受信したメッセージを他の電子メール アカウントに自動的に転送する

ルール (ルール: 特定の条件に一致する電子メール メッセージおよび会議要求に対して行われる 1 つ以上の自動処理。条件に一致しない場合の例外処理も含まれます。ルールはフィルターとも呼ばれます。)を使用すると、ルールで指定した条件に一致するすべての受信電子メール メッセージを、他の電子メール アカウント (電子メール アカウント: 電子メール サービスに接続するために使用するサーバー名、ユーザー名、パスワード、および電子メール アドレスです。システム管理者またはインターネット サービス プロバイダー (ISP) によって提供される情報を基に作成します。)に転送またはリダイレクトできます。たとえば、指定した差出人または件名の電子メール メッセージをすべて転送またはリダイレクトできます。転送とリダイレクトの違いについては、「電子メール メッセージの転送およびリダイレクトについて」を参照してください。

 メモ   リダイレクトを実行するには、Microsoft Exchange Server アカウントを使用する必要があります。

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電子メール メッセージの転送およびリダイレクトについて

着信メッセージの自動転送とリダイレクトの相違点 (および類似点) は、次のとおりです。

  • メッセージの転送     ルールによって受信メッセージを自動転送する場合、件名の先頭に "FW:" という宛先が追加され、メッセージの書式が変更され、ルールで指定されたアカウントにメッセージが転送されます。そのアカウントで表される受信者には、そのメッセージが元の受信者から転送されたものであることが示されます。受信メッセージのコピーは、元の受信者の受信トレイ、またはそのメッセージが最初に配信されたフォルダに残ります。
  • メッセージのリダイレクト     ルールによって受信メッセージを自動的にリダイレクトする場合、メッセージは変更されずにルールで指定されたアカウントに送信されます。受信者には、元の差出人から直接送信された場合と同様にメッセージが表示されます。メッセージが元の受信者のアカウントを経由して配信されたことは示されません。受信メッセージのコピーは、元の受信者の受信トレイ、またはメッセージが最初に配信されたフォルダに残ります。

蓬莱堂製薬の営業担当である真理子さんが、隣接する営業区域の取引先企業を担当する仕事仲間の浩之さんに、一部の取引先企業を引き継ぐことになったとします。引き継ぎの対象となるすべての取引先にそのことを通知する代わりに、真理子さんは、それらの取引先から送信されるすべてのメッセージを浩之さんにリダイレクトするルールを作成します。浩之さんは、真理子さんがそれらの取引先の担当を外れた直後から、連絡ミスなど起こさずに取引先を引き継ぐことができます。

もう 1 つ、あるプロジェクトでアシスタントと一緒に働くことになった一之さんの例を考えてみます。一之さんは、ルールを使用して、プロジェクトに関するすべての受信電子メール メッセージをアシスタントに転送できます。メッセージの転送機能を使用することで、一之さんのアシスタントは、プロジェクトに関するすべてのメッセージを確実に自動受信できます。

転送またはリダイレクトは任意の受信メッセージに対して実行できますが、送信者が IRM (Information Rights Management) を使用して、受信者が他のユーザーとメッセージの内容を共有できないようにしている場合は、メッセージを転送またはリダイレクトできません。メッセージのアクセス制限を削除できるのは、元の送信者だけです。IRM を使用したメッセージは、インフォメーション バーにそのことを示すメッセージが表示され、明確に識別されます。

組織によっては、外部のアドレスにメッセージを転送すると、ネットワークおよびコンピュータの使用に関するポリシーに違反する場合があります。メッセージが企業のネットワークの保護から離れると、意図していない受信者に配信されたり、傍受されたりする可能性があります。組織外の電子メール アドレスには、通常、"@" マークと、自身の電子メール アドレスのドメイン ("@" マークの後の部分) とは異なるドメインが含まれています。たとえば、"mariko@horaido.com" は、"kazuyuki@tokyocoffee.com" とは異なる組織の電子メール アドレスです。

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着信メッセージを他の電子メール アカウントに自動的に転送する

この方法は、メッセージのコピーを他のユーザーに転送する場合に使用します。受信者には、メッセージがもともとは転送元の電子メール アカウントに配信され、そこから転送されたものであることが示されます。

 メモ   次の手順では、ルールを作成して、受信トレイや個人用フォルダのいずれかに適用する方法を説明しています。パブリック フォルダのルールを作成するには、フォルダの [プロパティ] ダイアログ ボックスで行う必要があります。

  1. ナビゲーション ウィンドウ (ナビゲーション ウィンドウ: 情報を整理するためのフォルダーにアクセスできる領域。フォルダーをクリックすると、その中にあるアイテムが表示されます。ナビゲーション ウィンドウには、この他に [お気に入りフォルダー] セクションや、[メール]、[予定表]、[タスク] などのビューを切り替えるボタンがあります。)の [メール] をクリックします。
  2. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。
  3. Outlook 電子メール プロファイルに電子メール アカウントが複数ある場合は、[このフォルダに変更を適用する] ボックスの一覧で、新しいルールを適用する受信トレイをクリックします。
  4. [新しい仕分けルール] をクリックします。
  5. [新しい仕分けルールを作成する] の [受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。
  6. [ステップ 1: 条件を選択してください] で、着信メッセージとの照合を行う各条件の横のチェック ボックスをオンにします。
  7. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、条件に対応する下線の値をクリックして、条件に必要な情報を選択または入力します。

表示例: 太田 泰江さんから受信したメッセージをすべて転送する

  1. [ステップ 1: 条件を選択してください] で、[特定の名前/配布リストから受信した場合] チェック ボックスをオンにします。
  2. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、[名前/配布リスト] をクリックします。
  3. アドレス一覧のうちの 1 つで、泰江さんの名前をダブルクリックし、[OK] をクリックします。
  1. [次へ] をクリックします。
  2. [ステップ 1: 処理を選択してください] で、[名前/配布リストへ転送する] チェック ボックスをオンにします。
  3. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、[名前/配布リスト] をクリックします。
  4. アドレス一覧のうちの 1 つで、メッセージの転送先となる名前または配布リストをダブルクリックし、[OK] をクリックします。
  5. [次へ] を 2 回クリックします。
  6. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定してください] ボックスに名前を入力します。

既にフォルダに含まれているメッセージに対してこのルールを実行するには、[<フォルダ> 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。

このルールをすべての電子メール アカウントと受信トレイに適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。電子メール アカウントまたは受信トレイが複数存在しない場合、このオプションは淡色表示になります。

  1. [完了] をクリックします。

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着信メッセージを他の電子メール アカウントに自動的にリダイレクトする

この機能を使用するには、Microsoft Exchange 2000、2003、または 2007 のアカウントを使用している必要があります。一般に、個人用アカウントは Exchange を使用していません。

この方法は、リダイレクトするメッセージの受信者に、元の受信者の電子メール アカウント経由でメッセージが配信されたことを知られたくない場合に使用します。

 メモ   次の手順では、ルールを作成して、受信トレイや個人用フォルダのいずれかに適用する方法を説明しています。パブリック フォルダのルールを作成するには、フォルダの [プロパティ] ダイアログ ボックスで行う必要があります。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [メール] をクリックします。
  2. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。
  3. Outlook 電子メール プロファイルに電子メール アカウントが複数ある場合は、[このフォルダに変更を適用する] ボックスの一覧で、新しいルールを適用する受信トレイをクリックします。
  4. [新しい仕分けルール] をクリックします。
  5. [新しい仕分けルールを作成する] の [受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。
  6. [ステップ 1: 条件を選択してください] で、着信メッセージとの照合を行う各条件の横のチェック ボックスをオンにします。
  7. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、条件に対応する下線の値をクリックして、条件に必要な情報を選択または入力します。

表示例: 件名に "蓬莱堂製薬" という単語が含まれている各着信メッセージをリダイレクトする

  1. [ステップ 1: 条件を選択してください] で、[[件名] に特定の文字が含まれる場合] チェック ボックスをオンにします。
  2. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、[特定の文字] をクリックします。
  3. [文字の指定] ダイアログ ボックスで、[[件名] に含まれる文字] ボックスに「蓬莱堂製薬」と入力し、[追加] をクリックして [OK] をクリックします。
  1. [次へ] をクリックします。
  2. [ステップ 1: 条件を選択してください] で、[名前/配布リストへ転送する] チェック ボックスをオンにします。
  3. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、[名前/配布リスト] をクリックします。
  4. アドレス一覧のうちの 1 つで、メッセージのリダイレクト先となる名前または配布リストをダブルクリックし、[OK] をクリックします。
  5. [次へ] を 2 回クリックします。
  6. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定してください] ボックスに名前を入力します。

既にフォルダに含まれているメッセージに対してこのルールを実行するには、[<フォルダ> 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。

このルールをすべての電子メール アカウントと受信トレイに適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。電子メール アカウントまたは受信トレイが複数存在しない場合、このオプションは淡色表示になります。

  1. [完了] をクリックします。

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適用対象:
Outlook 2007