュー ウィンドウを閉じます。

   メモ   印刷プレビュー ウィンドウでは、ページ全体に同じラベルが表示されるように見えますが、便宜上そのように表示されるだけです。実際に印刷すると、各ラベルには異なる情報が印刷されます。

4. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [印刷] をクリックします。必要な印刷オプションを選択し、[OK] をクリックします。

   非常に重要なメモ   [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [新しい文書の作成] または [既存の文書へ追加] をクリックしないでください。新しい文書を作成したり、ラベルを既存の文書に追加したりすると、ラベルの種類ごとに 1 つのラベルが作成されるのではなく、ラベルの種類ごとにラベル シートが作成されます。

5. [ファイル] メニューの [保存] をクリックして、ラベル文書を保存します。

    メモ   ここで保存する文書は、印刷したラベル セットそのものではないことに注意してください。これは、データ ファイルへのリンクとプレースホルダ フィールドが設定されたラベル文書です。

別のラベル セットが必要な場合

最初のラベル セットを生成した後にラベル文書を保存しておくと、別のラベル セットをすばやく作成することができます。このラベル文書には、リンクされているデータ ファイルが記憶されているため、プレビュー手順にすぐに進むことができます。

1. 保存したラベル文書を開きます。文書を開くと、データ ファイルのデータにアクセスすることを示す警告ボックスが表示されます。[はい] をクリックします。テキスト フィールドとプレースホルダ フィールドが既に正しい場所に配置された文書が表示されます。
2. [ツール] メニューの [差し込み印刷] をポイントし、[差し込み結果の表示] をクリックします。プレビュー手順で、[差し込み印刷] 作業ウィンドウが開きます。データが差し込まれたラベルをプレビューして問題がなければ、差し込みをすぐに終了できます。最初のラベル セットを生成してからデータ ファイル内の情報を更新している場合は、新しい情報がラベルに表示されます。別のデータ ファイルにそっくり切り替えることもできます。その方法については、[参照] のリンクをクリックしてください。

以上で、ラベル印刷についての説明を終わります。

Connie、Publisher 質問箱モニタ

著者について

Connie Miller 氏は Microsoft Office User Assistance チームのライターを務め、Publisher 質問箱に寄せられるさまざまな質問から興味深いものをピックアップして回答しています。質問がございましたら、フィードバックをクリックしてください。