ルールは、ユーザーが指定した条件に基づいて、送信または受信メッセージに対して Microsoft Outlook で自動的に実行されるアクションです。ルールは、テンプレートやメッセージから作成することも、独自の条件を使用して作成することもできます。
この記事の内容
ルールを使用して電子メール メッセージを管理する方法
ルールは、受信または送信したメッセージが指定した条件を満たす場合に Microsoft Outlook で自動的に実行されるアクションです。自動仕分けウィザードを使用して、さまざまな条件およびアクションを選択できます。ルールを使用すると、メッセージを整理し、最新の状態を保つことができます。
ルールは、メッセージの整理と通知の 2 つのカテゴリのいずれかに分類されます。ルールは開封されたメッセージではなく未開封のメッセージにのみ適用されます。
自動仕分けウィザードには、よく使用されるルールのテンプレートが用意されています。
- メッセージの整理 このルールは、メッセージを整理したり、メッセージに対して処理を実行するときに役立ちます。たとえば、村中真人という特定の送信者からのメッセージで、[件名] 行に "売上" という単語が含まれるメッセージにフラグを設定し、売上という分類項目を割り当てて、"村中さんの売上" という名前のフォルダーに移動するルールを作成できます。
- 情報の通知 このルールは、特定のメッセージを受信したときに指定した方法で通知するルールです。たとえば、家族からメッセージを受信したときに携帯電話に自動的に通知を送信するというルールを作成することができます。
- 新しい仕分けルールを作成する これはユーザーが自分で作成するルールです。
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ルールを作成する
- [ホーム] タブの [アクション] で [ルール] をクリックし、[仕分けルールと通知を管理します] をクリックします。
- 電子メール アカウントが複数ある場合は、[このフォルダーに変更を適用する] ボックスの一覧で、目的の [受信トレイ] をクリックし、[新しいルール] をクリックします。
テンプレートからルールを作成する場合は、次の操作を行います。
- [ステップ 1: テンプレートを選択してください] で、[メッセージの整理] または [情報の通知] のいずれかのテンプレートのコレクションからテンプレートを選択します。
- [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、下線部分をクリックします。たとえば、[名前/配布リスト] のリンクをクリックすると、アドレス帳が表示されます。
- [ステップ 1: 条件を選択してください] で、メッセージにルールを適用するための条件を選択します。
- [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、必要に応じて下線部分をクリックし、[次へ] をクリックします。
- [ステップ 1: 処理を選択してください] で、指定した条件が満たされた場合にルールで実行する処理を選択します。
- [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、必要に応じて下線部分をクリックし、[次へ] をクリックします。
- [ステップ 1: 例外条件を選択してください] で、ルールの例外条件を選択し、[次へ] をクリックします。
- ルールの名前を入力し、必要に応じてその他のオプションを選択して、ルールの作成を終了します。
- 既に特定のフォルダーにあるメッセージに対してこのルールを実行する場合は、[<フォルダー> 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。
- このルールをすべての電子メール アカウントと各アカウントに関連付けられた受信トレイに適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。
- [完了] をクリックします。
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独自の条件、アクション、および例外を選択してルールを作成するには、次の操作を行います。
- [ホーム] タブの [アクション] で [ルール] をクリックします。
- 電子メール アカウントが複数ある場合は、[このフォルダーに変更を適用する] ボックスの一覧で、目的の [受信トレイ] をクリックします。
- [新しい仕分けルール] をクリックします。
- [新しい仕分けルールを作成する] で、[受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] または [送信メール用に独自の仕分けルールを作成する] のいずれかをクリックし、[次へ] をクリックします。
- [ステップ 1: 条件を選択してください] で、メッセージにルールを適用するための条件を選択します。
- [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、必要に応じて下線部分をクリックし、[次へ] をクリックします。
- [ステップ 1: 処理を選択してください] で、指定した条件が満たされた場合にルールで実行する処理を選択します。
- [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、必要に応じて下線部分をクリックし、[次へ] をクリックします。
- [ステップ 1: 例外条件を選択してください] で、ルールの例外条件を選択し、[次へ] をクリックします。
- ルールの名前を入力し、必要に応じてその他のオプションを選択して、ルールの作成を終了します。
- 既に特定のフォルダーにあるメッセージに対してこのルールを実行する場合は、[<フォルダー> 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。
- このルールをすべての電子メール アカウントと各アカウントに関連付けられた受信トレイに適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。
- [完了] をクリックします。
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メッセージから直接ルールを作成できます。たとえば、あるユーザーからのメッセージを特定のフォルダーに移動するメッセージを作成できます。
メッセージからルールを作成する場合は、次の操作を行います。
- ルールの基になるメッセージを右クリックし、[ホーム] タブの [アクション] で [ルール] をクリックし、[仕分けルールの作成] をクリックします。
- [仕分けルールの作成] ダイアログ ボックスで、目的の条件のチェック ボックスをオンにします。選択したメッセージから取り出された情報が多数のオプションに既に設定されています。
- [アイテムをフォルダーに移動する] チェック ボックスをオンにします。
- 既存のフォルダーをクリックするか、[新規作成] をクリックして、メッセージを保存する新規のフォルダーを作成します。
- ルールにさらに条件、アクション、および例外を追加するには、[詳細オプション] をクリックし、自動仕分けウィザードの指示に従って操作を行います。
ヒント ルールをすぐに実行するには、自動仕分けウィザードの最後のページの [<フォルダー> 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。
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ルールを手動で実行する
1 つ以上のルールを手動で実行する必要がある場合は、次の操作を行います。
- [アクション] メニューの [ルール] をクリックします。
- [仕分けルールと通知を管理します] ダイアログ ボックスで、ルールの横にあるチェック ボックスをオフにしてルールを無効にします。
- [仕分けルールの実行] をクリックします。
- [仕分けルールの実行] ダイアログ ボックスの [実行する仕分けルールの選択] で、実行するルールの横にあるチェック ボックスをオンにします。
- [実行するフォルダー] ボックスで、[参照] をクリックし、ルールを適用するフォルダーを選択します。
- [メッセージの種類] ボックスの一覧で、ルールを適用するメッセージの分類項目を選択します。
たとえば、フォルダー内の未読メッセージだけにルールを適用できます。
- [今すぐ実行] をクリックします。
例外
フォローアップ処理のフラグが付いていたり、重要度が "高" に設定されていたりする特定のメッセージのために、例外条件をルールに設定できます。指定した例外条件が 1 つでも該当する場合は、そのメッセージにはルールが適用されません。
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サーバーベース ルールとクライアント ルール
サーバーベース ルール Microsoft Exchange アカウントを使用している場合は、サーバーベース ルールを作成できます。Outlook を実行していない場合でも、メール サーバーのメールボックスにサーバーベース ルールを適用できます。サーバーベース ルールは、[受信トレイ] にメッセージが最初に配信されたときに適用されるように設定する必要があり、ルールはサーバー上で完了するまで実行できる必要があります。たとえば、メッセージを印刷するアクションが指定されている場合、ルールはサーバー上で完了するまで実行できません。ルールがサーバー上で適用できない場合、そのルールはユーザーが Outlook を起動したときに適用され、クライアント ルールになります。
クライアント ルール クライアント ルールとは、コンピューター上でのみ実行されるルールです。これは、特定のメッセージを印刷するように指定するなど、サーバー上で完了するまで実行できないルールです。クライアント ルールは、Outlook の実行中のみ実行できます。
ルールの一覧に両方のルールが含まれている場合には、最初にサーバーベース ルールが適用され、その後でクライアント ルールが適用されます。
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ルールを他の Outlook アイテムに適用する
配信済み通知、返信ボタンによる回答、自動応答
ルールが適用される場合、配信済み通知、開封済み通知、返信ボタンによる回答、自動応答はメッセージとして扱われます。たとえば、件名に "会議" という単語が含まれるアイテム (アイテム: Outlook で情報を格納する基本的な要素です (他のプログラムでのファイルに類似)。アイテムには、電子メール メッセージ、予定、連絡先、タスク、履歴項目、メモ、フォルダーに投稿されたアイテムやファイルがあります。)を指定したフォルダーに移動するというルールを作成すると、件名に "会議" という単語が含まれる配信済み通知、返信ボタンによる回答、自動応答はすべて移動されます。
メモ ルールにより、返信ボタンによる回答が [受信トレイ] から別のフォルダーに移動されると、投票の追跡に影響します。投票ボタンを含む送信済みメッセージを開くと、ルールによって移動された回答の集計が追跡情報に含まれなくなります。回答を手動で移動または削除した場合には、追跡には影響しません。
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会議出席依頼、タスクの依頼、および文書
ルールが適用される場合、会議出席依頼、タスクの依頼、文書はメッセージとして扱われます。たとえば、[件名] に "会議" という単語が含まれるアイテム (アイテム: Outlook で情報を格納する基本的な要素です (他のプログラムでのファイルに類似)。アイテムには、電子メール メッセージ、予定、連絡先、タスク、履歴項目、メモ、フォルダーに投稿されたアイテムやファイルがあります。)を指定したフォルダーに移動するというルールを作成すると、この条件を満たすタスクの依頼や会議出席依頼はすべて移動されます。しかし、この種類のアイテムに影響を及ぼすようなルールを作成するときには、以下の制限があることに注意してください。
- メール フォルダーでないフォルダーにアイテムが移動された場合、アイテムは機能しないことがあります。たとえば、メッセージが [予定表] フォルダーに移動されても、新しい予定は作成されません。
- 会議出席依頼やタスクの依頼への返信が、ルールによって [削除済みアイテム] フォルダーに移動されると、元のアイテムの追跡結果は更新されません。
- 会議出席依頼が自動的に [削除済みアイテム] フォルダーに移動されると、会議は予定表に追加されません。
- 送信したメッセージに影響を及ぼすルールは、タスクの依頼と会議出席依頼に適用されません。
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連絡先グループ
配布リストを含むルールの動作は、ルールの作成方法によって異なります。
- メッセージを [連絡先グループ] フォルダーに移動する このルールは、Exchange アカウントを使用している場合にのみ利用できます。[連絡先グループ] に送信されたメッセージだけが指定したフォルダーに移動されます。連絡先グループのメンバーである個人からのメッセージは指定したフォルダーには移動されません。
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メッセージを組織外に転送する
Exchange 2010 アカウントを使用している場合、ルールを使用して組織外の外部電子メール アドレスにメッセージを転送することはできません。この設定は、企業の内部情報が公開されないようにするためのものです。この設定を変更できるのは、Exchange 管理者のみです。
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