オフラインとオンラインを切り替える

Microsoft Office Outlook 2007 では、メール サーバーに接続してオンラインで作業するか、オフラインで作業するかを、自動的に選択することも、手動で設定した場合にのみ選択することもできます。

この記事の内容


オフラインでの作業について

Outlook とメール サーバーでオンライン作業をしている場合、新規メールは随時受信され、送信メールはすぐに送信されます。ただし、オンラインでの作業が実用的ではない場合もあります。たとえば、作業している場所でネットワーク接続が利用できない場合があります。また、接続が利用できる場合でも、接続料金の課金を避けるために接続を使用したくない場合があります。

アカウントが Exchange に接続されている場合、メッセージはサーバーのメールボックスに保存されます。サーバーに接続してオンラインで作業しているときには、アイテムを開く、フォルダ間でアイテムを移動する、アイテムを削除するなど、Outlook のすべての機能を使用できます。一方、オフラインで作業しているときには、サーバー上のすべてのアイテムにアクセスできなくなります。このような場合は、コンピュータ上のオフライン フォルダ ファイル (.ost) に保存される、オフライン フォルダを使用すると便利です。

.ost ファイルは Exchange のメールボックスのレプリカ、つまりコピーです。オンラインになると、この .ost ファイルは両方のコピーが同じになるように自動的にサーバーと同期され、一方のコピーに加えられた変更は、もう一方にも反映されます。Exchange への接続が確立できない場合は自動的にオフラインで起動するように、Outlook を設定できます。また、オンラインとオフラインの接続状態を手動で切り替えたり、ローカル コンピュータ上で最新の状態に保つ Exchange フォルダを選択することもできます。

Exchange のアカウントを使用する場合は、Exchange キャッシュ モードの使用をお勧めします。Exchange キャッシュ モードを使用すると、オフラインで作業しなければならない理由のほとんどが解消されます。アイテムの作業をそのまま継続できるため、ネットワークに接続されていないことを意識することはほとんどありません。

既定では、Exchange キャッシュ モードではオフライン フォルダ ファイル (.ost) が作成および使用され、メールボックスにある全フォルダ内のアイテムの同期コピーがダウンロードおよび維持されます。ユーザーが自分のコンピュータ上でデータの処理を行うと、Outlook はこのデータをサーバーと同期します。

オフィス、自宅、または飛行機の中であっても、ネットワークの変更や利用可能性を意識する必要はありません。Exchange との接続が中断されても、データ処理をそのまま続行できます。接続が回復すると Outlook は自動的に変更を同期するので、サーバーおよびローカル コンピュータ上のフォルダとアイテムは、再び同じ内容になります。サーバーとの接続の管理、およびデータの最新状態の維持は、Outlook によって行われます。オフライン作業に切り替える必要や、サーバーへの再接続を何度も試みる必要はなく、これらはすべて自動で行われます。

また、Exchange キャッシュ モードを使用すると、オフラインで使用できるフォルダの選択や継続的な同期作業が自動的に行われるので、送受信グループを設定する必要もなくなります。

Exchange のメールボックスのローカル コピーとして何をダウンロードするかを詳細に制御する場合にのみ、オフライン作業を選択する必要があります。たとえば、転送するデータの量に基づいて課金される接続機器や接続サービスを使用する場合がこれに該当します。Exchange キャッシュ モードでは、すべてを最新状態に維持できます。オフライン作業では、送受信グループの使用によって、同期するデータの種類と量を細かく制御できます。

Exchange のアカウントを使用していない場合はどうでしょうか。多くのユーザーは、インターネット サービス プロバイダ (ISP) の POP3 アカウントや IMAP アカウント、または Microsoft Windows Live メールなどの HTTP アカウントを使用しています。オンラインの場合、つまりメール サーバーへの接続が利用できる場合は、Exchange、IMAP、および HTTP の電子メール アカウントのメッセージが直ちに送受信されます。POP3 電子メール アカウントの場合は、[メール セットアップ] タブ ([ツール] メニューの [オプション] をクリックして表示) の [接続したら直ちに送信する] チェック ボックスがオンになっていると、メッセージが直ちに送信されます。オフラインの場合は、すべてのアカウントで [送受信グループ] ダイアログ ボックスの送受信時刻の予定表が使用されます。IMAP 電子メール アカウントの場合も、オフライン時にフォルダは利用できません。

オフラインで作業しているときには、ユーザーが選択した場合にのみメール サーバーに接続されます。オフライン時に、新規メッセージの確認、ダウンロードのマークを付けたヘッダーのダウンロード、またはメッセージの送信のために、Outlook がメール サーバーに接続することはありません。

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Microsoft Exchange のアカウントを使用している場合

オンラインとオフラインを切り替えるには、Outlook を再起動する必要があります。オンラインとオフラインの接続状態を切り替える場合は、柔軟性の高い Exchange キャッシュ モードを使用することを検討します。

オフラインで作業するための最も簡単な方法は、Outlook の既定の設定を使用することです。オフライン フォルダ ファイル (.ost) の保存場所などの設定をカスタマイズしたい場合は、「カスタマイズしたセットアップ」の手順に従ってください。

簡易セットアップ

  1. [ファイル] メニューの [オフライン作業] をクリックします。

[ファイル] メニューの [オフライン作業]

  1. オフライン フォルダ ファイル (.ost) を設定するには、[OK] をクリックします。

既定では、[起動時にこの画面を表示してオフラインとオンラインを選択する] チェック ボックスがオンになっています。接続が利用できる場合に常にオンラインで作業する場合は、このチェック ボックスをオフにします。

.ost ファイルが作成された後、Outlook を終了して再起動したときに、Exchange のメールボックスと .ost ファイルを同期する必要があります。この作業を簡単に行うには、[ツール] メニューの [送受信] をポイントし、[すべて送受信] をクリックします。

カスタマイズしたセットアップ

コンピュータ上での .ost ファイルの保存場所など、オフライン フォルダ ファイル (.ost) の設定をカスタマイズする場合は、次の操作を行います。

  1. オフライン フォルダ ファイルを設定していない場合は、オフライン フォルダ ファイル (.ost) を作成します。

表示オフライン フォルダ ファイル (.ost) を作成する

  1. [ツール] メニューの [アカウント設定] をクリックします。
  2. [電子メール] タブで Exchange のアカウントをクリックし、[変更] をクリックします。
  3. [詳細設定] をクリックします。
  4. [詳細設定] タブをクリックし、[オフライン フォルダ ファイルの設定] をクリックします。
  5. [ファイル] ボックスに .ost ファイルとして使うファイルの名前を入力します。

既定のファイル名は Outlook.ost です。このファイルが存在する場合は、新しい名前を入力するよう求められます。

  1. [ツール] メニューの [アカウント設定] をクリックします。
  2. [電子メール] タブで Exchange のアカウントをクリックし、[変更] をクリックします。
  3. [詳細設定] をクリックします。
  4. 次のいずれかの操作を行います。
  • 常にオフラインで Outlook を起動する     [手動で接続状態をコントロールする] をクリックし、[オフライン後、ダイヤルアップ ネットワークを使用する] をクリックします。
  • Outlook の起動時にオフラインで作業するかオンラインで作業するかを選択する     [手動で接続状態をコントロールする] をクリックし、[起動時に接続の種類を選択する] チェック ボックスをオンにします。
  • 常にネットワークに接続する     [手動で接続状態をコントロールする] をクリックし、[ネットワークを使用して接続する] をクリックします。
  • サーバーへの接続が利用可能かどうかを自動的に検出する     [自動的に接続状態を検出する] をクリックします。メール サーバーに接続できない場合は、自動的にオフライン モードで起動します。

 メモ    [秒後にサーバー接続からタイムアウトする] ボックスで、サーバーが応答するまで Outlook が待機する時間を指定します。指定した時間内にサーバーとの接続を確立できない場合は、ダイアログ ボックスが表示され、接続を再試行するか、またはオフラインで Outlook を起動するかを選択できます。

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Exchange キャッシュ モードで Exchange のアカウントを使用している場合

  • [ファイル] メニューの [オフライン作業] をクリックします。

[ファイル] メニューの [オフライン作業]

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POP3、IMAP、または HTTP アカウントを使用している場合

  • [ファイル] メニューの [オフライン作業] をクリックします。

[ファイル] メニューの [オフライン作業]

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適用対象:
Outlook 2007