ナビゲーション ウィンドウ   新しく使いやすいナビゲーション ウィンドウから、Outlook の各部に移動したり、情報の表示方法を思うままに簡単に変更することができます。

頻繁に使用する電子メール フォルダや検索フォルダをお気に入りフォルダに追加できます。どちらも、ナビゲーション ウィンドウの [メール] ウィンドウ上部に表示されます。[予定表] ウィンドウでは、他のユーザーと共有している予定表を自分の予定表と並べて表示できます。[個人用の予定表の共有] リンクをクリックすることで、自分の予定表を他のユーザーと簡単に共有できます。[連絡先]、[仕事]、[メモ]、[履歴] の各ウィンドウでは、[個人用の連絡先の共有] や [個人用の仕事の共有] などのリンクをクリックすると、フォルダをすばやく共有できます。また、[共有の連絡先を開く] や [共有の仕事を開く] などのリンクをクリックすると、他のユーザーと共有しているフォルダを開くことができます。[現在のビュー] に表示されているビューの 1 つをクリックすることで、ビューを簡単に切り替えることもできます。[ショートカット] ウィンドウには、[Outlook Today] および [Outlook Update] へのリンクがあります。以前に Outlook バーに追加した Outlook 以外のファイルまたは場所 (Microsoft Excel ファイルや Web サイトなど) へのショートカットやショートカット グループは、Outlook 2003 へのアップグレード時に、自動的に [ショートカット] ウィンドウに移行されます。また、Outlook フォルダへのショートカットも、対応するウィンドウに自動的に移行されます。たとえば、予定表へのショートカットは、[予定表] ウィンドウに追加されます。

閲覧ウィンドウ   以前のバージョンの Outlook にあったプレビュー ウィンドウは、電子メール メッセージの閲覧用に再設計および最適化されました。閲覧ウィンドウは、便箋のように縦長に表示されます。新しい 2 行表示レイアウト機能と組み合わせると、従来のプレビュー ウィンドウに比べて、約 2 倍の情報を表示できます。また、会議出席依頼に返信したり、メッセージを開かなくても返信ボタンを使用できる機能なども追加されています。

並べ替え方法   カテゴリ、フラグ、および重要度によってメッセージをグループ化するなど、13 とおりの標準の並べ替え方法が定義されており、メッセージをさまざまな方法で表示できます。標準の並べ替え方法を切り替えるには、[並べ替え] の列見出しをクリックし、並べ替え方法を選択します。

予定表ビュー   予定表ビューはより機能的になり、一度に複数の予定表を表示できるようになりました。このビューでは、仕事リストが非表示になりましたが、[表示] メニューの [仕事リスト] をクリックすれば簡単に表示できるようになっています。また、ナビゲーション ウィンドウにカレンダー ナビゲータが表示されるようになり、この新しいインジケータで、現在の日付と時刻をすばやく簡単に表示できます。

迷惑メール フィルタ   迷惑メール フィルタは、Outlook 2003 の他の機能と連携して、不要な電子メール メッセージの受信を拒否できる新機能です。Microsoft Research で開発された最新技術を採用したこのフィルタでは、送信時間やメッセージの内容など複数の要因に基づいてメッセージを迷惑メールとして処理するかどうかが評価されます。このフィルタは、特定の送信者や特定の種類のメッセージを除外するのではなく、メッセージの一般的な内容に基づいてメールをフィルタします。また、メッセージ構造を高度な手法で分析して、メッセージが迷惑メールである確率を判断します。既定では、明らかに迷惑メールと判断できるメールだけをフィルタする低い処理レベルに設定されています。フィルタされたメッセージはすべて、専用の迷惑メール フォルダに移動され、後で検索または確認することができます。

特定の差出人を差出人セーフ リストに追加して、その差出人からのメッセージを迷惑メールとして検出しないようにすることができます。連絡先は既定で自動的に信頼されるため、[連絡先] フォルダにあるユーザーからのメッセージは迷惑メールとして検出されることはありません。差出人セーフ リストに含まれるユーザーからのメッセージだけを受け取るように Outlook を設定すると、受信トレイに着信するメッセージを完全に制御できます。受信拒否リストに差出人を追加することで、特定の電子メール アドレスまたはドメイン名からのメッセージを簡単にブロックできます。メーリング リストに登録している場合は、メーリング リストのアドレスを宛先セーフ リストに追加すれば、メーリング リストに送信されたメッセージは迷惑メールと見なされません。また、Microsoft Exchange Server 電子メール アカウントを使用している場合、その組織内からのメッセージは、メッセージの内容に関係なく迷惑メールとして検出されません。

検索フォルダ   検索フォルダは、特定の検索条件に一致するすべての電子メール アイテムが表示される仮想フォルダです。これらの電子メール メッセージは、1 つまたは複数の Outlook フォルダに格納されたまま表示されます。検索フォルダを作成する際は、[添付ファイルのあるメール] や [特定の人からのメール] などのさまざまなオプションを選択できます。また、ユーザー設定の検索フォルダを作成し、条件に合った電子メール メッセージだけが検索フォルダに表示されるように検索条件を定義できます。各検索フォルダには検索条件が保存され、常に最新の情報が維持されます。つまり、検索フォルダの検索条件に一致するアイテムがないかどうか、常にすべてのフォルダが監視されています。

検索フォルダは、[配布リストに送信されたメール] や [特定の人と交換したメール] などのさまざまな定義済みのオプションを使用して、すばやく設定できます。[未読のメール] 検索フォルダには、メールボックスのすべてのフォルダ内にある未読の電子メール メッセージがすべて表示されます。[サイズの大きなメール] には、メールボックス内にあるサイズの大きなメッセージがすべて表示されるため、メールボックスのサイズ管理に便利です。

仕訳ルール   仕訳ルールの作成と整理がさらに簡単になりました。独自のルールを作成するには、従来の Outlook 自動仕訳ウィザードを使用します。また、受信メッセージを管理したり、通知を受けるためによく使用される定義済みの仕訳ルールを選択することもできます。たとえば、定義済みの仕訳ルールとして [メッセージを受信したら、自分のモバイル デバイスに通知を送信する] を使用すると、外出中でも会議の変更通知を受け取ることができます。また、[特定の人からのメッセージに色付きのフラグを設定する] を使用すると、上司からのメッセージにフラグや優先順位を自動的に設定できます。電子メール メッセージを仕訳するルールをすばやく作成するには、メッセージをクリックし、ツールバーの [仕訳ルールの作成] をクリックします。ルールの一覧で、作成した仕訳ルールの概要を確認することもできます。各仕訳ルールには、指定した処理に対応するアイコンが表示されるようになりました。これにより、個別に開かなくても仕訳ルールの動作を確認できます。また、電子メール メッセージのほか、受信した会議出席依頼や会議の更新にも仕訳ルールを適用できるようになりました。

プライバシー機能の強化   HTML 形式のメッセージには、画像や音声が含まれていることがあります。これらの画像や音声の中には、メッセージ自体に含まれているのではなく、電子メール メッセージを開いたりプレビューしたときに Web サーバーからダウンロードされるものがあります。迷惑メールの差出人は、メッセージに Web ビーコンと呼ばれるしくみを組み込んでこの機能を悪用してきました。Web ビーコンは、ユーザーがメッセージを読んだりプレビューすると Web サーバーに通知します。これで、電子メール アドレスの有効性が確認されるので、その後も迷惑メールが送信されることになります。プライバシーを保護し、Web ビーコンを撃退するために、Outlook は、既定でインターネットから外部コンテンツをダウンロードしないように設定されています。電子メール メッセージが予告なくインターネット上の Web サーバーに接続しようとすると、ユーザーがそのコンテンツの表示を指示するまで、Outlook は接続をブロックします。ただし、差出人セーフ リストや宛先セーフ リストに登録されている電子メール アドレスやドメイン名の間でやり取りされる電子メール メッセージは例外です。これらは、ブロックされたコンテンツもダウンロードされます。この機能を使用して、不快なメッセージを表示しないようにすることができます。また、帯域幅の狭い接続を使用している場合は、ダウンロード時間と帯域幅を確認してから、イメージをダウンロードするかどうかを決定できます。

予定表を並べて表示   自分の予定表の横に、複数の予定表を表示できます。これらの予定表はまとめてスクロールできます。また、色分けとラベルにより、すばやくスケジュールを比較したり、会議のスケジュールを決定することができます。他のユーザーの予定表を開くと、それがナビゲーション ウィンドウの [予定表] ウィンドウに追加されます。このウィンドウで、ユーザー名の横にあるチェック ボックスをオンまたはオフにすることで、そのユーザーの予定表の表示と非表示を切り替えることができます。

電子メール メッセージの配布リストの展開   配布リストに含まれるすべての名前をすばやく表示するには、配布リスト名の横にある正符号 (+) をクリックします。これにより、電子メール メッセージのアドレス指定時に、配布リストを変更したり最初から作成したりしなくても、簡単にアドレス名の追加や削除を行うことがます。

電子メール エディタとして Word を使用   Word を電子メール エディタとして使用する場合は、新しいメッセージを作成する際に、新しい [電子メール] ツールバーがメッセージのすぐ上に表示されます。[電子メール] ツールバーは、[書式設定] および [標準] ツールバーの代わりに表示されます。[印刷] や [太字] など、これらのツールバーで頻繁に使用されるコマンドを 1 つにまとめることで、表示領域が節約されます。

個人情報スマート タグ メニュー   個人情報スマート タグ メニューを使って、相手の電話番号などの連絡先情報をすばやく調べたり、会議の設定などのタスクを行ったりすることができます。このメニューは、Outlook 内の個人名が表示されている場所で利用できます。

会議ワークスペース   これから開かれる会議のための情報や資料をすべて集中管理するには、それらを会議ワークスペース サイトに発行します。このサイトで、出席者、文書、タスク、および他の詳細情報を管理して、会議の計画や準備、会議後の整理などを行うことができます。会議の出席者は、会議出席依頼に添付されているリンクから、いつでもワークスペースにアクセスできます。リンクをクリックすると、出席者のブラウザにワークスペースが開かれます。このワークスペースで、情報を表示および編集したり、サイトに情報を追加したりできます。また、ワークスペースにより、最新の会議資料を参照したり、それらの資料を使用して共同で作業を行うこともできます。つまり、更新された文書を配布したり、文書への記入を要求する際に、大きなファイルを電子メールで送信する必要がありません。

Exchange キャッシュ モード   Microsoft Exchange Server 電子メール アカウントを使用している場合は、Exchange キャッシュ モードを使用することをお勧めします。メールボックスのローカル コピーが使用中のコンピュータに保存されるため、接続の種類が変更されても、情報にすばやくアクセスできます。

ローカル メールボックス内の情報は、Exchange サーバーと頻繁に同期がとられます。Exchange サーバーとの接続が中断されても、ローカルの情報で作業を続行できます。接続が回復すると、Outlook は自動的に変更内容の同期をとります。フォルダとアイテムは、再度同一になります。

接続できない場合でも作業を続行できるため、オフラインに切り替える必要はありません。Outlook 2003 が自動的に接続を開始するため、手動でサーバーに再接続する必要もありません。Exchange キャッシュ モードを使用すると、送受信グループを設定したり、オフラインで使用するフォルダを選択したり、それらのフォルダの同期をとる必要がなくなります。

インターネットを介した Exchange サーバーへのアクセス (RPC over HTTP)   Outlook は、速度が遅く使用できないこともある仮想プライベート ネットワーク (VPN) 接続を使用しないで、インターネットを介して Microsoft Exchange Server 2003 に接続できるようになりました。この機能により、組織のファイアウォールの外部で作業している場合でも、インターネットから Exchange Server 2003 のアカウントにリモートにアクセスできます。スマート カードやセキュリティ トークンなどの特別な接続やハードウェアは不要です。

アカウントごとの一意な署名   電子メール アカウントごとに異なる既定の電子メール署名を使用できます。

Unicode のサポート   Outlook は、テキスト エンコード方式として Unicode を採用しています。これにより、どのような言語で作成されたテキストでも正しく表示できます。ただし、オペレーティング システムがその言語をサポートしている必要があります。

Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager アドイン   Office 2003 に付属する Outlook 2003 with Business Contact Manager アドインを使用すると、ビジネス用連絡先、アカウント、および販売機会を 1 つの場所 (Outlook) で作成して管理できます。添付ファイル、写真、ビジネス メモ、製品情報などの関連情報を Outlook の連絡先に保存できます。これにより、ビジネス用連絡先の情報を予定、仕事、アラーム、および他の Office アプリケーション (Excel など) と簡単に統合できます。

インク デバイスのサポート   ペンと用紙を使用するように、タブレット PC で Office ドキュメントに手書きの文字をすばやく入力できます。

日本語版 Outlook の操作性の向上   日本語版の Outlook を使用している場合は、マウスの右ボタンで名前をクリックして [Outlook の連絡先に追加] をクリックすると、姓と名の組み合わせの一覧が表示されます。したがって、文字を切り取って姓と名のフィールドに貼り付けなくても、正しい組み合わせを選択できます。