「休暇中、わたしに代わってメール チェックを引き受けてくれる人がいたらいいのに...」なんて思ったことありませんか? Outlook を使えば、休暇中も仕事に関する心配は一切ありません!

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休暇中のメールってとても気になるものです。休暇中、積もりに積もったメールのことを考えてため息をついたことはありませんか? Outlook が、あなたの留守中のメール チェックや、不在通知の送信を引き受けます!

Microsoft Exchange Server の電子メール アカウントを使用している場合

Microsoft Exchange Server の電子メール アカウントを使用している場合、[ツール] メニューの [不在時のアシスタント] から、不在時に送信するメッセージの作成、不在時に受け取ったメールの保存方法、メールをチェックする頻度などの設定ができます。

Microsoft Exchange Server って何?

不在時に受信したメールに自動的に返信する

【不在時に送信するメッセージの作成方法】

1. [ツール] メニューの [不在時のアシスタント] をクリックします。
2. [不在] をクリックし、[送信者に 1 度だけ自動返信する文字列] ボックスに、自動返信用のメッセージを入力します。

   

   不在時には以下のようなメッセージが送信されます。

   【例 1】社内用

   

   【例 2】社外用

   

Microsoft Exchange Server の電子メール アカウントを使用していない場合

Microsoft Exchange Server の電子メール アカウントを使用していない場合、[ツール] メニューに [不在時のアシスタント] が表示されません。以下のサイトから設定を行うことができます。

ルールを作成する

POP3 や IMAP 電子メール アカウントで受信したメッセージに自動返信する

Outlook のカレンダーを使って、予定表を共有。「休暇中」としておけば一安心。急な予定を入れられることもありません。

不在中は、Outlook のカレンダーにおまかせ。「休暇中」と書き込んでおけば、急な会議参加を求められたり、予定を入れられたりという心配もありません。

個人用の予定表を共有する

会議の計画を立てる場合や、急な会議のキャンセルも Outlook を使えば時間も手間もかかりません。改めて日時を指定することも簡単にできます。

会議の計画を立てる

会議をキャンセルする

改めて会議の日時を指定

Outlook を使って仕事の割り当てができます。

たとえば急な用事ができたために、自分の仕事を他の人に依頼したいということはありませんか? Outlook を使えば仕事の依頼や、断られた仕事の所有権を取り戻すことが簡単にできます。

他の人に仕事を依頼する

【仕事依頼方法】

1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[仕事の依頼] をクリックします。

   

2. 以下のような画面が表示されます。ここで
   • [宛先] と [件名] を入力します。
   • [期限] と [進捗状況] の設定を行います。
   • [仕事リストに最新情報を保存する] と [仕事の終了後、進捗レポートを送信してもらう] をオンまたはオフにします。
   • テキスト入力枠に仕事の情報や指示を入力します。

   

3. 最後に [送信] をクリックします。

依頼した仕事が辞退された場合

依頼した仕事が辞退された場合、以下のようなメールが送られてきます。

断られた仕事の所有権を取り戻す

断られた仕事の依頼メッセージを開き、[アクション] メニューの [仕事リストに戻す] をクリックします。

受信したメールにフラグを付けることができます。

フラグとは、受信したメールの中で自分にとって重要なメールに注意を引きつけるために付ける小さな目印のことです。

フラグについて

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このコラムについて

このコラムで紹介したアイディアは、皆様から寄せられた斬新なご提案やご要望が基になっています。新しいアイディアやご要望がございましたら、フィードバックとご提案からお寄せください。メールや電話での直接での回答はできませんが、今後のコラムの執筆に役立たせていただきます。

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