既定では、POP3 (POP3 : インターネットの電子メール サーバーからメッセージをダウンロードするときに使用される標準のプロトコルです。) 電子メール アカウントから電子メール メッセージを取得すると、コンピュータにダウンロード後、メッセージは電子メール サーバーから削除されます。ほとんどの場合、これは適切な処理です。

しかし、複数のコンピュータから電子メールをチェックする場合は、サーバーからメッセージを削除しないように Outlook を構成する必要があります。たとえば、自宅のインターネット サービス プロバイダ (ISP) (ISP : 電子メール､チャット ルーム、World Wide Web の使用など、インターネットへの接続サービスを提供する企業。さまざまな地域で接続サービスを提供している多国籍 ISP もあれば、特定の地域に限定してサービスを提供している ISP もあります。) の電子メール アカウントを職場からチェックするが、メッセージを自宅のコンピュータにダウンロードして保存する場合などです。

メッセージを電子メール サーバーに残す場合、メッセージの削除について複数のオプションから選択できます。選択するうえで、電子メールの使用状況についていくつかの要因を考慮する必要があります。たとえば、複数のコンピュータからメッセージへアクセスできる期間や、電子メール サーバーの管理者が決定した記憶域の制限などです。記憶域の制限を超えると、新しいメッセージを取得できなくなったり、追加料金を課されたりすることもあります。通常は、電子メール サーバーにメッセージを残さない既定の設定に 1 台のコンピュータを設定することをお勧めします。既定の設定になっているコンピュータを使用してメッセージを取得すると、ダウンロード後に電子メール サーバーから削除されます。既定の設定を使用しない場合は、サーバーに電子メール メッセージを残しておく期間を選択できます。

1. [ツール] メニューの [電子メール アカウント] をクリックします。
2. [既存の電子メール アカウントの表示と変更] をクリックし、[次へ] をクリックします。
3. ISP アカウントをクリックし、[変更] をクリックします。
4. [詳細設定] をクリックします。
5. [詳細設定] タブをクリックし、[配信] の [サーバーにメッセージのコピーを置く] チェック ボックスをオンにします。

   

6. 次のオプションのうち 1 つを選択してください。
   • サーバーから削除する <x> 日後   電子メール メッセージはコンピュータにダウンロードされますが、電子メール サーバーにも指定した日数の間残ります。職場からメッセージを読む一方で、自宅のコンピュータにメッセージをダウンロードして保存する場合には、この設定を使用するのが一般的です。ここで指定する日数は、できるだけ短い期間にすることをお勧めします。電子メール サーバーにメッセージを残す日数が長くなればなるほど、メールボックスの容量を超える可能性が高くなります。
   • [削除済みアイテム] から削除されたら、サーバーから削除   電子メール メッセージはコンピュータにダウンロードされますが、Outlook でメッセージを削除し [削除済みアイテム] フォルダを空にするまで電子メール サーバーに残ります。メッセージを削除しただけでは、電子メール サーバーから削除されません。

   どちらのチェック ボックスもオンにしない場合は、メッセージはサーバーに残ります。そのため、サーバーからメッセージを削除するように Outlook を構成した他のコンピュータから電子メール サーバーに接続しない限り、最終的にはメールボックスの容量を超える可能性があります。

7. [OK] をクリックし、[完了] をクリックします。

POP3 電子メール アカウントを複数のコンピュータで使用する方法の詳細については、この記事の [参照] セクションを参照してください。

IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol) : POP3 などのインターネット電子メール プロトコルとは異なり、メッセージを保存および管理するためにサーバーにフォルダを作成し、それらのメッセージを他のコンピュータから取得できます。メッセージ ヘッダーだけを参照し、ダウンロードしたいメッセージを選択することができます。) 電子メール アカウントにアクセスすると、メッセージはローカルにコピーされます。しかし、メッセージを削除用にマークし、[削除済みメッセージの削除] コマンドを使用するまでは、電子メール サーバーにも残ります。IMAP メッセージの削除の詳細については、この記事の [参照] セクションを参照してください。

MSN Hotmail などの HTTP (HTTP (ハイパーテキスト転送プロトコル) : インターネットから Web ページにアクセスするときに使用するプロトコルです。Outlook では、HTTP は電子メール プロトコルとして使用されます。) 電子メール アカウントにアクセスする場合、メッセージは削除するまで電子メール サーバーに保存されます。

Exchange Server 電子メール アカウントにアクセスする場合、メッセージは削除するまで電子メール サーバーに保存されます。