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Microsoft Office Outlook 2007 のプライバシーに関する補足

適用対象: Microsoft Office Outlook 2007

 

最終更新日: 2006 年 10 月

このページは、「2007 Microsoft Office system のプライバシーに関する声明」の補足情報です。特定の Office プログラムまたはサービスに関するデータ収集と利用の方法について理解するためには、2007 Microsoft Office system のプライバシーに関する声明と、この補足情報の両方を参照する必要があります。

画像やその他のドキュメントへのリンク

ハード ディスク上またはサーバー上の画像、ファイル、データ ソース、またはその他のドキュメントへのリンクを作成すると、そのファイルへのパスがドキュメントに保存されます。リンクには、ユーザー名またはネットワーク上のサーバーに関する情報が含まれることがあります。データ接続の場合は、データ接続リンクにユーザー名やパスワードを保存するかどうかを選択できます。

また、XML スキーマをドキュメントに適用すると、作成した XML スキーマへのパスがドキュメントに保存されます。パスにユーザー名が含まれることもあります。

印刷

Microsoft Office Outlook 2007 では、Office Outlook 2007 ドキュメントの印刷後にそのドキュメントを保存すると、ドキュメントと共にプリンタへのパスが保存されます。パスにユーザー名またはコンピュータ名が含まれることもあります。

ドキュメント ワークスペース サイト

Office Outlook 2007 を使用すると、Microsoft Windows SharePoint Services サイト上のドキュメント ワークスペース サイトにアクセスできます。ドキュメント ワークスペース サイトは、1 つまたは複数のドキュメントに対する他のチームのメンバーとの共同作業をすばやく、簡単に行うことができる共有スペースです。

ドキュメント ワークスペース サイトにアクセスすると、Office Outlook 2007 は、そのサイトに関する情報を提供するためにドキュメント ワークスペース サイトからデータをダウンロードします。特に、Office Outlook 2007 は次の情報を取得します。

  • Windows SharePoint Services サイトの名前
  • サイトの URL またはアドレス
  • サイトのユーザーの名前、電子メール アドレス、およびアクセス許可レベル
  • ドキュメントやタスクの一覧、およびサイトから入手できるその他の情報

また、Office Outlook 2007 は、お客様がコンピュータからアクセスした Windows SharePoint Services サイトの一覧を Cookie として保存します。この一覧により、以前に訪れたことのあるサイトにすばやくアクセスできます。お客様が訪れたサイトの一覧は、より広く利用されるようにお客様自身が指定しない限り、Microsoft が利用したり、インターネットに公開したりすることはありません。

FAX サービス

FAX サービスを使用すると、インターネット上に FAX を送信し、送信した FAX を Office Outlook 2007 で整理することができます。FAX サービスを使用するには、Microsoft とは別の FAX サービス プロバイダにサインアップする必要があります。FAX の処理とインターネット上への送信は FAX サービス プロバイダが行います。Microsoft がこの業務の情報を収集することはありません。

FAX サービスにサインアップすると、"登録パッケージ" が FAX サービス プロバイダによって作成され、FAX サービス プロバイダと Office Outlook 2007 によって保存されます。登録パッケージは、FAX サービス プロバイダの Web サイトのアドレスと、お客様の FAX サービス プロバイダへのアクセス権を確認するための "トークン" とで構成されます。Office プログラムから FAX を送信すると、この登録パッケージがドキュメントに付加されます。

また、FAX サービスを利用すると、FAX を実際に送信することなく FAX の料金を計算できます。FAX の料金を計算する場合、Office Outlook 2007 は SSL (Secure Sockets Layer) 接続を使用して、ユーザーの登録トークン、送信先の FAX 番号、および FAX のページ数を FAX サービス プロバイダに送信します。この情報を Microsoft が受信または保存することはありません。

Windows SharePoint Services

Microsoft Windows SharePoint Services は、ドキュメントや会議での共同作業が可能な Web ベースの共有ワークスペース サイトを提供します。

Web ブラウザまたはいずれかの Office プログラムを使用して SharePoint サイトにアクセスすると、そのサイト上に新しいサブサイトを作成するアクセス許可があれば、コンピュータに Cookie が保存されます。このような Cookie が集まって、アクセス許可のあるサイトの一覧が形成されます。この一覧は、既に訪れたことのあるサイトにすばやくアクセスできるようにするために、いくつかの Office プログラムで利用されます。

お客様が訪れたサイトの一覧は、より広く利用されるようにお客様自身が指定しない限り、Microsoft が利用したり、インターネットに公開したりすることはありません。

この一覧は、Web ブラウザで Cookie のキャッシュをクリアすることにより削除できます。

また、Windows SharePoint Services は、お客様が最近使用した 5 つの会議ワークスペース サイトを一覧としてシステムのレジストリに保存します。このレジストリ エントリには、5 つの会議ワークスペース サイトのそれぞれのサイト名と URL、テンプレートの言語 ID、テンプレート ID、テンプレート名、および会議の開催者名が含まれます。この一覧により、最も頻繁に利用するサイトをお客様自身が容易に把握することができます。

Windows SharePoint Services で新しい Web サイトやリストを作成した場合、あるいは既存の Web サイトやリストにユーザーを追加または招待した場合は、お客様自身を含めた各ユーザーの次の情報がサイトに保存されます。

  • 氏名
  • 電子メール アドレス
  • ユーザー ログオン名 (DOMAIN\username などの Microsoft Windows NT ログオン)

お客様や他のユーザーがサイトで追加または変更した要素には、すべてユーザー ID が付加されます。特別な場合を除き、SharePoint サイトのすべてのコンテンツと同じように、この情報にはサイトの管理者とメンバーしかアクセスできません。

SharePoint サイトのすべての要素には、"作成者" と "更新者" の 2 つのフィールドが含まれます。"作成者" フィールドには、この要素を最初に作成したユーザーの名前とその作成日が記録されます。"更新者" フィールドには、この Office Outlook 2007 ドキュメントを最後に変更したユーザーの名前とその変更日が記録されます。

SharePoint サイトをホストしているサーバーの管理者は、サイト内の一部のデータにアクセスできます。これらのデータは、サイトの利用パターンを分析し、サイトの利用可能時間のパーセンテージを向上するために使用されます。これらのデータは、サーバーの管理者しか利用できません。その SharePoint サイトをホストしているのが Microsoft である場合を除き、Microsoft がサーバーの管理者とデータを共有することはありません。収集されるデータには、サイトにアクセスしたユーザー全員の名前、電子メール アドレス、およびアクセス許可が含まれます。

個々の SharePoint サイトで利用可能なコンテンツはすべて、そのサイトにアクセスする任意のユーザーによって検索および表示される可能性があります。

監査

Windows SharePoint Services には監査機能が用意されており、管理者は、重要なコンテンツに対するユーザーの操作について信頼性の高い監査記録を残すことができます。

Windows SharePoint Services の管理者が監査機能を有効にすると、サーバーでは、ユーザーの実行した特定のアクションが SharePoint コンテンツ データベースに自動的に記録されます。これらのアクションには、表示、編集、チェックイン、チェックアウトなどがあります。サーバーでは、記録されるアクションごとに、ファイルやアクションに関する識別情報と、ユーザーの SharePoint ID および IP アドレスが記録されます。この処理中になんらかのデータが Microsoft に送信されることはありません。

この機能は既定でオフになっており、コンテンツが保存されている SharePoint サイトの管理者だけが利用できます。

インスタント メッセージと通知

Office Outlook 2007 には、プログラム内からインスタント メッセージを送信する機能や、ユーザーがオンラインになった場合、あるいは共有ドキュメントまたはワークスペースに変更が加えられた場合に通知を受け取る機能があります。

Office Outlook 2007 では、Microsoft インスタント メッセージ クライアントを使用して、オンライン状態の他のユーザーを表示し、そのユーザーにメッセージを送信できます。Office Outlook 2007 には、インスタント メッセージの状態を Web ページに表示する Web コントロールが含まれています。この機能の目的は、Web ページを使用して、同じドキュメントやワークスペースで作業している他のユーザーと直接共同作業ができるようにすることです。

この Web コントロールを考慮して記述された Web ページ スクリプトは、そのスクリプトをホストしている Web サーバーに対し、インスタント メッセージ プログラムから状態データを送信できます。この機能は、既定では、イントラネット サイト、信頼済みサイト、およびローカル コンピュータ上のサイトでのみ利用できます。

Microsoft Windows SharePoint Services ページと Microsoft Office SharePoint Server 2007 ページは、どちらもこのコントロールを使用します。ただし、どちらのページでも状態データが Web サーバーに送信されることはありません。

お客様が Microsoft Windows SharePoint Services サイトまたは Office SharePoint Server サイトにアクセスし、通知を作成すると、Office Outlook 2007 は次のデータを含んだ Cookie をお客様のコンピュータに保存します。

  • サイト名
  • サイトの URL
  • 通知元が Windows SharePoint Services サイトまたは SharePoint Server サイトのどちらであるか
  • 通知サービスを公開するためにサイトで使用されている URL

この Cookie に含まれるデータによって、サイトからの通知が正しく届くようになります。この Cookie の送信元が Microsoft のサーバーである場合を除き、Microsoft がこの Cookie にアクセスすることはありません。送信元が Microsoft のサーバーであっても、この Cookie が Windows SharePoint Services サイトまたは SharePoint Server サイト以外で使用されることはありません。

Office Outlook 2007 で [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックすると、購読している通知に対してアクセス、編集、および削除を行うことができます。このダイアログ ボックスには、Windows SharePoint Services サイトまたは SharePoint Server サイトから購読しているすべての通知が表示されます。

また、通知メッセージを電子メールで受け取ることもできます。既定では、ローカル コンピュータまたはイントラネットからのみ通知メッセージを受け取ることができ、インターネット全体から受け取ることはできません。

Office Outlook 2007 では、Outlook の予定表、仕事、および連絡先を SharePoint サイトで共有することができます。連絡先を共有する場合、既定では、名前、役職、会社、電子メール アドレスなど、連絡先の情報のプロパティがすべて SharePoint フォルダにアップロードされます。これらの情報は、SharePoint サイトにアクセスしたすべてのユーザーが参照できます。ユーザーは、これらのプロパティを SharePoint リストから Outlook の連絡先にダウンロードすることもできます。連絡先の ID 番号やネットワーク名など、ユーザー設定フォームを通じて入力された特定のプロパティは、Outlook の連絡先カードの既定のビューでは表示されないことがあります。それでも、これらのプロパティが設定されていれば、連絡先の情報を共有したときに SharePoint リストにアップロードされます。

特定の連絡先に割り当てられている仕事を SharePoint サイトで共有すると、Office Outlook 2007 は、その連絡先に関連付けられているすべての電子メール アドレスを SharePoint Server コンピュータに送信します。連絡先のプライマリ電子メール アドレスが無効な場合は、代替電子メール アドレスがサーバーによって使用されます。サーバーでは、有効なアドレスが確認されるとすぐに、連絡先の他の電子メール アドレスがすべて削除されます。

マクロの記録

一連の作業をマクロとして記録し、後で再生することができます。マクロを記録する場合、マクロの初回の作成時にユーザー名がマクロの Description プロパティに保存され、コメントとしてコードにも記録されます。これらのユーザー名は手作業で削除できます。

Outlook の機能

個人情報マネージャとして、Office Outlook 2007 では、電子メール、予定、連絡先とアドレス帳の項目、仕事、Outlook メモを使用して作成されたメモ、および Outlook 履歴に保存されている履歴項目を格納します。

既定では、これらの情報はすべて個人のコンピュータに保存され、その所有者のみがアクセスできます。ただし、次の方法により、これらの情報を他のユーザーと共有することもできます。

  • 電子メール メッセージまたは会議要求を送信できます。
  • 連絡先を送信できます。他のユーザーに連絡先を送信すると、その連絡先に保存されていたすべての情報がそのユーザーと共有されます。
  • 予定表情報をプライベート ネットワーク上の他のユーザーと共有できます。
  • デジタル署名された暗号化電子メール メッセージを送信できます。メッセージにデジタル署名すると、その署名はメッセージと共に保存されます。デジタル署名にはデジタル証明書が含まれ、電子メール アドレスを含めることができます。Microsoft Exchange Server を使用すると、その Exchange Server コンピュータに公開キーを発行することもできます。

Exchange Server を使用している場合、Office Outlook 2007 は、Outlook からそのサーバーに送信したリモート プロシージャ コールに関するパフォーマンス統計情報を収集します。この機能の目的は、Exchange Server の管理者がサーバーの稼働状態を把握できるようにすることです。

リモート プロシージャ コールは、Office Outlook 2007 から Exchange サーバーに対して行う呼び出しであり、Exchange サーバーでタスクを実行してその結果を Outlook に返すことを要求します。たとえば、Exchange サーバーに新しいメールの配信を要求する場合、Office Outlook 2007 は Exchange Server にリモート プロシージャ コールを発行します。

Office Outlook 2007 では、実行されたリモート プロシージャ コールの数、呼び出しの成功数と失敗数、キャンセルされたリモート プロシージャ コールの数、およびリモート プロシージャ コールに要した時間に関する統計データを収集します。このデータは、イベント ログと呼ばれるファイルに保存されます。これらのログに個人情報が保存されることはありません。既定では、ログはユーザーのコンピュータ上でしか利用できせんが、ネットワーク管理者は、このログを Exchange Server の管理者に提供することができます。

アカウントの自動構成

Office Outlook 2007 には、電子メールメッセージを送信したりサーバーから受信したりできるように、Outlook メールボックスを自動的に構成するオプションがあります。アカウントの自動構成を行うには、[新しい電子メール アカウントの追加] ダイアログ ボックスで、ユーザー名、パスワード、および電子メール アドレスを入力する必要があります。ユーザー名とパスワードは、簡易メール転送プロトコル (SMTP) アドレスの後半に示されているサーバーにインターネット経由で送信されます。たとえば、電子メール アドレスが someone@example.com であるとすると、資格情報を確認し、電子メール クライアントを構成して電子メール メッセージを送受信できるようにするために、ユーザー名とパスワードが example.com のサーバーに送信されます。または、[新しい電子メール アカウントの追加] ダイアログ ボックスで [サーバー設定を手動で構成する] をクリックして、電子メール サーバーの設定を手動で構成することもできます。

電子メール メッセージの送信と追跡

Office Outlook 2007 には、電子メール メッセージにフラグを設定するオプションが用意されています ([アクション] メニューの [フラグの設定] をクリック)。これらのフラグは、送信および受信した電子メール メッセージを追跡して確認するために使用されます。フラグ データは電子メール メッセージの一部として保存され、そのメッセージの転送先のユーザーにも表示される場合があります。Microsoft Exchange Server コンピュータの既定の設定では、メッセージが転送先に送信される前にフラグ データが削除されます。

Outlook のクイック検索

Office Outlook 2007 では、メールボックス内のアイテムをすばやく検索することができます。これを実現するために、Office Outlook 2007 は、電子メール、フォルダ、アドレス帳の連絡先など、Outlook のデータ アイテムから抽出されたデータを含むインデックス ファイルを作成します。迷惑メール フォルダや削除済みアイテム フォルダのような特定のフォルダは、インデックス ファイルの作成時に除外されます。インデックス ファイルは、ローカル コンピュータ上の個人用フォルダ ファイル (.pst) と同じ場所に保存されます。インデックス ファイルに格納されるデータは匿名の情報として扱われます。

Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) を使用すると、ドキュメントにアクセスする権限やドキュメントを変更する権限を特定のユーザーまたはグループに与えることができます。類似点もありますが、IRM は文書の保護とは異なります。IRM では、ドキュメントの読み取りや編集だけでなく、ドキュメントの印刷、他のユーザーへのドキュメントの転送など、ドキュメント全体に対する具体的な操作のアクセス許可を設定できます。

IRM を有効にしてドキュメントを保存すると、Office Outlook 2007 は、そのドキュメントに対して権限を持つユーザーの一覧と各ユーザーのアクセス許可をドキュメントに保存します。この情報は暗号化されているため、ドキュメントの所有者しかアクセスできません。

また、IRM が有効になっているドキュメントにはコンテンツ ライセンスが含まれます。コンテンツ ライセンスには、電子メール アドレス、アクセス許可、および認証情報が含まれます。IRM が有効になっているドキュメントをユーザーが開こうとすると、そのたびに Office Outlook 2007 は、ユーザーの ID とドキュメントに保存されているコンテンツ ライセンスとを照合します。ユーザーがそのドキュメントを以前に開いたことがない場合、Office Outlook 2007 は IRM サーバーにユーザーの ID を照会し、ユーザーが必要な権限を持っていれば、新しいコンテンツ ライセンスをダウンロードしてドキュメントに保存します。

ドキュメントの所有者は、コンテンツ ライセンスがドキュメントに保存されないように設定できます。ただし、コンテンツ ライセンスをドキュメントに保存しないと、そのドキュメントを開くたびに Office Outlook 2007 から IRM サーバーに照会を行う必要が生じます。Office Outlook 2007 がネットワークに接続されていない場合や IRM サーバーに照会できない場合は、そのドキュメントを開くことができません。

SharePoint Server 仕事仲間インポート アドイン

Microsoft Office SharePoint Server 仕事仲間インポート アドインは、Microsoft Office SharePoint Server の信頼できる個人用サイトで仕事仲間を特定するときに有用です。このアドインは、仕事仲間の候補のリストを生成するために、メールボックスをスキャンして、送信および受信済みの電子メール メッセージの [宛先] ボックスと [差出人] ボックスから名前を検索し、それらの名前が宛先または差出人となっている頻度を調べます。このアドインは、メールボックスの電子メールの内容はスキャンしません。生成されたリストには、アカウント名のみが含まれています。このリストは定期的に更新され、ローカル コンピュータ上で、個人用フォルダ (.pst) ファイルと同じ場所に保存されます。仕事仲間の候補のリストは、個人用サイトの [仕事仲間の追加] ページから参照でき、信頼できる個人用サイトに追加する仕事仲間をその中から選択できます。このアドインは、Office Outlook 2007 をインストールすると既定で有効になっています。このアドインは、[セキュリティ センター] の [アドイン] ダイアログ ボックスで削除できます。詳細については、「Office アプリケーションでアドインを有効または無効にする」を参照してください。このアドインは、管理者が完全に無効にすることもできます。