インターネット接続とコンピュータが一般家庭に広く普及している現在、自宅のコンピュータやハンドヘルド PC、Pocket PC などから、職場の Microsoft Outlook® 2002 の電子メールや予定表にアクセスできたら便利だとは思いませんか。ここでは、その方法について説明します。

Outlook では、職場からだけではなく、自宅や外出先から電子メールを送受信することや、予定表などの情報にアクセスすることが可能です。職場で Outlook を使用する場合、通常はローカル ネットワーク上のサーバーに接続します。自宅や外出先から Outlook にアクセスする場合は、次のいずれかの方法で職場のコンピュータにアクセスして、電子メールやその他の情報を管理することができます。

• デスクトップまたはラップトップコンピュータで、Outlook のリモート メールまたはオフライン フォルダ機能を使用します。
• Pocket PC やハンドヘルド PC などのモバイル デバイスを使用します。

この記事では、それぞれの方法の概要および詳細情報の参照先について説明します。

デスクトップまたはラップトップ コンピュータを使用する

Outlook のリモート メールまたはオフライン フォルダ機能を使用して、自宅のコンピュータから職場の電子メールや予定表にアクセスすることができます。リモート メールでは、メール サーバーに接続し、メッセージ ヘッダー、メッセージの本文、添付ファイルなどをダウンロードすることができます。オフライン フォルダでは、メール サーバーに接続していないときも、オフライン フォルダ ファイル (.ost) を使用してオフラインで作業することができます。次にオンライン状態になったときに、メール サーバー上のデータと .ost ファイルのデータを同期します。

リモート メールの使用が適している場合

受信ボックスのメッセージだけをダウンロードする場合は、リモート メール機能を使用します。リモート メールでは、先にメッセージ ヘッダーだけをダウンロードして不要なメッセージを選別することによって、必要なメッセージだけを選択してダウンロードすることができます。

次のような場合には、リモートメールを使用します。

• 受信トレイ内のメッセージだけをダウンロードしたいとき
• 電話回線の使用時間をできるだけ短くしたいとき
• 使用するコンピュータの接続速度が遅いとき
• ホテルや空港など、電話回線への接続コストが高額な場所から接続しているとき

オフライン フォルダの使用が適している場合

オフライン フォルダは、非常に柔軟な機能です。遠隔地のコンピュータからでも、受信トレイ、予定表、仕事などのすべてのフォルダの内容を、サーバー上の対応するフォルダの内容と同期することができます。さらに、フォルダ内のすべてのアイテムを 1 回の操作でダウンロードすることができます。

次のような場合に、オフライン フォルダを使用します。

• 予定表や連絡先フォルダなど、受信トレイ以外のフォルダの内容を他のコンピュータと同期したいとき
• 接続コストについて心配しなくてもよいとき
• 高速ブロードバンド接続 (DSL、ケーブル モデム、T1 またはそれ以上) を使用しているとき

リモート メールの設定およびオフライン フォルダ機能の使用の詳細については、Outlook ヘルプを参照してください。

電子メール サーバーに接続する

リモート メールを使用するには、自宅のコンピュータを職場の電子メール サーバーに接続する必要があります。接続の設定は、ローカル エリア ネットワーク (LAN)、従来のモデム (28.8 または 56 Kbps) を使用したダイアルアップ ネットワーク接続、モデム独自のダイアリング プログラムなどを使用して行います。

LAN を使用する  外部からインターネット ゲートウェイ経由で社内インターネットにアクセス可能であるか、またはインターネット電子メール サーバーが社内の LAN 上に設定されている必要があります。LAN 経由でインターネットに接続する場合、インターネット電子メール サーバーは、新規メッセージの着信を指定した間隔で自動的に確認します。LAN を使用できない場合は、ダイアルアップ ネットワーク接続を指定することもできます。

ダイアルアップ ネットワーク接続を使用する  遠隔地からダイアルアップ ネットワーク経由でオフライン フォルダを使用する場合は、まずコンピュータで、モデム、電話回線、およびダイアルアップ ネットワーク ソフトウェアの設定を行う必要があります。ダイアルアップ ネットワーク経由での接続に必要な電話番号、モデム設定、およびネットワーク プロトコルについての情報は、インターネット サービス プロバイダ (ISP) から提供されます。

他のダイアリング プログラムを使用する  たとえば、ダイアルアップ ネットワーク接続を使用していて接続速度が遅い場合などは、電子メール サーバーへの自動接続の確立を待たずに、手動で接続することもできます。

メモ  ここでは、DSL およびケーブル モデムを LAN 接続として扱います。通常、これらの接続は常時接続であり、手動で接続を確立する必要がないからです。

モバイル デバイスを使用している方のために、次の項では、自宅や他の場所から職場の電子メールや予定表に接続するためのモバイル デバイス用のオプションについて説明します。

Poket PC またはハンドヘルド PC を使用する

Pocket PC およびハンドヘルド PC は、特定の種類のモバイル デバイスを指し、デスクトップ コンピュータよりも TV に近い情報機器です。Pocket PC およびハンドヘルド PC には、それぞれのデバイス上で動作し、職場や自宅のコンピュータと情報を同期することのできる、専用の Outlook のバージョンが用意されています。Pocket PC およびハンドヘルド PC では、電子メールをオンラインで表示することができます。普段使用している ISP (MSN® や AOL など)、社内ネットワーク、およびインターネット ベースの電子メール (MSN® Hotmail® など) を経由して受信するメッセージを、Pocket PC およびハンドヘルド PC の受信トレイに表示することができます。

Microsoft Windows® を実行しているコンピュータで Microsoft ActiveSync® を使用することによって、直接接続またはリモート接続のどちらの場合でも、Pocket PC やハンドヘルド PC とデスクトップ コンピュータ間の情報を同期することができます。これらのモバイル デバイスでは、デスクトップまたはラップトップ コンピュータと同期するときに、USB ケーブル、シリアル ケーブル、または赤外線接続を使用して接続します。リモート アクセス サービス (RAS) を使用してモデム経由でサーバーに接続したり、ネットワーク (イーサネット) カードを使用して LAN に接続することもできます。 Pocket PC の各機能の詳細については、 Pocket PC Web サイトを参照してください。 ハンドヘルド PC の各機能の詳細については、「ハンドヘルド PC 2000 の特徴」を参照してください。

ActiveSync について

Microsoft ActiveSync は、すべての Windows Powered ブランドのモバイル デバイスに付属する同期ソフトウェアです。このソフトウェアを使用して、Pocket PC およびハンドヘルド PC の情報と、職場や自宅のコンピュータの情報を常に同一の状態に保つことができます。ActiveSync では、Pocket PC やハンドヘルド PC と職場や自宅のコンピュータを、すばやく、継続的かつ自動的に同期することができます。Outlook の予定表および電子メール メッセージすべてを同期させたり、特定の日付やメッセージだけを選択して同期させることもできます。

ActiveSync は、すべてのハンドヘルド PC に付属しています。ハンドヘルド PC では、Windows を実行しているコンピュータであれば、一度に最大 2 台のコンピュータ (職場と自宅のコンピュータなど) と同期をとることができます。または、Windows を実行している 1 台のコンピュータに複数のハンドヘルド PC を同期することも可能です。たとえば、社内業務用のメインのコンピュータが 1 台あり、外出先での業務用に複数のハンドヘルド PC がある場合など、この機能を使用すると便利です。

詳細情報

• ハンドヘルド PC に関するよく寄せられる質問
• ActiveSync 3.5
• 仕事場で個人用メールを使用する