手帳に予定を書き込むのと同じように、Outlook の予定表をクリックして入力することができます。新しいグラデーションの色によって、現在の日付と時刻を簡単にすばやく参照できます。現在の時刻は、[日] ビューと [稼働日] ビューでのみ強調表示されます。予定、会議、イベントを忘れないためにサウンドやメッセージを設定したり、ひとめでわかるように色別にアイテムを表示したりできます。

予定表の時刻を選択して予定を作成し、出席者を選択します。Outlook では、すべての出席者が空いている、一番早い時間を簡単に見つけることができます。出席者に会議の通知を電子メールで送信すると、各出席者の受信トレイに会議出席依頼が届きます。出席者がこれを開くと、Outlook により、会議が出席者の予定表の既存のアイテムと重複するかどうかが通知され、出席者はボタンをクリックして、会議を承諾するか、暫定的に承諾するか、または辞退することができます。会議の開催者が認めた場合は、出席者は別の開催日時を指定することができます。開催者は会議を開くだけで、だれが承諾したか、辞退したか、または別の日時を指定したかを確認できます。

人またはリソースのグループの予定を同時に表示する予定表を作成できます。たとえば、自分の部門のすべてのメンバー、または社内の会議室などのすべてのリソースの予定を表示して、会議の開催予定を迅速に決めることができます。

表示されている予定表間で予定をコピーまたは移動することもできます。自身の予定表をすばやく共有したり、他の共有予定表を開いたりするには、ナビゲーション ウィンドウ (ナビゲーション ウィンドウ : Outlook ウィンドウの左側にある列のことです。[ショートカット] や [メール] などのウィンドウや、各ウィンドウ内のショートカットやフォルダが表示されます。フォルダをクリックすると、フォルダ内のアイテムにすばやくアクセスできます。)を使用します。予定表の所有者によって付与された権限に応じて、共有予定表の予定を作成または変更できます。

代理アクセス機能を使用すると、ユーザー独自の Outlook のコピーを用いて別のユーザーの予定表を簡単に管理できます。たとえば、アシスタントは、マネージャの予定表を管理できます。マネージャがアシスタントを代理として指定すると、そのアシスタントは予定の作成、変更、または削除を行い、マネージャに代わって会議を開催できます。