休暇中にメッセージを受信した場合に、その相手に応じて何種類かの返信メッセージを使い分けられるといいと思いませんか?、たとえば、仕事の同僚への返信メッセージと、友人宛ての返信メッセージは違うメッセージにしたい場合などです。自動仕訳ウィザードと Microsoft Outlook® のテンプレートを使用すると、これが可能になります。次に、連絡先のグループへのユーザー設定の返信メッセージを作成する方法を説明します。

メモ  返信メッセージは、Outlook を実行しているときにだけ送信されます。ただし、Microsoft Exchange Server を使用している場合は、ルールに変更を加えて 、Outlook を実行しているかどうかにかかわらず、サーバーから自動的に返信メッセージが送信されるようにできます。

まず、自動返信テンプレートを作成する

メッセージをテンプレートとして保存するには、Microsoft Word を既定の電子メール エディタとする設定を一時的に解除する必要があります。

1. 新しい Outlook メッセージを開きます。
2. メッセージの本文で、ユーザー設定の返信で表示する情報を入力します。
3. [ファイル] メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。
4. [ファイル名] ボックスで、返信テンプレートの名前を入力します。
5. [ファイルの種類] ボックスで [Outlook テンプレート] をクリックし、[保存] をクリックします。
6. [ファイル] メニューの [閉じる] をクリックし、保存するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[いいえ] をクリックします。

次に、自動返信を送信するルールを作成する

1. [ツール] メニューの [自動仕訳ウィザード] をクリックします。
2. [このフォルダに変更を適用する] ボックスの一覧で、ルールを作成する [受信トレイ] をクリックします。
3. [新規作成] をクリックします。
4. [新しいルールを作成] をクリックします。
5. [受信メール用に独自のルールを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。
6. [条件を指定してください] ボックスの一覧で、[[差出人] が名前/配布リストの場合] チェック ボックスをオンにします。
7. [ルールの説明] ボックスの一覧で、下線付きの [名前/配布リスト] をクリックします。
8. [名前の入力/選択] ボックスに、ユーザー設定の返信を受信する人の名前を入力し、名前を入力するたびに [差出人] をクリックします。
9. [OK] をクリックし、[次へ] をクリックします。
10. [メッセージに対する処理を選択してください] ボックスの一覧で、[特定のテンプレート を使って返信する] チェック ボックスをオンにします。
11. [ルールの説明] ボックスの一覧で、下線付きの [特定のテンプレート] をクリックします。
12. [フォルダの場所] ボックスの一覧で、[ファイル システム内のユーザー テンプレート] をクリックします。
13. 上記で作成したテンプレートをクリックし、[開く] をクリックして [次へ] をクリックします。
14. 必要であれば、適用する例外条件の左側のチェック ボックスをオンにして、[次へ] をクリックします。
15. [仕訳ルールに名前を付けてください] ボックスで、ルールの名前を入力します。
16. [完了] をクリックして、[OK] をクリックします。

メモ  このルールをすべてのアカウントと受信トレイに適用するには、[この仕訳ルールをすべてのアカウント用に作成する] をクリックします。

実行する手順は、以上です。これで、上記の手順 8. で指定した人からのメッセージを受信すると、自動的にユーザー設定の返信が送信されるようになります。

重要  自動的に返信メッセージを送信するルールを設定すると、指定した人から受信したメッセージに対して、自動仕訳ウィザードによって返信が送信されます。