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不在時のアシスタントは、Microsoft Exchange Server の電子メール アカウントで利用できる機能です。Exchange 電子メール アカウントを使用している場合、不在時のアシスタントを使って、電子メールを送信してきた人に対して自動的に返信することができます。不在時のアシスタントは、Exchange の電子メール アカウントのない Outlook ユーザー プロファイル (Outlook ユーザー プロファイル : 電子メール アカウントとアドレス帳の集合です。通常、1 人のユーザーに対して 1 つのユーザー プロファイルが必要ですが、それぞれの情報を保存した複数のプロファイルを作成することもできます。1 台のコンピュータを複数のユーザーが使う場合は、プロファイルを複数作成すると便利です。)では使用できません。

プロファイルに Exchange 電子メール アカウントが存在しない場合は、Outlook の電子メール テンプレートと Outlook の仕訳ルールを組み合わせることによって、不在時のアシスタント機能と同等の処理を実現できます。POP3 (POP3 : インターネットの電子メール サーバーからメッセージをダウンロードするときに使用される標準のプロトコルです。) または IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol) : POP3 などのインターネット電子メール プロトコルとは異なり、メッセージを保存および管理するためにサーバーにフォルダを作成し、それらのメッセージを他のコンピュータから取得できます。メッセージ ヘッダーだけを参照し、ダウンロードしたいメッセージを選択することができます。) の電子メール アカウントでも、この 2 つの機能を使用すれば、受信メッセージに対して自動的に返信することができます。

返信メッセージ用のテンプレートを作成する

1. 既定の電子メール エディタに Microsoft Office Word が選択されていないことを確認してください。

   その方法は?

   1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。
   2. [メール形式] タブの [メッセージ形式] で [電子メールの編集に Microsoft Office Word 2003 を使用する] チェック ボックスがオフになっていることを確認します。Outlook に実装された電子メール エディタが、既定の電子メール エディタとして使用されます。

      メモ  Outlook 2002 を使用している場合は、[電子メールの編集に Microsoft Word を使用する] チェック ボックスがオフになっていることを確認します。

2. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[メッセージ] をクリックします。
3. メッセージ ウィンドウの [書式] メニューで、[テキスト形式] をクリックします。

   メモ  メッセージの形式に [HTML 形式] や [リッチ テキスト形式] を使用すると、連絡先でテキスト形式の宛先として指定した相手に対して送信するときに問題が生じることがあります。

   現在の書式がすべて失われることを警告するメッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

4. メッセージ本文で、自動返信用のテキストを入力します。
5. メッセージ ウィンドウで [ファイル] メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。
6. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスの [ファイルの種類] ボックスの一覧で、[Outlook テンプレート] をクリックします。
7. [ファイル名] ボックスに、返信用テンプレートの名前を入力し、[保存] をクリックします。

新着の電子メール メッセージに自動的に返信するための仕訳ルールを作成する

次のいずれかの操作を行います。

Outlook 2003

Outlook 2002

自動仕訳ウィザードの仕訳ルール [特定のテンプレートを使って返信する] では、セッション中、それぞれの送信者に対して自動返信メッセージが 1 回だけ送信されます。この仕訳ルールでは、同じ相手から複数のメッセージを受け取ったとしても、そのたびに返信することはありません。Outlook はセッション中、返信が済んだユーザーのリストを管理しています。Outlook を終了し、再起動すると、自動返信が済んだ送信者のリストはリセットされます。

メモ  自動仕訳ウィザードを使用して自動的に返信するためには Outlook が起動されていることと、新着メッセージを定期的にチェックするように設定されていることが必要です。