Office ファイルを自動的に保存および回復する

変更を作業中のファイルに保存する前に、Microsoft Office プログラムが終了することがあります。次のような原因が考えられます。

  • 停電が起こった。
  • システムが別のプログラムによって不安定になった。
  • Microsoft Office プログラム自体に異常が発生した。

このような問題の発生を常に回避できるとは限りませんが、Office プログラムが異常終了したときに備えて、作業内容を保護するための処置を講じることができます。

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自動バックアップおよび自動保存のしくみについて

自動バックアップ (Word、Excel、PowerPoint、Publisher、Visio の各 Microsoft Office プログラム) および 自動保存 (Microsoft Office Outlook) を使用すると、作業が失われるのを次の 2 つの方法で回避できます。

  • データを自動的に保存    自動バックアップまたは自動保存を有効にすると、ファイル (Microsoft Office Word 文書など) またはアイテム (Outlook 電子メール メッセージなど) が指定した頻度で自動的に保存されます。したがって、長時間作業していて、ファイルの保存を忘れたり、停電になったりしても、作業中のファイルには、ファイルを最後に保存してから行った作業のすべてまたは少なくとも一部が保存されています。
  • プログラムの状態を自動的に保存    Microsoft Office Excel、Microsoft Office Outlook、Microsoft Office PowerPoint、および Microsoft Office Word では、[自動バックアップ] または [自動保存] を有効にするもう 1 つの利点があります。これらのプログラムでこのオプションを有効にした場合、プログラムが異常終了した後に再起動すると、プログラムの状態の一部が回復されます。

たとえば、複数の Excel ブックで同時に作業しているとします。各ファイルを別々のウィンドウで開き、各ウィンドウには特定のデータが表示されています。あるブックで、既に確認した行を追跡できるようにセルを選択しているときに、Excel が異常終了します。Excel を再起動すると、ブックが再び開き、Excel が異常終了する直前の状態にウィンドウが復元されます。

プログラムのあらゆる状態が回復されるわけではありませんが、多くの場合、バックアップ機能を利用することで迅速に回復を行うことができます。

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自動バックアップと自動保存の有効化と調整

プログラム別の設定方法


Excel の場合

  1. ボタン イメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[Excel のオプション] をクリックします。
  2. [保存] をクリックします。
  3. [次の間隔で回復用データの自動保存を行う] チェック ボックスをオンにします。
  4. [分ごと] ボックスの一覧で、データおよびプログラムの状態を保存する頻度を指定します。

 ヒント   回復されたファイルに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Microsoft Office プログラムがバックアップ ファイルを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分経ったところで、停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

  1. さらに、作業中のファイル バージョンを自動的に保存する場所 ([ファイルを自動保存する場所] ボックスで指定) を必要に応じて変更できます。

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Outlook の場合

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。
  2. [初期設定] タブの [メール オプション] をクリックし、[メールの詳細オプション] をクリックします。
  3. [アイテムを自動保存する間隔] チェック ボックスをオンにします。
  4. [分ごと] ボックスの一覧で、データおよびプログラムの状態を保存する頻度を指定します。

 ヒント   回復されたアイテムに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Microsoft Office プログラムがバックアップ アイテムを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分経ったところで、停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

  1. 必要に応じて、[アイテムを自動保存するフォルダー] メニューで、アイテムを自動的に保存するフォルダーを選択します。

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PowerPoint の場合

  1. ボタン イメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[PowerPoint のオプション] をクリックします。
  2. [保存] をクリックします。
  3. [次の間隔で回復用データの自動保存を行う] チェック ボックスをオンにします。
  4. [分ごと] ボックスの一覧で、データおよびプログラムの状態を保存する頻度を指定します。

 ヒント   回復されたファイルに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Microsoft Office プログラムがバックアップ ファイルを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分経ったところで、停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

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Publisher の場合

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[保存] タブをクリックします。
  2. [次の間隔で回復用データの自動保存を行う] チェック ボックスをオンにします。
  3. [分ごと] ボックスの一覧で、データを保存する頻度を指定します。

 ヒント   回復されたファイルに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Microsoft Office プログラムがバックアップ ファイルを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分経ったところで、停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

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Visio の場合

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[保存/開く] タブをクリックします。
  2. [次の間隔で回復用データの自動保存を行う] チェック ボックスをオンにします。
  3. [分ごと] ボックスの一覧で、データを保存する頻度を指定します。

 ヒント   回復されたファイルに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Microsoft Office プログラムがバックアップ ファイルを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分経ったところで、停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

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Word の場合

  1. ボタン イメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[Word のオプション] をクリックします。
  2. [保存] をクリックします。
  3. [次の間隔で回復用データの自動保存を行う] チェック ボックスをオンにします。
  4. [分ごと] ボックスの一覧で、データおよびプログラムの状態を保存する頻度を指定します。

 ヒント   回復されたファイルに、どの程度の新しい情報が含まれるかは、Microsoft Office プログラムがバックアップ ファイルを保存する間隔によって決まります。たとえば、自動バックアップの間隔が 15 分の場合、最後にバックアップが行われてから 14 分経ったところで、停電などの問題が発生すると、その 14 分間の作業を回復することはできません。

  1. さらに、作業中のファイル バージョンを自動的に保存する場所 ([ファイルを自動保存する場所] ボックスで指定) を必要に応じて変更できます。

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早期の保存と頻繁な保存

自動バックアップ機能と自動保存機能を使用しても、[保存] ボタン イメージ をクリックして定期的に作業を保存する必要がなくなるわけではありません。手動によるファイルの保存は、行った作業を保持する最も確実な方法です。

ショートカット キーの使用  ファイルを保存するには、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。

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適用対象:
Excel 2007, Outlook 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Visio 2007, Word 2007