対象アプリケーション
Microsoft Office Outlook® 2003

注意  この記事では、Outlook 2003 データ ファイルのバックアップ方法を知っており、この作業を完了していることを前提とします。データ ファイルのバックアップを他のハード ディスクまたはリムーバル ディスク上に作成していない場合は、Outlook 2003 データ ファイルを含むハード ディスクをフォーマットしないでください。ハード ディスクをフォーマットすると、そのディスク上のデータは完全に破壊されます。データ ファイルに加え、その他の構成ファイルのバックアップも作成しておくこともお勧めします。Outlook ファイルの場所の一覧は Outlook のヘルプに示されています。

新しいコンピュータを購入した場合や、既存のハード ディスクの大掛かりな整理をしたい場合は、通常、新しいハード ディスクまたは再フォーマットしたハード ディスク上に、これまで使用していたすべてのソフトウェアを再インストールすることになります。Outlook の再インストールは簡単ですが、それまで苦労して整理および保管してあった大量の電子メール メッセージの復元はそう簡単ではありません。この記事では、新しくインストールした Outlook でそれらのメッセージにアクセスする方法と、以前使用していたデータ ファイルに新着の電子メール メッセージを配信する方法について説明します。

電子メールの保存

電子メール メッセージはどこに保存されるのでしょうか。電子メール サーバー (電子メール サーバー : 電子メール メッセージが保存されるコンピュータです。)上でしょうか、それともローカル コンピュータ上の Outlook データ ファイル内でしょうか。実際は、使用している電子メール アカウント (電子メール アカウント : 電子メール サービスに接続するために使用するサーバー名、ユーザー名、パスワード、および電子メール アドレスです。システム管理者またはインターネット サービス プロバイダ (ISP) によって提供される情報を基に作成します。)の種類と、Outlook でのそのアカウントの構成方法によって異なります。新着メッセージが保存される場所のことを "既定の配信場所" と呼びます。

Microsoft Exchange Server アカウント

Microsoft Exchange Server を使用している場合、電子メール アカウント、予定表、連絡先、その他のアイテムは通常、サーバー上のメールボックス (メールボックス : Exchange Server が実行されているコンピュータ上で、ユーザーのメッセージが配信される場所のことです。システム管理者がユーザー別にメールボックスを設定します。個人用フォルダ ファイルにメッセージが配信されるように設定した場合は、メールボックス経由で、個人用フォルダ ファイルにメッセージが配信されます。)に配信されます。新しいコンピュータに Outlook をインストールし、電子メール アカウント ウィザードで Exchange Server アカウントを選択すると、サーバー上のすべてのアイテムを再度使用できるようになります。この記事の以降の情報は、アーカイブまたはローカル データ ファイルを作成した場合か、Exchange メッセージをローカル データ ファイルに配信するように指定した場合だけに当てはまります。

Exchange Server アカウントを使用すると、オフラインでの作業や Exchange キャッシュ モードの使用が可能になります。オフラインまたは Exchange キャッシュ モードで作業している場合には、アイテムのローカル コピーがコンピュータのオフライン フォルダ ファイル (.ost) (オフライン フォルダ ファイル : オフライン フォルダが保存されているファイルです。コンピュータのハード ディスクに保存されます。オフライン フォルダ ファイルの拡張子は、.ost です。フォルダをオフラインで使用できるようにするときに作成する必要があります。) に保存されます。.ost ファイルは Exchange サーバー上のアイテムと同期されます。自分のデータは Exchange サーバー上に残るので、.ost ファイルのバックアップを作成していなくても、新しいコンピュータでこの .ost ファイルを再作成することができます。

Exchange キャッシュ モードが有効かどうかを調べる

1. [ツール] メニューの [電子メール アカウント] をクリックします。
2. [既存の電子メール アカウントの表示と変更] をクリックし、[次へ] をクリックします。
3. [以下の順番でアカウントの電子メールを処理します] ボックスの一覧で Exchange Server 電子メール アカウントをクリックし、[変更] をクリックします。
4. [Microsoft Exchange Server] ボックスの下で [Exchange キャッシュ モードを使う] チェック ボックスがオンになっている場合、Exchange キャッシュ モードが有効になっています。

また、Exchange アカウントアイテムを個人用フォルダ ファイル (.pst) (個人用フォルダ ファイル (.pst) : 自分のコンピュータ上でのメッセージおよびその他のアイテムを保存するデータ ファイルです。.pst ファイルは、電子メールの既定の配信場所に設定したり、アイテムの整理やバックアップ用にも使用したりできます。) に移動またはアーカイブすることもできます。さらに、新着アイテムをサーバー上に保存せずに .pst ファイルに配信するように構成することもできます。これらの .pst ファイルのバックアップを作成し、新しくインストールした Outlook に再接続する必要があります。

既定の配信場所が .pst ファイルかどうかを調べる

1. [ツール] メニューの [電子メール アカウント] を選択します。
2. [既存の電子メール アカウントの表示と変更] をクリックし、[次へ] をクリックします。
3. [新着電子メールの配信場所] で、表示されている既定の配信場所を確認します。

   新着の電子メールが Exchange サーバー上の場所に配信される場合は通常、[メールボックス - <ユーザー名>] と表示されます。新着の電子メールが .pst ファイルに配信される場合は、[個人用フォルダ] または .pst ファイルに対して指定したカスタム表示名が表示されます。

POP3、IMAP、HTTP アカウント

POP3 (POP3 : インターネットの電子メール サーバーからメッセージをダウンロードするときに使用される標準のプロトコルです。) 電子メール アカウント (ごく一般的に使用される個人用電子メール アカウント) を使用する場合、電子メール メッセージはインターネット サービス プロバイダ (ISP) の POP3 電子メール サーバーからお使いのコンピュータにダウンロードされ、Outlook.pst というローカルの個人用フォルダ ファイル (.pst) (個人用フォルダ ファイル (.pst) : 自分のコンピュータ上でのメッセージおよびその他のアイテムを保存するデータ ファイルです。.pst ファイルは、電子メールの既定の配信場所に設定したり、アイテムの整理やバックアップ用にも使用したりできます。) に配信および保存されます。Outlook.pst は既定のデータ ファイル名です。このファイルは <ドライブ名>:\Documents and Settings\<ユーザー名>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook フォルダに保存されます。

IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol) : POP3 などのインターネット電子メール プロトコルとは異なり、メッセージを保存および管理するためにサーバーにフォルダを作成し、それらのメッセージを他のコンピュータから取得できます。メッセージ ヘッダーだけを参照し、ダウンロードしたいメッセージを選択することができます。) アカウントと HTTP (HTTP (ハイパーテキスト転送プロトコル) : インターネットから Web ページにアクセスするときに使用するプロトコルです。Outlook では、HTTP は電子メール プロトコルとして使用されます。) アカウントを使用する場合、電子メール メッセージは Exchange アカウントと同様にサーバー上に保存されます。すべての Outlook 電子メール アカウントと同様、アイテムをローカル .pst ファイルにアーカイブまたは移動するように選択することもできます。サーバーからローカル .pst ファイルにアイテムをアーカイブまたは移動した場合は、.pst ファイルのバックアップを作成し、新しくインストールした Outlook でそれに再接続する必要があります。すべてのアイテムをサーバー上に保存する場合は、電子メール アカウント ウィザードを使用して IMAP アカウントまたは HTTP アカウントを作成した後、電子メール サーバー上のすべてのアイテムは Outlook で再度使用できるようになります。

古いデータ ファイルの移動

Outlook を新しいコンピュータまたは新しいハード ディスク (または再フォーマットしたハード ディスク) にインストールし、そこで古いデータを使用する準備ができました。

• Windows エクスプローラを使用して各個人用フォルダ ファイル (.pst) (個人用フォルダ ファイル (.pst) : 自分のコンピュータ上でのメッセージおよびその他のアイテムを保存するデータ ファイルです。.pst ファイルは、電子メールの既定の配信場所に設定したり、アイテムの整理やバックアップ用にも使用したりできます。) をバックアップ場所 (ネットワーク ドライブ、または CD ドライブやポータブル ハード ディスクのようなリムーバル メディア) から <ドライブ名>:\Documents and Settings\<ユーザー名>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook フォルダにコピーします。

データ ファイルは任意のフォルダに保存できますが、これは .pst ファイルの作成時に使用される Outlook の既定のフォルダです。

メモ  このフォルダは隠しフォルダです。Windows エクスプローラでこのフォルダを表示するには、まず隠しフォルダの表示を有効にする必要があります。Windows エクスプローラの [ツール] メニューの [フォルダ オプション] をクリックします。[表示] タブの [詳細設定] セクションの [ファイルおよびフォルダ] の下にある [ファイルとフォルダの表示] で、[すべてのファイルとフォルダを表示する] をクリックします。すべてのファイル名拡張子を表示するには、[登録されている拡張子は表示しない] チェック ボックスをオフにします。隠しフォルダは通常のフォルダではないことを示すために淡色表示されます。

Outlook の初回起動時のアカウントの設定

Outlook を初めて起動すると、電子メール アカウント情報を入力するように求められます。使用するアカウントの種類によっては、個人用フォルダ ファイル (.pst) という新しいデータ ファイルが作成されることがあります。これは Outlook を初めて使用する場合は便利です。しかし、Outlook を既に使用している場合は、pst に配信されている電子メール メッセージが既にあり、その .pst ファイルを引き続き使用する必要があります。古いデータを引き続き使用することはできますが、まず表示される質問に答えて、Outlook のセットアップを完了してください。Outlook が起動したら、古いデータを復元し、以前使用していた .pst ファイルに新着メッセージを配信するために、この後に説明する重要な手順に従います。

古い Outlook データ ファイルへのアクセス

POP3 アカウントを使用する場合、またはローカル個人用フォルダ ファイル (.pst) に配信するように Exchange アカウントを設定した場合は、そのファイルを開くように Outlook をセットアップする必要があります。

1. [ファイル] メニューの [開く] をポイントし、[Outlook データ ファイル] をクリックします。
2. 開く .pst ファイルをクリックし、[OK] をクリックします。

データ ファイルに関連付けられているフォルダの名前がナビゲーション ウィンドウ (ナビゲーション ウィンドウ : Outlook ウィンドウの左側にある列のことです。[ショートカット] や [メール] などのウィンドウや、各ウィンドウ内のショートカットやフォルダが表示されます。フォルダをクリックすると、フォルダ内のアイテムにすばやくアクセスできます。)のフォルダ一覧 (フォルダ一覧 : メールボックスで使用できるフォルダが表示されます。フォルダ一覧を表示するには、[移動] メニューの [フォルダ一覧] をクリックします。サブフォルダを表示するには、フォルダの横のプラス記号 (+) をクリックします。)に表示されます。表示名を変更していなければ、既定の "個人用フォルダ" となっています。

まだ作業の途中なので、現時点でナビゲーション ウィンドウにはおそらく個人用フォルダが 2 つ並んでいます。1 つは Outlook を初めて起動してアカウント情報を入力したときに作成されたフォルダです。もう 1 つは古いデータが入ったフォルダです。[受信トレイ] やその他のエントリ下のサブフォルダを表示して、古いデータが Outlook に読み込まれているかどうかを確認してください。古いアイテムがすべて復元されているのがわかります。

ナビゲーション ウィンドウに "個人用フォルダ" というエントリが 2 つある場合は、作業を円滑に行えるように、この後の「データ ファイル表示名カスタマイズ」の手順を実行してから、その後の手順に進むことをお勧めします。"個人用フォルダ" というトップ レベルのフォルダが 1 つしかない場合は、この後のセクションを飛ばし、「以前使用していた .pst ファイルへのメッセージの配信」の手順に進んでください。

データ ファイル表示名のカスタマイズ

既定の設定をそのまま使用している場合は、個人用フォルダが 2 つになるので混乱しやすくなります。画面上でだけ 2 つあるように見えるのではなく、実際にデータ ファイルが 2 つあります。1 つは Outlook を初めて起動したときに作成されたデータ ファイル、もう 1 つは先ほど追加した古いデータ ファイルです。混乱を避けるために、この時点で表示名をカスタマイズしておくことをお勧めします。

1. ナビゲーション ウィンドウで [個人用フォルダ] をマウスの右ボタンでクリックし、["個人用フォルダ" のプロパティ] をクリックします。
2. [詳細] をクリックします。
3. [名前] ボックスに、自分にとってわかりやすい名前 ("社内スタッフ" など) を入力します。
4. [OK] をクリックし、再度 [OK] をクリックします。

ナビゲーション ウィンドウに "社内スタッフ" というトップ フォルダが表示されます。この表示名により、このデータ ファイルを他のデータ ファイルと簡単に区別できます。

ヒント

ファイル名のカスタマイズは、複数の .pst アーカイブを使用する場合にも便利です。たとえば、月別の .pst ファイルを作成し、その月に送信したすべてのアイテムを保存する場合には、表示名を "個人用フォルダ" から "送信済みメール - 2003 年 12 月" など、もっとわかりやすい名前に変更するとよいでしょう。

以前使用していた .pst ファイルへのメッセージの配信

.pst ファイルは 1 つまたは複数使用することができますが、新着メッセージは 1 つの .pst ファイルにしか配信できません。

古いアイテムが Outlook で使用できるようになったら、主要データ ファイルを指定し、すべての新着アイテムをその .pst ファイルの [受信トレイ] に配信することを Outlook に教える必要があります。新着メッセージを配信するファイルまたはメールボックスを「既定の配信場所」と呼びます。

1. [ツール] メニューの [電子メール アカウント] をクリックします。
2. [既存の電子メール アカウントの表示と変更] をクリックし、[次へ] をクリックします。
3. [新着電子メールの配信場所] ボックスの一覧で、新着メッセージを配信する場所を選択します。

   .pst ファイルに独自の表示名を指定せず、さらに、前のセクションで説明した手順に従って .pst ファイルの名前を変更していない場合は、個人用フォルダというエントリがおそらく 2 つ表示されます。この場合はハイライトされていない方のエントリを選択してください。それには、矢印をクリックしてファイル一覧が表示されたら、一覧内の 2 つ目の個人用フォルダをクリックします。

4. [完了] をクリックします。
5. Outlook を終了して再起動します。

不要なデータ ファイルの破棄

Outlook のセットアップ時に作成された個人用フォルダ ファイルを破棄することもできます。その前に重要なのは、まずその個人用フォルダ内の [受信トレイ] をクリックし、現在までに新着アイテムが受信トレイに保存されていないことを確認することです。アイテムをクリックしてドラッグし、新しい .pst ファイルから古い .pst ファイルに移動することができます。 破棄する個人用フォルダ ファイルをマウスの右ボタンでクリックし、["個人用フォルダ" の切断] をクリックします。このオプションが無効になっている場合は、Outlook の初回起動時に作成された .pst ファイルを破棄しようとしている、つまり、既定の配信場所がまだ間違ったファイルに設定されているということです。破棄する個人用フォルダ ファイルにアイテムが入っていないことを確認するか、「以前使用していた .pst ファイルへのメッセージの配信」の手順を繰り返して既定の配信場所を変更してください。

間違ったファイルを削除してしまわないか心配する必要はありません。.pst ファイルを閉じても、そのファイルやその中のアイテムは削除されません。ファイルがナビゲーション ウィンドウに表示されなくなるだけです。.pst ファイルはいつでも追加して再表示することができます。

1. [ファイル] メニューの [開く] をポイントし、[Outlook データ ファイル] をクリックします。
2. 開く .pst ファイルをクリックし、[OK] をクリックします。