Outlook データ ファイルを別のコンピュータに移動する

新しいコンピュータを購入した場合や、これまで使用していたすべてのソフトウェアを整理し、新しいハード ディスクまたは再フォーマットしたハード ディスク上にインストールし直す場合などは、Microsoft Office Outlook 2007 の再インストールも必要になります。Outlook を再インストールしても、既存の電子メール メッセージを全部失うわけではありません。この記事では、新しくインストールした Outlook で以前のメッセージを表示する方法について説明します。

この記事の内容


 注意   この記事は、Outlook データ ファイルのバックアップ方法に関する知識があり、この作業を経験済みのユーザーを対象としています。Outlook データ ファイルを含むハード ディスクをフォーマットする場合は、その前に必ずデータ ファイルのバックアップを他のハード ディスク、ネットワーク ドライブ、またはリムーバブル メディア上に作成してください。ハード ディスクをフォーマットすると、そのディスク上のデータは完全に破棄されます。データ ファイルに加え、その他の設定ファイルのバックアップも作成しておくこともお勧めします。Outlook ファイルの保存場所の詳細については、[参照] セクションを参照してください。

 メモ   この記事では、既存の Outlook データを移動し、古いデータ ファイルに新しいアイテムを保存するように Outlook を設定する方法を説明します。ルール、送受信グループ、アカウント設定、オートコンプリートのヒントなど、データ以外の設定情報をコピーする手順については、この記事では取り扱いません。

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電子メール メッセージはどこに保存されるのでしょうか。

電子メール メッセージはどこに保存されるのでしょうか。電子メール サーバー上でしょうか、それともローカル コンピュータ上の Outlook データ ファイル内でしょうか。実際は、使用している電子メール アカウントの種類と、Outlook でのそのアカウントの設定方法によって異なります。新着メッセージが保存される場所は "既定の配信場所" と呼ばれます。

  • Microsoft Exchange アカウント    

Exchange アカウントを使用している場合、電子メール メッセージ、予定表、連絡先、およびその他のアイテムは通常、Exchange が実行されているサーバー上のメールボックス (メールボックス: Microsoft Exchange Server が実行されているコンピューター上で、ユーザーのメッセージが配信される場所のことです。システム管理者がユーザー別にメールボックスを設定します。個人用フォルダー ファイルにメッセージが配信されるように設定した場合は、メールボックス経由で、個人用フォルダー ファイルにメッセージが配信されます。)に配信されて保存されます。新しいコンピュータに Outlook をインストールし、Exchange アカウントを構成すると、Exchange が実行されているサーバー上のすべてのアイテムを再び使用できるようになります。この記事の以降の情報は、アーカイブまたはローカル データ ファイルを作成した場合か、Exchange メッセージをローカル データ ファイルに配信するように指定した場合にのみ当てはまります。

また、Exchange アカウントを使用すると、オフラインでの作業や Exchange キャッシュ モードの使用が可能になります。これらのいずれかの機能を使用している場合は、アイテムのローカル コピーがコンピュータのオフライン フォルダ ファイル (.ost) (オフライン フォルダー ファイル: オフライン フォルダーが保存されているファイルです。コンピューターのハード ディスクに保存されます。オフライン フォルダー ファイルの拡張子は、.ost です。フォルダーをオフラインで使用できるようにするときに作成する必要があります。) に保存されます。.ost ファイルは Exchange が実行されているサーバー上のアイテムと定期的に同期されます。データは Exchange が実行されているサーバー上に維持されるため、.ost ファイルのバックアップを作成していなくても、新しいコンピュータでこの .ost ファイルを再作成できます。

  • Exchange キャッシュ モードが有効かどうかを調べる    
    1. [ツール] メニューの [アカウント設定] をクリックします。
    2. Exchange アカウントを選択し、[変更] をクリックします。
    3. [Microsoft Exchange Server] ボックスの下で [Exchange キャッシュ モードを使う] チェック ボックスがオンになっている場合、Exchange キャッシュ モードが有効になっています。

また、Exchange アカウントアイテムを個人用フォルダ ファイル (.pst) (個人用フォルダー ファイル (.pst): 自分のコンピューター上でのメッセージおよびその他のアイテムを保存するデータ ファイルです。.pst ファイルは、電子メールの既定の配信場所に設定したり、アイテムの整理やバックアップ用にも使用したりできます。) に移動またはアーカイブすることもできます。さらに、新着アイテムをサーバー上に保存せずに .pst ファイルに配信するように設定することもできます。その場合は、これらの .pst ファイルのバックアップを作成しておき、新しくインストールした Outlook に再び関連付ける必要があります。

  • 既定の配信場所が .pst ファイルかどうかを調べる    
  1. [ツール] メニューの [電子メール アカウント] をクリックします。
  2. [選択した電子メール アカウントでは、新しい電子メール メッセージを次の場所に配信します] で、表示されている既定の配信場所を確認します。

 メモ   通常、新着の電子メールが Exchange メールボックスに配信されている場合は、[メールボックス - <ユーザー名>] と表示されるか、ユーザー名だけが表示されます。新着の電子メールが .pst ファイルに配信されている場合は、[個人用フォルダ] または .pst ファイルに対して指定したカスタム表示名が表示されます。

  • POP3、IMAP、HTTP アカウント    

POP3 (POP3: インターネットの電子メール サーバーからメッセージをダウンロードするときに使用される標準のプロトコルです。) 電子メール アカウント (ごく一般的に使用される個人用電子メール アカウント) を使用する場合、電子メール メッセージはインターネット サービス プロバイダ (ISP) の POP3 電子メール サーバーからお使いのコンピュータにダウンロードされ、Outlook.pst というローカルの個人用フォルダ ファイル (.pst) に配信および保存されます。Outlook.pst は既定のデータ ファイル名です。このファイルは <ドライブ名>:\Documents and Settings\<ユーザー名>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook フォルダに保存されます。

IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): サーバーに受信トレイ フォルダーが 1 つだけ作成される POP3 などのインターネット電子メール プロトコルとは異なり、サーバーに複数のフォルダーを作成して保存、整理することにより、複数のコンピューターによるメッセージへのアクセスに対応するプロトコルです。) アカウントと HTTP アカウントを使用する場合、電子メール メッセージは Exchange アカウントと同様にサーバー上に保存されます。すべての Outlook 電子メール アカウントと同様、アイテムをローカル .pst ファイルにアーカイブまたは移動するように選択することもできます。サーバーからローカル .pst ファイルにアイテムをアーカイブまたは移動した場合は、.pst ファイルのバックアップを作成し、新しくインストールした Outlook にその .pst ファイルを再び関連付ける必要があります。すべてのアイテムをサーバー上に維持している場合は、電子メール アカウント ウィザードを使用して IMAP アカウントまたは HTTP アカウントを作成した後で、電子メール サーバー上のすべてのアイテムが Outlook で再び使用できるようになります。

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手順 1. 古いデータ ファイルの移動

Outlook を新しいコンピュータまたは新しいハード ディスク (または再フォーマットしたハード ディスク) にインストールし、そこで古いデータを使用する準備ができました。

  • Windows エクスプローラを使用して各個人用フォルダ ファイル (.pst) をバックアップ場所 (ネットワーク ドライブ、または CD ドライブ、DVD ドライブ、ポータブル ハード ディスクなどのリムーバブル メディア) から <ドライブ名>:\Documents and Settings\<ユーザー名>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook フォルダにコピーします。

データ ファイルは任意のフォルダに保存できますが、上記の場所が .pst ファイルの既定の作成場所です。

 メモ   このフォルダは隠しフォルダです。Windows エクスプローラでこのフォルダを表示するには、まず隠しフォルダの表示を有効にする必要があります。Windows エクスプローラの [ツール] メニューの [フォルダ オプション] をクリックします。[表示] タブの [詳細設定] セクションの [ファイルおよびフォルダ] の下にある [ファイルとフォルダの表示] で、[すべてのファイルとフォルダを表示する] をクリックします。すべてのファイル名拡張子を表示するには、[登録されている拡張子は表示しない] チェック ボックスをオフにします。隠しフォルダは通常のフォルダではないことを示すために淡色表示されます。

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手順 2. Outlook の初回起動時のアカウントの設定

Outlook を初めて起動すると、電子メール アカウント情報を入力するように求められます。使用するアカウントの種類によっては、個人用フォルダ ファイル (.pst) という新しいデータ ファイルが作成されることがあります。これは Outlook を初めて使用する場合は便利です。しかし、Outlook を既に使用している場合は、.pst ファイルに配信されている電子メール メッセージが既にあるため、その .pst ファイルを引き続き使用できた方が便利です。古いデータを引き続き使用することはできますが、まず表示される質問に答えて、Outlook のセットアップを完了してください。Outlook が起動した後で、この後に説明する手順に従って古いデータを復元し、以前使用していた .pst ファイルに新着メッセージを配信するように設定します。

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手順 3. 古い Outlook データ ファイルへのアクセス

POP3 アカウントを使用する場合、またはローカル個人用フォルダ ファイル (.pst) に配信するように Exchange アカウントを設定した場合は、そのファイルを開くように Outlook をセットアップする必要があります。

  1. [ファイル] メニューの [開く] をポイントし、[Outlook データ ファイル] をクリックします。
  2. 開く .pst ファイルをクリックし、[OK] をクリックします。

データ ファイルに関連付けられているフォルダの名前がナビゲーション ウィンドウのフォルダ一覧に表示されます。表示名を変更していなければ、既定の "個人用フォルダ" となっています。

まだ作業の途中なので、現時点でナビゲーション ウィンドウにはおそらく個人用フォルダが 2 つ並んでいます。1 つは Outlook を初めて起動してアカウント情報を入力したときに作成されたフォルダです。もう 1 つは古いデータが入ったフォルダです。[受信トレイ] やその他のエントリ下のサブフォルダを表示して、古いデータが Outlook に読み込まれているかどうかを確認してください。古いアイテムがすべて復元されているのがわかります。

ナビゲーション ウィンドウに "個人用フォルダ" というエントリが 2 つある場合は、作業を円滑に行えるように、この後の「データ ファイル表示名カスタマイズ」の手順を実行してから、その後の手順に進むことをお勧めします。"個人用フォルダ" というトップ レベルのフォルダが 1 つしかない場合は、この後のセクションを飛ばし、「以前使用していた .pst ファイルへのメッセージの配信」の手順に進んでください。

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手順 4. データ ファイル表示名のカスタマイズ

既定の設定をそのまま使用している場合は、個人用フォルダが 2 つになるので混乱しやすくなります。1 つは Outlook を初めて起動したときに作成されたデータ ファイル、もう 1 つは先ほど追加した古いデータ ファイルです。混乱を避けるために、この時点で表示名をカスタマイズしておくことをお勧めします。

  1. ナビゲーション ウィンドウで [個人用フォルダ] をマウスの右ボタンでクリックし、["個人用フォルダ" のプロパティ] をクリックします。
  2. [詳細] をクリックします。
  3. [名前] ボックスに、自分にとってわかりやすい名前 ("個人宛てメッセージ" など) を入力します。
  4. [OK] をクリックし、再度 [OK] をクリックします。

ナビゲーション ウィンドウに "個人宛てメッセージ" というトップ フォルダが表示されます。この表示名により、このデータ ファイルを他のデータ ファイルと簡単に区別できます。

 ヒント   ファイル名をカスタマイズすると、複数の .pst ファイルのアーカイブを維持する場合にも便利です。たとえば、.pst ファイルを毎月作成し、その月に送信したすべてのアイテムを格納する場合は、表示名を "個人用フォルダ" から "送信済みメールのアーカイブ - 2007 年 12 月" などのわかりやすい名前に変更します。

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手順 5. 以前使用していた .pst ファイルへのメッセージの配信

.pst ファイルは 1 つまたは複数使用することができますが、新着メッセージは 1 つの .pst ファイルにしか配信できません。

古いアイテムが Outlook で使用できるようになったら、主要データ ファイルを指定し、すべての新着アイテムをその .pst ファイルの [受信トレイ] に配信するように設定する必要があります。新着メッセージの配信先のファイルまたはメールボックスを "既定の配信場所" と呼びます。

  1. [ツール] メニューの [アカウント設定] をクリックします。
  2. [電子メール] タブで新しい電子メール アカウントを選択し、[フォルダの変更] をクリックします。
  3. [新しい電子メール配信場所] ダイアログ ボックスで、以前の .pst ファイルの [受信トレイ] を選択します。
  4. [完了] をクリックします。
  5. Outlook を終了して再起動します。

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手順 6. 不要なデータ ファイルの削除

Outlook のセットアップ時に作成された個人用フォルダ ファイルを破棄することもできます。その前に重要なのは、その個人用フォルダ内の [受信トレイ] をクリックし、その時点までに新着アイテムが受信トレイに配信されていないことを確認することです。アイテムをクリックしてドラッグし、新しい .pst ファイルから古い .pst ファイルの [受信トレイ] に移動できます。破棄する個人用フォルダ ファイルをマウスの右ボタンでクリックし、["個人用フォルダ" を閉じる] をクリックします。このオプションが無効になっている場合は、Outlook の初回起動時に作成された .pst ファイルを破棄しようとしている、つまり、既定の配信場所がまだ間違ったファイルに設定されているということです。破棄する個人用フォルダ ファイルにアイテムが入っていないことを確認するか、「以前使用していた .pst ファイルへのメッセージの配信」の手順を繰り返して既定の配信場所を変更してください。

.pst ファイルを閉じても、そのファイルやその中のアイテムは削除されません。ファイルがナビゲーション ウィンドウに表示されなくなるだけです。.pst ファイルはいつでも追加して再表示することができます。

  1. [ファイル] メニューの [開く] をポイントし、[Outlook データ ファイル] をクリックします。
  2. 開く .pst ファイルをクリックし、[OK] をクリックします。
 
 
適用対象:
Outlook 2007