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ほかのアプリケーションで作成された Word 形式 (.doc)、リッチ テキスト形式 (.rtf) (リッチ テキスト形式 (RTF) : 書式設定されたテキスト文書をアプリケーション間で変換するために使用されるファイルの種類。IBM、Macintosh など、異なるプラットフォームで作成された文書でも変換できます。)、および標準のテキスト形式 (.txt) の文書を [アウトライン] タブに挿入すると、タイトルや本文テキストに自動書式設定を適用できます。HTML (HTML : Web ドキュメント用の標準マークアップ言語。HTML ではタグを使用して､テキストやグラフィックスなどのページ要素を Web ブラウザ上でどのように表示するかを指定します。また、ユーザーの操作に対するブラウザの動作を指定することもできます。) 形式の文書をプレゼンテーションに挿入することもできますが、その文書のテキストは、見出しの構成はそのままでテキスト ボックスの中に表示されます。

テキストはコピーして貼り付けるのではなく、PowerPoint のメニュー コマンドを使用して挿入します。つまり、プレゼンテーションは、ほかの文書のアウトラインを基に構成されます。

Word 形式またはリッチ テキスト形式のテキスト

Word またはリッチ テキスト形式の文書を挿入した場合、アウトライン構成は、その文書の見出しスタイルに基づいて作成されます。つまり、元の文書の見出し 1 は、スライド上ではタイトルになり、見出し 2 はレベル 1 のテキスト、見出し 3 はレベル 2 のテキストになります。元の文書に見出しスタイルが設定されていない場合は、段落に基づいてアウトラインが作成されます。たとえば、.doc ファイルまたは .rtf ファイルで、スタイルが標準に設定され、段落によって分けられている複数行のテキストは、PowerPoint ではスライド タイトルになります。

PowerPoint で作業を行いながら Word 文書のテキストを挿入できます。また、Word で作成したアウトラインを PowerPoint に "送信" し、そのアウトラインを基に新しいプレゼンテーションを開始することもできます。

HTML のテキスト

HTML アウトラインについては、元の見出しの構成を維持したままプレゼンテーションに挿入できます。ただし、HTML ファイルのテキストはすべて、スライド上のテキスト ボックスの中に表示されます。このテキストは編集可能ですが、[アウトライン] タブでは編集できません。.htm ファイルを基に複数のスライドを作成するには、テキストを表示する各スライドにファイルを挿入します。

Word から PowerPoint に .htm 形式のアウトライン ファイルを送信した場合、見出しと下位見出しはそのままで、.doc ファイルや .rtf ファイルと同じようにアウトライン構成されます。

標準のテキスト

テキストのみの文書からテキストを挿入した場合、アウトライン構成は段落の先頭のタブを使って定義されます。つまり、タブが設定されていないテキストは、スライド上ではタイトルになり、タブが 1 つ設定されているテキストはレベル 1 のテキスト、2 つ設定されているテキストはレベル 2 のテキストになります。テキスト ファイルのテキストは書式設定されていないので、挿入したテキストには現在のプレゼンテーションのスタイルが反映されます。