受信トレイに届く大量の電子メール メッセージに手を焼いていませんか。[仕訳ルールと通知] ダイアログ ボックスを使用すれば、メッセージを自動的に処理して整理することができ、常に増え続けるメッセージを手作業で整理し続ける必要がなくなります。[仕訳ルールと通知] ダイアログ ボックスを使用して仕訳ルールを作成すると、以後、メッセージが受信トレイに届くときや、メッセージが送信されるときに、仕訳ルールが適用されます。

仕訳ルールとは

Microsoft Outlook の仕訳ルールとは、メッセージの処理と整理を自動化するために使用される、条件、処理、および例外のセットのことであり、イベントによってトリガされます。

以下に示すのは、イベント、条件、処理、および例外条件についての説明です。仕訳ルールはこれらの要素に基づいて作成および適用されます。

• "イベント" は、仕訳ルールをどのような場合に使用するかを決める要素です。選択可能なオプションとしては、[受信メール用に独自のルールを作成する] などがあります。
• "条件" は、どのメッセージを仕訳ルールの適用対象とするかを決める要素です。選択可能なオプションとしては、[自分だけに送信された場合] や [[CC] に自分の名前がある場合] があります。条件は 1 つまたは複数選択できます。条件を 1 つも選択しない場合は、すべての条件を選択した場合と同じになります。
• "処理" は、条件に一致するメッセージをどのように処理するかを決める要素です。処理は 1 つまたは複数選択することもできますし、何の動作も実行しないように指定することもできます。使用方法の例を挙げると、たとえば件名に「ジョーク」という単語が含まれているメッセージを読みたくない場合に、そのようなメッセージを削除するように設定することなどができます。
• "例外条件" は、仕訳ルールの適用対象から除外するメッセージを指定する要素です。例外は、1 つまたは複数選択することもできますし、何も選択しないままにしておくこともできます。指定した例外条件が 1 つでも当てはまる場合、そのメッセージには仕訳ルールが適用されません。たとえば、件名行に「ジョーク」が含まれていても、そのメッセージがいとこから送られてきたものであれば削除しないようにすることもできます。

仕訳ルールを使ってできること

次のような処理を自動化できます。

• 差出人に基づいて、メッセージを特定のフォルダに移動する。
• 特定の種類のメッセージ (外出中メッセージなど) を他のフォルダに移動する。
• 特定のテーマのメッセージを削除する。
• 特定の人物からのメッセージにフラグを設定する。
• 重要なメッセージが届いたら通知する (メッセージやサウンドなど)。
• メッセージを人または配布リストにリダイレクトする。
• 特定の種類のメッセージに対しては、事前に作成しておいたメッセージを自動的に返信する。
• メッセージの内容に応じて、送信するメッセージを分類する。
• メッセージの配信を、指定した時間だけ遅らせる。
• プログラムを起動する。

仕訳ルールをより有効に実行するには

仕訳ルールの実行順序を適切に決める

• Microsoft Exchange Server などのサーバー上で実行される仕訳ルールは常に先に処理され、コンピュータ上の Outlook で実行される仕訳ルールはその後で処理されます。仕訳ルールの順序を決める際には、このことを念頭に置きましょう。
• 上記 2 つのカテゴリごとに、[仕訳ルールと通知] ダイアログ ボックスの [仕訳ルール (表示順に適用されます)] の一覧で仕訳ルールを上下に並べ替えることによって、仕訳ルールの処理順序を変更することができます。この方法は簡単で、仕訳ルールを選択し、[上へ] ボタンまたは [下へ] ボタンをクリックするだけです。
• 仕訳ルールを自分のコンピュータ上のメッセージだけに適用するには、条件を指定する際に、[このコンピュータで送受信を行った場合のみ] を選択します。
• 同じメッセージに対して複数の仕訳ルールが適用されるのを避けたい場合 (特に複数の仕訳ルールの中の最下部の仕訳ルールを適用したくない場合) には、処理を指定する際に、[仕訳ルールの処理を中止する] を選択します。

仕訳ルール作成時の不注意によるエラーを防ぐ

• 入力ミスを防ぐために、メッセージを基に仕訳ルールを作成しましょう。メッセージを開き、[アクション] メニューの [仕訳ルールの作成] をクリックします。こうすると、多くの条件と例外が自動的に入力されます。
• 新しく作成した仕訳ルールをテストするには、["受信トレイ" 内のメッセージに仕訳ルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。
• 仕訳ルールを .rwz ファイルにエクスポートしてバックアップを作成するには、[仕訳ルールと通知] ダイアログ ボックス ([ツール] メニューの [仕訳ルールと通知] をクリック) で [オプション] をクリックし、[ルールをエクスポート] をクリックします。このファイルを他のコンピュータやラップトップにインポートすれば、同じ仕訳ルールを作成する必要がなく、作成中に手順を間違える心配もありません。

仕訳ルールの処理を高速化する

• メッセージ本文内の単語を探すような条件や例外条件は、できる限り使わないようにしましょう。短い電子メール メッセージでない限り、このような検索には長い時間がかかります。
• 条件を指定する際には、人または配布リストへ送信されたメッセージや、人または配布リストから送信されたメッセージではなく、受信者アドレスや差出人アドレス内の特定の単語を選択するようにしましょう。配布リスト内を検索するよりも、宛先フィールドや差出人フィールドで特定の名前や単語を検索する方が高速です。