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毎月、経営陣に運用レポートを送信する前に、チームにそのレポートを検証させる必要があります。おそらく、電子メール メッセージにドラフト文書を添付するという形をとり、毎月ゼロからそのメッセージを作成していることでしょう。受信者の名前を入力し、メッセージを作成し、今月のレポート データを追加するというようにです。 この方法では、受信者を入力し忘れる、矛盾したメッセージを作成してしまう、データの添付を忘れるといった間違いが発生しやすくなります。

Microsoft Office Outlook® 2003 は、より優れた方法を提供します。配布リストと再利用可能な電子メール メッセージを作成することで、反復的な連絡をすばやく正確に実行できます。

配布リストを設定する

配布リストは、連絡先 (連絡先 : 組織の内外の個人について、住所、メール アドレス、電話番号、FAX 番号、Web ページ アドレスなどのさまざまな情報を保存します。)の集合です。配布リストにより、個々の電子メール アドレスを入力することなく、定義済みの社員グループにメッセージを容易に送信できます。 配布リストの名前の追加と削除、他の社員への送信、印刷は簡単です。

アドレス帳の名前を使用して配布リストを作成する

1. Outlook の [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[配布リスト] をクリックします。
2. [メンバ] タブの [名前] ボックスにリスト名を入力します。

   メモ  受信者は配布リストに付けられた名前を見ることができません。受信者が見ることができるのは、メッセージの [宛先] フィールドの個々の名前です。

3. [メンバの選択] をクリックします。
4. [メンバの選択] ダイアログ ボックスで、[名前を表示するアドレス一覧] の横のドロップダウン矢印をクリックし、配布リストに入れる電子メール アドレスを含むアドレス帳を選択します。
5. [名前の入力/選択] ボックスに、設定する名前を入力します。下のリストで名前を選択し、[メンバ] をクリックします。配布リストに追加する個人ごとにこの処理を行い、[OK] をクリックします。

6. 配布リストのより長い説明を追加するには、[メモ] タブをクリックし、説明を入力します。

配布リストは、設定した名前別に、[連絡先] フォルダに保存されます。

電子メール メッセージから名前をコピーして配布リストを作成する

1. 名前のコピー元の電子メール メッセージの [宛先] ボックスまたは [CC] ボックス ([宛先] ボックス、[CC] ボックス、または [BCC] ボックス : メッセージが宛先に送信されます。[CC](カーボン コピー) および [BCC](ブラインド カーボン コピー) ボックスに入力された受信者にもメッセージが送信されます。ただし、[BCC] ボックスの受信者の名前は、ほかの受信者からは参照できません。)から、名前を選択します。
2. [編集] メニューの [コピー] をクリックします。
3. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[配布リスト] をクリックします。
4. [名前] ボックスに、配布リスト名を入力します。
5. [メンバの選択] をクリックします。
6. [配布リストに追加する項目] を右クリックし、ショートカット メニュー (ショートカット メニュー : 作業中の項目に関連のあるコマンドの一覧を表示するメニュー。ショートカット メニューを出すには、その項目を右クリックするか、Shift キーを押しながら F10 キーを押します。)の [貼り付け] をクリックします。

配布リストの名前を追加または削除する

1. [連絡先] フォルダで、配布リストを開きます。

   配布リストには が付いています。

2. 次の操作のいずれか、または複数の操作を行います。

   • アドレス帳または連絡先フォルダからアドレスを追加する場合、[メンバの選択] をクリックします。

   • 連絡先フォルダやアドレス帳にないアドレスを追加する場合、[新規追加] をクリックします。

   • 名前を削除する場合、その名前をクリックして、[削除] をクリックします。

電子メール テンプレートを設定する

電子メール テンプレートを使用することで、毎月変更のない情報を含むメッセージを送信できます。メッセージを作成してテンプレートとして保存し、そのテンプレートを必要なときに使用できます。テンプレートを電子メール メッセージとして送信する前に、新しい情報を追加してください。

電子メール テンプレートを作成する

1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[メール形式] タブをクリックします。
2. [電子メールの編集に Microsoft Office Word 2003 を使用する] チェック ボックスをオフにします。
3. [適用] をクリックし、[OK] をクリックします。
4. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[メッセージ] をクリックします。

   メモ  また、[標準] ツールバーの (新しいメッセージ) をクリックして、新しい電子メール メッセージを作成することもできます。

5. 新しいメッセージが開いたら、適切な件名を付けてメッセージを作成します。メッセージを送信するときに追加される可変情報のためのスペースを空けておいてください。
6. [ファイル] メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。
7. [ファイルの種類] ボックスの一覧で [Outlook テンプレート] をクリックし、[保存] をクリックします。
8. メッセージ エディタとして Word を使用できるようにするには、[ツール] メニューの [オプション] をクリックして、[メール形式] タブをクリックし、[電子メールの編集に Microsoft Office Word 2003 を使用する] チェック ボックスをオンにします。
9. [適用] をクリックし、[OK] をクリックします。

メッセージを準備する

これで、配布リストを設定し、メッセージ テンプレートを作成できました。チームに送信する月末のメッセージの準備をしましょう。作成したテンプレートには、送信する必要のある情報のほとんどが含まれています。したがって、[宛先] 行に配布リストを追加してメッセージを送信する前に、最新のデータで更新するだけですみます。

メッセージを作成する

1. Outlook の受信トレイ フォルダの [ツール] メニューで、[フォーム] をポイントし、[フォームの選択] をクリックします。
2. [フォームの選択] ダイアログ ボックスの [検索先] ドロップダウン矢印をクリックし、[ファイル システム内のユーザー テンプレート] をクリックします。
3. テンプレートを選択し、[開く] をクリックします。

配布リストでメッセージの宛先アドレスを指定する

1. メッセージを開いた状態で、[宛先] をクリックします。
2. [名前の選択] ダイアログ ボックスの [名前を表示するアドレス一覧] ドロップダウン リストで、[連絡先] をクリックします。

   

3. 配布リストを選択し、[宛先] をクリックし、[OK] をクリックします。