不在時に受信したメールに自動的に返信する

コンピュータから離れた場所にいて、電子メール メッセージを確認できない場合は、Microsoft Office Outlook 2007 で一部またはすべての送信者に自動応答メッセージを送信するように設定できます。

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使用する電子メール アカウントの種類

使用する電子メール アカウント (電子メール アカウント: 電子メール サービスに接続するために使用するサーバー名、ユーザー名、パスワード、および電子メール アドレスです。システム管理者またはインターネット サービス プロバイダー (ISP) によって提供される情報を基に作成します。)の種類によって、利用できる機能が決まります。

  • 接続している電子メール サーバーの種類がわかっている場合は、該当する説明の箇所に進んでください。
  • 使用しているアカウントの種類を調べる必要がある場合は、次の説明を参照してください。

Exchange アカウントを使用しているかどうかを調べる最も簡単な方法の 1 つは、[ツール] メニューに [不在時のアシスタント] コマンドがあるかどうかを確認することです。メニューの一番下にある 展開ボタン (展開ボタン) をクリックして、[ツール] メニューのすべてのコマンドを表示します。

[ツール] メニューに [不在時のアシスタント] コマンドが存在し、このコマンドをクリックすると次のダイアログ ボックスが表示される場合は、Exchange 2007 にアカウントがあります。この場合は、「Microsoft Exchange Server 2007 アカウントからの自動返信」に進んでください。

[不在時のアシスタント] ダイアログ ボックス

[ツール] メニューに [不在時のアシスタント] コマンドが存在するが、このコマンドをクリックすると次のダイアログ ボックスが表示される場合は、Exchange Server 2003 以前のバージョンにアカウントがあります。この場合は、「Microsoft Exchange Server 5.5-2003 アカウントからの自動返信」に進んでください。

[不在時のアシスタント] ダイアログ ボックス

[ツール] メニューに [不在時のアシスタント] コマンドが存在しない場合は、Exchange アカウントが存在しない可能性があります。ただし、ルールを使用することによって、[不在時のアシスタント] の動作の多くと同様の動作を実現できます。その方法については、「POP3 および IMAP アカウントの自動返信」を参照してください。

表示使用している電子メール アカウントの種類を特定する別の方法

Outlook の [アカウント設定] ダイアログ ボックスを確認することによって、Outlook のプロファイルにある電子メール アカウントの種類を調べることができます。

  1. [ツール] メニューの [アカウント設定] をクリックします。
  2. [電子メール] タブの [種類] 列に、各電子メール アドレスのアカウントの種類が表示されます。

[アカウント設定] の [電子メール] タブ

一部の機能は、特定のバージョンの Microsoft Exchange を必要とします。たとえば、[外出先で Outlook を使う] 機能を使用するには、Exchange 2003 以降が必要です。

接続している Exchange のバージョンを特定する方法については、「アカウントが接続する Microsoft Exchange のバージョンを確認する」を参照してください。

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Microsoft Exchange Server 2007 アカウントからの自動返信

この機能を使用するには、Microsoft Exchange 2007 のアカウントを使用している必要があります。一般に、個人用アカウントは Exchange を使用していません。

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不在時のアシスタントを有効または無効にする

Outlook と Exchange 2007 アカウントを使用する場合は、不在時のアシスタントの新しい機能とユーザー インターフェイスを利用できます。新しい機能には、次のようなものがあります。

  • リッチ テキストの書式設定     返信でフォント、色、および書式を使用できます。
  • 組織の外部の送信者に自動応答を送信する     不在時の自動応答を、組織内と組織外の両方の受信者に合わせてカスタマイズできます。たとえば、社外に送信する、より一般的なメッセージには、代理の連絡先の名前、電話番号、または電子メール アドレスを含めないようにすることができます。
  • 不在時の自動応答の開始時刻と終了時刻を事前にスケジュールする     不在時の自動応答機能を有効または無効にするのを忘れることがなくなります。自動応答を送信する日時をスケジュールできます。
  1. [ツール] メニューの [不在時のアシスタント] をクリックします。

[ツール] メニューの [外出中] コマンド

  1. [不在時の自動応答を送信する] をクリックします。
  2. [自分の所属組織内] タブで、不在時に送信する応答メッセージを入力します。

フォント、フォント サイズ、およびその他のテキスト書式を変更するためのコントロールを使用できます。

必要に応じて、組織外の送信者に自動応答を送信できます。自動応答を、すべての電子メール メッセージの送信者に送信するか、または連絡先に登録している送信者にのみ送信するかを選択できます。

 メモ   この連絡先は使用する Exchange の [連絡先] フォルダに存在している必要があります。連絡先が個人用フォルダ ファイル (.pst) 内のフォルダにのみ存在している場合は、自動応答メッセージは送信されません。

  1. [自分の所属組織外] タブで、不在時に送信する応答メッセージを入力します。

フォント、フォント サイズ、およびその他のテキスト書式を変更するためのコントロールを使用できます。

  1. [自分の所属組織外のユーザーに不在時の自動応答を送信する] チェック ボックスをオンにします。
  2. [個人用の連絡先のみ] または [自分の所属組織外のユーザー] をクリックして、自動応答の送信先を指定します。

[自分の所属組織外のユーザーに不在時の自動応答を送信する] チェック ボックスがオンになっている場合、[自分の所属組織外] タブのタブ名の横に "(オン)" と表示されます。

不在時のアシスタントでルールを使用する

この機能を使用するには、Microsoft Exchange 2000、2003、または 2007 のアカウントを使用している必要があります。一般に、個人用アカウントは Exchange を使用していません。 アカウントが接続している Exchange のバージョンを特定する方法については、「アカウントが接続する Microsoft Exchange のバージョンを確認する」を参照してください。

不在時に電子メール メッセージをチェックしない場合は、不在時のアシスタントでルールを使用し、Outlook での処理を指定することによって、自動的に受信メッセージを管理します。たとえば、自動的にメッセージを他のフォルダに移動またはコピーする、メッセージを削除する、ユーザー設定の応答を送信するなどのルールを作成できます。

ルールを作成した場合は、そのルールが Outlook でどのように適用されるかを理解することが重要です。

  • ルールは、ルールの一覧の上から順に適用されます。
  • [ルールの編集] ダイアログ ボックスで複数の条件を指定すると、すべての条件と一致するメッセージにルールが適用されます。たとえば、差出人が "鈴木 美保子" で、[件名] ボックスに "マーケティング会議" という条件を設定すると、両方の条件と一致するメッセージにのみルールが適用されます。
  • ただし、1 つの条件に複数の項目を設定すると、条件の少なくとも 1 つと一致するメッセージにルールが適用されます。たとえば、差出人に "鈴木 美保子;小倉 えり" という条件を指定すると、"鈴木 美保子" というユーザーから送信されたメッセージと、"小倉 えり" というユーザーから送信されたメッセージの両方にルールが適用されます。
  1. [ツール] メニューの [不在時のアシスタント] をクリックします。
  2. [ルールの追加] をクリックします。
  3. [次の条件に一致するメッセージが着信したとき] で、ルールを適用するメッセージが満たす必要がある条件を指定します。
  4. 他の条件を指定する場合は、[詳細設定] をクリックし、オプションを選択して、[OK] をクリックします。
  5. このルールが最後に適用されるように指定する場合は、[この後のルールを処理しない] チェック ボックスをオンにします。
  6. [実行する処理] で、目的の処理を選択します。複数の処理を選択できます。

 メモ   [不在時のアシスタント] ダイアログ ボックスのルールの一覧で、メッセージを削除するルールをオンにしても、メッセージ自体は削除されません。

不在時のアシスタントで使用するルールを編集する

この機能を使用するには、Microsoft Exchange 2000、2003、または 2007 のアカウントを使用している必要があります。一般に、個人用アカウントは Exchange を使用していません。 アカウントが接続している Exchange のバージョンを特定する方法については、「アカウントが接続する Microsoft Exchange のバージョンを確認する」を参照してください。

  1. [ツール] メニューの [不在時のアシスタント] をクリックします。

[ツール] メニューの [外出中] コマンド

  1. ルールを編集するには、次のいずれかの操作を行います。
    • 特定のルールを変更する    
      1. [ルール] をクリックし、ルールを選択して、[ルールの編集] をクリックします。
      2. ルールの条件と処理を変更します。
    • ルールが受信メッセージに適用される順序を変更する    
  1. [不在時に受信したメッセージに次のルールが適用されます] で、順番を移動するルールをクリックします。
  2. 上に移動するときは [上へ]、下に移動するには [下へ] をクリックします。
  • ルールを削除する    
    1. [不在時に受信したメッセージに次のルールが適用されます] で、削除するルールをクリックします。
    2. [ルールの削除] をクリックします。

不在時のアシスタントで使用するルールを有効または無効にする

この機能を使用するには、Microsoft Exchange 2000、2003、または 2007 のアカウントを使用している必要があります。一般に、個人用アカウントは Exchange を使用していません。 アカウントが接続している Exchange のバージョンを特定する方法については、「アカウントが接続する Microsoft Exchange のバージョンを確認する」を参照してください。

  1. 不在時のルールを有効または無効にするには、[ツール] メニューの [不在時のアシスタント] をクリックします。

[ツール] メニューの [外出中] コマンド

  1. [ルール] をクリックします。
  2. [状況] 列で、有効または無効にするルールの横にあるチェック ボックスをオンまたはオフにします。

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Microsoft Exchange Server 2000 および Exchange Server 2003 のアカウントの自動返信

この機能には、Microsoft Exchange 2000 または 2003 のアカウントが必要です。家庭用の個人アカウントでは、多くの場合 Exchange が使用されていません。アカウントが接続している Exchange のバージョンを特定する方法については、「アカウントが接続する Microsoft Exchange のバージョンを確認する」を参照してください。

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不在時のアシスタントを有効または無効にする

  1. [ツール] メニューの [不在時のアシスタント] をクリックします。
  2. [不在] をクリックします。
  3. [送信者に 1 度だけ自動返信する文字列] ボックスに、不在時に自動的に送信する返信の内容を入力します。
  4. 必要に応じて、受信メールを処理するためのルールを作成します。
    1. [ツール] メニューの [不在時のアシスタント] をクリックします。

[ツール] メニューの [外出中] コマンド

 メモ   [不在時のアシスタント] コマンドがメニューに表示されるのは、Exchange Server の電子メール アカウントを使用している場合のみです。

  1. [ルールの追加] をクリックします。
  2. [次の条件に一致するメッセージが着信したとき] で、ルールに関連付けられた処理を実行するためにメッセージが満たす必要がある条件を指定します。
  3. 他の条件を指定する場合は、[詳細設定] をクリックし、オプションを選択して、[OK] をクリックします。
  4. このルールが最後に適用されるように指定する場合は、[この後のルールを処理しない] チェック ボックスをオンにします。
  5. [実行する処理] でオプションを選択します。オプションは複数選択できます。

 メモ   [不在時のアシスタント] ダイアログ ボックスのルールの一覧で、メッセージを削除するルールをオンにしても、メッセージ自体は削除されません。

不在時のアシスタントでルールを使用する

この機能には、Microsoft Exchange 2000 または 2003 のアカウントが必要です。アカウントが接続している Exchange のバージョンを特定する方法については、「アカウントが接続する Microsoft Exchange のバージョンを確認する」を参照してください。

不在時に電子メール メッセージをチェックしない場合は、不在時のアシスタントでルールを使用し、Outlook での処理を指定することによって、自動的に受信メッセージを管理します。たとえば、自動的にメッセージを他のフォルダに移動またはコピーする、メッセージを削除する、ユーザー設定の応答を送信するなどのルールを作成できます。

ルールを作成した場合は、そのルールが Outlook でどのように適用されるかを理解することが重要です。

  • ルールは、ルールの一覧の上から順に適用されます。
  • [ルールの編集] ダイアログ ボックスで複数の条件を指定すると、すべての条件と一致するメッセージにルールが適用されます。たとえば、差出人が "鈴木 美保子" で、[件名] ボックスに "マーケティング会議" という条件を設定すると、両方の条件と一致するメッセージにのみルールが適用されます。
  • ただし、1 つの条件に複数の項目を設定すると、条件の少なくとも 1 つと一致するメッセージにルールが適用されます。たとえば、差出人に "鈴木 美保子;小倉 えり" という条件を指定すると、"鈴木 美保子" というユーザーから送信されたメッセージと、"小倉 えり" というユーザーから送信されたメッセージの両方にルールが適用されます。
  1. [ツール] メニューの [不在時のアシスタント] をクリックします。

[ツール] メニューの [外出中] コマンド

  1. [ルール] をクリックします。
  2. [ルールの追加] をクリックします。
  3. [次の条件に一致するメッセージが着信したとき] で、ルールに関連付けられた処理を実行するためにメッセージが満たす必要がある条件を指定します。
  4. 他の条件を指定する場合は、[詳細設定] をクリックし、オプションを選択して、[OK] をクリックします。
  5. このルールが最後に適用されるように指定する場合は、[この後のルールを処理しない] チェック ボックスをオンにします。
  6. [実行する処理] でオプションを選択します。オプションは複数選択できます。

 メモ   [不在時のアシスタント] ダイアログ ボックスのルールの一覧で、メッセージを削除するルールをオンにしても、メッセージ自体は削除されません。

不在時のアシスタントで使用するルールを編集する

この機能には、Microsoft Exchange 2000 または 2003 のアカウントが必要です。アカウントが接続している Exchange のバージョンを特定する方法については、「アカウントが接続する Microsoft Exchange のバージョンを確認する」を参照してください。

  1. [ツール] メニューの [不在時のアシスタント] をクリックします。

[ツール] メニューの [外出中] コマンド

[不在時のアシスタント] がメニューに表示されるのは、Exchange Server の電子メール アカウントを使用している場合のみです。

  1. ルールを編集するには、次のいずれかの操作を行います。
    • 特定のルールを変更する    
      1. ルールを選択し、[ルールの編集] をクリックします。
      2. ルールの条件と処理を変更します。
    • ルールが受信メッセージに適用される順序を変更する    
  1. [不在時に受信したメッセージに次のルールが適用されます] で、順番を移動するルールをクリックします。
  2. 上に移動するときは [上へ]、下に移動するには [下へ] をクリックします。
  • ルールを削除する    
  1. [不在時に受信したメッセージに次のルールが適用されます] で、削除するルールをクリックします。
  2. [ルールの削除] をクリックします。

不在時のアシスタントで使用するルールを有効または無効にする

この機能には、Microsoft Exchange 2000 または 2003 のアカウントが必要です。アカウントが接続している Exchange のバージョンを特定する方法については、「アカウントが接続する Microsoft Exchange のバージョンを確認する」を参照してください。

  1. 不在時のルールを有効または無効にするには、[ツール] メニューの [不在時のアシスタント] をクリックします。

[ツール] メニューの [外出中] コマンド

  1. [状況] 列で、有効または無効にするルールの横にあるチェック ボックスをオンまたはオフにします。

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POP3 および IMAP アカウントの自動返信

使用するプロファイルに Exchange Server 電子メール アカウントが含まれていない場合、Outlook 電子メール テンプレートと Outlook のルールを組み合わせて、不在時のアシスタントの機能を再現できます。この組み合わせによって、POP3 または IMAP 電子メール アカウントを使用して、受信メッセージに対して自動応答を送信できます。

 重要   自動応答メッセージを送信するには、不在時に、コンピュータの電源を入れて、Outlook を実行した状態にしておく必要があります。

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メッセージ テンプレートを作成する

  1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントし、[メッセージ] をクリックします。
  2. [オプション] タブの [形式] で [テキスト] をクリックします。
  3. メッセージの本文に、自動応答として送信するメッセージを入力します。
  4. メッセージ ウィンドウで、ボタン イメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[名前を付けて保存] をクリックします。
  5. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、[ファイルの種類] ボックスの一覧の [Outlook テンプレート (*.oft)] をクリックします。
  6. [ファイル名] ボックスにメッセージ テンプレートの名前を入力し、[保存] をクリックします。

新着電子メール メッセージに自動的に返信するルールを作成する

次のいずれかの操作を行います。

  1. [ツール] メニューの [仕訳ルールと通知] をクリックします。
  2. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスで、[新しい仕分けルール] をクリックします。
  3. [新しい仕分けルールを作成する] の [受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。
  4. [条件を指定してください] で、[自分だけに送信された場合] チェック ボックスをオンにし、必要なその他の条件を選択し、[次へ] をクリックします。
  5. 受信するすべてのメッセージにこのルールが適用されることを示すダイアログ ボックスが表示されたら、[はい] をクリックします。
  6. [メッセージに対する処理を選択してください] で、[特定のテンプレートを使って返信する] チェック ボックスをオンにします。
  7. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)] で、[特定のテンプレート] をクリックします。
  8. [返信用テンプレートの選択] ダイアログ ボックスの [フォルダの場所] ボックスで、[ファイル システム内のユーザー テンプレート] をクリックします。
  9. 前に作成したテンプレートを選択し、[開く] をクリックします。
  10. [次へ] をクリックします。
  11. 必要に応じて、自動応答ルールの例外のチェック ボックスをオンにします。
  12. [次へ] をクリックします。
  13. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定してください] で、自動応答ルールの名前を入力し、[完了] をクリックします。

自動仕分けウィザードの [特定のテンプレートを使って返信する] ルールによって、1 回のセッションで各送信者に 1 回だけ自動応答メッセージが送信されます。このルールによって、1 人の送信者から複数のメッセージを受信した場合に、Outlook から繰り返し返信が送信されることを防止します。セッションが終了するまでの間、応答の送信先のユーザーの一覧が記録されます。ただし、Outlook を終了して再起動すると、自動応答を受信した送信者の一覧は初期化されます。

 重要   自動仕分けウィザードを使用して自動的に返信するには、Outlook が実行され、新着メッセージを定期的に確認するように設定されている必要があります。

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適用対象:
Outlook 2007