ビジネス プレゼンテーションの作成となると、だれもがアーチスト気分で作業するものです。おしゃれなビジネス向けテンプレートに、タイミングぴったりの音楽を付けることから始まり、Microsoft PowerPoint® のユーザーは、自分のメッセージに耳を傾けてもらう独創的な方法を見つけようと日夜頭をひねっているのです。
| 対象アプリケーション |
| Microsoft Office PowerPoint® 2003 |
| Microsoft PowerPoint® 2002 |
明日のプレゼンテーションの準備のために、巨大な組織図やおしゃれなテーマと格闘しながら、果ては感動的な音楽を探し回る...一晩中かかってすばらしいプレゼンテーションができあがればいいけれど、どこかでつまずいて朝をむかえてしまったとしたら!? ちょっとしたことができないばかりに、プレゼンテーション全体が台無しになってしまったとしたら、とても残念なことです。次からそんなことにならないようにするために、これから紹介するテクニックにぜひ目を通しておいてください。きっと役に立つものが見つかりますよ。
大きな組織図 : どの図形も省けない
会社の規模にかかわらず、組織図が複雑になってしまうのはよくあることです。すべての組織を 1 枚の用紙に納めようとすると起こりがちなのが、テキストのフォント サイズが小さくなりすぎて読めないということです。せっかく作りかけた組織図を、途中で 1 枚にするのをあきらめた経験を持つ人も多いのではないでしょうか?
フォント サイズを大きくする
組織自体をダウンサイズすれば問題は解決しますが、そんなことは一朝一夕にできません。今すぐにできる解決方法をお知らせしましょう。組織図を追加した後で次の操作を試してください。
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[組織図] ツール バーで、[レイアウト] をクリックし、次に [組織図のサイズ変更] をクリックします。
メモ この手順は必要でない場合もあります。必要でないときは、描画キャンバスのハンドルを動かして図形を大きくしたり小さくしたりできます。
- 図形をクリックし、[組織図] ツール バーで [選択] をクリックします。サイズの変更をすべての図形で実行するか一部の図形で実行するかによって [レベル]、[分岐]、または [すべてのコネクタ] をクリックします。
- [書式] メニューの [フォント] をクリックします。
- フォントのサイズ、色、スタイル、または効果を調整します。
プレゼンテーションでの音楽やサウンドの使用 : 音楽は旅をする
プレゼンテーションにサウンドや音楽を追加するには、ちょっとしたコツが必要になります。特に、プレゼンテーションを作成したのとは別のコンピュータでプレゼンテーションしなくてはならない場合です。
CD から取り込んだ音楽を、PowerPoint プレゼンテーションで使う人もいるでしょう。いくつかの曲を使う場合、音楽が途切れないよう、スムーズにプレゼンテーションを実行するには、どのようにしたらよいのでしょうか?
曲を結合しておく
CD の音楽を途切れないように再生するには、使いたいすべての曲を結合したファイルを 1 つ作成し、「*.wav」などの PowerPoint がサポートする形式で保存します。購入した既製の CD を勝手に加工することはできませんが、プレゼンテーション用に CD を自作するのはかまいません。
すべての曲を 1 つのファイルにまとめたら、そのファイルをプレゼンテーションに挿入して完成です。
しかしここで別の問題が発生します。サウンドや音楽付きのプレゼンテーションを、自宅のコンピュータで作成したとします。しかし、別のコンピュータでプレゼンテーションを行うと音が鳴りません。この問題を解決するには、いくつかの方法があります。
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音楽が埋め込みファイルではなくリンク ファイルになっており、自宅のコンピュータにあるソース (曲など) にリンクしている。
必死になって音楽ファイルを探していても、音楽ファイルは自宅のコンピュータにあって、見つけてくれるのをひたすら待っているという状態になります。
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ファイルは埋め込まれているが PowerPoint の認識できる形式ではない。
認識できない形式のファイルは、埋め込みオブジェクトとしてではなくリンクとしてファイルに追加されます。サウンド ファイルをプレゼンテーションに埋め込むには、*.wav 形式にする必要があります。
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埋め込んだファイルのサイズが 50 MB を超えている。
ファイルを埋め込めば、コンピュータからコンピュータへとうまく移動してくれるはずです。ところが、たとえばブラームスの "交響曲第 1 番悲劇的序曲" やピンク フロイドの "シープ" などの非常に長い音楽ファイルの場合は、強制的にリンク ファイルとして追加されます。既定の設定では、100 KB のサウンド ファイルは自動的にリンクします。これを 50,000 KB (50 MB) に変更することができます。ただし、サウンド ファイルが大きいとプレゼンテーション全体のサイズもかなり大きくなり、開くのに時間がかかるので気をつけてください。
リンク ファイルの既定の設定を変更する
- [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。
- [全般] タブで、[指定するファイル サイズより大きいサウンドとリンクする] ボックスの数字を、使用するサウンド ファイルの最大サイズより大きい値に設定します。指定できる最大サイズは 50,000 KB (50 MB) です。
- [OK] をクリックします。
テンプレートの作成 : 付属のテンプレートでは物足りない
PowerPoint の機能には、カスタマイズできるものとできないものがあります。この違いを見分けることがコツです。
たとえばスライド レイアウト。PowerPoint には最初に 24 種類のレイアウトが用意されていますが、いくつかだけを残してあとは捨ててしまい、代わりに独自のスライド レイアウトを作成したいと考える人もいるでしょう。自分には図と説明用のテキストがそれぞれ 3 つずつ入れられるレイアウトと、他にいくつか組み合わせたレイアウトがあれば十分と考える人もいるものです。
デザイン テンプレートを使う
けれども残念ながら、スライドのレイアウトそのものは作成できません。用意されているものがすべてです。ただし、デザイン テンプレートを作成して同じことができるようになります。テンプレートの作成方法に関する次の記事を参照してください。
このように、テンプレートはカスタマイズできます。スライドの背景ももちろん変更できますが、ちょっとしたコツがあります。
背景を変更する
クリップ アートまたはイメージをスライドの背景として使用する場合、クリップ アートを通常のイメージとしてスライドにインポート (追加) しないようにします。まずハード ディスクに保存し、それを背景としてスライドに追加します。
背景のイメージを追加する
- まず、使用するクリップ アートを見つけてハード ディスクに保存します。
- [書式] メニューの [背景] をクリックします。
- [背景の設定] でボックスの右にある矢印をクリックし、[塗りつぶし効果] をクリックします。
- [図] タブをクリックし、[図の選択] をクリックして保存してある図のファイルを検索し、[挿入] をクリックして [OK] をクリックします。
- 選択したスライドに背景を設定する場合は、[適用] をクリックします。すべてのスライドに背景を設定する場合は、[すべてに適用] をクリックします。
これで、デザイン テンプレートとして保存できるようになりました。
クリップ アートを順序よく配置する
複数のクリップ アートを組み合わせたり、テキストと合わせて配置する場合、思うような順序で重ならなかったり、テキストに重なって読めなくなってしまい、困った経験はないですか? これには、オブジェクトの順序が関係しています。
まず、移動するオブジェクトを選択します。オブジェクトとは、テキスト ボックス、クリップ アート、スプレッドシート、表などです。そして、次のように操作します。
- オブジェクトを最前面に移動するには、[図形描画] ツール バーの [図形の調整] をクリックし、[順序] をポイントして [最前面へ移動] をクリックします。
- オブジェクトを、クリップ アートで操作したように、最背面に移動する場合は、[図形描画] ツール バーの [図形の調整] をクリックし、[順序] をポイントして [最背面へ移動] をクリックします。
ノートの印刷 : 下が切れる
PowerPoint のノートは、プレゼンテーション、印刷、校閲など、あらゆる場面で利用されます。ここにたくさんの情報を書き込んでいると、印刷したときに下が切れてしまうことがあります。その部分に忘れてはいけない、重要な説明を書き込んでいたりしたら、困ったことになるでしょう。
でも大丈夫。ちゃんと解決方法があります。
たくさんのノートを印刷する
ノート ページはスライド 1 枚あたり 1 つしか作成できません。ペインにすべてのノートが表示されていても、実際にはノート ページからはみ出しています。したがって、印刷されないノートがあるのです。
まず、PowerPoint 2002/2003 のテキストの自動調整機能が利用できます。この機能では、ページに収まらないテキストのフォント サイズを小さくできます。自動調整機能がオンになっていることを確認するには、[ツール] メニューの [オートコレクトのオプション] をクリックします。[入力オートフォーマット] タブで、[テキストを本文のプレースホルダに自動的に収める] チェック ボックスがオンになっていることを確認します。
この他に、次のような手段も考えられます。
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ノートの領域を大きくする :
ノート ページで、スライドのプレースホルダをクリックして選択し、サイズ変更ハンドルでプレースホルダをドラッグして、スライド領域を小さくします。同じ手順でノートの領域を大きくします。
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ノート ページを増やすか、Word を活用する :
プレゼンテーションで、現在のスライドの次にスライドを追加してノート ページを 1 ページ増やします。または、ノートを Microsoft Word に送ります ([ファイル] メニューの [送る] をポイントし、[Microsoft Office Word] をクリックしてノートのオプションを選択)。Word では、いくらでもノートを作成できます。
お役に立ちましたか?
PowerPoint についてのトラブルは、解決したでしょうか? ここで紹介した使い方が、あなたのプレゼンテーションのお役に立つことを願っています。
このコラムについて
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