何のために使うのかよくわからないと言われる Bcc フィールドの使い方から作業を自動化する方法まで、Microsoft Outlook® 2002/2003 についてはいろいろと知りたいことがあるようです。ここでは、便利なソリューション、鋭い意見をご紹介しましょう。
| 対象アプリケーション |
| Microsoft Office Outlook® 2003 |
| Microsoft Outlook® 2002 |
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今回は Microsoft Outlook® 2002/2003 について、いくつかの問題を解決しましょう。Outlook は仕事で、家庭で、そして携帯電話でも使われています。
最も一般的に使用されている Office アプリケーションの 1 つである Outlook の知識を増やすために、これまた一般的なよくある質問にお答えしましょう。
Bcc フィールドは何のため?
Outlook メッセージの Bcc フィールドにはどんな役割があると思いますか?
"Bcc" は "Bring champagne and caviar" (シャンパンとキャビアをお願い) の略でしょうか? すばらしい想像力ですが、残念ながら間違いです。でも、安心してください。このフィールドをどう使えばいいのか、知らないのはあなただけではありません。たとえばこんなときに、Bcc フィールドは役に立つのです。
グループ内の各ユーザーの名前を表示しないメール リストを作成したい場合。メール リストを作って情報を共有したいけど、どのユーザーがそのリストに入っているかは知られたくない、といったケースです。
またこんな例もあるでしょう。
電子メールを複数の受信者に送付する際に、受信者の名前を隠したいというときです。「各位殿」といった言葉で始まるメールで、受信者どうしがお互いに、一緒に送られた相手を知ることのないようにしたいこともありますよね。
秘密の送信先
こんなときにぴったりの機能が、Bcc フィールドです。実は、Bcc は Blind carbon copy (ブラインド カーボン コピー、つまり発送した証拠の見えない手紙のコピー) の略です。だれかの名前をメッセージ内のこのボックスに追加すると、メッセージのコピーはその人に送信されますが、追加した名前はメッセージの他の受信者には表示されません。
ところで、Outlook でも Outlook Express でも、Bcc フィールドの役目は同じです。どちらのアプリケーションでも、同じように Bcc フィールドを使えます。
自動返信とアラーム : 必要な場所にいるための次善の策
オフィスの外にいるときでも、すぐにメールを返信しないといけない場合がありますね。
こんなとき、とりあえずメールの差出人に対して、「出掛けています。後で再度送信してください」という内容の返信を、Outlook が自動で送っておいてくれたら便利だと思いませんか?
自動で返信する
面倒な仕事 (トイレの掃除、請求書の支払い、留守中のメールの返信) をすべてロボットがやってくれる時代はもう少し先ですが、それまでに、少なくともこのうちの 1 つの仕事は自動化することができます。
また、「こんなことができたら」と考えている方がいらっしゃるでしょう。毎週行われる定例会議の招集や、木曜日ごとに行うウィルス チェックのためにコンピュータの電源を切らずにおくように、社員全員に通知するなど、定期的な事前通知を自動的に送信できれば、仕事が随分、楽になると思いませんか?
面倒を片付ける
労力をかけずに社員全員に事前通知を行うには、受信者の画面にポップアップ表示されるアラームを使用するという手があります。
実際にアラームの会議を設定するには
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会議出席依頼を作成して、すべての社員を招待します。または、ちょっと工夫して、毎週忘れずに通知する必要のある人だけを招待します。
メモ 会議の設定の詳細については、Outlook のヘルプを参照してください。
- [定期的なアイテム] をクリックし、毎週一定の時刻に繰り返すように設定します。たとえば、毎週木曜日の退社直前の時刻午後 4:30 のように設定します。
- [アラーム] ボックスをクリックして、アラームが表示されるようにします。
- 「今晩はコンピュータの電源を切らずにおいてください。」などの件名を入力して、送信します。
要求が承諾されると、アラームが指定の時刻に表示されます。
もちろん、この方法が確実というわけではありません。Outlook にはすべてのアラームを解除する機能もあります。アラームを解除してしまった人には、別の手を考えなくてはなりません。
アドレスを保存する
受信したメールには差出人のアドレスが書かれていますが、これを自動的に [連絡先] の一覧に追加できないものかと考えたことはないでしょうか。ヘルプを探し回っても見つからなかったというのなら、申し訳ありません。簡単すぎて、入れるほどのことではなかったのかもしれません。とにかく次の手順を試してみてください。
クリック 3 回、これで OK
追加したいアドレスから送信されたメールを開いたら、3 回クリックする。たったこれだけの手順です。ではどうぞ。
- メッセージを開きます。
- [差出人] フィールドで、連絡先に追加する名前を右クリックします。
- ショートカット メニューの [連絡先フォルダに追加] をクリックします。
- [保存して閉じる] をクリックします。
ファイルを添付する
メッセージにファイルを添付するのに、困っている人もいるようですね。添付できたとしても、メッセージ本文にファイルが挿入されたり、メッセージの末尾に追加されたり。同じように添付しているはずなのになぜでしょうか?
メールの形式を変更する
これは電子メール形式の違いが原因です。メール形式についてざっと説明します。
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HTML 形式 これは、Outlook 2002 でメッセージを作成するときの既定の形式です。HTML 形式では、書式、配置、画像などを利用できます。一般的な電子メール アプリケーションはほとんど HTML を使用しているので、インターネットでメッセージを送信する場合はこの形式をお勧めします。
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テキスト形式 すべての電子メール アプリケーションで対応されている形式なので、確実に読めるメッセージが送れますが、HTML 形式ほど表現力はありません。
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リッチ テキスト形式 (RTF) Microsoft Exchange および Outlook でのみ対応できる形式です。RTF は箇条書き、配置、リンク オブジェクトなどをサポートしています。Outlook では、設定されている既定の形式に関係なく、会議出席依頼や仕事の依頼、および返信ボタンを含むメッセージが自動的に RTF 形式で作成されます。
HTML 形式かテキスト形式でメッセージを送信 (または返信) すると、添付ファイルは [件名] ヘッダーの下の [添付ファイル] ボックスに表示されます。RTF 形式を使用して送信 (または返信) すると、メッセージ本文中のカーソル位置に挿入されます。
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このコラムについて
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